Interview 1
Introductie
Allereerst vertel ik kort over mijzelf en de aanleiding voor het onderzoek waarna de geïnterviewde iets over zichzelf kan vertellen.
Ik ben werkzaam op de afdeling SOBD binnen het juridisch cluster. Mijn voornaamste werkzaamheden zijn advies op het gebied van Europese regelgeving en het beoordelen van beleidsstukken. Reeds 22 jaar ben ik werkzaam bij de Provinsje Fryslân in verschillende functies.
Algemene vragen organisatievisie
In de 22 jaren dat ik werkzaam ben bij de provincie heb ik al meerdere visie- en
veranderingsplannen voorbij zien komen, maar ze belanden uiteindelijk allemaal in een lade. Je kan daarom wel stellen dat ik vrij cynisch ben geworden ten opzichte van de organisatievisie door deze ervaringen. Ik vind een probleem van deze visie dat de ‘mienskip op 1’ een te vage term is die door iedereen verschillend kan worden geïnterpreteerd. Ten eerste vaag omdat niet helder is wie de mienskip is; klanten wordt wel eens gezegd maar dat vind ik een verkeerde term omdat we geen bedrijf zijn maar een overheidsinstelling. Ten tweede omdat iedereen op z’n eigen wijze deze mienskip op 1 probeert te zetten. Verder ken ik de inhoud van de visie niet.
In plaats van de mienskip op 1 te zetten zou het beter zijn om naar de interne processen te
kijken, wat moet hier beter. Ik vind het persoonlijk erg belangrijk dat je als overheid betrouwbaar bent, mensen gelijk behandelt, deugdelijk bent en verantwoordelijkheid neemt.
Noodzaak om te veranderen
Er zijn genoeg redenen om te veranderen, maar dat gebeurd volgens mij niet met deze visie. Veranderingen van de structuur geloof ik niet in omdat het om de mensen gaat, hoe men zich gedraagt. Deze visie zou op cultuurvlak voor een verandering moeten zorgen; meer zakelijk.
Nu wordt in de organisatie gefocust op specialismen binnen de eigen afdeling, ook door het afdelingshoofd. Daarbij is niet altijd voldoende sturing en overzicht maar worden zaken aan de medewerkers overgelaten.
Een belangrijke verandering die onlangs heeft plaatsgevonden is het afschaffen van de ago (agendaoverleg) waardoor er meer verantwoordelijkheid voor GS- en directiestukken komt te liggen bij de afdelingshoofden. Ik zie dat veel medewerkers tot nu toe niet worden afgerekend op hun prestaties, en dit is een probleem voor de organisatie.
Als jurist zou ik graag zien dat wij mee mogen denken in een proces van begin tot eind.
Momenteel worden we als juristen vaak aan het einde van een proces benaderd om ons licht over de zaak te laten schijnen. En dit is vaak onder grote tijdsdruk. Wat ik hieraan vervelend vind is dat wij worden afgerekend op juridische fouten in een beleidsstuk terwijl we niet betrokken zijn geweest bij de totstandkoming ervan.
De visie is gepresenteerd tijdens een workshop voor onze afdeling in april van dit jaar. Dezelfde dag zijn een aantal acties opgesteld zoals het opnemen van de telefoon binnen 3x of direct e-mail beantwoorden. Dit draagt volgens mij niet echt bij aan het oplossen van de echte problematiek. Enerzijds is het logisch om je telefoon op te nemen en mail te beantwoorden, anderzijds kan het erg storend zijn als tijdens vergaderingen iedereen z’n telefoon op gaat nemen. Momenteel, een half jaar na de workshop zie ik weinig terug van de voorgestelde acties.
Volgens mij zouden er betere afspraken moeten komen over de rechtmatigheid van het
verstrekken van subsidies. Beleid op dit gebied ontbreekt of is verouderd. Provinsje Fryslân gaat heel makkelijk in op subsidieverzoeken van bedrijven, er worden echter geen heldere kaders gesteld wat wel en wat niet binnen de subsidieregelingen valt. Er zou een focus moeten komen ‘wat willen we als provincie’. Nu wordt er geld weggegeven en er is geen toezicht op wat er mee gedaan wordt.
In het verleden heeft een interim directeur veel schade aangericht binnen de ambtelijke organisatie door onverwachte ontslagen en personeelswijzigingen. Er is een cultuur ontstaan waarbij resultaat telt en de procedure daaraan ondergeschikt wordt. We zijn echter geen ondernemers, de juridische basis moet in orde zijn.
De mienskip op 1 zou voor de organisatie moeten betekenen; goed met belastinggeld omgaan (zakelijk vanuit de provincie als entiteit gezien). Daarnaast moeten we betrouwbaar en
transparant zijn, en voor iedereen gelijk.
Mienskip op 1 zou mij in mijn functie kunnen helpen als wij als juristen in het hele traject worden meegenomen.
Baanzekerheid
Ik ben zeker van mijn baan binnen deze organisatie. Ik heb al meerder functies bij de provincie bekleed. Het meest boeiende vind ik de staffunctie waar ik nu in zit, er komt veel voorbij waardoor je weet wat er speelt. Een functie op een beleidsafdeling zou ik niet lang volhouden.
Over het voortbestaan van mijn functie maak ik mij geen enkele zorgen, ook niet door druk vanuit de politiek of maatschappij. Dat de provincie een overbodige laag zou zijn is om de paar jaar onderwerp van discussie waarna onderzoek wordt ingesteld. Momenteel zijn de gemeenten in Friesland nog te klein om de provincie op te heffen. In de Randstad is dit wellicht wel aan het gebeuren, waar de grote steden steeds meer taken van de provincie overnemen en deze in wezen uithollen.
Er vind al jaren goede samenwerking plaats tussen de noordelijke provincies, hier ben ik ook bewust mee bezig. Ik zie een toename van samenwerking met Groningen en Drenthe echter als geen enkele bedreiging voor mijn baan. Mocht het ooit zover komen dat mijn functie verdwijnt, dan zou ik een andere functie binnen deze organisatie kunnen bekleden.
In mijn werkzame jaren heb ik al een aantal kleine veranderingen en reorganisaties meegemaakt. De laatste reorganisatie is ongeveer vier jaar geleden ingezet, deze heeft echter wel veel impact op mij gehad. Van de ene op de andere dag werd mijn collega overgezet naar een andere functie en verdubbelde mijn werkdruk. Wat in mijn ogen gebeurde was dat er een nieuwe organisatie gebouwd moest worden en dat aan de achterkant van de oude structuur de bouwstenen
De interim directeur was totaal verkeerd bezig en het was voor mij onbegrijpelijk dat mijn afdelingshoofd hierin mee ging. Na een korte periode is deze directeur weer vervangen door de huidige directeur in 2009. Sindsdien zijn we geleidelijk bezig met schadeherstel en heeft er veel geleidelijker een verandering plaatsgevonden. De rust is hiermee ook wedergekeerd inde
organisatie. In de huidige cultuur van de organisatie staat het belang van de ondernemer volgens mij bovenaan.
Voordelen van de verandering
Eerder heb ik al aangegeven wat ik zelf zou willen verbeteren in mijn functie met de visie. Als we mee kunnen denken in de ontwikkeling kunnen we beter voldoen aan de regelgeving. Mijn interne ‘klanten’ kunnen kritische vragen verwachten die hun kunnen helpen.
Een acute noodzaak om te veranderen is er nu niet. Er is geen financieel probleem of iets dergelijks. Wat je momenteel ziet met de kwestie grondaankoop waardoor er druk vanuit de media komt en er mogelijke juridische stappen tegen de provincie worden ondernomen, is een hogere urgentie om nu iets te veranderen.
Om verder te gaan met de visie zou op onze afdeling 1 thema moeten worden gepakt waar we mee bezig gaan, en deze moet afgekaderd worden. Ik weet dat er momenteel aan wordt gewerkt. De vrijheid om verschillende invullingen aan een bepaalde visie of stip aan de horizon zou moeten worden ingeperkt. Dit is nu te vaag. Een aantal doelen die dichter bij onze dagelijkse praktijk liggen zouden kunnen leiden tot echte verbeteringen.
Interview 2
Korte introductie van mijzelf: sinds 1974 ben ik werkzaam bij de provincie in verschillende functies en op verschillende afdelingen. Vorig jaar is deze afdeling nieuw opgericht. Mijn voornaamste werkzaamheden zijn het plannen van personeel bij infraprojecten en ik houd mij bezig met kwaliteitsbeleid, ISO certificering en dergelijke.
Algemene vragen organisatievisie
In mei of juni heb ik voor het eerst te horen gekregen dat er een nieuwe visie was voor de organisatie. Eerder was deze al gepresenteerd bij een workshop, maar hierbij kon ik niet aanwezig zijn. Er zijn in die maanden twee afdelingsoverleggen speciaal gewijd aan de visie ‘mienskip op 1’. Er werd gevraagd naar een vrijwilliger om de afdeling te vertegenwoordigen als ambassadeur van de visie. Hier heb ik mij direct voor beschikbaar gesteld. Sindsdien staat de visie standaard op de agenda bij het afdelingsoverleg.
Noodzaak om te veranderen
We waren als afdeling altijd al betrokken bij de mienskip. Omdat we ons bezighouden met de infrastructuur van de provincie, bouwen en onderhoud van bruggen en wegen, raakt ons werk de inwoners van de provincie direct. Daarom houden we regelmatig voorlichtingen en
inloopavonden om de gemeenschap te betrekken bij ons werk. Dat deden we al en ik kan niet zeggen dat door de visie al vele dingen zijn veranderd.
Wel weten we waar we mee bezig willen, welke gebieden aandacht behoeven. We zijn iets bewuster in het snel beantwoorden van de telefoon of e-mail en indien nodig het instellen van automatische afwezigheidsberichten. We moeten de spelregels die aan de visie moeten bijdragen nog afspreken en daarna moeten we ons daaraan gaan houden. Een probleem van deze afdeling is bijvoorbeeld de fouten die in de bestekken komen, hier willen we aan werken.
In de rol van ambassadeur ben ik hier wel mee bezig, ook samen met mijn afdelingshoofd die zelf ook erg enthousiast is over de visie. De ambassadeurs van alle afdelingen hebben tot nu toe twee keer samen vergaderd. Op dit moment is er een ander onderwerp dat aandacht nodig heeft, de directie heeft onze input hiervoor nodig. Een trainee op deze afdeling neemt enkele van mijn taken als ambassadeur op zich.
Voor deze afdeling is een plan van aanpak geschreven en de medewerkers zijn hierover
ingelicht, de kernwaarden en uitgangspunten van de visie zijn besproken en redelijk bekend bij iedereen. Mijns inziens is de visie aardig volledig, ik zou er niets aan toe willen voegen.
Baanzekerheid
Ik werk hier al lang en voel me ook zeker van mijn baan, zeker tot mijn pensioen op mijn 66e. De afgelopen jaren heb ik al veel meegemaakt en ik heb het hier nog steeds er naar mijn zin.
De discussie over het voortbestaan van deze organisatie wordt intern en extern af en toe gevoerd. In mijn beleving is de provincie erg nuttig omdat de kleine gemeenten niet alles zelf kunnen. Het gat tussen de kleine gemeenten en het rijk zou te groot worden mocht de provincie er tussen wegvallen. Samenwerking met de andere noordelijke provincies is wel goed, ook zouden taken van de waterschappen geïntegreerd kunnen worden bij de provincie.
Reorganisaties heb ik een aantal keren meegemaakt. Grote reorganisaties waren er in 1986 en in 1993. Bij deze laatste werden de taken van de waterschappen anders ingericht en verdwenen er taken op dit gebied bij de provincie. In 1995 en 1996 vond er nog een kleinere reorganisatie plaats. Sindsdien gaat het rustiger en de laatste jaren hebben er weinig grote wijzigingen plaatsgevonden in het personeelbestand. De kans op een reorganisatie in de toekomst acht ik klein, zeker voor de afdeling waar ik werk. Er zijn in de provincie vele bruggen en wegen die onderhoud nodig hebben, daarom hebben wij tot 2020 wel werk. Deze afdeling infra blijft daarom belangrijk. Mocht er een reorganisatie bij de provincie plaatsvinden dan zou een mogelijke oorzaak het reduceren van de milieutaken zijn. In dat geval zouden met name de medewerkers die zich met vergunningen en beheer bezighouden zich zorgen kunnen maken om hun baan. De politiek kan nog invloed hebben op onze bedrijfsvoering, de politieke horizon is ook nooit langer dan de periode tot de eerstvolgende verkiezingen. Persoonlijk maak ik mij geen enkele zorgen.
Cynisme
Visietrajecten in het verleden heb ik niet meegemaakt, wel de genoemde reorganisaties. Daarbij lag veelal een financiële noodzaak ten grondslag aan de verandering. Die is er nu niet. Volgens
mij is de belangrijkste reden om te veranderen een betere en vlottere dienstverlening aan de burger te kunnen bieden. De laatste jaren hebben vele burgers slechte ervaringen met de overheid gehad, dit moet beter. Wat ik merk is dat de provincie redelijk naar binnen is gericht. Dat wil zeggen dat de eigen processen vaak voorop worden gesteld en dat niet naar het belang van de burger wordt gekeken.
Als de visie volledig is geïmplementeerd verwacht ik dat de provincie breder zal gaan kijken en meer aandacht zal hebben voor de mienskip. Er moeten op redelijk korte termijn ook resultaten worden geboekt, daarmee houd je de visie ook levendig. Binnen 1 jaar zou mooi zijn om
volledige implementatie te realiseren, maar dit is waarschijnlijk niet haalbaar. Het is moeilijk om in deze organisatie echte veranderingen te realiseren. Ik kan niet oordelen of dit door de leidende coalitie komt of door de medewerkers. Over het algemeen staat deze afdeling redelijk positief tegenover de visie ook al zijn er natuurlijk sommigen die wat moeilijker meegaan in het proces.
Er zijn in ieder geval voldoende middelen beschikbaar gesteld om met de visie aan de slag te gaan. Omdat wij natuurlijk al dicht bij de mienskip staan hebben wij ook niet veel middelen nodig. Goede initiatieven zijn de gastsprekers die hier komen. Hoe meer aandacht hoe beter. De plastic koffiebekertjes met ‘Mienskip op 1’ erop werden wat lacherig ontvangen. Nu de gewone bekertjes weer terug zijn, smaakt de koffie toch beter was te horen op de afdeling.
Er hoeft niet meer druk te komen om de visie snel te implementeren. Dit zou het gevoel op kunnen wekken dat de visie van bovenaf wordt opgelegd door de directie. Het is belangrijk dat de medewerkers tijd krijgen om de visie eigen te maken. Wel zouden alle afdelingen in redelijk gelijke tred optrekken bij de invoering van veranderingen in het kader van de visie.
Voordelen van de verandering
Ik ben veelal alleen bezig met mijn eigen processen. Wat ik uit de visie kan halen is dat ik in een vroeg stadium de mienskip betrek bij de dingen waar ik aan werk. Nu wil het nog wel eens voorkomen dat ik de mening van mijn klant niet vraag maar zelf ga bedenken. Dit komt voort uit het idee dat ik een volledig en goed advies wil geven, en niet tussendoor mijn klant wil
lastigvallen met vragen. Het lijkt echter op ‘ik weet wel wat goed voor jullie is’, maar dit is natuurlijk niet de bedoeling.
Financiële voordelen, carrièremogelijkheden en dergelijk zijn er niet aan de visie verbonden. Dit is ook niet mijn motivatie. Financieel hebben we het goed en ik heb veel plezier in mijn werk, dat vind ik belangrijker. Er moeten voldoende jongeren in kunnen stromen, mijn rol is daarin om hun te begeleiden zodat zij de taken kunnen overnemen. Een financiële bonus die mij zou
moeten motiveren maar daardoor minder ruimte biedt om nieuwe jonge medewerkers aan te nemen, dat wil ik niet.
Negatieve gevolgen heeft de visie voor mij niet. Ik zou nog bewuster met de mienskip om kunnen gaan, dat wil ik met de visie bereiken.
Betrokkenheid bij de organisatie
Deze organisatie is goed en ik heb hele leuke collega’s. Maar dat zou ook bij een ander bedrijf kunnen. De belangrijkste reden dat ik hier werk is dat ik graag iets voor de gemeenschap wil doen. Hier doe ik dat in deze functie, en ik doe het in mijn vrije tijd als vrijwilliger. Het mooi en leefbaar houden van de provincie en het platteland vind ik belangrijk. Ik woon in het noorden van de provincie en de leegstand is daar een probleem, daar probeer ik iets aan te doen.
Problemen van de provincie trek ik mijzelf ook aan. Recente problemen met grondaankoop die in de krant worden beschreven houden mij ook bezig. Het klopt niet allemaal wat gezegd en geschreven wordt en ik voel de noodzaak om de provincie te verdedigen als ik door kennissen wordt aangesproken op deze of op andere kwesties.
Interview 3
De provincie is niet mijn eerste werkgever, maar mijn vierde. Eerder ben ik werkzaam geweest bij het MCL ziekenhuis in Leeuwarden, bij het psychiatrische ziekenhuis in Franeker en bij een kleine gemeente. Altijd ben ik werkzaam geweest op de P&O afdeling. Dit sluit aan bij mijn MBO en HBO vooropleidingen P&O. Vanaf 2002 ben ik werkzaam bij de Provinsje Fryslân en mijn belangrijkste taken zijn hier het geven van advies op het gebied van personeelszaken bij vijf afdelingen binnen deze organisatie. Daarnaast ben ik beleidsmedewerker en in deze functie houd ik mij bezig met functiewaardering en beloning. Ook vervul ik hier een rol als link tussen
directie en de ondernemingsraad. Tot slot ben ik eerste plaatsvervanger van het afdelingshoofd, maar dit is geen officiële functie.
Algemene vragen
De eerste keer dat ik met de visie in aanraking kwam was tijdens een bijeenkomt in Heerenveen, halverwege februari. Honderd medewerkers konden zich opgeven om een dag mee te denken over de ontwikkeling van de visie. Later heb ik de visieworkshop van onze afdeling bijgewoond.
De communicatie van de visie wordt goed aangepakt, er moet regelmatig aandacht aan de visie worden besteed om in de flow te blijven. Hierover zijn al in februari procesafspraken gemaakt en hier hield men zich goed aan in het begin. In de periode maart tot mei vond ik het vrij stil wat betreft de visie. Tussentijds zijn er wel mededelingen over de visie op de binnenspiegel (intranet) gedaan, maar dit is op zich niet voldoende. Pas in mei toen het plan van aanpak op onze afdeling werd gepresenteerd ging de visie weer leven. Met de afdelingsplannen werd de visie concreter gemaakt. De directie moet het voortouw nemen in de implementatie van de visie en omdat ik een p&o’er ben die zich met beleid bezig houdt wordt er ook van je verwacht dat je meedenkt. Voor andere medewerkers kan de boodschap over de visie af en toe wegzakken. De zomervakantie heeft ook een negatief effect op de flow waar de visie in moet blijven.
Toch ben ik over het algemeen tevreden over de communicatie wat betreft de visie. Het is ook moeilijk om de visie tastbaar te maken omdat het gericht is op cultuur. Voor een
overheidsinstelling is dit ook moeilijker dan voor een commercieel bedrijf. ‘Wat betekent de visie voor mij’, dat moet duidelijk worden.
Noodzaak om te veranderen
De eerste aanleiding om me in te zetten voor een verandering in de organisatie was een onderzoek wat enkele jaren geleden al is gepresenteerd. Hierin wordt de Provinsje Fryslân als