1. Wat zijn uw taken binnen de gemeentelijke organisatie? 2. Hoe bent u betrokken bij de planning en control cyclus?
Thema 1: samenstelling planning & control cyclus betreffende gemeente
3. Uit welke stukken, naast de programmabegroting en jaarrekening, bestaat in uw gemeente de jaarlijkse planning en control cyclus voor de gemeenteraad?
4. In hoeverre komt prestatie-informatie ook op andere manieren beschikbaar? Bijvoorbeeld via beleidsnota’s.
5. Hoe verloopt het proces van de samenstelling van de inhoud van de Perspectiefnota? a. Wat is uw rol hierin?
b. Wat is de rol van de gemeenteraad? Ervaart u veel eigen inbreng om de inhoud van het beleid te kunnen sturen?
6. Hoe verloopt het proces van de samenstelling van de inhoud van de Programmabegroting? a. Wat is uw rol hierin?
b. Wat is de rol van de gemeenteraad? Ervaart u veel eigen inbreng of het blijft het beperkt tot hoofdlijnen van de beleidsprogramma’s?
Thema 2: het gebruik van prestatie-informatie uit de P&C documenten door raadsleden voor het vervullen van de sturende en controlerende rol.
7. Kunt u een inschatting maken van de manier waarop raadsleden gebruik maken van de beschikbare planning en control documenten?
a. Voor welke doeleinden zullen ze er gebruik van maken?
b. Welke documenten zullen het meeste worden gehanteerd door raadsleden? c. Welke informatie gebruiken ze uit de documenten? (financiële info / cijfers
inhoudelijke prestatie / kwalitatieve info prestaties etc.)
8. Is de nadruk meer op de prestatie-informatie en beoogde effecten van het beleid komen te liggen of wordt er door raadsleden veelal nog steeds gebruik gemaakt van de financiële
44 informatie? Waaruit blijkt dat?
Thema 3: waardering van prestatie-informatie en P&C documenten door gemeentelijke organisatie
9. Hoe waardeert u de kwaliteit van de beschikbare prestatie-informatie en documenten in de P&C cyclus?
a. Is het bruikbaar/heeft het een meerwaarde voor het uitvoeren van de taken als raadslid?
b. Bevat het de informatie op basis waarvan raadsleden objectief kunnen beslissen over beleid (financieel en inhoudelijk)?
10. Hoe waardeert u de kwantiteit van de beschikbare prestatie-informatie en documenten in de P&C cyclus?
a. Voldoende/compleet of juist te overweldigend/teveel overbodige informatie? 11. Hoe waardeert u de begrijpelijkheid/duidelijkheid van de beschikbare prestatie-informatie en
documenten in de P&C cyclus?
a. Is het voldoende transparant voor raadsleden?
b. Zullen alle raadsleden de informatie op dezelfde wijze interpreteren?
12. Hoe waardeert u de presentatie van de beschikbare prestatie-informatie en documenten in de P&C cyclus?
a. Is dit voldoende aangepast op de (behoeften van) gebruikers? Rekening houdende met bijvoorbeeld tijd, kennis en vaardigheden
b. Stimuleert dit het gebruik?
13. Is het gebruik van prestatie-informatie voor de besluitvorming en ter controle de hoge kosten voor het produceren ervan waard in uw ogen?
Thema 4: onderliggende redenen beperkt gebruik prestatie-informatie en P&C documenten door raadsleden
14. Wat zijn in uw ogen hoofdredenen voor raadsleden om beperkt gebruik te maken van de
beschikbare informatie?
a. Bent u van mening dat raadsleden voldoende tijd, kennis en vaardigheden bezitten
voor het uitvoeren van hun sturende en controlerende rol?
b. Is in uw ogen de grootte van de gemeente van invloed op het gebruik van informatie
uit de P&C documenten en gebruik van informele informatie?
15. Onder welke omstandigheden zou het gebruik van de informatie door raadsleden kunnen
45
a. Hoe zou het gebruik ervan gestimuleerd kunnen worden? Kunt u als ambtenaar
hieraan bijdragen?
Thema 5: waar liggen de behoeften van raadsleden voor wat betreft het gebruik van prestatie-informatie in P&C documenten?
16. Is de informatie in beleidsnota’s en P&C documenten in uw ogen toereikend of hebben raadsleden aanvullende informatie nodig, voor het beter kunnen uitvoeren van de taken? Waarom?
a. Zo nee, welke formele informatie hebben ze nodig bij het beter kunnen uitvoeren van uw taken?
b. Zo nee, welke informele informatie hebben ze nodig bij het beter kunnen uitvoeren van uw taken? Informatiebijeenkomsten, gesprekken etc.
c. Heeft u voorbeelden van in welke situaties het zinvol is om aanvullende/meer specifieke informatie op te vragen?
17. Er is veel formele informatie beschikbaar. Ervaart u echter dat raadsleden mondelinge informatie uit gesprekken met medewerkers zoals u als nuttiger/prettiger ervaren? Waarom?
a. Maken raadsleden naar uw idee ook intensief gebruik van informatie die ze krijgen via bijvoorbeeld contacten met de lokale bevolking?
Thema 6: wat is de rol/kan de rol zijn van de gemeentelijke organisatie in het afstemmen van de informatie op de wensen en behoeften van raadsleden?
18. Hoe verloopt de communicatie met de raadsleden in het voorzien van de informatiebehoeften van hen?
a. Wat is de frequentie van het contact tussen u en raadsleden? b. Bent u naar uw eigen mening voldoende benaderbaar?
c. Krijgt u wel eens kritiek van raadsleden over de informatie die beschikbaar wordt gesteld?
19. Op welke wijze probeert u de informatiebehoeften van raadsleden in kaart te brengen? 20. Hoe stemt u vervolgens de informatie in de P&C documenten af op wat raadsleden willen? 21. Aan welke typen informatie hebben raadsleden vooral behoefte in uw ogen? Formeel /
informeel
22. Hoe kunnen in uw ogen de informatiebehoeften met de betrokkenen beter worden afgestemd op een manier die leidt tot een intensiever en effectiever gebruik van de P&C documenten?
a. Welke veranderingen zijn er nodig om de samenwerking optimaler te laten functioneren?
46 23. Wat is uw ideaalplaatje met betrekking tot het gebruik van de informatie uit de beleidsnota’s
en P&C documenten door raadsleden in de nabije toekomst?
a. Welke rol zou u hierin kunnen spelen om raadsleden beter te faciliteren in het uitvoeren van haar taken?
Afsluiting