Kosten-baten van open data: BZK-onderzoeken

De Vries heeft in opdracht van het Ministerie van BZK in 2014 een onderzoek uitgevoerd naar de eventuele kosten van het beschikbaar stellen van open data. Daarvoor zijn een vijftal casestudy’s uitgevoerd, te weten KNMI, Kadaster, de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE), de gemeente Rotterdam en de gemeente Enschede. Kronenburg et al. hebben in 2012 in opdracht van het Ministerie van BZK een soortgelijk onderzoek uitgevoerd, met als casestudy’s RCE, Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidzorg (CIBG), Ministerie van BZK, gemeente Rotterdam, Provinciaal GeoRegister (PGR) en Dienst Uitvoerend Onderwijs (DUO).

Aspecten van incrementele kosten

De Vries maakt een onderscheid tussen drie aspecten van de incrementele kosten, te weten de eenmalige infrastructurele kosten (extra servers, software), de veranderkosten en de structurele beheerkosten. De infrastructurele kosten verschillen per organisatie en per type van dataset. Voor KNMI waren die infrastructurele kosten van €20.000 beduidend hoger dan bijvoorbeeld voor de gemeentes. De eenmalige infrastructurele kosten bedragen gemiddeld €5.000.

De veranderkosten vormen de grootste kostenpost van het beschikbaar stellen van open data. De veranderkosten hebben betrekking op de personele kosten gemoeid met het voorbereiden en uitvoeren van een opendataproject, zoals het onderhandelen met data-eigenaren, het wegnemen van bezwaren en het faciliteren van duurzame ontsluiting en promoten van open data. Hoewel deze kosten ook verschilden per onderzochte organisaties, concludeert De Vries (2014) dat er wel rekening gehouden moet worden met circa 1 fte voor een jaar, ongeveer €50.000.

De beheerkosten van open data betreffen het duurzaam ontsluiten van open data, publiceren van updates, structurele kosten van de infrastructuur en kosten voor extra helpdesk medewerkers.

101

Kenniscentrum open data

Beheerkosten variëren tussen de €10.000 en €15.000 per jaar, afhankelijk van organisatie, hoeveelheid en diversiteit van datasets.

Kronenburg et al. (2012) heeft voor de incrementele kosten alleen een inschatting gemaakt van de investeringskosten (infrastructuur en voorbereidingskosten), maar heeft de beheerkosten niet in alle cases meegenomen. Voor de door hun onderzochte zeven casestudy’s liepen de incrementele kosten uiteen van €15.000 voor CIBG voor de extra server benodigd voor het beschikbaar stellen van het BIG Register tot €7.5 miljoen voor RCE. RIVM gaf aan dat er geen extra kosten zijn gemaakt om luchtkwaliteit- en emissiedata beschikbaar te stellen, maar dat open data een verschuiving van kosten binnen de eigen organisatie inhielden. De provincies hebben €450.000 en 800 mensuren bijgedragen om het Provinciaal GeoRegister (PGR) op te zetten. PGR is geen dataset maar een metadata-register van provinciale data, zodat provinciale (open) data beter te benutten en te delen worden. Het Ministerie van BZK heeft een extra €300.000 geïnvesteerd om de Wettenbank op te zetten. Het Ministerie van OCW heeft €500.000 bijgedragen om onderwijsdata openbaar te maken.

RIVM, RCE en DUO gaven aan dat de meeste veranderkosten gemaakt zijn voor het geschikt maken van open data (datakwaliteit verhogen, anonimiseren/aggregeren, etc.). Bij gemeente Rotterdam is

€130.000 geïnvesteerd, waarbij het grootste gedeelte toe te schrijven is aan samenwerkings-projecten met de Hogeschool Rotterdam (HR) om open data te faciliteren en te promoten.

Overigens konden in geen van de onderzochte cases de incrementele kosten exact worden bepaald aangezien in geen van de cases ex-ante een duidelijke budgettering heeft plaatsgevonden, er niet bijgehouden is wat de kosten ex-post precies waren. Bovendien is het moeilijk voor de organisaties om de kosten van het uitvoeren van publieke taken te scheiden van de kosten van open data.

Verschillen in onderzochte organisaties

De Vries (2014) concludeert uit de vijf casestudy’s dat er grote verschillen zijn tussen het type data-aanbieder, aan de ene kant van het spectrum bevinden zich de organisaties van wie het een kerntaak is om data te verstrekken (KNMI, Kadaster) en aan de andere kant de andere organisaties zoals gemeentes en RCE. Bij de professionele dataverstrekkers is er al vaak een infrastructuur aanwezig om grote hoeveelheden dynamische data te verwerken. Bij andere organisaties ontbreekt vaak een dergelijke infrastructuur. Voor de professionele dataverstrekkers zit het grootste knelpunt voor open data in (het omleggen van) financiën omdat hun huidig verdienmodel onder druk wordt gezet. Voor gemeentes zit het grootste knelpunt eerder in het verduurzamen van open data, en het vasthouden van de energie. Open data worden bij gemeentes vaak door één persoon aangejaagd, en als die persoon wegvalt (ziekte, doorschuiven naar een andere positie of project), valt het momentum weg, zoals bij de gemeente Rotterdam. Een ander probleem voor gemeentes is dat de kosten vaak door verschillende onderdelen van de organisatie moeten worden betaald, en dat de data weer bij andere onderdelen worden beheerd. Daardoor kan het moeilijk zijn om de verschillende onderdelen van de organisatie te overtuigen van de benodigde kosten. In Tabellen 2.5 en 2.6 van het rapport wordt een samenvattend overzicht van de baten en kosten van de BZK onderzoeken gegeven.

102 Samenvatting onderzochte cases

Tabel B3.1: Samenvattend overzicht van de bevindingen in de 5 cases in euro’s (de Vries 2014, p.25)

Case Begin

uitvoering Data

Kosten in euro’s Dekking Baten

Tabel B3.2: Samenvatting overzicht van de bevindingen in de 7 cases in euro’s (Kronenburg et al.

2012) (samengevat door de auteurs)

Case Begin

invoering Data Kosten in euro’s Baten in euro’s

Infrastructureel Veranderkosten

RCE 2011 Cultureel

erfgoed

60.000/jaar voor de Beeldbank

7.5mln Intern: 7 fte/jaar (500.000/jr) minder + onderhoudscontracten (300.000/jr) extern: gemeenten besparen ca. 7 min. per opvraging van monumenten-dossiers

BZK 2001 Wettenbank 300.000 Lagere transactiekosten.

CIBG 2012 BIG Register 15.000 Moesten toch al

100.000 250.000 Extern: waarschijnlijk lagere

transactiekosten, bijv. Milieudefensie

Rotterdam 2012 Divers 130.000, waarvan

100.00 faciliteren HR

Extern: HR: bijna EUR 700.000 aan subsidies + EUR 200.000-300.000 aan publicitaire waarde

DUO 2011 Onderwijsdata 500.000 4.5 fte besparen in 2 jaar

Provincies 2007 Opzetten PGR 60.000 450.000

+ 800 mensuren data die ze aanbieden (terabytes per dag), omdat deze organisaties meeliften op infrastructuur die al uitgerold was. Voor gemeente Rotterdam waren deze kosten relatief hoog omdat deze uitbesteed zijn. Voor RCE waren er geen cijfers beschikbaar omdat RCE geen onderscheid maakt tussen gebruikers en hergebruikers. Volgens De Vries (2014, p,28) is ontsluiten van open data bij RCE een kerntaak, en is er daarvoor geen aparte post in de begroting opgenomen, en is het daarom onmogelijk om de incrementele kosten vast te stellen. RCE beschouwde alle kosten die gemaakt moeten worden voor het digitaliseren van informatie en het verbeteren van de informatievoorziening, in totaal €7,5 miljoen, in zijn geheel als investeringen voor open data

103

Kenniscentrum open data

(Kronenberg et al. 2012, p.31). RCE verwacht dit bedrag binnen 10 jaar terug te verdienen door besparingen op balie- en archiefmedewerkers (Kronenberg et al. 2012, p.33).

Baten van open data

De Vries (2014) heeft alleen kosten in beschouwing genomen, en daar waar genoemd, anekdotische baten meegenomen. Kronenburg et al. (2012) hebben wel de verwachte baten in beschouwing genomen. Een aantal van die baten worden verwacht binnen de organisatie te vallen. Zowel RCE als DUO verwachten op personele kosten te besparen. Bij de andere organisaties worden de baten verwacht buiten de eigen organisatie te vallen, zoals lagere transactiekosten voor gebruikers (Wettenbank van BZK, en de provincies). De gemeente Rotterdam ziet zelf nog geen directe baten.

Wel heeft de samenwerking met HR geleid tot baten voor de hogeschool. HR gebruikt de open data als lesmateriaal en heeft bijna €700.000 aan nationale en Europese subsidies binnengehaald voor projecten. Ook gaf HR aan voor €200.000 à €300.000 aan publicitaire waarde gegenereerd te hebben met publicaties over (de diverse onderdelen van) Rotterdam Open Data platform (Kronenburg et al.

2012, p.80).

104