Planmatige acquisitie in Limburg 2009-2014
Een onderzoek naar de werkelijkheid, wenselijkheid en mogelijkheden van
modern acquisitiebeleid
Naam: Siegfried J.M. Dorré Studentnummer: 10438580
Inleverdatum: 18 maart 2015 Inleverplaats/formaat: Blackboard (e-mail) Docent (coördinator): Prof. dr. T. Thomassen Docent (tweede lezer): Drs. P. van de Ruit
Studierichting: Duale master erfgoedstudies: archiefwetenschap Universiteit: Universiteit van Amsterdam
2
Abstract
This paper is a comparative study on acquisition policies and strategies concerning private archives and manuscripts in the province Limburg. After a brief examination of existing theories and Dutch regulations on the subject, the author introduces five archives in Limburg executing acquisition policies. Although the differences between the archives are relatively small, all work with an acquisition strategy and acquire private archives on a regular basis, the findings provide information and recommendations on problems institutions encountered when they constructed and implemented their acquisition policies and strategies. The author concludes with the possibilities for the five archives to strengthen their policies and to adept a non-physical approach to complement these efforts.
3
Inhoud
pagina:
1. Inleiding ………..….. 5
1.1 Probleemstelling, onderzoeksdoelstelling, vraagstelling en hypothese ...…. 6
1.2 Methodiek en opzet van dit onderzoek ……….…... 6
1.3 Verantwoording ………... 7
1.4 Begripsbepaling ……….….…….. 8
2. DEEL 1 Acquisitie in theoretisch en wettelijk perspectief …….………. 12
2.1 Inleiding ……… 12
2.2 De begrippen custodiaal, post-custodiaal en non-custodiaal ……….... 12
2.3 De verschillende post-custodiale visies op de omgang met archiefbescheiden … 15
2.4 De internationale reacties op de post-custodiale benadering van particuliere archieven ………..……… 18
2.5 De Nederlandse reactie(s) op de post-custodiale benadering van particuliere archieven ……….…….…….. 19
2.6 Nederlandse wet- en regelgeving met betrekking tot acquisitie……..………. 25
2.7 Conclusie ……….. 26
3. DEEL 2 Stappenplan voor het vormgeven van een acquisitiebeleid ..………….. 27
3.1 Inleiding ……….………... 27
3.2 Stappenplan voor een acquisitiebeleid ……….. 28
Stap 1 Stel een acquisitieprofiel op ………..………... 29
Stap 2 De acquisitieprioriteiten ………..………. 30
Stap 3.1 Het acquisitieplan ………..……...…. 32
Stap 3.2 De prospectie en selectie ………....… 33
Stap 4 De overeenkomst ………...…………...………. 34
Stap 5 De overdracht ………...………. 36
Stap 5.1 Administratieve overdracht ……….…………...…… 36
Stap 5.2 Fysieke overdracht ………...……….. 36
3.3 Conclusie ………...……… 37
4. DEEL 3 Beschrijving en vergelijking van de onderzochte instellingen in Limburg 39
4.1 Inleiding ……… 39
4.2 Het Limburgs Film- en Videoarchief (LiFVA) in het Limburgs Museum ……... 40
4.2.1 Inleiding ……….... 40
4.2.2 Het collectieprofiel en de bestandsanalyse van de collectie 2009-2014 ………... 41
4.2.3 Het acquisitieprofiel ………..…… 43
4.2.4 Het acquisitieplan ……….. 44
4.2.5 De acquisitie van archieven en (foto-)collecties ………..…………. 45
4.2.6 De dequisitie ………...……….. 46
4.3 Het Gemeentearchief Roermond ………..……… 47
4.3.1 Inleiding ……….... 47
4.3.2 Het collectieprofiel en de bestandsanalyse van de collectie 2009-2014 ………... 47
4.3.3 Het acquisitieprofiel ………..…… 49
4.3.4 Het acquisitieplan ……….. 50
4.3.5 De acquisitie van archieven en (foto-)collecties ………..…………. 51
4.3.6 De dequisitie ………...……….. 52
4.4 Het Erfgoedcluster Weert ……….………. 52
4.4.1 Inleiding ……….... 52
4.4.2 Het collectieprofiel en de bestandsanalyse van de collectie 2009-2014 ………... 52
4.4.3 Het acquisitieprofiel ………..…… 53
4.4.4 Het acquisitieplan ……….. 56
4
4.4.6 De dequisitie ………...……….. 57
4.5 Rijckheyt ……….……….. 58
4.5.1 Inleiding ……….... 58
4.5.2 Het collectieprofiel en de bestandsanalyse van de collectie 2009-2014 ………... 58
4.5.3 Het acquisitieprofiel ………..…… 59
4.5.4 Het acquisitieplan ……….. 62
4.5.5 De acquisitie van archieven en (foto-)collecties ………..…………. 64
4.5.6 De dequisitie ………...……….. 64
4.6 Het Sociaal Historisch Centrum voor Limburg (SHCL) ……….. 66
4.6.1 Inleiding ……….... 66
4.6.2 Het collectieprofiel en de bestandsanalyse van de collectie 2009-2014 ………... 67
4.6.3 Het acquisitieprofiel en acquisitieplan ………..…… 69
4.6.4 De acquisitie van archieven en (foto-)collecties ………..…………. 70
4.6.5 De dequisitie ………...……….. 72
5. DEEL 4 De Limburgse acquisitiekarakteristieken; een vergelijking van speerpunten ……….... 73
5.1 Inleiding ……….... 73
5.2 Schematische vergelijking van de onderzochte instellingen ………...…. 74
5.3 Bevindingen per speerpunt ………..………. 83
5.3.1 Het collectieprofiel en de bestandsanalyse ………...……… 83
5.3.2 Het acquisitieprofiel en/of het acquisitiebeleid ……….….... 83
5.3.3 De daadwerkelijke acquisitie 2009-2014 ……….…. 84
5.3.4 De dequisitie ………...….….. 84
5.4 Conclusie ……….…….. 85
6. DEEL 5 En dan verder; borging van een toekomstbestendig acquisitiebeleid in Limburg ……….. 87
6.1 Inleiding ………... 87
6.2 Vergelijking stappenplan en planmatige acquisitiepraktijk in Limburg…….…… 87
6.3 Mogelijkheden voor verbreding van de Limburgse acquisitiepraktijk ……….…. 89
6.4 Conclusie ………..………..…… 92 7 Conclusie en aanbevelingen ………...… 93 6 Bronnen en Literatuur ……….……….………….…. 98 6.1 Ongepubliceerde bronnen ……….……….. 98 6.2 Literatuur ………...….………….… 98 6.3 Geraadpleegde websites ………..… 101 7. Bijlagen ……….……….…. 103
7.1 Bijlage 1 Begrippen- en afkortingenlijst ……….……….. 103
7.2 Bijlage 2 Model overeenkomst van opneming en bewaring .….………….. 106
7.3 Bijlage 3 Model overeenkomst verklaring van schenking ……… 109
7.4 Bijlage 4 Werkwijzer beheer collecties bewegend beeld ……….. 112
7.5 Bijlage 5 Overzicht van de planmatige acquisitie van particuliere archieven en collecties in Limburg 2009-2013………..……….. 120
5
1.
Inleiding
Particuliere archieven kunnen sinds de ‘Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven’ in Nederland rekenen op een ruime archiefwetenschappelijke belangstelling. Deze belangstelling is met de komst van de Archiefwet 1995 en de selectiedoelstellingen van ‘Gewaardeerd verleden’ groter geworden. 1
Inmiddels bestaat 20 procent van de door openbare archiefinstellingen beheerde archieven uit particulier archief.2 De ontsluiting van digitaal erfgoed3 is sinds 2011 door de samenwerkende archiefopleidingen in Amsterdam uitgeroepen als speerpunt van onderzoek.4 Binnen dit kader werd, in het studiejaar 2014-2015, studenten de mogelijkheid geboden om deel te nemen aan het ‘Open Atelier Documenteren van de Samenleving’ van het Platform voor Archiefonderwijs en –onderzoek (PAOO). Dit atelier onderzocht de mogelijkheden voor archiefinstellingen om conform de programma lijn ‘Documenteren van de Samenleving’ van Archief 20205
invulling te gegeven aan de nieuwe methodiek die in ‘Gewaardeerd verleden’ is neergelegd.6 7 Centraal stond hierbij de vraag naar de rol van de archivaris in de huidige, zichzelf documenterende samenleving waar particuliere archieven aan belang winnen en het accent verschuift van selectie naar acquisitie.
Tijdens mijn duale stage heb ik mij intensief bezig gehouden met vraagstukken rondom particuliere archieven en heb ik de overdracht van een particulier archief mogen begeleiden. Mij is toen opgevallen dat er rondom de acquisitie van deze archieven geen consensus bestond. Sindsdien vraag ik mij af hoe de acquisitie van particuliere archieven bij andere archiefinstellingen is geregeld. Hierdoor was het voor mij niet moeilijk om een onderwerp te kiezen voor mijn eindscriptie.
1
Gerald Ham heeft reeds in 1975 de bestaande criteria voor selectie (van vooral historici) bekritiseerd zoals valt te lezen in: Het visierapport van de Commissie Waardering en Selectie, Gewaardeerd verleden. Bouwstenen
voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven, 12 en 13.
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/gewaardeerd_verleden_1_0.pdf (14 februari 2014). Terry Cook betoogde in 1992 de noodzakelijkheid van een nieuwe manier van selectie in zijn artikel 'Mind over Matter Towards a New Theory of Archival Appraisal', Jaarboek 2004 stichting archiefpublicaties (Den Haag, 2005) 14.
2 S. Neugebauer, Public Superiority to Private? (Lezing bij The Summer School ARCHIDIS IP ‘Appraisal and Social Memory’Marburg 2011) 3.
3 Zie bijlage 1: Begrippen- en afkortingenlijst.
4 T. Thomassen, ‘Waardering en digitale toegankelijkheid als onderzoeksspeerpunt’, in: Archievenblad 04 2012 (Den Haag 2012) 19.
5 Archief 2020
http://www.archief2020.nl/partner (4 oktober 2014).
6 Dit rapport is in 2007 uitgebracht door de Commissie Waardering en Selectie, een door de algemeen rijksarchivaris samengestelde commissie, onder voorzitterschap van prof. Dr. K.J.P.F.M. Jeurgens. 7 Meer over de onderzoeksvragen van het atelier is na te lezen op de website van het archiefatelier DS www.archiefateliers.nl (24 september 2014).
6 1.1 Probleemstelling, onderzoeksdoelstelling en vraagstelling
Er is het nodige onderzoek verricht naar acquisitie en er zijn ook verschillende aanbevelingen geschreven voor het opstellen van acquisitiebeleid en acquisitieplannen. Deze literatuur is erg theoretisch en baseert zich naast literatuur op enquêtes en bestaande acquisitieplannen. Hierdoor blijft het onduidelijk wat de daadwerkelijke inhoud en de omvang van de acquisitie is en hoe de uitvoering is verankerd in de organisatie van instellingen. Ook is het niet mogelijk om aan de hand van deze literatuur, ter bevordering van de onderlinge en interdisciplinaire samenwerking en afstemming, een regionaal beeld te krijgen van de acquisitiepraktijk. Ook houdt deze literatuur onvoldoende rekening met de mogelijkheden die het digitale tijdperk biedt voor de omgang met materiaal dat niet fysiek in collecties van instellingen kan of hoeft te worden opgenomen. Daarom probeer ik met dit onderzoek te analyseren hoe het acquisitiebeleid van particuliere archieven bij archiefinstellingen op regionaal niveau (de provincie Limburg) werkt en welke doelen daarbij worden nagestreefd en behaald in het door F. Gerald Ham geïntroduceerde post-custodiale tijdvak. Een tijdvak dat gekenmerkt wordt door de komst van ‘born digital’8 informatiebronnen en online netwerken en waarbinnen niet meer kan worden volstaan met een passieve, fysieke en introspectieve benadering van archieven.9 De vraag die ik met dit onderzoek probeer te beantwoorden luidt daarom:
Wat zijn de karakteristieken van de planmatige acquisitie in Limburg en hoe kan deze acquisitie zodanig worden verbreed dat ze niet meer uitsluitend is gericht op de fysieke overbrenging van archiefbestanden?
1.2 Methodiek en opzet van dit onderzoek
Conform ‘Methoden en Technieken’ van Ben Baarda10, heb ik mij voor aanvang van dit onderzoek eerst verdiept in de bestaande literatuur en de betekenis van de voor dit onderzoek relevante begrippen; de descriptoren (zie bijlage 1: Begrippen- en afkortingenlijst) en wetgeving. Hiervoor heb ik gebruikgemaakt van vakwoordenboeken, terminologieën, vakliteratuur en de zogenaamde grijze publicaties. Vervolgens heb ik veldonderzoek verricht om informatie te verzamelen over de te bestuderen instellingen. Daarna ben ik persoonlijk bij de instellingen langsgegaan om met verantwoordelijke te spreken over diverse leemtes en onduidelijkheden in de door mij verzamelde informatie. Voor publicatie zijn alle instellingen
8
Archiefbescheiden die zijn ontstaan door toepassing van computertechnologie.
9 A. Cunningham, ‘The postcustodial archive’, in: J. Hill (red.), The Future of Archives and Recordkeeping. A reader (Londen 2011) 173.
10B. Baarda, e.a., Basisboek methoden en technieken. Kwantitatief praktijkgericht onderzoek op
7 in de gelegenheid gesteld om het eindresultaat van dit deel van het onderzoek op juistheid te controleren. Daarna heb ik, naar voorbeeld van de vergelijkende analyse van het Nederlandse en Belgische model voor het voortgezet onderwijs11, mijn analyse opgesteld en vormgegeven. Om antwoord te kunnen geven op de hoofdvraag van dit onderzoek heb ik mijn scriptie onderverdeeld in vijf onderdelen en een conclusie. In het eerste onderdeel wordt een algemeen beeld geschetst van de achtergronden van acquisitie en de karakteristieken van het post-custodiale tijdperk. Het tweede onderdeel bespreekt gaat over planmatige acquisitie en bestaat uit een, op basis van literatuur, samengesteld stappenplan voor planmatige acquisitie. In het derde onderdeel wordt de informatie gepresenteerd van vijf ‘casestudies’12; de vijf instellingen in Limburg waar planmatig aan acquisitie wordt gedaan. De gegevens van de ‘casestudies’ worden in het vierde deel met elkaar vergeleken om de karakteristieken van de planmatige acquisitie in Limburg te kunnen vaststellen. In het vijfde deel worden de karakteristieken van de Limburgse planmatige acquisitie geëvalueerd aan de hand van het door mij opgestelde stappenplan en worden de mogelijkheden onderzocht om de acquisitiepraktijk te verbreden. Het onderzoek wordt afgesloten met een conclusie met aanbevelingen.
1.3 Verantwoording
Dit onderzoek begeeft zich, met uitzondering van wat betrekking heeft op zaken betreffende acquisitiebeleid, niet op het terrein van het documenteren van en door de samenleving. Over het documenteren van de samenleving is er, ondanks de publicaties van Hans Booms, Terry Cook, Richard Cox en Helen Samuels, nog geen algemeen geaccepteerde methodiek ontwikkeld en zijn veel vragen nog onbeantwoord.13
Aanvankelijk had ik de ambitie om door middel van een vergelijkende analyse een beeld te schetsen van het actuele acquisitiebeleid in de provincie Limburg. Dit bleek om diverse redenen niet mogelijk. De belangrijkste reden is dat er geen overzicht bestaat van archief beherende instellingen in Limburg. Overzichten die beschikbaar zijn op websites zoals ‘Archieven Limburg’14
en ‘Archieven Net’ zijn incompleet en verouderd en de ‘Almanak van
11 Website van het laams Ministerie van nder ijs en orming, ergelijkende analyse van de ederlandse pro ielen T eede ase W HA met de laamse Polen en speci ieke eindtermen AS (2003).
http://www.ond.vlaanderen.be/curriculum/publicaties/vergelijkende-analyse-nederlandse-profielen-tweede-fase-vwo-havo/gent5vglkprofielenpolen.pdf (22 oktober 2014).
12 Gevalsanalyse. 13
A.E.M. Jonker, ‘ o Priviliged Past – Acquisition Revisited’, in: Journal of the Society of Archivists vol. 30, No. 1, April 2009, 77.
14
Archieven in Limburg.
8 het Nederlands archiefwezen 2014/2015’15 is niet per provincie geordend. Deze almanak bleek ook incompleet te zijn; enkele gemeentelijke en waterschappelijke archiefinstellingen zijn niet opgenomen. Hoewel ik deze omissie met de kaart van Limburg in de hand16 heb weten te verhelpen, moest ik mij neerleggen bij de onmogelijkheid van mijn aanvankelijke ambitie; er bleken veel meer archief beherende instellingen, zoals musea, te zijn die zich op de een of ander manier bezighouden met acquisitie van particuliere archieven. Op advies van Dr. T. Thomassen heb ik mij beperkt tot de planmatige acquisitie op gemeentelijk en provinciaal niveau. Hierdoor vielen plaatselijke genootschappen en instellingen met een persoons- of streekgebonden thema helaas af, maar kon dit onderzoek worden beperkt tot vijf instellingen.
Hoewel ik mij beperk tot de acquisitie bij vijf instellingen zijn de uitkomsten en aanbevelingen van dit onderzoek bruikbaar voor instellingen waar beleid ten op zichten van de acquisitie van particuliere archieven nog moet worden bepaald of moet worden bijgesteld. 1.4 Begripsbepaling
Omdat de archiefwetenschap nog ver verwijderd is van een lexicon met algemeen geaccepteerde en internationale definities17 wordt deze inleiding afgesloten met een duiding van de voor dit onderzoek relevante begrippen. Veel van deze begrippen zijn relatief nieuw binnen de Nederlandse archivistiek en zijn nog niet opgenomen in overzichten van archiefterminologieën zoals de ‘Archief terminologie voor Nederland en Vlaanderen’.18
Voor de positionering van archiefbescheiden heb ik gebruikgemaakt van de door P.J. Horsman ontwikkelde definitie van een archiveringsysteem waarin impliciet het volgende wordt gezegd over archiefbescheiden: ʻEen archiveringsysteem is het geheel van documenten, metadata, processen, procedures, kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of een organisatie zich voorziet van betrouwbare en duurzame informatie ten behoeve van bedrijfsvoering, herinnering en verantwoording.’19 Deze definitie kan schematisch als volgt worden weergegeven:
15 KVAN, Almanak van het Nederlands Archiefwezen 2014/2015 (Ursem 2014). 16www.applicatieserverlimburg.nl/flash_applicaties/GemeentenProvincieLimburg en www.waterschappen.nl/mijn-waterschap/ (20 oktober 2014).
17
Jean Favier en Danièle Neirinck, La pratique archivistique Française (tweede druk; Parijs 1995) 21-22. 18 A.J.M. den Teuling, Archief terminologie voor Nederland en Vlaanderen (Tweede druk; Den Haag 2007). 19 P.J. Horsman MSC, Abuysen ende Desordiën.Archiefvorming en archivering in Dordrecht (Proefschrift Faculteit der Geesteswetenschappen Universiteit van Amsterdam 2009) 27.
9 Afbeelding 1. Het vier domeinen model van Horsman
Bron:P.J. Horsman MSC, Abuysen ende Desordiën.Archiefvorming en archivering in Dordrecht 20
De drie woorden bedrijfsvoering, herinnering en verantwoording verwijzen naar de door Theodore Schellenberg geïntroduceerde begrippen primaire en secundaire waarden (‘primary’ en ‘secondary values’) van archiefbescheiden. Met primaire waarden worden de waarden van archiefbescheiden voor de bedrijfsvoering aangeduid. De woorden verantwoording en herinnering verwijzen naar de secondaire waarden van archiefbescheiden die door Schellenberg werden opgesplitst in ‘evidential values’21 en ‘informational values’22.23
Omdat er in de huidige Nederlandse situatie bij acquisitie niet uitsluitend wordt gedoeld op archiefbescheiden in de zin der wet, wordt er bij dit onderzoek met archieven en archiefmateriaal zowel de archiefbescheiden in de zin der wet bedoeld als al het overige materiaal dat door instellingen wordt verzameld. Hierbij kan onder anderen gedacht worden aan topografische kaarten, (bewegend-)beeldmateriaal, bedrijfsarchieven, familiearchivalia en allerlei vormen van documentatie.
Om duidelijkheid te creëren rondom archieven, in de zin van organisaties die archieven en/of collecties ontvangen, toegankelijk maken, conserveren, beheren en beschikbaar stellen, onderscheid ik archiefdiensten en archiefinstellingen. Met archiefdiensten worden de bij de Archiefwet 1995 genoemde overheidsorganen aangeduid. Met archiefinstellingen worden hier de overige organisaties en archiefbewaarplaatsen bedoeld die archieven en/of collecties ontvangen, toegankelijk maken, conserveren, beheren en beschikbaar stellen.
Omdat dit onderzoek zich richt op particuliere archieven, zijn enkele algemene archivistische begrippen niet van toepassing of hebben zij een andere betekenis. Met 20 Ibidem, 32. 21 Verantwoording. 22 Herinnering. 23
M.C. Robyns, Using Functional Analysis in Archival Appraisal. A Practical and Effective
Alternative to Traditional Appraisal Methodologies (Lanham 2014) 9 en 10.
Persoon of Organisatie Handelen; de werkprocessen Documenteren: het maken en gebruiken van documenten Archief en Archievering
10 particuliere archieven worden hier archieven aangeduid die niet afkomstig zijn van instellingen of personen die gehouden zijn aan de Archiefwet 1995.24 In tegenstelling tot archieven die wel onder deze wet vallen is het bij particuliere archieven niet gebruikelijk om over verwerving te spreken voor de overbrenging van de archieven naar een archiefbewaarplaats. In plaats van verwerving spreekt men bij particuliere archieven over acquisitie. Hiermee wordt aangegeven dat het geheel van activiteiten van een archiefbeheerder, gericht op het overnemen in bruikleen of eigendom van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats,25 niet wettelijk is vastgelegd en dat archiefbewaarplaatsen vrij zijn om naar eigen inzicht particuliere archieven in hun collectie op te nemen.26 Er bestaan twee vormen van acquisitie: passieve en actieve acquisitie. Bij actieve acquisitie gaat een archiefdienst zelf opzoek naar te verwerven archieven. Bij passieve acquisitie wacht de archiefdienst een aanbod af.27 Ook waar het de bij overheidsarchief gebruikelijke begrippen waardering, selectie en verwijdering betreft, worden er bij de omgang met particuliere archieven andere begrippen gehanteerd. Het proces van waardering (de toekenning van waarde aan documenten op verschillende momenten en binnen verschillende processen) wordt doorgaans beschreven in een acquisitieprofiel; een document waarmee criteria en uitgangspunten ten behoeve van de acquisitie noemt.28 Met een acquisitieprofiel kan worden bepaald of een archief voor acquisitie in aanmerking komt; het biedt de mogelijkheid om aan doelgerichte collectievorming te doen.29 Het proces van selecteren, in de zin van het administratief verwerken van de tijdens het proces van waardering gemaakte keuze door archivistische metadata aan de stukken toe te kennen, vind bij acquisitie niet of pas na de in ontvangst name plaats. In een eerder stadium heeft de archiefinstelling immers geen controle over het materiaal. Het proces van verwijderen, de daadwerkelijke scheiding tussen te bewaren en te vernietigen stukken, vind bij acquisitie niet of nauwelijks plaats in verband met het archivistische bestemmingsbeginsel en structuurbeginsel. Het door een archiefinstelling afstoten van archieven en collecties door vernietiging, teruggave aan de oorspronkelijke
24 Dit onderzoek treedt nadrukkelijk niet in de randgebieden van particuliere archieven, de zgn. grijze gebieden zoals persoonlijke documenten in overheidsarchieven en archieven van supranationale organisaties.
25
Teuling, Archief terminologie voor Nederland en Vlaanderen, 179.
26 C. Jeurgens, A.C.V.M. Bongenaar en M.C. Windhorst, Gewaardeerd Verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven. Rapport van de Commissie Waardering en Selectie. Nationaal Archief (Den Haag 2007) 20.
27
SODA:Acquisitiebeleid.
28 C. de Hart, ‘Een k estie van kiezen. Acquisitieplannen en pro ielen in het ederlandse archie ezen’, in: Jaarboek 12 stichting archiefpublicaties (Den Haag 2013) 86.
29
SODA Acquisitiebeleid.
11 eigenaren of de overdracht aan een andere instelling, wordt doorgaans aangeduid met de term dequisitie.30
Het begrip acquisitiebeleid is een begrip dat tot de nodige verwarring kan leiden. Zeker wanneer het wordt omschreven als een document waarin wordt beschreven op welke historische ontwikkeling(en) en de daarbij horende archiefvormers de actieve acquisitie zich gaat richten, eventueel met een beschrijving van de activiteiten die ten behoeve van de acquisitie zullen worden uitgevoerd en een tijdsplanning.31 Deze omschrijving is volgens mij niet juist en leidt tot verwarring met het begrip acquisitieprofiel, waar ook wordt beschreven op welke historische ontwikkeling(en) en de daarbij horende archiefvormers de actieve acquisitie zich gaat richten. Acquisitiebeleid kan volgens mij beter omschreven worden als het geheel van handelingen en processen dat noodzakelijk is om planmatige acquisitie van particuliere archieven op een verantwoorde wijze mogelijk te maken. Door deze formulering vallen ook de bepalingen voor passieve acquisitie binnen de definitie. Dat brengt mij bij het begrip acquisitieplan. Een acquisitieplan is vooral bedoeld om vorm te geven aan de ambities van de actieve acquisitie. Waar voor passieve acquisitie het acquisitieprofiel volstaat als richtlijn voor de te maken keuzes aan de poort, dienen er voor actieve acquisitie plannen gemaakt te worden. Om het een en ander te verduidelijken gebruik ik een voorbeeld uit de detailhandel. In de detailhandel hebben bedrijven een duidelijk profiel (het acquisitieprofiel), ze verkopen bepaalde producten en streven naar een bepaald imago. Dat profiel is een wezenlijk onderdeel van het algemene beleid (acquisitiebeleid). Om andere markten te veroveren voeren bedrijven een bepaalde strategie, zo kunnen zij er voor kiezen om op bepaalde locaties nieuwe filialen te openen of om vestigingen van een concurrent over te nemen. Om vorm te geven aan deze strategie en om deze strategie uit te voeren voor een specifieke plaats of voor een specifieke concurrent wordt een plan (acquisitieplan) uitgewerkt.
Tot slot maakt dit onderzoek gebruik van het omstreden begrip (cultureel-) erfgoed. Ik volg bij het gebruik van dit begrip de Commissie Waardering en Selectie. Deze commissie omschreef erfgoed als: ‘… het geheel aan materiële (roerende en onroerende) objecten en immateriële (symbolische) praktijken, die afkomstig zijn uit of verwijzen naar het verleden, waarvan de presentatie en representatie in het heden dienst om continuïteit te bewerkstelligen tussen verleden, heden en toekomst.’
30 Bestudeerde instellingen maken beiden gebruik van deze term die niet voorkomt in A.J.M. den Teuling,
Archief terminologie voor Nederland en Vlaanderen. Door vergelijking en deductie ben ik tot deze definitie
gekomen.
12
2 DEEL 1 Acquisitie in theoretisch en wettelijk perspectief
2.1 Inleiding
Ondanks de het feit dat particuliere archieven onmiskenbaar van aanzienlijke culturele en maatschappelijke waarde kunnen zijn, blijven deze archieven in gezaghebbende canonieke handboeken van archiefwetenschap vaak buiten beschouwing. Gezien het feit dat deze archieven een toevoegende waarde kunnen hebben en een ander licht kunnen werpen op het statistische verhaal van de overheidsarchieven is dat, gezien de doelstelling objectiviteit, vreemd.32 Om zicht te krijgen op de problematiek rondom acquisitie wordt er in dit hoofdstuk, naast de Nederlandse benadering en wetgeving, gekeken naar de internationale opvattingen over acquisitie.
2.2 De begrippen custodiaal, post-custodiaal en non-custodiaal
Met de huidige stand van de archiefwetenschap zijn er drie benaderingen aan te wijzen met betrekking tot de acquisitie van particuliere archieven: de custodiale benadering, de custodiale benadering en de non-custodiale benadering. De begrippen custodiaal, post-custodiaal en non-post-custodiaal zijn afkomstig uit de Angelsaksische archiefwereld. Het Engelse woord ‘custody’ is afkomstig van het Latijnse woord custos; bewaker. Custodiaal wordt in het handboek van Sir Hilary Jenkinson, ‘Manual of Archive Administration’, uit 1922 omschreven als een noodzakelijk kenmerk voor archieven. Volgens Jenkinson kan alleen een ondoorbroken lijn van verantwoordelijk custodiaalbeheer archief beschermen tegen fysiek en moreel verval. De archivaris moet zich volgens Jenkinsson onthouden van het beoordelen van archiefbescheiden. Theodore Schellenberg zette de deur open naar het post-custodiale tijdvak door te stellen dat archivarissen niet alleen betrokken zouden moeten zijn bij waardering en selectie maar ook uitvoering zouden moeten geven aan de waardering en selectie om de omvang van archiefmateriaal te beperken en toekomstig gebruik optimaal te kunnen faciliteren en introduceerde daarom de begrippen ‘primary’ en ‘secondary values’33 (zie inleiding).34
Bij de custodiale benadering worden particuliere archieven doorgaans niet tot archief gerekend omdat deze op een andere manier tot stand zouden zijn gekomen, onder andere omstandigheden worden beheerd en er andere motieven een rol zouden spelen bij de waardering en selectie dan bij de gebruikelijke archieven van bedrijven en
32
D. Ryan, ‘The role and place o personal onds in the archival tradition’, in: A.C. Holland en E. Mullins (red.),
Archives and Archivists 2. Current Trends, New Voices (Dublin 2013) 63.
33 Primaire en secundaire waarden. 34
13 overheidsinstellingen.35 Omdat deze stellingnamen in de handboeken nooit als een wet van Meden en Perzen is gepresenteerd bleef de omgang met particuliere archieven en collecties een punt van discussie. Inmiddels zijn er auteurs, zoals Sue McKemmish en Chris Hurley, die menen dat het mogelijk is om met succes de voor bedrijven en overheden ontwikkelde archivering toe te passen op particuliere archieven. De belangrijkste kenmerken van dit custodiale paradigma zijn:
- De aanwezigheid van een exclusieve geïntegreerde theorie en methode; één wetenschappelijke discipline.
- Archief is een fysiek en afgesloten of statisch geheel waardoor het beheer geïnstitutionaliseerd moet plaatsvinden.
- De archivaris is onpartijdig en objectief; de archivaris beheert en bewaakt het archief. - De nadruk ligt op de archiefvormer en de archiefbestanddelen.36
Volgens Rob Fischer hebben Jenkinson en Schellenberg, in hun afwijzing van particuliere archieven als archief in de zin van het custodiale paradigma, een beginpunt gecreëerd voor de ontwikkeling van een aparte benadering van acquisitie van particuliere archieven.37
Het post-custodiale paradigma kan gezien worden als een reactie op tekortkomingen van het custodiale paradigma. De eerste en meest uitgesproken tegenstander van de custodiale traditie was de uit de museumwereld afkomstige David Bearman. Hij plaatste in 1968 kritische kanttekeningen bij het custodiaalbeheer van archiefmateriaal bij bedrijven en overheden. Archivarissen hadden volgens Bearman als beheerders te weinig contact met het management en daardoor te weinig invloed op de omvang van de beschikbare middelen voor het archiefbeheer. Ook vond Bearman dat archivarissen een te onprofessioneel imago hadden: beheerders van oud papier. Volgens Bearman kunnen de kosten voor digitaal archiefbeheer niet worden opgebracht door archiefinstellingen. Sommige bedrijven beschikken volgens Bearman daarentegen wel over voldoende middelen. Met het oog op de borging van de continuïteit van het arbeidsproces en het behoud van commerciële belangrijke informatie zouden deze bedrijven bereid zijn om zelf voor een veilige opslag van hun archiefmateriaal te
35 R. isher, In Search of a Theory of Private Archives: The Foundational Writings of Jenkinson and Schellenberg Revisited’, in: Archivaria, The Journal of the Association of Canadian Archivists 67 (Ottawa 2009) 11 en 17.
36
Voor meer kenmerken en verschillen tussen het custodiale en non-custodiale paradigma verwijs ik graag naar de masterscriptie van T.S. Free: Archiefwetenschappelijke paradigma’s in de praktijk van het Nederlandse
archievenveld (Amsterdam 2014). Deze scriptie kan worden bekeken via de website:
www.scriptieonline.uba.uva.nl. 37
14 willen zorgen.38 Margaret Hedstrom heeft ter aanvulling op de revolutionaire stellingname van Bearman criteria geformuleerd waar mee archiefinstellingen kunnen bepalen wanneer en of zij digitale archiefbescheiden in hun collectie moeten op nemen. Kern van haar betoog is dat tot het moment waarop archiefinstellingen over voldoende technische capaciteiten beschikken, digitale archiefbescheiden het best in het beheer kunnen blijven van de makers van deze bescheiden.39 Met ‘post-custodial’40 wordt ook het ‘distributed’41 of het verspreidbeheer van archiefbescheiden, inclusief geautomatiseerde gegevens, aangeduid. Hiermee wordt inhoud gegeven aan de opvatting dat in het digitale en virtuele tijdperk de custodiale benadering van archief niet meer volstaat omdat de makers van archiefmateriaal er een blijvende waarde aan hechten en niet meer afstaan aan een archiefbewaarplaats. 42 Australische voorstanders van deze opvatting hebben daarom afstand genomen van verschillende stadia of ‘lifecycles’43 waarin archiefbescheiden zich kunnen bevinden en spreken van een ‘records continuum’44; archiefbescheiden zijn vanaf het moment van creatie belangrijk voor zowel het geheugen van de maker als voor de samenleving als geheel. Daarom moeten alle informatiedragers op een zelfde en verantwoordelijke manier worden behandeld.45 De introductie van de samenleving als geheel als een belangrijkonderdeel van waardering is terug te leiden naar de opvattingen van Hans Booms uit 1972 over de rol van de samenleving bij de creatie van archiefbescheiden en de selectie daarvan. Hij riep op tot een collectieve inspanning om het hele maatschappelijke proces te documenteren.46 Zijn ideeën vormen de basis voor wat later bekend is geworden onder de naam macro-selectie. Deze selectie is gericht op het documenteren van het beleid en de besluiten van de overheid, op de uitvoering en uitwerking van het beleid en op de wisselwerking tussen overheid en burgers. In Canada zijn deze opvattingen vertaald naar de zogenaamde ‘documentation strategy’. ‘Documentation strategy’ kan worden beschouwd als een aanvulling op acquisitie en selectie en is gericht op de analyse en beoordeling van wat er gedocumenteerd dient te worden in de
38 D. Boadle, ‘Reinventing the Archive in a irtual Environment: Australians and the on-Custodial Management o Electronic Records’, in: Australian Academic & Research Libraries 35:3 (2013) 242-243. 39 A. Cunningham, ‘The postcustodial archive’, 177 en 178.
40 Na custodial. 41
Verspreid.
42 Boadle, ‘Reinventing the Archive in a irtual Environment: Australians and the on-Custodial Management o Electronic Records’, 242 en 243.
43 Verschillende stadia.
44 Het concept van noodzakelijk, permanent gekwalificeerd archiefbeheer, ongeacht wie dat beheer uitvoert. Bron: P. Horsman, ‘Engelstalige archie termen in het ederlands verklaard’, in: Jaarboek 1999 Stichting Archiefpublicaties (Tweede druk Den Haag 2001) 241.
45 E. Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records a handbook of principles and practice (7e druk Bodmin 2009) 9 en 10.
4646
15 (lokale) samenleving om vervolgens gericht instellingen te adviseren en aan te sporen om eigen werkzaamheden te archiveren en te documenteren.47
Kenmerken van het post-custodiale paradigma zijn:
- Er bestaan verschillende theorieën en methoden voor de omgang met archiefbescheiden / archiefvorming wordt maatschappelijk bepaald. - Archief is proces gebonden informatie.
- De archivaris construeert en interpreteert archiefbescheiden.48 - De nadruk ligt op werkprocessen en ontstaanscontext.
Binnen de post-custodiale traditie is het mogelijk dat er naast de officiële archie instellingen aparte ‘community archives’ bestaan waar archivarissen zich als professionals actief kunnen inzetten om tijdig, bij creatie van archiefbescheiden, contextuele informatie veilig te stellen.49 Het post-custodiale paradigma staat open voor de mogelijkheid dat archieven niet meer fysiek naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht maar blijven berusten bij de beheerders van het proces waar deze archiefbescheiden zijn ontstaan.
Met de term non-custodiaal wordt doorgaans verwezen naar de door David Bearman geïntroduceerde strategie voor archiefinstellingen om geen digitale archiefbestanden in fysiek beheer op te nemen. Volgens Bearman was het voldoende als instellingen de intellectuele controle hadden over digitale archiefbescheiden.50
2.3 De verschillende post-custodiale visies op de omgang met archiefbescheiden
Met de komst van het nieuwe post-custodiale paradigma werden de nieuwe, digitale, mogelijkheden voor archiefbeheer onderzocht. Omdat wij ons in de begin fase bevinden van dit paradigma is er nog geen eenduidige theorie of handboek voor ontwikkeld. Wel zijn er enkele verschillende, aan de situatie aangepaste, methoden van archiefbeheer waar te nemen. De belangrijkste methoden zijn de custodiale methode, de participerende of ‘decentralised curation’ methode, de methode van verspreid beheer en de methode van de gemeenschap van archiefbescheiden.51
47
A.E.M. Jonker, ‘De kunst van het eglaten’, in: Jaarboek 2004 Stichting Archiefpublicaties (Den Haag 2005) 49.
48 J. Hill en V. Lane, ‘Where are e come rom? What are e? Where are e going? Situating the archive and archivists’, in: J. Hill (red.), The Future of Archives and Recordkeeping. A reader (Londen 2011) 10.
49 D. Ryan, ‘The role and place o personal onds in the archival tradition’, in: A.C. Holland en E. Mullins (red.),
Archives and Archivists 2. Current Trends, New Voices (Dublin 2013) 80.
50 Cunningham, 177 en 178.
51 S. Neugebauer, Guide and learn from new archival field projects by connecting them to archival theory (presentatie tijdens het college Vergelijkende Archiefwetenschap van de Universiteit van Amsterdam 18 september 2014).
16 Bij de custodiale methode staan de archivaris en de archiefinstelling centraal. Na overdracht worden de archieven voor het publiek beheert en toegankelijk gemaakt door een archivaris van een archiefbewaarplaats. Omdat het behoud van proces gebonden informatie centraal staat bij deze vorm van omgang met archiefmateriaal spreekt men ook wel van ‘documentation strategy’52
. Kern van deze strategie is gelegen in onderlinge, vaak onuitgesproken, afspraken over taakstelling en samenwerking tussen archiefinstellingen om de samenleving te documenteren;53 Archivarissen zijn actief betrokken bij het bepalen van wat er over een samenleving wordt bewaard en hoe dat gebeurd (zie afbeelding 2).
Afbeelding 2 De custodiale methode met de archivaris en de archiefinstelling centraal.
Bron: S. Neugebauer, presentatie tijdens het college Vergelijkende Archiefwetenschap van de Universiteit van Amsterdam 18 september 2014.
Bij de participerende methode of ‘participatory archives’54 werkt de archivaris of de archiefinstelling samen met makers, andere beheerders en gebruikers van archiefbescheiden om een zo optimaal mogelijke toegankelijkheid te bewerkstelligen. De gebruiker en het gebruik van het archiefmateriaal staat centraal (zie afbeelding 3).55
52
Strategie die gericht is op het behoud van proces gebonden informatie. 5353 Boles, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, 21. 54 De participerende methode.
55 I. Huvila, ‘Participatory archive: to ards decentralised curation, radical user orientation and braoder contextualisation o records management’, in: Archival Science, 2008, 8 (New York 2008) 17.
17 Afbeelding 3 De participerende methode.
Bron: S. Neugebauer, presentatie tijdens het college Vergelijkende Archiefwetenschap van de Universiteit van Amsterdam 18 september 2014.
Bij de methode van verspreid beheer of ‘distributed custody’56 maakt de archiefinstelling onderdeel uit van een netwerk van archiefinstellingen en particuliere beheerders van archiefbescheiden. De onderlinge samenwerking staat centraal (zie afbeelding 4).57
Afbeelding 4 De methode van verspreid beheer.
Bron: S. Neugebauer, presentatie tijdens het college Vergelijkende Archiefwetenschap van de Universiteit van Amsterdam 18 september 2014.
Bij de gemeenschap van archiefbescheiden of de ‘community archives’ heeft de archivaris geen controle meer over de archiefbescheiden. De archivaris heeft alleen een adviserende rol (zie afbeelding 5).58
56 Verspreid beheer van archiefbescheiden. 57
18 Afbeelding 5 De gemeenschap van archiefbescheiden.
Bron: S. Neugebauer, presentatie tijdens het college Vergelijkende Archiefwetenschap van de Universiteit van Amsterdam 18 september 2014.
2.4 De internationale reacties op de post-custodiale benadering van particuliere archieven
Landenstudies hebben aangetoond dat er op verschillende wijze wordt omgegaan met acquisitie van particuliere archieven en dat er mengvormen bestaan van custodiale en post-custodiale benaderingen. Het spectrum wordt begrenst door landen zoals Turkije en de Verenigde Staten waar deze archieven geen onderdeel zijn van nationaal beleid en landen waar er een grote belangstelling en betrokkenheid is voor het behoud van particuliere archieven en particuliere archieven en archiefvormers actief betrokken worden bij de vormgeving van nationaal beleid. Het bekendste voorbeeld van een land waar veel aandacht uitgaat naar het behoud van particuliere archieven is Canada. Hier heeft men het zogenaamde total archives59 ontwikkeld, dat is een totale visie op archieven en een totale visie op de samenleving. Deze visie is breder dan overheidsarchieven en beperkt zich niet tot geschreven archiefbescheiden.60 Verder zijn er verschillende modellen waarmee er aan acquisitie kan worden gedaan, dat geldt ook voor landen waar er op nationaal niveau geen beleid wordt gevoerd. Deze modellen worden begrensd door landen zoals Zweden, waar de zorg voor particuliere sterk is gedecentraliseerd en de particuliere archiefsector bottum-up tot stand is
58 M. Stevens, A. linn en E. Shepherd, ‘ e rame orks or community engagement in the archive sector: rom handing over to handing on’, in: International Journal of Heritage Studies Vol. 16, Nos. 1-2,
January-March 2010, (2010) 59-61;
Cunningham, 184 en 185.
59 Totale visie op archieven met een totale visie op de samenleving. 60 E. Ketelaar, D. J. Dol ing, e.a., ‘Particuliere archieven in context’, in:
Jaarboek 12 stichting archiefpublicaties
19 gekomen, en landen met een meer gecentraliseerde en top-down benadering zoals Turkije.61 Wat alle landen bind is het bestaan van aparte archiefinstellingen voor particuliere archieven. Tot slot kunnen landen worden ingedeeld in een van de vier, door Terry Cook genoemde, paradigma of hebben zij deze paradigma doorgemaakt.62 Deze paradigma kunnen als volgt worden samengevat:
1. het paradigma waarbij archief custodiaal van karakter is en bewijslast het centrale Thema is. Particuliere archieven maken geen deel uit van deze traditie.
2. het paradigma waarbij het karakter wordt bepaald door de selectie van
archiefbescheiden voor wetenschappelijk historisch onderzoek en de functie van herinnering het centrale thema is. Particuliere archieven komen zelden voor in archiefbewaarplaatsen van overheidsinstellingen.
3. het paradigma waarbij de identiteit van de archivaris als professional en zijn invloed op de vorming van archiefmateriaal centraal staat. Particuliere archieven maken onderdeel uit van waardering en selectie om een zo juist mogelijk beeld te kunnen geven
van de samenleving als geheel.
4. het paradigma waarbij alle groeperingen in een samenleving worden aangemoedigd om te participeren bij de vorming en de omgang met archieven. De archivaris treed op als mentor, coach en leverancier van faciliteiten. Particuliere archieven worden naast de bestaande archiefbewaarplaatsen door de hele samenleving bewaard.
Het post-custodiale paradigma is niet opgenomen in dit overzicht. De meest voor de hand liggende reden hiervoor is dat het post-custodiale paradigma minder is gebonden aan een chronologische volgorde en dat dit paradigma de custodiale benadering niet uitsluit. 2.5 De Nederlandse reactie(s) op de post-custodiale benadering van particuliere archieven
Lange tijd is er ook binnen de Nederlandse archiefwetenschap discussie geweest over de vraag of bepaalde onderdelen van niet-overheidsarchief als archief mogen worden aangemerkt. Nederland wijkt in dit opzicht niet af van wat zich op het internationale toneel heeft voltrokken. De vier door Cook genoemde paradigma zijn duidelijk te onderscheiden in de ontwikkeling van de Nederlandse archiefwetenschap.
61 . Lundberg en J. Klein, ‘Het ‘Z eedse model’ voor particuliere archieven. De ont ikkeling van de particuliere archie sector in Z eden’, in: Jaarboek 12 stichting archiefpublicaties (Den Haag 2013) 69 en 84.
62 T. Cook, ‘Evidence, memory, identity and community: our shi ting archival paradigms’, in: Archival Science (New York 2012) 106-117.
20 Het eerste paradigma kan geplaatst worden voor en rond de publicatie van de ‘Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven’. Publicatie van deze handleiding sluit de zogenaamde pre-paradigmatische fase in Nederland af en is het startpunt van het ‘klassieke’ o custodiale paradigma.63
Het tweede paradigma ontstaat in Nederland eveneens met de komst van de handleiding. De archivarissen Muller, Feith en Fruin schreven dat besturen van privaatrechtelijke ondernemingen archief vormen en dat particulieren ook over archief kunnen beschikken. Onder particulieren vallen volgens deze handleiding ook de organisch tot stand gekomen archieven van het midden- en kleinbedrijf. Familiearchieven of huisarchieven missen organisch verband en voldoen daarmee niet aan de door de handleiding gegeven definitie van archief.64Aan het eind van de negentiende eeuw was er onder archivarissen nog geen overeenstemming over de criteria waarmee het historisch belang van particuliere archieven kon worden bepaald en werden particuliere archieven sporadisch opgenomen in de collecties.
Het derde paradigma kan geplaatst worden na de komst van emancipatoire bewegingen (vakbonden, algemeen kiesrecht, emancipatie van de vrouw, e.d.) waardoor verschillende categoriale archiefinstellingen werden opgericht. De bekendste voorbeelden hiervan zijn: het Nederlands Economisch Historisch Archief (NEHA), het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) en het Rijksinstituut voor Oorlogsdocumentatie (thans NIOD).
Het vierde paradigma is moeilijker te plaatsen omdat de Nederlandse situatie zich momenteel in transitie tussen het derde en vierde paradigma bevindt. Om dit te verduidelijken besteed ik in de rest van deze paragraaf aandacht aan de recente ontwikkelingen in de Nederlandse archiefpraktijk.
In de loop van de 20e eeuw vond er een mentaliteitsverandering plaats onder archivarissen; de depots van openbare archiefbewaarplaatsen werden ruimhartig opengesteld voor aangeboden particuliere archieven en op nationaal niveau werd er een Centraal Register voor Familiearchieven (CRF) opgericht. (later Centraal Register van Particuliere Archieven (CRPA)).65 De ruimhartige opstelling heeft in sommige gevallen geleid tot bizarre collecties
63 T. Thomassen, ‘Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap’, in: Jaarboek 1999 Stichting Archiefpublicaties (Tweede druk Den Haag 2001) 72 , 73 en 79.
64 P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen
en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum, 1998) II 6 (§3).
65
21 die weinig tot niets met archief te maken hadden. Bij het stadsarchief Dordrecht werd zelfs een stuk gras van het voetbalveld van de plaatselijke voetbalvereniging D.F.C. bewaard66 Ondanks deze ruimhartige opstelling moest het NEHA in 1971 de door haar beheerde archieven wegens gebrek aan middelen decentraliseren en is er sinds de oproep van Krans in 1974 om bedrijfsarchieven voor 1900 wettelijk te beschermen geen wettelijke basis om deze particuliere archieven integraal te beschermen.67
E.P. de Booy heeft in 1980 een diagram gepubliceerd waarmee hij globaal de toenmalige situatie van de particuliere archieven in Nederland heeft geschetst. Voor zover deze niet meer bij de oorspronkelijke eigenaren waren kon men de archieven of fragmenten daarvan aantreffen bij bibliotheken, archiefbewaarplaatsen, musea en documentatiecentra (zie afbeelding 6).68 Om een oplossing te vinden voor de problemen met betrekking tot acquisitie, bewaring en registratie van particuliere archieven pleitte De Booy voor meer samenwerking tussen archivarissen en bibliothecarissen.69
Afbeelding 6. Diagram vindplaatsen van particuliere archieven
Bron: E.P. de Booy, ‘Het geheel der particuliere archieven’, in: Nederlandsch Archievenblad 84 (Den Haag 1980) 282.
Anno 2015 volstaat deze simplistische benadering voor vindplaatsen van particulier archief niet meer. Omdat de reikwijdte van wat in de Archie et 1995 ordt aangeduid als ‘bekleed met openbaar gezag’ niet altijd duidelijk is en omdat deze kunstmatige scheiding niet zonder
66 W. van Buuren, Handleiding voor het beheer van historische sportarchieven (Hilversum 2003) 52. 67
R.H. Krans, ‘Bedrij sarchieven ten gemeetearchieve van Rotterdam – acquisitie en selectie’, in: Archievenblad
01 08 1974 (Den Haag1974) 216.
68 Inmiddels zijn daar de nodige digitale platforms bijgekomen zoals websites en cloudapplicaties.
69 E.P. de Booy, ‘Het geheel der particuliere archieven’, in: Nederlandsch Archievenblad 84 (Den Haag 1980) 282-290.
22 problemen kan worden toegepast op eerdere historische perioden bestaan er grijze gebieden tussen overheidsarchieven en particuliere archieven. Verder zijn er de nodige vergeten en nieuwe categorieën particuliere archieven aan te wijzen. Onder vergeten categorieën vallen de documentaire verzamelingen die tegenwoordig ook de status van archief hebben gekregen. Met nieuwe categorieën moet vooral gedacht worden aan uitingen van personen en organisaties in de sociale media en archieven van supranationale organisaties.70
Sinds de Nota Archiefbeleid van 1985 dienen alle openbare archiefinstellingen te fungeren als vangnet voor het behoud van particuliere archieven. Omdat de uitvoering van deze nota niet door de wetgever werd ingevuld bleef de uitvoering vaak ‘ad hoc’, passie en naar aanleiding van aanbod plaatsvinden.71 Om archiefinstellingen aanknopingspunten te bieden voor de planmatige en selectieve acquisitie is er in 1991 een lijst met aanbevelingen -opgesteld. Volgens deze lijst dient er bij acquisitie van particuliere archieven rekening te worden gehouden met de volgende acht punten:
1. Stel een acquisitieplan op.
2. Onderzoek de vangnetfunctie van de gemeentelijke archiefdiensten.
3. Neem de acquisitie organisatorisch op als taak en zorg voor personeel en middelen. 4. Maak bij overdracht afspraken over de termijn waarbinnen en de wijze waarop het
archief toegankelijk wordt gemaakt.
5. Hanteer het uitgangspunt dat archieven geen commerciële waarde dienen te krijgen. 6. Maak een literatuurlijst met nuttige adressen voor het historisch-institutioneel
onderzoek voorafgaand aan de acquisitie van particuliere archieven.
7. Neem, uit oogpunt van macroselectie en beschikbaarstelling, kennis van de reeds geacquireerde archieven.
8. Laat nader onderzoek verrichten naar de gevolgen van de internationalisering voor het beleid ten aanzien van particuliere archieven. Hierbij dienen zowel de juridische als de financiële/fiscale aspecten te worden betrokken.72
Deze lijst met aanbevelingen werd in het ‘Bedrijfsprofiel archivaris’ van 2004 aangevuld met het Taakdomein Waarderen/Selectie/Acquisitie. Binnen dit taakdomein horen naast het
70 H. Bongenaar, Beschermingsmogelijkheden voor particuliere archieven (Leiden 2011) 20 en 21. 71
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Archiefvisie 30 juni 2011 , 6.
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/archiefvisie_0.pdf (10 oktober 2014).
72 J.E.A. Boomgaard, J.A.M.Y. Bos-Rops en G.M.W. Ruitenberg, ‘Alle theorie is grau … De praktijk hee t een ander kleurtje. Praktische wenken voor een planmatige aanpak van de acquisitie van particuliere archieven’, in:
23 verwerven van particuliere archieven ook het uitvoeren van historische-maatschappelijke analyses en het opstellen van een collectievormingsprofiel.73
Sindsdien is er weinig veranderd. In 2004 constateerde Paul Klep dat het formuleren van concrete collectiebeleidsplannen erg langzaam verliep en dat slechts twee van de grootste openbare archiefdiensten een acquisitieprofiel op hun website hadden gepubliceerd.74 Mede daarom werd er in 2005 door de Raad voor Cultuur in ´Het tekort van het te veel, over de rijks verantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed´ gepleit voor een debat over de doelstellingen van archiefwaardering en –selectie ter bevordering van een integraal archiefbeleid. Om dit debat op inhoudelijke gronden te kunnen voeren werd door de Raad voor Cultuur voorgesteld om acquisitieprofielen openbaar te maken.75 In 2007 sloot de, door de algemeen rijksarchivaris ingestelde, Commissie Waardering en Selectie zich hierbij aan.76 Deze commissie omschreef het waarderen en selecteren van particuliere archieven als acquisitie. Men verstond hieronder het tegenovergestelde van waardering en selectie (= vernietiging); bewaren en verzamelen. Omdat deze activiteiten volgens de commissie onverenigbaar werd een integrale benadering gepropageerde zoals bij de Canadeese ´total archives´. Kern van deze benadering bestaat uit het op drie niveaus (1. samenleving, 2. actoren en archiefvormers en 3. werkprocessen en archiefbescheiden) selecteren en acquireren van bronnen die zowel het representatieve als het bijzondere van de samenleving vertegenwoordigen. 77 Of deze benadering daadwerkelijk ingang zal gaan vinden in de Nederlandse archiefwereld is nog niet duidelijk en valt gezien het feit dat men in Canada om financiële en administratieve redenen alweer van deze benadering is afgestapt te betwijfelen.78 Bijkomend probleem is de complexiteit van de doelstelling van acquisitie. Geert Luykx heeft in 2008 een poging gedaan om door middel van een wiskundige vergelijking deze complexiteit inzichtelijk te maken van uit een etatisch standpunt. Volgens hem zou acquisitie tot doel moeten hebben om te voorzien in hiaten die zijn ontstaan door: het etatische karakter van overheidsarchieven, toepassing van selectiebeleid en problemen rondom digitale duurzaamheid. Volgens Luykx kunnen deze
73
P.M.M. Klep, Verschuivende visies en praktijken. Archieven be aren voor onderzoek en cultuur. , Jaarboek
2004 Stichting Archiefpublicaties (Den Haag 2005) 103.
74 P.M.M. Klep, erschuivende visies en praktijken. Archieven be aren voor onderzoek en cultuur. , Jaarboek
2004 Stichting Archiefpublicaties (Den Haag 2005) 102.
75 Raad voor Cultuur, Het tekort van het teveel (Den Haag 2005) 20 en 21.
http://isearch.avg.com/search?q=Raad%20voor%20Cultuur%2C%20Het%20tekort%20van%20het%20teveel&ci
d={594127eb-7f64-4b8c-9707-96ec738f79b1}&mid=482caa38794c42e8963850bfed2e8540-
1a1f0ead8a83b1ce6fd1ffe57e1dc1bdfe33de47&lang=en&ds=hk011&pr=&d=2013-01-01%2010:19:46&v=18.0.5.292&pid=avg&sg=0&sap=hp&snd=hp&sap_acp=0 (12 december 2014). 76 Commissie Waardering en Selectie, 74 en 75.
77 Commissie Waardering en Selectie, Gewaardeerd verleden, 38 en 39.
78 L. Millar, Couterpoint. Comming p ith Plan B: Considering the uture o Canadian Archives , Archivaria,
24 hiaten worden opgevangen door de opname van documentatie materiaal en archieven die door particulieren zijn gevormd en geacquireerd, met in achtneming van de hiaten die daarbij mogelijkerwijs zijn ontstaan door: het gehanteerde selectiebeleid, digitale duurzaamheid, het niet in bewaring willen geven van archiefmateriaal en het terug eisen van archiefmateriaal door particulieren.79
Na het lezen van voorgaande adviezen zou men kunnen denken dat er sindsdien het nodige is veranderd. Het tegendeel is echter het geval, in de Archiefvisie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) van 2011 valt te lezen dat veel instellingen nog altijd geen duidelijk collectieprofiel hebben en dat binnen de sector als geheel nog steeds onvoldoende sprake is van afstemming of samenwerking.80 Het besteladvies van de Raad voor Cultuur om een register van behoudens waardig particulier archief in te richten, waarmee de afstemming en samenwerking zou kunnen worden bevorderd, werd door de staatssecretaris van OCW niet overgenomen.81. Het gevolg van dit besluit is dat het enige landelijke register voor particuliere archieven, het CRPA, door gebrek aan middelen is opgehouden te bestaan.82 Het vierde en laatste door Cook gepresenteerde paradigma, waarbij alle groeperingen in een samenleving worden aangemoedigd om te participeren bij de vorming van en de omgang met archieven en waarbij de archivaris op treed als mentor, coach en leverancier van faciliteiten, is in Nederland op zijn zachts gezegd in ontwikkeling zoals blijkt uit onderzoeken naar de mogelijkheden voor archiefinstellingen om invulling te gegeven aan de nieuwe methodiek die in ‘Gewaardeerd verleden’ is neergelegd. Over de rol van de archivaris is in jaarboek tien van Stichting Archiefpublicaties ‘Professie Professional Professionaliteit en Professionalisering’ het nodige geschreven. Wat de meeste artikelen in deze bundel gemeen hebben is een zeer traditionele en custodiale opvatting over de rol van de archivaris in het huidige, digitale tijdperk.83 Om te kunnen voldoen aan de eisen van het participerende paradigma is een bewustwording van nieuwe rollen met daarbij horende taken noodzakelijk. Dit bewust
79 Luykx, G., ‘Acquisitie met beleid. Een proe tot structurering van over erving van archieven’, in:
Archievenblad juni 2008 (Den Haag 2008) 19.
80
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Archiefvisie, 6 en 7.
81 Ibidem, De gronden voor dit besluit waren dat er onvoldoende middelen beschikbaar waren en dat deze taak primair aan de sector zelf dient te worden overgelaten.
82 De kaartenbakken zijn raadpleegbaar bij het Nationaal Archief maar worden niet meer geactualiseerd of aangevuld.
83
Er wordt gesproken over het voortbestaan van ‘klassieke’ aquisitiekeuzes, een ambtenaar 2.0, risico’s van het niet in eigen beheer hebben van archiefmateriaal (p. 58 en 59), gevaren van het uitbesteden van digitale archivering (p. 69) en aanwezig zijn in de samenleving om bezoekers te trekken (p. 78).
Bron: Stichting Archie publicaties, ‘Jaarboek 10: Professie Professional Professionaliteit en
25 wordingsproces is gaande, maar heeft nog niet geleid tot een omslag in het handelen van archiefinstellingen.
2.6 Nederlandse wet- en regelgeving met betrekking tot acquisitie
Hoe overheidsorganisaties aan hun bewaar- en beheerplicht van archiefbescheiden moeten voldoen is nauwkeurig beschreven in verschillende wetten en regels. De Archiefwet van 1995, het Archiefbesluit van 1995, Ministeriële regelingen en de Archiefregeling 2009 gaan specifiek over archieven. Andere wetten en regelingen betreffen het beheer en het gebruik van informatie of gegevensbestanden van de overheid. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om openbaarheid van informatie, of om het beschermen van gevoelige informatie. Omdat de overheid, gezien de snelle ontwikkelingen op terrein van ICT en informatisering, de tijd nog niet rijp acht voor een ‘Informatiewet’ worden er slechts onderdelen van de Archiefwet 1995 gemoderniseerd.84 Dat deze afwachtende houding, tot het moment waarop bij toverslag de problemen rondom digitale duurzaamheid kunnen worden opgelost, niet meer kan worden volgehouden werd onlangs pijnlijk aangetoond door de zogenaamde bonnetjes affaire bij het Ministerie van Justitie.85
Over de verwerving en het beheer van particuliere archieven (dat wil zeggen archieven die niet afkomstig zijn van overheidsinstellingen) zegt de Archiefwet 1995 weinig. Uit de begripsomschrijving en artikel 1 blijkt dat de term archiefbescheiden ook die bescheiden omvat die ‘ […] ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten.’ Welke archiefbescheiden dat zijn, wordt in de wet niet nader uitgewerkt.86
Voor het behoud van particulier eigendom zijn er sinds 1984 de Monumentenwet en de Wet Behoud Cultuurbezit (WBC). Gezien de overeenkomsten met particuliere archieven heeft de Raad voor Cultuur in het ‘Tekort van het teveel’ voorgesteld eenzelfde vorm van bescherming te bieden voor particuliere archieven.87
Gezien het bovenstaande is het niet verwonderlijk dat een van de conclusies van ‘Gewaardeerd Verleden’ het ontbreken van wetgeving voor een moderne, goed functionerende, informatievoorziening was.88 Het is echter niet makkelijk om maatregelen voor particuliere archieven juridisch te verankeren. Daar zijn twee redenen voor aan te wijzen.
84Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Archiefvisie , 6.
85 D. Smithuysen, ‘Hoe digitale overheidsin ormatie zomaar verd ijnt’, in: NRC Handelsblad Weekend (Amsterdam 14 maart 2015) 17.
86 ationaal Archie , De verwerving van archieven door het Nationaal Archief,Acquisitiepro iel 2002 – 200 , 2. http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/acquisitieprofiel_nationaal_archief_2002_20061.pdf (14 oktober 2014).
87 P. Links, ‘Privépapieren in be aring’, 35. 88
26 Ten eerste omdat het om archief gaat dat niet door de overheid is gevormd.89 Ten tweede omdat Nederland een democratische rechtstaat is; eigenaren de vrijheid hebben om volledig over hun eigendom te beschikken en daarom zelf verantwoordelijk zijn voor het bewaren van archief.90 De enige uitzondering hierop zijn particuliere archieven die zijn opgenomen bij openbare archiefinstellingen (art. 1c lid 3 en art. 3 Archiefwet 1995). Eenmaal opgenomen moeten zij gelijkwaardig worden behandeld, dat kost geld. Indien er geen fondsen aanwezig zijn om het beheer, het behoud en de beschikbaarstelling te regelen kan het particulier archief niet worden opgenomen in de collectie.91 En dat is waar het in de Nederlandse situatie momenteel om draait; door bezuinigingen is de acquisitie van particuliere archieven en collecties zo zeer onder druk komen te staan dat instellingen zich in toenemende mate beperken tot de hun opgedragen archief wettelijke taak.92
2.7 Conclusie
Er bestaan nog altijd grote meningsverschillen en problemen rondom de te volgen strategie voor acquisitie van particuliere archieven. De meningsverschillen zijn theoretische en fundamenteel van aard; bij zowel de custodiale als de post-custodiale benadering worden particuliere archieven doorgaans niet tot archief gerekend omdat deze op een andere manier tot stand zijn gekomen, onder andere omstandigheden worden beheerd en er andere motieven een rol spelen bij de waardering en selectie dan bij archieven van bedrijven en overheidsinstellingen. Omdat deze stellingnamen in de handboeken nooit als een wet van Meden en Perzen is gepresenteerd blijft de omgang met particuliere archieven en collecties een punt van discussie. De problemen zijn vooral gelegen in een gebrek aan (financiële) middelen, capaciteiten en het ontbreken van wettelijke kaders. Aan het begin van de twintigste eeuw wees Muller op de onmogelijkheden van archiefdiensten om bedrijfsarchieven behoorlijk te beheren, te ordenen en te beschrijven.93 Daarom is er aan de door de ‘Commissie Waardering en Selectie’ bepleitte integratie van het instrumentarium voor waardering van overheids- en particuliere archieven nog weinig inhoud is gegeven.
89 ationaal Archie , etten - regelgeving .
http://www.nationaalarchief.nl/wetten-regelgeving (14 oktober 2014). 90 Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, 7.
91 Neugebauer, ‘Public Superiority to Private?’, 3.
92 Redactie Archievenblad, ‘ ver ‘collecties’ bij archie instellingen. Een rondje langs de archie velden’, in:
Archievenblad 10 2014 (Den Haag 2014) 13.
93 R.H. Krans, ‘Bedrij sarchieven ten gemeetearchieve van Rotterdam – acquisitie en selectie’, in: Archievenblad
27
3 DEEL 2 Stappenplan voor het vormgeven van een acquisitiebeleid
3.1 Inleiding
Waarom zou je als archiefdienst een acquisitiebeleid of acquisitieplan moeten opstellen? De meeste Limburgse archiefdiensten hebben geen acquisitieplan en doen, naar eigen zeggen, aan passieve acquisitie. Hiermee bedoelen zij dat hun acquisitiebeleid bestaat uit het op individuele basis ad hoc beoordelen van materiaal dat door particulieren wordt aangeboden. Deze vorm van acquisitie, meestal niet schriftelijk in een beleidsstuk vastgelegd en zonder acquisitieplan, ligt aan de basis van bijna alle Nederlandse archiefinstellingen en heeft geleid tot het behoud van de nodige waardevolle particuliere archieven. Ook hebben archiefdiensten door de jaren heen de nodige ervaring en expertise opgebouwd met deze vorm van acquisitie. Maar deze medaille heeft twee kanten. Er is ook een heleboel rommel en niet archiefwaardig materiaal de archiefbewaarplaatsen in gerommeld94 en er zijn ook archiefdiensten die geen of bijna geen ervaring of expertise hebben opgebouwd met acquisitie. Naast deze voor de hand liggende nadelen zijn er nog drie belangrijke redenen om een eind te maken aan deze vorm van acquisitie. Ten eerste omdat passieve acquisitie afhankelijk is van de bereidwilligheid van particulieren en hun bekendheid met de mogelijkheden om hun materiaal bij een archiefdienst onder te brengen. Particulieren, die niet op de hoogte zijn van de voordelen en de mogelijkheden die opname van hun archiefmateriaal bij een archiefinstelling met zich mee brengt, zullen minder geneigd zijn om hun materiaal bij een archiefdienst onder te brengen. Door middel van een acquisitiebeleidsplan kan aan deze problematiek eenvoudig een einde worden gemaakt door samenstelling en publicatie van een acquisitieprofiel. Ten tweede is passieve acquisitie afhankelijk van de medewerker belast met acquisitie en zijn of haar opvattingen over de archiefwaardigheid van het door particulieren aangeboden materiaal. Zonder acquisitieplan en zicht op de reeds aanwezige collecties kan deze medewerker slechts als een veredelde stofzuiger van cultureel erfgoed optreden door al het aangeboden materiaal aan te nemen en op te slaan als mogelijk waardevol. 95 Tot slot heeft er, sinds het aanbreken van het digitale en post-custodiale tijdperk, een bewustwordingsproces plaatsgevonden. Hierdoor kunnen archivarissen zich niet meer uitsluitend verschuilen achter hun passieve en zogenaamd objectieve taak als beheerders van archiefmateriaal; archivarissen spelen een
94
F.C.J. Ketelaar, 'Voorwerp van archiefwetenschap', in: Jaarboek 2008 stichting archiefpublicaties (Den Haag, 2009) 109-110. Alleen voorwerpen die aan de context van besluitvorming hun waarde als bewijs ontlenen zijn archiefstukken en behoren ongeacht hun vorm tot het archief. Voorwerpen zoals medailles, vaandels en kleding horen thuis in een prijzenkast of in een museum, niet in een archief.
95
