1. Hoe lang bent u al raadslid?
2. Wat zijn uw belangrijkste taken in de gemeenteraadsfractie / wat heeft u in uw portefeuille? 3. Wat is uw beroep naast het werk als gemeenteraadslid?
4. Heeft u een financiële achtergrond?
Thema 1: het gebruik van prestatie-informatie uit de P&C documenten door raadsleden voor het vervullen van de sturende en controlerende rol.
5. In welke mate maakt u bij het vervullen van uw taak als raadslid gebruik van de documenten uit de planning & control cyclus?
a. De Perspectiefnota? b. De programmabegroting? c. Tussentijdse rapportages? d. De jaarrekening?
6. Welke van deze documenten beschouwt u als noodzakelijk / belangrijk in uw rol? a. De Perspectiefnota? (sturend)
b. De programmabegroting? (sturend) c. Tussentijdse rapportages? (controlerend) d. De jaarrekening? (controlerend)
7. In welke situaties/voor welke doeleinden maakt u gebruik van de P&C documenten? a. Wat gebruikt u in dat geval uit de documenten? (financiële info / cijfers inhoudelijke
prestatie / kwalitatieve info prestaties etc.)
b. Maakt u veelal nog gebruik van de financiële informatie of is de nadruk verschoven naar het gebruik van de prestatie-informatie (de effecten)?
c. Wanneer gebruikt u veelal de informatie? (bij start beleid maken of aan het einde van besluitvorming)
8. In hoeverre gebruikt u de informatie met cijfers over de begrote en werkelijk gerealiseerde kosten van de verschillende beleidsprogramma’s / budgetten?
a. Gebeurt dit globaal of in detail?
9. In welke mate heeft u invloed op de inhoud en samenstelling van de P&C documenten? a. Stemt u over het algemeen in met de informatie die u wordt voorgelegd of heeft u een
40 b. De Perspectiefnota: geeft u veel sturing aan de inhoud of gebeurt dit in de praktijk
vooral door ambtenaren en B&W?
c. De programmabegroting: geeft u als raadslid / de raad vooral op hoofdlijnen de inhoud aan of gebeurt dit ook met name door ambtenaren en B&W?
d. Tussentijdse rapportages: heeft u hier enige invloed op?
10. Maakt u bij uw raadswerk ook gebruik van prestatie-informatie in de vaak wat meer algemene beleidsnota’s?
a. Deze informatie heeft veelal betrekking op de langere termijn en is
beleidsinhoudelijker; ervaart u deze informatie als belangrijker/nuttiger dan de documenten uit de 1-jarige planning en control cyclus?
11. Sinds 2016 worden er verplicht financiële kengetallen en nu ook beleidsindicatoren opgenomen in de programmabegroting. Wordt deze informatie door u gebruikt? Waarom wel/niet?
Thema 2: waardering van prestatie-informatie en P&C documenten door raadsleden voor het (kunnen) vervullen van de sturende en controlerende rol
12. Hoe waardeert u de kwaliteit van de beschikbare prestatie-informatie en documenten in de P&C cyclus?
a. Is het bruikbaar/heeft het een meerwaarde voor het uitvoeren van uw taken? b. Bevat het de informatie op basis waarvan u objectief kunt beslissen over beleid
(financieel en inhoudelijk)?
c. In hoeverre zijn de beleidsdoelen duidelijk en meetbaar?
13. Hoe waardeert u de kwantiteit van de beschikbare prestatie-informatie en documenten in de P&C cyclus?
a. Voldoende/compleet of juist te overweldigend/teveel overbodige informatie? 14. Hoe waardeert u de begrijpelijkheid/duidelijkheid van de beschikbare prestatie-informatie en
documenten in de P&C cyclus? a. Is het voldoende transparant?
15. Hoe waardeert u de presentatie van de beschikbare prestatie-informatie en documenten in de P&C cyclus?
a. Is dit voldoende aangepast op de (behoeften van) gebruikers? b. Stimuleert dit het gebruik?
16. Is het gebruik van prestatie-informatie voor de besluitvorming en ter controle de hoge kosten voor het produceren ervan waard in uw ogen?
41 Thema 3: onderliggende redenen beperkt gebruik prestatie-informatie en P&C documenten door raadsleden
17. Ervaart u een gebrek aan tijd om de beschikbare informatie juist te gebruiken? 18. Ervaart u een gebrek aan vaardigheden of kennis om de beschikbare informatie juist te
gebruiken?
19. Heeft uw opleiding of politieke achtergrond invloed op het gebruik van de informatie? 20. Worden er door uw gemeenten trainingen/voorlichting aangeboden die kunnen bijdragen aan
het gebruik van informatie uit de P&C documenten?
a. Bent u van mening dat trainingen/voorlichtingen kunnen helpen bij het stimuleren van het gebruik en op de juiste wijze inzetten van de beschikbare informatie uit de P&C documenten?
21. Is de politieke gevoeligheid van het thema van invloed op het gebruik van informatie? a. Verondersteld kan worden dat belangrijke politieke thema’s meer informatie vergen.
Houdt u zich ook extra intensief bezig met een thema en de bijbehorende prestatie-informatie als het politiek actueel is?
22. Zijn er ontbrekende thema’s die niet aan bod zijn gekomen, maar volgens uw ervaring wel invloed hebben op het gebruik in de praktijk?
23. Kunt u ook iets zeggen over redenen om beperkt gebruik te maken van de beschikbare
informatie?
a. Onder welke omstandigheden zou het gebruik van de informatie door u toenemen?
Thema 4: waar liggen de behoeften van raadsleden voor wat betreft het gebruik van prestatie-informatie in P&C documenten?
24. U als raadslid staat vaak op afstand van de operationele processen. Is het dan automatisch zo dat u meer globale informatie op hoofdlijnen prefereert? Waarom wel/niet?
25. Is de informatie in de P&C documenten toereikend of heeft u aanvullende informatie nodig, afgestemd op uw wensen, voor het beter kunnen uitvoeren van uw taken? Waarom?
a. Zo nee, welke formele informatie heeft u nodig bij het beter kunnen uitvoeren van uw taken?
b. Zo nee, welke informele informatie heeft u nodig bij het beter kunnen uitvoeren van uw taken?
c. Heeft u voorbeelden van in welke situaties het zinvol is om aanvullende/meer specifieke informatie op te vragen?
26. Er is veel formele informatie beschikbaar. Ervaart u echter de mondelinge/informele informatie als prettiger/nuttiger dan de meer formele informatie uit de P&C documenten?
42 a. In welke situaties geniet informele informatie uw voorkeur bij uw controlerende taak?
Waarom?
27. In de beschikbare documenten zitten misschien ook beleidsthema’s waarvan de effecten moeilijk meetbaar zijn; hoe vervult u in dat geval uw controlerende taak en welke informatie gebruikt u?
28. In de beschikbare documenten zitten wellicht ook beleidsthema’s waarbij de beoogde doelstellingen niet geheel duidelijk zijn; welke type informatie heeft u in dat geval behoefte aan?
Thema 5: wat is de rol/kan de rol zijn van de gemeentelijke organisatie in het afstemmen van de informatie op de wensen en behoeften van raadsleden?
29. Hoe verloopt de communicatie met de griffie voor het ondersteunen van uw taken/om in uw informatiebehoeften te voorzien?
a. Wat is de frequentie van het contact tussen u en de griffie?
30. Hoe verloopt de communicatie met betrokken ambtenaren voor het ondersteunen van uw taken/ om in uw informatiebehoeften te voorzien?
a. Zijn deze werknemers van de gemeentelijke organisatie in uw ogen voldoende benaderbaar?
31. In hoeverre maakt u gebruik van andere betrokkenen in de gemeentelijke organisatie bij het voorzien in informatie? (wethouders)
a. Waarom maakt u hier wel/geen gebruik van?
32. In hoeverre maakt u gebruik van informatie die buiten de gemeentelijke organisatie kan worden verkregen? U kunt denken aan informatie met een meer informeel karakter te verkrijgen vanuit de lokale bevolking, bedrijven, belangengroepen, media etc.
a. Waarom maakt u hier wel/geen gebruik van?
33. Is in uw ogen de grootte van de gemeente van invloed op het gebruik van informatie uit de P&C documenten en gebruik van informele informatie?
Thema 6: afstemming van informatie op de behoeften van raadsleden
34. Hoe kunnen ambtenaren, de griffie en andere betrokkenen u helpen in het uitvoeren van uw sturende en controlerende taak?
35. Hoe kunnen in uw ogen de informatiebehoeften met de betrokkenen beter worden afgestemd op een manier die leidt tot een intensiever en effectiever gebruik van de P&C documenten?
a. Welke veranderingen zijn er nodig om de samenwerking optimaler te laten functioneren?
43 36. Wat is uw ideaalplaatje met betrekking tot het gebruik van de informatie uit de P&C
documenten in de nabije toekomst? Afsluiting
Toevoegingen / vragen / opmerkingen