Uit het gesprek en demonstratie met een medewerker van KPD (Alexander Lassche) kwamen een aantal voordelen en nadelen naar voren, namelijk:
- PlanCalc is een programma om projectplanningen mee te maken. - Gegevens uit een calculatie kunnen worden geïmporteerd. Dit kan op dit
moment echter alleen vanuit de software die KPD hiervoor levert, maar zal in de toekomst ook kunnen vanuit IBIS-TRAD.
Nadeel van importeren is dat de calculatie niet op basis van Stabu-codes moet zijn, maar op het niveau van een elementenbegroting.
- Personeelsinzet is goed inzichtelijk te maken, door het invoeren van benodigde uren en de inzet van ploegen. Dit kan in beide richtingen, namelijk eerst de benodigde uren invoeren waaruit de inzet aan personeel volgt of de hoeveelheid personeel invoeren wat de lengte van de tijdsbalken bepaald.
- Men maakt gebruik van hoofdplanningen en deelplanningen. Dat houdt in dat bijvoorbeeld deelfasen in een project, zoals onderbouw of bovenbouw in een deelplanning kunnen staan. Deze deelplanningen samen vormen dan de hoofdplanning. Ook kunnen deze deelplanningen worden samengevouwen tot één tijdsbalk.
- Om de bedrijfsplanning op te stellen moeten de planningen gekopieerd worden naar een deelplanning, welke samen kan worden gevouwen tot één tijdsbalk. Er is echter geen automatische koppeling, de bedrijfsplanning zal niet worden aangepast wanneer een projectplanning wordt gewijzigd.
- De balken kunnen handmatig worden getekend of via numerieke invoer. - Tekst kan worden toegevoegd, zowel boven, onder, in of langs de balken. - Er kunnen verschillende kolommen voor de planning worden gezet, namelijk:
o Duur o Start o Eind
o Omschrijving
o Opmerking (handmatig in te voeren) o Ploeg (type/aantal)
- Algemeen:
o Goede informatievoorziening via brochure en beurs
o Demonstratie verliep niet geheel vlekkeloos, de accountmanager kon zelf niet alles demonstreren.
o PlanCalc levert niet veel voordelen boven andere software, zoals PowerProject.
Samengevat:
Voordelen Nadelen
Koppeling calculatie Calculatie niet op Stabu, maar elementen Personeelsinzet
10.3 Conclusie marktonderzoek
Uit de gesprekken en interviews blijkt dat de leveranciers niet meer te bieden hebben dan de huidige software PowerProject.
Van Meijel is gespecialiseerd in software met betrekking tot de kosten (administratief). Het lijkt erop dat zij nog niet erg thuis zijn in de software voor het vervaardigen van bouwplanningen. Een aantal elementaire onderdelen zijn lastig of niet in te voeren. PlanCalc is een geschikt programma om bouwplanningen mee te maken en er is voldoende ervaring binnen KPD. Toch lijkt het geen meerwaarde te hebben boven PowerProject en daardoor niet verstandig om aan te schaffen, implementeren en
11 Advies
11.1 Inleiding
Uit de gesprekken en interviews die zijn gehouden met alle afdelingen binnen Van Wanrooij Bouw & Ontwikkeling wordt duidelijk waar de problemen zitten met betrekking tot het vervaardigen van planningen.
Voorafgaand aan het onderzoek werd vooral gedacht dat de problemen vooral zijn veroorzaakt door de onmogelijkheden en onvolkomenheden in de huidige
planningsoftware, maar gaande het onderzoek bleek dat de oorzaak gezocht moet worden in de structuur met betrekking tot planningen binnen Van Wanrooij. Door deze resultaten ontstaat er een tweedeling in het advies, enerzijds het programma van eisen en het marktonderzoek in planningsoftware, maar veel belangrijker een advies met betrekking tot verbeterpunten ten behoeve van de bedrijfsstructuur en bedrijfscultuur, de interne communicatie van planningen en doelstellingen.
11.2 Structuur planningen
In de eerste ronde interviews is de behoefte naar planningsoftware geïnventariseerd. Later in het onderzoek is gekozen om een tweede ronde met interviews te houden, om zo meer inzicht te krijgen in het daadwerkelijke gebruik van de planningen. Doel was om inzichtelijk te maken hoe een planning op wordt gesteld en waar de afdelingen hun planningen op baseren.
Uit deze gesprekken komt naar voren dat er nog het één en ander aan structuur
ontbreekt binnen Van Wanrooij en zeker ook aan de bedrijfscultuur. Samengevat zijn er een aantal verbeterpunten op te noemen waar in de toekomst aan gewerkt moet
worden:
PROJECTONTWIKKELING Algemeen:
- Het genereren van een overall ontwikkelingsplanning van alle lopende projecten.
- Het maandelijks actualiseren van de actuele projecten (start bouw binnen ca anderhalf jaar)
Projectontwikkelaars (Commercieel)
- Commerciële Projectontwikkeling dient een betrouwbare reële planning af te geven. Wanneer de ontwikkelingsplanning betrouwbaar en reëel is krijgt hij ook een duidelijke doelstelling. Deze doelstelling kan over worden gedragen op de betrokken partijen, welke zich dan ook aan de planning dienen te houden. - Deze planning moet in elk geval vier wekelijks worden geactualiseerd - Er kan gebruik worden gemaakt van een standaardplanning. Deze
standaardplanning dient een stappenplan te bevatten, waaruit blijkt welke taken er gedurende het gehele ontwikkelingstraject dienen te gebeuren.
Op deze manier zal het vaker en beter plannen uiteindelijk tijdwinst opleveren, omdat projectontwikkeling duidelijk kan zien wanneer de betrokkene zijn zaakjes gereed dient te hebben en kan dit ook duidelijk aan hen maken.
BOUW Algemeen
Projecten
- De projectplanningen moeten als doelstelling worden gezien en niet zoals nu het geval is als richtlijn(“leidraad”). Het projectteam dient dan alles in het werk te stellen om de planning te halen.
- Betrekken van leveranciers en onderaannemers bij het vervaardigen van de planning, dit door een gezamenlijk werkoverleg waarin de planning wordt opgesteld voordat deze definitief wordt gemaakt. Op deze manier creëert men commitment bij de uitvoerders en onderaannemers.
- De planning dient een reële weergave te zijn van de werkelijkheid. Hiervoor zijn een aantal hulpmiddelen beschikbaar:
o De prognoseschaal voor onwerkbaar weer toepassen
o Het opnemen van de dagproducties (m2/m3) in de planning als controlemiddel (Bijkomend voordeel hiervan is dat de lengte van de tijdsbalken in de planning makkelijker kan worden bepaald a.d.h.v. de ploeginzet.)
o Opnemen van afstemmingsverlies in de planning. Dit houdt in dat niet op het meest minimale wordt gepland maar rekening wordt gehouden met een aantal dagen verlies als gevolg van de aansluiting en afstemming tussen de onderdelen.
- Het bijhouden van de standenlijn op het werk. Eventueel periodiek (bijvoorbeeld 4- wekelijks) de planning met behulp van de standenlijn actualiseren en aan betrokkenen zowel intern als extern verstrekken. Zo worden verassingen voor de onderaannemers aan de start van de afbouw voorkomen. Door de
regelmatige actualisatie is de noodzaak tot een afbouwplanning komen te vervallen.
11.3 Planningsoftware
Nadat interviews zijn gehouden met gebruikers van de planningsoftware komt hieruit naar voren dat een aantal afdelingen goed met de huidige software uit de voeten kunnen, maar andere afdelingen vinden de software niet praktisch in het gebruik. Met name de afdeling werkvoorbereiding is voor het opstellen van de projectplanningen goed tevreden over de huidige software. Dit was ook wel te verwachten want deze afdeling werkt het meest regelmatig met de software en de huidige software is ook gericht op het maken van projectplanningen voor bouwprojecten. Wel geeft men aan dat lang niet alle functies van het programma worden gebruikt, en men ziet hiertoe ook niet de noodzaak.
De commerciële projectontwikkeling daarentegen is niet erg te spreken over de huidige software. Dit heeft vooral te maken met het feit dat zij jaarlijks maar 4 keer een planning opstellen en dus weinig ervaring hebben met dit programma. Mogelijk zou dit verbeterd kunnen worden door een goede instructie te geven en door een standaardplanning op te stellen, waarin enkel kleine wijzingen in aan hoeven te worden gebracht die specifiek op een project van toepassing zijn. Men kan zich ook afvragen of gezien het aantal
projecten wat bij een ontwikkelaar loopt zij niet veel vaker een actuele
ontwikkelingsplanning moeten maken van de onderhanden projecten. In dat geval zullen zij ook vaker met de software werken en wordt routine ontwikkeld.
Het opstellen van de afdelingsplanningen voor technische projectontwikkeling voldoet redelijk. Dit is te danken aan het feit dat het afdelingshoofd eerder werkzaam is geweest bij werkvoorbereiding en daar vaker te maken heeft gehad met de huidige software. Blijkbaar is instructie een bepalende factor in hoe het programma wordt ervaren. De overige afdelingen werken op dit moment niet met planningsoftware, maar maken voor het vervaardigen van planningen gebruik van Microsoft Excel en AutoCAD. Dit is niet wenselijk, omdat:
- Met deze programma’s niet of moeilijk de standaard lay-out kan worden vervaardigd
- Deze planningen zijn alleen handmatig te verwerken in een planning van een andere afdeling
- Het plannen in een dergelijk programma, na goede instructie voor planningsoftware in het algemeen tijdrovender is.
- Er geen koppeling kan worden gemaakt met de urenverantwoording van tekenkamer.
- Aanpassingen in het algemeen zeer tijdrovend zijn, terwijl door het aanbrengen van relaties dit in hiervoor bedoelde software vrij eenvoudig is.
Eerder in het afstudeertraject is reeds een inventarisatie gemaakt van verschillende leveranciers. Deze inventarisatie is gebaseerd op gegevens uit verschillende
invalshoeken. Zo zijn er een aantal bedrijven die uiteindelijk dezelfde planningsoftware leveren, wat het overbodig maakt om met al deze bedrijven een technisch gesprek aan te gaan.
Daarnaast zijn er bedrijven waar Van Wanrooij reeds bekend mee is of al zaken mee doet, zoals Van Meijel, die hierdoor een lichte voorkeur hebben boven anderen. Uiteindelijk blijven er 4 verschillende partijen, die mogelijk kandidaat zijn om
Op basis van ingewonnen informatie over de diverse software lijken PowerProject en PlanCalc de meest voor de hand liggende programma’s om uiteindelijk voor te kiezen. Deze software is het meest gericht op de bouwbranche en zal dus het best passen bij Van Wanrooij.
Van Meijel, met Metacom daarentegen is meer gespecialiseerd in software met betrekking tot de kosten. Het voordeel hiervan kan wel zijn dat de koppeling met de projectomzetten in de bedrijfsplanning eenvoudig te maken is. Dit heeft dan weer als voorwaarde dat de getallen ook per project in een vroeg stadium in Metacom worden ingevoerd.
Op dit moment lijkt het er op dat Van Meijel niet voldoende thuis is in de software voor het vervaardigen van bouwplanningen. Het zou ook nog te overwegen zijn dat de
bedrijfsplanning wel met planningsoftware van Van Meijel opgesteld moet worden, maar de bouwplanningen met PowerProject of PlanCalc.
De verschillen in software tussen PlanCalc en PowerProject zijn op dit moment nog niet geheel duidelijk, maar zoals het er nu naar uit ziet lijkt het beter om de huidige software, namelijk PowerProject te handhaven. Dit komt voort uit het feit dat er dan geen nieuw programma geïmplementeerd hoeft te worden en dat PlanCalc voor het invoeren van de omzet gekoppeld dient te worden aan software van KPD. Dit zou dan bedrijfsbreed inhouden dat een nieuwe leverancier ook de kostenbewaking gaat doen. Dit is niet wenselijk.
11.4 Eindconclusie
Mijn advies aan het bedrijf houdt dus in dat ten eerste moet worden gekeken naar de verbeterpunten van planningen in het algemeen, en dit ook procedureel vast te leggen naar de afdelingen. Dit houdt in dat voor elke afdeling duidelijk moet zijn wat van hen wordt verwacht op het gebied van planningen en de communicatie hiervan.
Voor wat betreft de software is mijn advies om vooralsnog de huidige software te blijven gebruiken en te zorgen voor instructie richting de afdelingen die (nog) niet volledig op de hoogte zijn van de mogelijkheden van het programma.
Navraag bij CTB leerde dat de gerichte vraag van de Directie over de koppeling van omzet aan de bedrijfsplanning goed te realiseren is met een nieuwe versie van PowerProject.
12 Actiepunten n.a.v. advies
AlgemeenDirectie bouwbedrijf & projectontwikkeling: - Verzorgen instructie:
o Software
o Beleid m.b.t. procedures planningen Commerciële projectontwikkeling
- Ontwikkelingsplanningen naar realiteit opzetten.
- Ontwikkelingsplanning per project 4-wekelijks actualiseren. - Communiceren van de planning met alle betrokkenen. Directie projectontwikkeling
- Opstellen van bedrijfsplanning (“overallplanning”) op basis van de 4-wekelijks aangepaste ontwikkelingsplanningen, eventueel automatisch te genereren. - Communiceren met technische directie bouwbedrijf, wat de start datum van een
project zal zijn.
Technische projectontwikkeling
- Communiceren van afdelingsplanning met ontwikkelaars en directie projectontwikkeling.
Directie bouwbedrijf
- Bedrijfsplanning opstellen aan de hand van de bedrijfsplanning projectontwikkeling.
o Globale omzet toevoegen o Start bouw en doorlooptijd
- Communiceren bedrijfsplanning met afdelingen Calculatie
- Globale projectplanning in calculatie fase t.b.v. bouwtijdberekening en tijdgebonden kosten.
- Communiceren van de afdelingsplanning calculatie met diverse afdelingen, zowel binnen het bouwbedrijf als projectontwikkeling.
Tekenkamer
- Communiceren afdelingsplanning met werkvoorbereiding, om aan te geven wanneer tekeningen gereed zijn i.v.m. voorbereidingsplanning met start bouw. Werkvoorbereiding/ projectleiders
- Gebruik prognoseschaal
- Voorbereidingstraject en inkooptraject onderdeel maken van projectplanning (levertijden, tekeningen enz.)
- Onderaannemers en leveranciers betrekken bij het opstellen van de planning. - Reservedagen inplannen i.v.m. aansluit/ afstemverliezen.
- Stand invoeren per 4 weken en communiceren met alle betrokkenen, hierdoor vervalt de afbouwplanning.
13 Bijlagen
Inhoudsopgave bijlagen: