70 Introductie nieuwe medewerkers

Nieuwe medewerkers krijgen bij Janssen Biologics een programma van twee werkdagen waarin ze alles leren over het bedrijf. Ze krijgen uitleg over de organisatie, afdelingen, producten, etc. Janssen Biologics is tot nu toe het enige bedrijf waarbij tijdens het introductieprogramma ook vijf minuten aandacht wordt besteed aan YJNJ. Dit geldt voor alle nieuwe jonge medewerkers, maar ook voor nieuwe managers van alle leeftijden. Bij de overige medewerkers wordt YJNJ niet meegenomen in het introductieprogramma.  Promotie J&J algemeen

Lineke denkt dat het belangrijk is om ook medewerkers buiten de doelgroep meer bij de communicatie van YJNJ te betrekken. Vooral de managers (die vaak buiten de doelgroep vallen) moeten de toegevoegde waarde van de jongerenvereniging inzien. Als zij het belang van de events begrijpen, kunnen ze hier rekening mee houden wanneer een werknemer hiervoor vrij vraagt. Wellicht kunnen de managers op den duur zelfs fungeren als ambassadeur, door hun werknemers aan te sporen om deel te nemen aan de activiteiten.

 Verbeterpunten in de communicatie

Lineke ziet veel kansen in mond-tot-mond reclame. Bijvoorbeeld via Social Media of door middel van ambassadeurs binnen de verschillende bedrijven. Ze treedt zelf vaak op als ambassadeur en ze merkt dat dit de betrokkenheid van de leden en overige medewerkers vergroot. Ambassadeurs dienen zich actief in te zetten voor de jongerenvereniging, om op die manier zoveel mensen bij YJNJ te betrekken.

 Budget

De leden van YJNJ hoeven geen contributie te betalen. Ook deelname aan de events is gratis. Al het budget van de jongerenvereniging is afkomstig van het hogere management. Per jaar wordt er een bepaald bedrag beschikbaar gesteld. Het bestuur heeft bovendien 3000 euro gekregen voor promotiematerialen. Hiervan is nog geen gebruik van gemaakt, maar er zijn al wel enkele ideeën:

o Pennen voor papier en touchscreen > om met de tijd mee te gaan o USB key > netwerken is de key

71

Bijlage 7

Interview Charlotte Avis en Marlène

Raaijmakers

Datum: 12 maart 2013

Operating company: Johnson & Johnson Medical, Amersfoort

Charlotte zorgt voor het ledenbeheer. Ze ondervindt hierbij veel problemen omdat hiervoor geen effectief systeem beschikbaar is. Haar werkzaamheden voor YJNJ kosten enorm veel tijd omdat ze veel met onhandige Excel-sheets moet werken. Ze besteedt gemiddeld 3 uur per week aan YJNJ. Rondom een event kan dat oplopen tot wel 10 uur per week.

Marlène is algemeen medewerker binnen het bestuur van YJNJ. Zij springt bij waar nodig en besteedt ongeveer hetzelfde aantal uren aan haar werkzaamheden.

Op 12 maart heb ik Charlotte en Marlène gesproken over hun ideeën en toekomstplannen voor de jongerenvereniging. Verder wilde ik ideeën uitwisselen over mogelijke veranderingen in het communicatiebeleid en ontdekken in hoeverre de bestuursleden dezelfde visie hebben over mogelijke ontwikkelingen binnen YJNJ. Het interviews is uitgewerkt aan de hand van verschillende onderwerpen.

Over de jongerenvereniging  Doelstellingen

Volgens Charlotte is het belangrijkste doel om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met J&J en hierdoor te zorgen dat zij zich verbonden voelen met het bedrijf. Marlène voegt hieraan toe dat het belangrijk is dat de leden onderling contact leggen en ideeën uitwisselen. Mede om te voorkomen dat men ‘twee keer het wiel uitvindt’.

 De doelgroep

Nieuwe medewerkers zijn bij indiensttreding automatisch lid van YJNJ. Zij kunnen zich zelf afmelden als ze geen lid meer willen zij, maar dit gebeurt niet zo vaak. In principe is de jongerenvereniging bedoeld voor jonge medewerkers tot en met 36 jaar, alleen deze leeftijdsgrens wordt niet zo nauw genomen. Mensen die ouder zijn dan 36, maar toch willen deelnemen aan YJNJ, mogen dat gewoon. In de praktijk gebeurt dit echter niet vaak.

De doelgroep is redelijk gevarieerd. In Leiden werken bijvoorbeeld veel medewerkers in de fabriek, terwijl in andere bedrijven juist veel jonge managers werkzaam zijn. Het verschil tussen deze leden is duidelijk merkbaar. Zo zijn productiemedewerkers vaak minder bezig met LinkedIn en verkoopgesprekken dan bijvoorbeeld salesmanagers. Het thema van de events kan hierdoor voor een bepaalde groep minder interessant zijn.

 Toekomstdromen

In de toekomst wil het bestuur vooral de activering van leden bevorderen. De bedoeling is dat er naast het bestuur, ook lokale commissies (of ambassadeurs) per bedrijf komen. Deze commissies kunnen zelf activiteiten organiseren uit naam van YJNJ. Het bestuur houdt dan zicht op de commissies en controleert of zij zich aan de richtlijnen houden (huisstijl etc.).

Om een professionaliseringsslag te maken, wil YJNJ de samenwerking met ICA opzoeken. Dit is een lange termijn doel wat eventueel overgedragen kan worden aan het nieuwe bestuur (eind 2013).

72

YJNJ heeft geen concurrentie binnen J&J Medical. De PeeVee organiseert echter ook vaak activiteiten. Het bestuur zoekt dan overeenstemming met hen over data van hun activiteiten.

 Internationale samenwerking

Aan het eind van het jaar wordt er in samenwerking met YPN België een internationaal event georganiseerd. Meer internationale samenwerking zou een lange termijn doelstelling kunnen zijn. Het is in eerste instantie de bedoeling dat de zaken binnen YJNJ in Nederland goed op orde komen.

 Events

Vier keer per jaar organiseert het bestuur van YJNJ een event. Het eerste event was in Tilburg, het tweede event was bij Crucell en op 27 maart wordt het derde event gehouden in Amersfoort. Alle events worden gekoppeld aan een bepaald thema. Het thema van het aankomende event is Be Connected. Door de events op verschillende locaties te houden, is het de bedoeling dat de leden meer te weten komen over de bedrijven van J&J. Elk event biedt de mogelijkheid tot netwerken. De leden krijgen hierdoor voldoende gelegenheid om zelf een zakelijk netwerk op te bouwen.

Communicatie

Het bestuur van YJNJ wil graag out-of-the box denken, ook in hun communicatie. Tot nu toe is de communicatie erg veilig en traditioneel. Charlotte en Marlène zien graag dat hier verandering in komt.

 Intranet

De intranetpagina verschilt per vestiging en wordt zelden bekeken door de medewerkers van J&J. Elke vestiging heeft een ander intranet en hierdoor is het lastig om de informatie overal up-to-date te houden. Het lanceren van een website zou hiervoor een oplossing kunnen zijn. De intranetpagina’s kunnen refereren naar deze website en hierdoor kan toch alle informatie op één plek gebundeld worden. Het zou leuk zijn als deze website ook nog interactief is, waardoor de leden gemakkelijk met elkaar in contact kunnen komen.

“WE WILLEN GRAAG OUT-OF-THE-BOX COMMUNICEREN”

Het idee van een website is al eerder ter sprake gekomen, maar in verband met de strenge regelgeving binnen J&J is dit idee destijds niet doorgezet.

 Nieuwsbrief

De nieuwsbrief wordt enkel naar de leden verzonden. Het bestuur twijfelt om de nieuwsbrieven ook te versturen naar de medewerkers buiten de doelgroep, maar ze weten niet of men hierop zit te wachten.  Social media

Via Social media wordt er nog weinig gecommuniceerd. Er is weliswaar een Twitteraccount beschikbaar, maar hier wordt niets mee gedaan. Ook het LinkedIn profiel wordt niet actief gebruikt. Charlotte en Marlène zouden dit graag anders zien. Maar ook hierbij moet rekening worden gehouden met de restricties vanuit de organisatie. De regels zijn wellicht minde van toepassing op LinkedIn, omdat dit een besloten account is.

Wanneer Social media daadwerkelijk wordt ingezet voor de communicatie rondom YJNJ, moet dit zorgen voor meer verbondenheid en contact tussen de leden (bijvoorbeeld via een chatbox of iets dergelijks).

73