Stap 5.2 Fysieke overdracht
6. DEEL 5 En dan verder; borging van een toekomstbestendig acquisitiebeleid in
6.3 Mogelijkheden voor verbreding van de Limburgse acquisitiepraktijk
Ondanks het belang dat ook in Limburg wordt gehecht aan de digitale samenleving, is er op het gebied van het beheer en de omgang met archiefbescheiden die digitaal van oorsprong zijn (born digital) in het Limburgse archieflandschap nog weinig voortgang geboekt. Om verschillende redenen is het van het aller grootste belang dat instellingen snel beslissingen nemen over de omgang met en de acquisitie van niet-fysieke of virtuele archiefbescheiden. De belangrijkste redenen zijn gelegen in het feit dat:
1. de samenleving als geheel ongelofelijk veel virtueel materiaal produceert dat archiefwaardig genoemd kan worden
2. de hardware en software waarmee deze bestanden worden gemaakt en opgeslagen snel verouderen waardoor de toekomstige toegankelijkheid wordt bedreigd.
3. de verschillende elementen waaruit virtuele bestanden zijn opgebouwd een
scheiding aanbrengen tussen inhoud en contextinformatie waardoor het in een later of te laat stadium moeilijk of onmogelijk is om die weer met elkaar in verband te brengen.
4. de omgang met digitale archiefbescheiden opleiding van het huidige personeel vereist.239
Van een ‘compleet rethink’240 van de archivering en de acquisitiepraktijk, zoals die door Millar noodzakelijk wordt geacht voor een gedigitaliseerde samenleving, is in de Limburgse situatie, ondanks vergevorderde plannen voor een provinciaal e-depot, nog weinig
238
De archiefbewaarplaatsen van het Gemeentearchief Weert en Rijckheyt voldoen niet aan de gestelde eisen.
239
Robyns,. 83 en 84. 240
90 waar te nemen.241 Door het grotendeels mislukken van de voorgenomen actieve acquisitie en het feit dat er nog geen stap is gezet naar een meer virtuele benadering, is de acquisitie in Limburg erg passief en lineair. Door gebruik te maken van bestaande methoden en aanbevelingen, zoals die onlangs door Laura Millar zijn verwoord,242 kan de acquisitiepraktijk in Limburg worden afgestemd op de huidige gedigitaliseerde en virtuele samenleving.
Laura Miller heeft tijdens het Open Archief Atelier van 30 oktober 2014 gewezen op vier taken die een archivaris van een archiefinstelling in het moderne tijdvak moet vervullen. Zij onderscheid naast de custodiale taak van beheerder voor ‘high-risk’243 materiaal, ook taken die gericht zijn op het behoud van ‘low risk’244 archiefmateriaal, (interdisciplinaire) samenwerking en het creëren van bewustzijn bij archiefvormers voor behoud van archiefmateriaal. 245 Voor beide categorieën geldt dat het oude vertrouwde lineaire proces van archivering, waarbij er lineair gewerkt kon worden vanaf het moment van acquisitie tot aan de toegankelijkheid, niet meer volstaat. Er is simpelweg te veel materiaal ontstaan door toepassing en gebruik van digitale media.246 Complicerende factor is het instabiele karakter van archiefbescheiden die met deze media zijn gemaakt. Volgens Millar is er vooral door dit instabiele karakter een volledig nieuwe, minder op het fysiek in beheer nemen van archiefbescheiden gerichte, aanpak noodzakelijk.
De door Millar genoemde taken kunnen worden geplaatst binnen de reeds gepresenteerde methoden om binnen het post-custodiale tijdvak met archieven om te gaan (zie 2.3). Volgens Millar dienen er bij fusies tussen archieven, musea en bibliotheken, zoals die zich hebben voorgedaan in de bestudeerde Limburgse situatie, bij de custodiale methode, maatregelen worden genomen om institutionele archiefbescheiden apart te kunnen houden van de overige archiefbescheiden. Zij spreekt in dit verband over high-risk-records als zij doelt op institutionele archiefbescheiden die zijn gecreëerd voor het afleggen van verantwoording en van low-risk-records om de overige archiefbescheiden mee aan te duiden
241
L. Millar, ‘What is the Role o the Archivist in Documenting society in a Society that is Increasingly Documenting Itself?’, in: Archievenblad jaargang 119 nummer 1 (Den Haag 2015) 32.
242 Ibidem, 37.
243 met een hoog risico; Millar doelt hiermee op archiefbescheiden die voornamelijk worden gebruikt binnen instellingen om verantwoording mee af te leggen.
Millar, ‘Counterpoint. Coming p ith Plan’, 121.
244 Met een laag risicio; Millar doelt hiermee op archiefbescheiden die door archivarissen beschermd kunnen worden door intern of extern beheer.
Millar, ‘Counterpoint. Coming p ith Plan B’, 121 en 122.
245
L. Millar, Four new tasks for archivists (lezing tijdens het Open Archief Atelier Documenteren van de Samenleving 30 oktober 2014).
246
91 die andere doeleinden hebben gediend.247 De low-risk-records kunnen (met uitzondering van low-risk-records die eigen zijn aan de instelling waar een archiefinstelling onderdeel vanuit maakt) volgens Millar na ontbinding van de organisatie die verantwoordelijk was voor de creatie, worden opgenomen door een archiefinstelling die zich heeft toegelegd op de collectie en acquisitie van historisch materiaal. In de Nederlandse situatie is dat doorgaans de taak van openbare archiefinstellingen.
De participerende en de methode van verspreid beheer o ‘decentralised curation’,248 waarbij een archiefinstelling onderdeel uitmaakt van een netwerk van archiefinstellingen en particuliere beheerders van archiefbescheiden, kunnen voor een deel worden gecombineerd met de tweede door Millar genoemde taak voor archivarissen om een juiste creatie en gebruik van archiefbescheiden te bevorderen.249 Millar wijst in dit verband op de complexiteit van de nieuwe digitale media en (archief-)bestanden. Zelfstandig functionerende en onafhankelijke archiefinstellingen hebben niet de kennis in huis waarmee het behoud en de toegankelijkheid van digitale bestanden voor de toekomst kunnen worden gegarandeerd. Deze methodes kunnen bij enkele instellingen in Limburg worden waargenomen.250
De methode van de gemeenschap van archiefbescheiden kan gekoppeld worden aan de tweede, derde en vierde taak van Millar: het ontwikkelen van instrumenten waarmee de samenleving zichzelf kan documenteren / meta dateren en het bevorderen van de bewustwording dat archiefbescheiden van waarde zijn voor het afleggen van verantwoording; dat individuen, families en gemeenschapen profijt kunnen hebben van archiefbescheiden.251 . Millar roept op tot samenwerking tussen archiefinstellingen en specialisten op het gebied van informatiemanagement, informatie beveiliging, privacywetgeving en computerprogrammering. Deze taken zijn het minst waar te nemen in de Limburgse situatie. Toch is ook hiermee een klein begin gemaakt. Zo heeft het LifVA een werkwijzer voor beheer van collecties bewegend beeld verspreid onder lokale en regionale archief- en
247 Millar, ‘Counterpoint, 121, 122 en 128.
248 Die in de Limburgse situatie is terug te vinden bij de gemaakte afspraken rondom de archieven van architecten, vak- en standsorganisaties en beeldmateriaal die respectievelijk worden ondergebracht bij het Vitruvianum, het SHCL en het Limburgs Museum. Het LiFVA zelf maakt weer gebruik van de mogelijkheden van opslag van nitraatfilms en beeldmateriaal bij landelijke instellingen die daar speciaal voor zijn toegerust. 249 Millar, ‘What is the Role o the Archivist’, 34.
250 Die in de Limburgse situatie is terug te vinden bij de gemaakte afspraken rondom de archieven van architecten, vak- en standsorganisaties en beeldmateriaal die respectievelijk worden ondergebracht bij het Vitruvianum, het SHCL en het Limburgs Museum. Het Limburgs Museum zelf maakt weer gebruik van de mogelijkheden van opslag van nitraatfilms en beeldmateriaal bij landelijke instellingen die daar speciaal voor zijn toegerust.
251
92 erfgoedinstellingen waarmee instellingen op een verantwoorde wijze met dit materiaal kunnen omgaan en hun publiek daarover kunnen informeren.
Uit het voorgaande kan worden geconcludeerd dat er in de Limburgse situatie ervaring is met verschillende post-custodiale methoden, maar dat deze nog onvoldoende interdisciplinair zijn toegepast op archiefbescheiden met een digitale oorsprong. Om dit te bewerkstelligen en daarmee een toekomstbestendig acquisitiebeleid te bewerkstelligen, zal de stap moeten worden gezet naar een meer virtuele benadering van behoud van archiefbescheiden in de samenleving als geheel. Dit is een taak die gelukkig niet alleen door archivarissen en archiefinstellingen kan en hoeft te worden uitgevoerd; de archivaris en/of de archiefinstelling treedt op als co-leverancier van concepten.252
6.4 Conclusie
Omdat instellingen bij het vormgeven van hun acquisitiebeleid onvoldoende rekening hebben gehouden met in literatuur beschreven valkuilen en aanbevelingen, doen instellingen er verstandig aan om hun acquisitiebeleidsplannen te evalueren en waar nodig bij te stellen aan de hand van het beschreven stappenplan.
Er is in de Limburgse situatie ervaring met verschillende post-custodiale methoden, maar deze zijn nog niet interdisciplinair toegepast op archiefbescheiden met een digitale oorsprong. Om dit te bewerkstelligen en daarmee een toekomstbestendig acquisitiebeleid, zal de stap moeten worden gezet naar een meer virtuele benadering van behoud van archiefbescheiden in de samenleving als geheel zoals door Laura Millar is beschreven.
252
93
7.
Conclusie en aanbevelingen
Het spectrum in de literatuur over de omgang met particuliere archieven is erg breed: van Jenikinson en Schellenberg, die particuliere archieven afwezen als archief, tot McKemmish, en Hurley die menen dat het mogelijk is om met succes de voor overheden ontwikkelde procesmatige archivering toe te passen op één categorie particuliere archieven: bedrijfsarchieven. In Nederland is er sinds de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven een lange traditie met acquisitie van particuliere archieven. De acquisitie in Nederland wordt omschreven als ad hoc en naar aanleiding van aanbod. Om een oplossing te vinden voor de problemen rondom acquisitie 253, bewaring en registratie zijn er verschillende pogingen ondernomen om deze te bevorderen. Ondanks deze pogingen wordt algemeen aangenomen dat instellingen, mede door onvoldoende financiële middelen, nog altijd geen duidelijk collectieprofiel of acquisitieplan hebben en er weinig wordt samengewerkt.254 Om meer zicht te krijgen op de realiteit en mogelijkerwijs de samenwerking tussen archiefinstellingen te bevorderen heb ik mij met dit onderzoek gericht op archiefinstellingen in de provincie Limburg die wel beschikken over een duidelijk collectieprofiel en acquisitiebeleid om een antwoord te vinden op de vraag:
Wat zijn de karakteristieken van de planmatige acquisitie in Limburg en hoe kan deze acquisitie zodanig worden verbreed dat ze niet meer uitsluitend is gericht op de fysieke overbrenging van archiefbestanden?
Het eerste deel van deze vraag betreft de karakteristieken van de Limburgse planmatige acquisitie. a bestudering van de ‘casestudies’ konden na een vergelijkende analyse de karakteristieken van de planmatige acquisitie in Limburg worden vastgesteld. Deze karakteristieken kunnen als volgt worden samengevat:
- een sterke regionale focus op behoud van kennis, geschiedenis en cultuur; de wens om leemten en hiaten in de collecties op te vullen.
- een historische begrenzing waardoor de aandacht vooral uitgaat naar de negentiende tot en met de eenentwintigste eeuw.
- een planmatige aanpak waarbij de nodige criteria en nadere criteria worden
253
Met de komst van Web 1.0 (ict- toepassingen) en Web 2.0 (ict – toepassingen inclusief interactie met sociale media) is het vraagstuk rondom acquisitie niet wezenlijk veranderd. Het is alleen technologisch een stuk ingewikkelder geworden door de toename van de diversiteit en toepassing van mashup-technieken bij de creatie. C. Houbraken, I. Koch en C. van der Ven, ‘De Sociale archivaris. ieu e rollen in nieu e net erken’, Jaarboek 10 Stichting
Archiefpublicaties (Den Haag 2010) 58.
254 A.E.M. Jonker, ‘ o Privileged Past – Acquisition Revisited’ in: Journal of the Society of Archivists Vol. 30,
94 geformuleerd voor zowel passieve als actieve acquisitie voor intern gebruik. - een sterke focus op de verwerving van fysieke analoge en digitale objecten;
alleen het Gemeentearchief Roermond rept over omgang met niet fysieke bjecten.
De aangetroffen verschillen in de omgang met de acquisitie van particuliere archieven zijn klein; het gaat om accent verschillen. Opvallend was dat de onderzochte instellingen gebruik hebben gemaakt van dezelfde uitgangspunten bij het ontwikkelen van het acquisitiebeleid: collectieprofiel, acquisitieprofiel en acquisitiebeleid. Zij zijn hierbij waarschijnlijk geïnspireerd door de ‘Nota Archiefbeleid van 1985’, de aanbevelingen van J.E.A. Boomgaard, J.A.M.Y. Bos-Rops, en G.M.W Ruitenberg, en het ‘Profiel en beleid met betrekking tot de verwerving van particuliere archieven’ van het Nationaal Archief. .Instellingen hebben er (nog) niet voor gekozen om volgens de door de Commissie Waardering en Selectie voorgestelde HMA-plus methode te werken (structurele trends, trendbreuken / actualiteiten en hotspots van opmerkelijke interactie tussen burgers en de overheid). Kijkend naar de kaart van de provincie Limburg leert verder dat er met uitzondering van Noord-Limburg een redelijk dekkend netwerk van erf- en archiefinstellingen bestaat.
Dit onderzoek laat verder zien dat er, in tegenstelling tot de algemene opvattingen, tussen de instellingen actief wordt samengewerkt op het gebied van de acquisitie van archiefbescheiden van zowel vak- en standsorganisaties als beeldmateriaal. Helaas bleek na bestudering van de daadwerkelijke acquisitie over de periode 2009 tot 2014 dat er van alle plannen rondom het aanvullen van leemten in de collecties en het actief acquireren van materiaal, met uitzondering van het Gemeentearchief Weert en het Limburgs Museum, maar weinig terecht is gekomen. Om uit te zoeken waar het is misgegaan heb ik de Limburgse plannen naast het stappenplan gelegd dat ik voor dit onderzoek heb samengesteld. Hieruit bleek dat de onderzochte instellingen bij het vormgeven van hun acquisitiebeleid onvoldoende rekening hebben gehouden met in literatuur beschreven valkuilen en aanbevelingen. Om deze problemen in de toekomst te voorkomen doen instellingen er verstandig aan om hun acquisitiebeleidsplannen regelmatig te evalueren en waar nodig bij te stellen aan de hand van dit stappenplan. Ik ben op basis van dit onderzoek tot de volgende, puntsgewijze, aanbevelingen gekomen:
- Voor de instellingen geldt dat het, voor acquisitie gebruikte, collectieprofiel erg ruim is opgezet. De collecties van de instellingen bestaan uit veel rubrieken
95 waardoor er onwenselijke overlap wordt gecreëerd en mogelijke samenwerking en uitwisseling wordt bemoeilijkt. De overlap is bij het Limburgs Museum door de gekozen rubrieken het grootst. Bij instellingen zoals het SHCL vraag ik mij af of 22 rubrieken echt noodzakelijk zijn. Instellingen zouden er voor kunnen kiezen om een eenvoudigere hoofdindeling te hanteren waarbinnen de hele collectie past. Vervolgens kan met deelrubrieken worden gewerkt. 255 In de praktijk bleken, met het oog op de beheersbaarheid en/of zwaartepunten, nadere eisen te worden gesteld aan de profielen. Omdat de daadwerkelijke acquisitie, ondanks leemte-inventarisaties, sleutelorganisaties en speerpunten, tot enkele rubrieken beperkt blijft, is het aan te bevelen om de collectieprofielen daarop aan te passen.
- Voor de transparantie zou het goed zijn als instellingen beperkende
voorwaarden aan acquisitie nadrukkelijk in het collectieprofiel op nemen en deze, naast het acquisitiebeleid, te publiceren op de websites.
- Bij het, aan de hand van de acquisitieprioriteiten, opstellen van een uitvoerbare planmatige actieve acquisitie moet rekening gehouden worden met de haalbaarheid; de haalbaarheid van de actieve acquisitie moet vooraf worden onderzocht.
- Neem geen archiefbescheiden in bewaring wanneer daar onvoldoende middelen voor aanwezig zijn.
- Om een duidelijke visie op een planmatige aanpak van de actieve acquisitie te verkrijgen. Kunnen instellingen, in navolging van Rijckheyt, de
consequenties van acquisitie opnemen in het acquisitieprofiel. Indien
instellingen de voorgenomen actieve acquisitie nog steeds willen effectueren is het raadzaam om daar meer werk van te maken of om de plannen hieromtrent bij te stellen.
- Het is aan te bevelen om een oplossing te bedenken voor de discrepantie tussen het collectieprofiel en het aanwezige bestand. De succesvolle dequisitie en onderbrenging bij andere erfgoedinstellingen van objecten en archieven door het SHCL kan als voorbeeld worden genomen.
255 Bijvoorbeeld: Publiekrechterlijke archieven, privaatrechterlijke archieven (bedrijfsarchieven en
stichtingsarchieven) en collecties (materiaal verzameld door individuele personen of families). Eventueel zou er nog een afdeling kunnen worden gecreëerd voor ideële instellingen (semioverheid, godsdienstige
96 Ik voorzie voor de toekomst van de planmatige acquisitie in Limburg nog twee mogelijke ‘valkuilen’. De eerste betreft de bestuursopdracht van het Vitruvianum waardoor archieven van architecten bij Rijckheyt terecht zijn gekomen en waardoor Rijckheyt zich ging specialiseren op de acquisitie van Limburgse architecten archieven. Gezien de huidige financiële situatie heeft Rijckheyt deze specialisatie moeten opgeven. Het is de vraag of instellingen in Limburg daar voldoende rekening mee houden; instellingen de acquisitie van (regionale) archiefbescheiden van architecten weer opnemen in hun eigen acquisitieprofielen. De t eede mogelijke ‘valkuil’ bestaat uit de con licterende ambities van respectievelijk het Gemeentearchief Roermond en het Erfgoedcluster Weert om zich te profileren als regionaal historisch centrum voor midden-Limburg.
Op het gebied van dequisitie zijn instellingen, gedreven door schaarse middelen, inventief als het gaat om samenwerking met andere instellingen waar archieven en collecties beter kunnen worden beheerd of beter passen binnen het collectieprofiel. Het merendeel van de onderzochte instellingen heeft bepalingen in het acquisitiebeleid opgenomen omtrent objecten die niet of niet meer passen binnen de eigen collectieprofielen. Op basis van dit onderzoek kan ik op het gebied van dequisitie de volgende aanbevelingen geven:
- Stel een dequisitiebeleid op. Omdat er binnen het post-custodiale paradigma veel nadruk wordt gelegd op de rol van de archivaris bij de vorming en beschrijving van archiefmateriaal, moeten alle handelingen nauwkeurig worden beschreven. Om een toekomstbestendig en verantwoord acquisitiebeleid te kunnen voeren is het opstellen van een dequisitiebeleid daarom geen overbodige luxe.
- Neem bij het opstellen van een overeenkomst van schenking bepalingen op waarmee een mogelijke vernietiging of retournering aan de oorspronkelijke eigenaar in de toekomst kan worden geeffectueerd.
- Instellingen zouden er goed aan doen, met het oog op dequisitie, om per item in de collectie een register te hanteren met daarin de desbetreffende gegevens en afspraken die gemaakt zijn met de oorspronkelijke eigenaren of beheerders.
Het tweede deel van mijn hoofdvraag betrof de mogelijkheden om de acquisitie zodanig te verbreden dat deze niet meer uitsluitend is gericht op de fysieke overbrenging van archiefbestanden. Hierbij bleek dat er in de Limburgse situatie al enige ervaring is met verschillende post-custodiale methoden, maar dat deze nog niet of onvoldoende zijn
97 toegespitst op archiefbescheiden met een digitale oorsprong en een gemeenschap van archiefbescheiden. Om een toekomstbestendig acquisitiebeleid te bewerkstelligen, zal de stap moeten worden gezet naar een meer virtuele benadering van behoud van met name digitale archiefbescheiden in de samenleving als geheel, zoals deze bijvoorbeeld door Laura Millar is beschreven. Hiervoor kunnen de volgende aanbevelingen worden gedaan:
- Instellingen dienen zich uit oogpunt van toekomstige duurzaamheid te verdiepen in de omgang met digitale archieven en collecties. Hiervoor kan inspiratie worden opgedaan bij reeds samengestelde e-depots en de discussies daarover.
- Met het oog op het risico van digitale vergetelheid is samenwerking met, bijvoorbeeld, ict-specialisten en het geven van actieve voorlichting en advies aan particuliere archiefvormers van belang; instellingen moeten daar dan wel de kennis over in huis hebben, dat is bij de bestudeerde instellingen momenteel onvoldoende gebleken.
Eerst gedaan en dan gedacht, heeft menigeen veel leed gebracht. Daarom sluit ik dit onderzoek af met het, enigszins aangepaste, spreekwoord: bezint eer ge particuliere archieven bemint.
98
6 Bronnen en literatuur
6.1 Ongepubliceerde bronnen
- Gemeentearchief Roermond, Acquisitieplan voor archieven en collecties van migranten (Roermond 2004).
- Gemeente Roermond, Jaarverslag van de Gemeentearchivaris 2009 (Roermond 2010). - Gemeente Roermond, Jaarverslag van de Gemeentearchivaris 2010 (Roermond 2011). - Gemeente Roermond, Jaarverslag van de Gemeentearchivaris 2011 (Roermond 2012). - Gemeente Roermond, Jaarverslag van de Gemeentearchivaris 2012 (Roermond 2013). - Gemeente Roermond, Overzicht acquisities Gemeentearchief Roermond (Roermond 2015). - Gemeente Weert, Acquisitieplan van het Gemeentearchief Weert (Weert 2004).
- Gemeente Weert, De potentie van het verleden. Beleidsplan voor het Gemeentearchief Weert 2007-2015 (Weert 2011).
- Jong, J. de, teamleider gemeentearchief en archivaris te Venlo, e-mail van 2 februari 2015. - Limburgs Museum, Bedrijfsplan 2013-2016. Verbeteren in een veranderende omgeving (Venlo 2012).
- Limburgs Museum, Beleidsplan Limburgs Museum voor de Cultuurplanperiode 2009-2012 van de provincie Limburg. Concept voor een geprolongeerd succes (Venlo 2008).
- Limburgs Museum, Collectiebeleidsplan Limburgs Museum 2010 (Venlo 2010). - Limburgs Museum, Handleiding invoer in Adelib Filmcatalogus (Venlo 2009). - Limburgs Museum, Overzicht aanwinsten in Adlib (Venlo 2015).
- Limburgs Museum, Werkwijzer beheer collecties bewegend beeld. Richtlijnen en adviezen voor historische verenigingen, streekmusea en archieven in Limburg (Venlo 2011).
- Millar, L., Four new tasks for archivists (lezing tijdens het Open Archief Atelier Documenteren van de Samenleving 30 oktober 2014).
- Neugebauer, S., Guide and learn from new argival field projects by connecting them to