onderscheid tussen het beschrijven en analyseren van de huidige personele inzet en het voorspellen van de toekomstige personele inzet bij ongewijzigd beleid en omstandigheden.
Voor het beschrijven en analyseren van de huidige personele inzet is gebruik gemaakt van informatie uit het personeelsinformatiesysteem. Personeels- informatiesystemen zijn in eerste instantie bedoeld voor een zo goed mogelijk personeelsbeheer, zoals het uitbetalen van de salarissen. Deze systemen bevatten een schat aan informatie, maar deze informatie heeft niet altijd de vorm die voor strategische personeelsplanning nodig is. Ook in het wza was dit het geval.
Nadat bepaald was vanuit welke invalshoeken de personeelsinformatie bekeken zou worden, bijvoorbeeld leeftijd, sekse, functie en afdeling, bleek dat voor de invalshoek ´functie´ een grote hoeveelheid functienamen (in 2010 stonden er 211 in het systeem) gereduceerd moest worden tot een overzichtelijk aantal functiecategorieën. Daarnaast werden de afdelingen gegroepeerd tot qua aard van de werkzaamheden en personeel min of meer homogene clusters (Veltkamp 2011).
Op deze manier werd in Excel een analyseomgeving ingericht, waarmee het actuele personeelsbestand vanuit allerlei invalshoeken apart en tegelijkertijd bekeken kon worden. Een van de invalshoeken was bijvoorbeeld de vraag: Wat is het gemiddeld aantal dienstjaren van onze medewerkers? Voor het hele ziekenhuis is dit: 11,4 jaar. Geldt dit echter voor elk cluster (tabel 4.1)? En wat zien we als we niet het gemiddelde nemen, maar kijken naar de spreiding (figuur 4.2)?
Tabel 4.1 Gemiddeld aantal dienstjaren, peiljaar 2010, excl. stagiairs (Speelman 2011)
WZA Cluster Facilitaire Management Medische Psycho- Medisch Zorg Zaken Onder- Onder- sociaal & Specialisten
steuning steuning Revalidatie
Aantal
dienstjaren 11,4 11,5 11,7 12,4 11,0 11,7 9,1
Op deze manier kunnen kenmerken op basis van functiecategorieën, leeftijds- groepen, sekse enzovoorts vergeleken worden. Ook bestaan er keuzemogelijk- heden in de mate van detail en wijze van presentatie.
Figuur 4.2 Aantal jaren in dienst per cluster, 2010 (Speelman 2011)
Evaluatie
Het inrichten van een analyseomgeving is een arbeidsintensief proces. Van belang is dat de vragen van de organisatie het uitgangspunt vormen. Zij bepalen de relevante invalshoeken. Als hierbij verschillende functionarissen betrokken worden, neemt de bruikbaarheid van de managementinformatie toe. In het wza
waren hier, naast de po&o afdeling, ook afdelingshoofden en een bestuurder bij
betrokken. Nadat bepaald is welke definities (formules) leiden tot relevante categorieën en deze ingebed zijn in de geconstrueerde analyseomgeving, kunnen deze op elk willekeurig moment weer toegepast worden. Omdat de analyseomgeving in Excel gemakkelijk is aan te passen of uit te breiden, biedt dit naast continuïteit, tevens de flexibiliteit om invalshoeken toe te voegen of aan te passen. Hiermee is de basis gelegd voor een toekomstige cyclus van strategische personeelsplanning en voor de evaluatie van de effecten van eventuele maatregelen3.
Om een beeld te vormen van de personele inzet over vier jaar onder gelijk- blijvende omstandigheden en beleid is gekeken naar de mobiliteit van het personeel en de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand. Voor het in kaart brengen van de mobiliteit en het berekenen van de gevolgen hiervan van de toekomstige personele inzet is de idu-matrix een bruikbaar instrument (Depré
< 5 jaar 5-15 jaar 15-25 jaar > 25 jaar < 5 jaar 5-15 jaar 15-25 jaar > 25 jaar 44% 32% 15% 9% 34% 50% 12% 4%
zorg cluster cluster medisch
specialisten
Figuur 4.3 Fictief voorbeeld van een ingevulde IDU-matrix (Speelman 2010)
Uit het personeelsinformatiesysteem van het wza kon goed de in- en uitstroom
van de organisatie gehaald worden. Hieruit bleek onder meer dat de uit- stroom van jong personeel relatief hoog was. Lastiger was het om de interne doorstroom te bepalen. Hiervoor moeten eerst doorstroomprofielen in kaart gebracht worden: Wat zijn de meest voorkomende carrièrepaden? En uit welke loopbaanstappen bestaat een carrièrepad? Hierna kan berekend worden hoe vaak die loopbaanstappen gemaakt worden en kan voorspeld worden hoe de personeelsopbouw er over vier jaar uit zal zien als er niets verandert. In de pilot is een begin gemaakt met het formuleren van doorstroomprofielen (Speelman 2011).
Figuur 4.4 Leeftijdsopbouw op 1 januari 2010 en voorspelde leeftijdsopbouw op 1 januari 2015
31/12/2009
1/1/2009 Verpleeg- Verzorgenden Helpenden Uitstroom Totaal kundigen Verpleegkundigen 20 5 25 Verzorgenden 3 63 9 75 Helpenden – 23 61 16 100 Instroom 2 14 20 Totaal 25 100 81 30 Beginsituatie Demotie Eindsituatie Promotie 250 200 150 100 50 2010 2015 4.4.2 De personele inzet straks
1 bepalen leeftijdsgroep;
2 berekenen aantal medewerkers per leeftijdsgroep per peiljaar; 3 berekenen instroomintensiteit per leeftijdsgroep;
4 berekenen uitstroomintensiteit per leeftijdsgroep;
5 berekenen gemiddelde instroomintensiteit per leeftijdsgroep; 6 berekenen gemiddelde uitstroomintensiteit per leeftijdsgroep; 7 extrapoleren met gebruik van in- en uitstroomintensiteit.
Voor het berekenen van de leeftijdsontwikkelingen van het wza zijn de peiljaren
2005-2010 als uitgangspunt genomen. De grafiek in figuur 4.4 toont dat de groep
oudere medewerkers zal groeien en dat de uitstroom door het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd de komende jaren sterk zal toenemen.
Evaluatie
De idu-matrix heeft de gevolgen van de in- en uitstroom van personeel voor
het wza in beeld gebracht. Voor het bepalen van de toekomstige personele
bezetting biedt de idu-matrix echter meer mogelijkheden. Als het wza deze wil
benutten, dan kan het doorstroomprofielen gaan formuleren en registreren. In een volgende cyclus strategische personeelsplanning kan dan ook de interne doorstroom van personeel in de idu-matrix ingevuld worden.
Voor het wza leverde de planningsinformatie twee verdiepende vragen
op: Waar wordt de uitstroom onder relatief jong personeel door veroorzaakt? Wat is het rendement van de opleidingsinspanningen of in hoeverre bindt het ziekenhuis de stagiaires aan zich? De antwoorden op deze vragen kunnen belangrijke aanwijzingen geven voor hr-maatregelen.