Deel I. Overijsselse standaard Inleidende vragen
1. Wat is uw rol binnen het project:
о Opdrachtnemer о Opdrachtgever
о Anders nl.:………
2. Bent u opdrachtnemer/opdrachtgever van een….:
о Project о Programma
3. In onderstaande tabel ziet u een vijftal categorieën waarop verschillende werkwijzen zijn te
onderscheiden. Wilt u in de laatste kolom van de tabel aangeven met A, B of C in welk kenmerk van de betreffende categorie u uw project het meest herkent?
Categorieën A. B. C. Uw keuze
Waarom Blijvend werken een missie vertaald in doelen en resultaten
Nastreven van vooraf overeengekomen doelen
Behalen van een vooraf gedefinieerd en uniek resultaat Tijdshorizon Eindig, van tevoren
bepaald
‘Eeuwig’, qua intentie Tijdelijk, stoppen zodra nodig en mogelijk Besluitvorming Periodiek Op afgesproken
momenten
Per faseovergang Nadruk op Bereiken van ‘eigen’ doelen ‘Tastbaar’ resultaat Samenhang in het
bereiken van doelen Beheersing Tijd, geld, kwaliteit,
informatie en organisatie
P&C-cyclus Tempo, haalbaarheid, efficiëntie,
doelgerichtheid, en flexibiliteit
Gebruik van de OVS
4. Maakt u bij uw project gebruik van de OVS? Ja Nee
(indien nee, ga verder bij vraag 10)
5. Bij hoeveel projecten heeft u de OVS toegepast? ………… 6. Welke onderdelen van de OVS gebruikt u voor uw project? (meerdere antwoorden mogelijk)
□ Definities van projecten en programma’s □ Projectopdracht
□ Projectplan □ Voortgangsrapportages
□ GOKIT beheersingsplannen □ Rolverdelingen
□ Risicomanagement □ Eindevaluatie
7. Kunt u aangeven waarom u gebruik maakt van de OVS: (meerdere antwoorden mogelijk)
□ De OVS heeft meerwaarde voor mijn project
□ De OVS heeft meerwaarde voor de provinciale organisatie
□ De OVS zorgt ervoor dat ik projectmatig werk
□ De OVS maakt mijn werk eenvoudiger
□ Het werken volgens de OVS wordt verplicht door mijn opdrachtgever
□ Het werken volgens de OVS wordt verplicht door de programmaleider IiO
□ Anders namelijk:………
8. Indien u bij vraag 7 hebt aangegeven dat het werken met de OVS u verplicht wordt:
Als het werken volgens de OVS niet verplicht zou zijn door uw meerdere, Ja Nee zou u dan zelf het initiatief nemen om conform de OVS te werken?
9. Kunt u in onderstaand tekstvak aangeven waarom u de OVS wel of niet zou gebruiken als het niet verplicht zou zijn door uw meerdere?
10. Indien u vraag 4 met nee heeft beantwoord, kunt u aangeven waarom u geen gebruik maakt van de OVS: (meerdere antwoorden mogelijk)
□ Ik ben niet op de hoogte van het bestaan van de OVS (U kunt verder gaan bij deel 2 van de vragenlijst op de laatste bladzijde)
□ Ik heb niet voldoende kennis van de OVS om er goed mee te werken.
□ De OVS heeft geen meerwaarde voor mijn project
□ De OVS heeft geen meerwaarde voor de provinciale organisatie
□ Het werken volgens de OVS neemt teveel tijd in beslag
□ Het werken volgens de OVS leidt tot meer bureaucratie
□ Het werken volgens de OVS wordt niet verplicht door mijn opdrachtgever
□ Mijn project is eigenlijk geen echt project maar bevat een reguliere taak
□ Anders namelijk:……… Functioneren van de OVS
11. Zou u willen aangeven in hoeverre u het eens bent met onderstaande uitspraken over het functioneren van de OVS?
Helemaal mee eens Mee eens Niet mee eens, niet mee oneens Mee oneens Helemaal mee oneens Weet ik niet/ nvt “Als je de OVS eenmaal gebruikt hebt gebruik je
hem bij volgende projecten altijd”.
1 2 3 4 5 ?
“De OVS ondersteunt mij in het behalen van de doelstellingen van het project”.
1 2 3 4 5 ?
“Alle onderdelen van de OVS (zie vraag 6) zijn van toepassing op mijn project”.
1 2 3 4 5 ?
“Ik gebruik alleen die onderdelen van de OVS die zinvol zijn voor mijn project”.
1 2 3 4 5 ?
“De OVS moet ook gebruikt worden bij projecten die sterk lijken op een reguliere taak”.
1 2 3 4 5 ?
“De OVS legt teveel de nadruk op verantwoording en controle”.
1 2 3 4 5 ?
“De projectteams voelen de urgentie om de doelen van het project te behalen”.
1 2 3 4 5 ?
“De OVS is vooralgeschikt voor
eenheidsoverstijgende en/of complexere projecten/programma’s”.
1 2 3 4 5 ?
“De OVS beperkt mij in de vrijheid en ruimte die ik krijg bij de uitvoering van mijn project”.
1 2 3 4 5 ?
“De voortgangsrapportages in het kader van de OVS zijn goed bruikbaar bij de rapportages voor de reguliere P&C cyclus”.
1 2 3 4 5 ?
“De organisatiecultuur van X stimuleert projectmatig werken.”
Meerwaarde van de OVS
12. Zou u willen aangeven in hoeverre u het eens bent met onderstaande uitspraken over de meerwaarde van de OVS?
Helemaal mee eens Mee eens Niet mee eens, niet mee oneens Mee oneens Helemaal mee oneens Weet ik niet/ nvt “De OVS helpt mij om vast te stellen of de
activiteit zich leent voor de projectmatige aanpak”.
1 2 3 4 5 ?
“Het projectplan helpt mij bij het concretiseren van de doelen van het project”.
1 2 3 4 5 ?
“De voortgangsrapportages helpen mij bij de beheersing van het project”.
1 2 3 4 5 ?
“De OVS draagt bij aan beter risicomanagement”. 1 2 3 4 5 ? “Door de OVS zijn taken, verantwoordelijkheden en
rolverdelingen duidelijker”.
1 2 3 4 5 ?
“De OVS ondersteunt mij om mijn project doeltreffender te maken”.
1 2 3 4 5 ?
“De samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is verbeterd door het gebruik van de OVS”.
1 2 3 4 5 ?
“De samenwerking tussen de eenheden is verbeterd door het gebruik van de OVS”.
1 2 3 4 5 ?
“Wisselingen in de formatie van het projectteam verlopen soepeler door het gebruik van de OVS”.
1 2 3 4 5 ?
“Door toepassing van de OVS kunnen prestaties van verschillende projecten beter met elkaar vergeleken worden”.
1 2 3 4 5 ?
“De meerwaarde van de OVS heeft positieve invloed op mijn bereidheid om de OVS te gebruiken”.
1 2 3 4 5 ?
13. Voordat ik met de OVS ging werken dacht ik positief over de meerwaarde. Ja Nee 14. Nu ik met de OVS werk ervaar ik de OVS als een meerwaarde. Ja Nee
Gebruiksgemak van de OVS
15. Zou u willen aangeven in hoeverre u het eens bent met onderstaande uitspraken over het gebruiksgemak van de OVS?
Helemaal mee eens Mee eens Niet mee eens, niet mee oneens Mee oneens Helemaal mee oneens Weet ik niet/ nvt
“De handleiding van de OVS is duidelijk”. 1 2 3 4 5 ?
“De handleiding van de OVS is eenvoudig te vinden”.
1 2 3 4 5 ?
“De OVS maakt gebruik van gebruiksvriendelijke formats”.
“Het werken volgens de OVS bespaart tijd”. 1 2 3 4 5 ? Helemaal mee eens Mee eens Niet mee eens, niet mee oneens Mee oneens Helemaal mee oneens Weet ik niet/ nvt “Het gebruik van de OVS leidt tot minder
administratie”. 1 2 3 4 5 ?
“Het werken volgens de OVS heeft mijn werk eenvoudiger gemaakt”.
1 2 3 4 5 ?
“Het gebruiksgemak van de OVS heeft een positieve invloed op mijn bereidheid om de OVS te gebruiken”.
1 2 3 4 5 ?
16. Voordat ik met de OVS ging werken dacht ik positief over het gebruiksgemak. Ja Nee 17. Nu ik met de OVS werk ervaar ik de OVS als gemakkelijk in gebruik. Ja Nee Tot slot
18. Is het werken volgens de OVS voor u een gewoonte geworden? Ja Nee 19. Hebt u de indruk dat het werken met de OVS een verandering in uw gedrag Ja Nee
te weeg heeft gebracht?
Indien u vraag 19 met ja hebt beantwoord, kunt u in onderstaand tekstvak aangeven wat er veranderd is aan uw gedrag?
Deel II. Organisatiecultuur
Onderstaand treft u een viertal omschrijvingen van organisatieculturen aan. Verdeel 100 punten over de vier omschrijvingen, afhankelijk van de mate waarin u vindt dat de omschrijving past bij X. Geef veel punten aan de omschrijving die het best past en weinig of geen punten aan die uitspraak die het minst past bij de provincie. Let er wel op dat het totaal van de vier omschrijvingen uitkomt op 100 punten.
Bekijk de omschrijvingen 'globaal': dus qua strekking en niet op afzonderlijke woorden. Volg uw eerste impuls; vaak is dit de juiste. Ook hier geldt goede of foute antwoorden bestaan niet.
Cultuuromschrijving Uw rating
Een vriendelijke werkomgeving waar mensen veel met elkaar gemeen hebben en die veel weg heeft van een grote familie. De leiders, of de hoofden van de organisaties, worden beschouwd als mentoren en misschien zelfs als vaderfiguren. De organisatie wordt bijeengehouden door loyaliteit en traditie. De betrokkenheid is groot. In de organisatie ligt de nadruk op de langetermijnvoordelen van human resource-ontwikkeling en hecht men grote waarde aan onderlinge samenhang en moreel. Succes wordt gedefinieerd binnen het kader van ontvankelijkheid voor de behoeften van de klant en zorg voor de mensen. De organisatie hecht grote waarde aan teamwerk, participatie en consensus.
Een dynamische, ondernemende en creatieve werkomgeving. De mensen steken hun nek uit en nemen risico’s. De leiders worden beschouwd als innovators en risiconemers. Het bindmiddel dat de organisatie bijeenhoudt, is inzet voor experimenten en innovaties. De nadruk ligt op toonaangevendheid. Voor de lange termijn ligt in de organisatie de nadruk op groei en het aanboren van nieuwe bronnen. Succes betekent de beschikking hebben over nieuwe producten of diensten; hierin voorop te lopen wordt als belangrijk beschouwd. De organisatie bevordert individueel initiatief en vrijheid.
Een geformaliseerde en gestructureerde werkomgeving. Procedures bepalen wat de mensen doen. De leiders zijn trots op dat ze goede, op efficiëntie gerichte coördinatoren zijn. Instandhouding van een soepel draaiende organisatie is het cruciaalst. Formele regels en beleidsstukken houden de organisatie bijeen. De zorg voor de lange termijn gaat uit naar stabiliteit en resultaten, gepaard gaande met een efficiëntie en soepel verlopende uitvoering van taken. Succes wordt gedefinieerd in het kader van betrouwbare levering, soepele planning en lage kosten. Het personeelsmanagement moet zorgen voor zekerheid over de baan en voorspelbaarheid.
Een resultaatgerichte organisatie waarin de grootste zorg uitgaat naar afronding van het werk. De mensen zijn er competitief ingesteld en doelgericht. De leiders zijn opjagers, producenten en concurrenten tegelijk. Zij zijn hard en veeleisend. Het bindmiddel dat de organisatie bijeenhoudt is de nadruk op winnen. Reputatie en succes zijn belangrijke aandachtspunten. Voor de lange termijn richt men zich op concurrerende activiteiten en het bereiken van meetbare doelen en doelstellingen. Succes wordt gedefinieerd binnen het kader van marktaandeel en marktpenetratie. Concurrerende prijsstelling en marktleiderschap zijn belangrijk. De organisatorische stijl is er een van niets ontziende competitie.
Bedankt voor het invullen van de vragenlijst!
Mocht u nog een slotopmerking willen maken over de OVS of over de enquête dan kan dat in onderstaand tekstvak.
Bijlage 3. Toelichting onderdelen OVS
Onderdelen van de OVS Toelichting
Definities van projecten en programma’s Het eerste deel van de OVS bestaat uit definities van projecten, programma’s en van de verschillende vormen van werken; routinematig werken, improviserend werken en projectmatig werken. Daarnaast zijn, om misverstanden te voorkomen, een aantal andere definities opgenomen van begrippen die een project of programma lijken maar het niet zijn.
Projectopdracht Het eerste format in de OVS is de projectopdracht. In dit onderdeel formuleert de opdrachtgever de opdracht en legt deze vast. Daarin wordt aandacht besteedt aan de aanleiding, visie op de oplossingsrichting, projectdoelstellingen, het gewenste eindbeeld en de begroting. Daarnaast wordt aandacht besteedt aan de afbakening en de ambtelijke en bestuurlijke afstemming.
Projectplan Op basis van de projectopdracht schrijft de opdrachtnemer een projectplan. Naast de aanleiding, doelen, gewenste resultaten en randvoorwaarden worden de GOKIT beheersingsplannen opgenomen in het projectplan. Tevens is de
communicatiestrategie van het project uitgewerkt.
GOKIT Beheersingsplannen Om de voortgang van het project te plannen en te bewaken worden specifieke eisen gesteld ten aanzien van de aspecten geld, organisatie, kwaliteit, informatie en tijd. Voor elk van deze aspecten moet een beheersplan worden opgesteld. Om een gedegen beheersplan op te stellen is in het format van het projectplan een format opgenomen voor de GOKIT
beheersingsplannen.
Risicomanagement Het onderdeel risicomanagement in de OVS omvat twee onderdelen: risico assessment (identificatie, analyse en prioritering) en risico control (planning, besluitvorming en monitoring). Daarom worden de projecten geacht naast het projectplan en de GOKIT beheersingsplannen het systeem van risicomanagement op te nemen in het projectplan. Tevens dient naast de risico-analyse en het plan van
beheersmaatregelen voor deze risico’s een overzicht van risico-eigenaren worden opgenomen.
Voortgangsrapportages Door middel van de voortgangsrapportages kan men nagaan in hoeverre de werkelijkheid afwijkt van wat er volgens de beheersplannen had moeten zijn. De bewaking van de voortgang vind per beheersaspect plaats. De projecten dienen gebruik te maken van het format voor de
voortgangsrapportages.
Rolverdelingen In de OVS is een overzicht van rolverdelingen opgenomen. In dit overzicht worden de rollen, taken en bevoegdheden van
projectmedewerkers, hoofd eenheid en teamleider omschreven.
Eindevaluatie Na afloop van het project dient volgens de OVS een
eindevaluatie plaats te vinden. Een moment waarop, net als bij de voortgangsrapportages, kan worden nagegaan in hoeverre de werkelijkheid afwijkt van wat er volgens de beheersplannen had moeten zijn. Een format voor de eindevaluatie is in ontwikkeling.