Tot Slot
BIJLAGE 9 INTERNE PRIVACY STATEMENT
Burgers’ Zoo en onze medewerkers
Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Koninklijke Burgers’ Zoo B.V. (KvK nummer:
09010772), hierna Burgers’ Zoo genoemd.
Deze verwerking van persoonsgegevens geldt voor werknemers en andere, niet op basis van een arbeidsovereenkomst, voor ons werkzame personen, hierna medewerkers genoemd.
Verwerking van uw persoonsgegevens
Voor Burgers’ Zoo is de bescherming van persoonsgegevens van onze mede- werkers zeer belangrijk. We respecteren uw privacy volledig en behandelen uw gegevens altijd vertrouwelijk en volgens de wet- en regelgeving.
Algemene verordening gegevensverwerking (AVG)
Volgens de AVG heeft u als medewerker recht op inzicht in alle persoonsgegevens die Burgers’ Zoo van u verwerkt. Volgens deze wet kunt u (onder voorwaarden) uw gegevens opvragen, overdragen, beperken, laten wissen etc. Ook als u geen medewerker meer bent.
Naast de AVG blijft het nationaal recht van belang, zoals de Nederlandse uitvoeringswet (UAVG). Burgers’ Zoo voldoet zowel aan de eisen van de AVG als het nationaal recht.
Welke gegevens worden door Burgers’ Zoo verwerkt?
Voor een goede uitvoering van de (arbeids)overeenkomsten met onze medewerkers en de daarmee samenhangende rechten en verplichtingen verzamelen we de persoonsgegevens van onze medewerkers, zoals:
•
De salarisadministratie.•
Het personeelsdossier.•
Afdracht van belastingen en premies.•
Vaststelling van de loondoorbetaling en re-integratie tijdens ziekte.•
Uitvoering van het pensioenreglement.•
Afsluiten van en aanspraak op dekking van verzekeringen.•
Voorzieningen op het gebied van informatietechnologie en mobiele telefonie, onder andere persoonsgegevens die nodig zijn voor het inrichten van werkplekken en/of abonnement mobiele telefonie.•
De identificatie van medewerkers voor het boeken van vervoersbewijzen en (hotel)overnachtingen.Indien noodzakelijk verstrekken we de persoonsgegevens van onze medewerkers aan derde partijen, zoals:
•
Dochtervennootschappen.•
Het UWV, bijvoorbeeld in het geval van arbeidsongeschiktheid.•
De Belastingdienst.•
De bedrijfsarts en/of arbodienst.•
Banken en verzekeraars.•
Pensioenfonds of -verzekeraar.•
Leveranciers van informatietechnologie en mobiele telefonie.De betreffende partijen verwerken de gegevens volgens hun eigen privacy statement.
Waar houden we ons aan bij de verwerking en verstrekking?
Bij de verwerking en verstrekking van persoonsgegevens van onze medewerkers houden we ons altijd aan de volgende principes:
•
Zorgvuldigheid: we voldoen aan alle wettelijke eisen zoals grondslagvereiste, doelbinding, beperkte bewaartermijn, volledigheid, relevantie, juistheid, beveiliging en transparantie.•
Verbod op bijzondere persoonsgegevens: godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en gegevens over opgelegde verboden naar aanleiding van gedrag worden niet verwerkt, tenzij de wettelijke uitzonderingen gelden.•
Procedurevoorschriften: als de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers wordt uitbesteed, sluit Burgers’ Zoo met die partij een verwerkersovereenkomst af.•
Rechten van betrokkene: medewerkers van Burgers’ Zoo hebben recht op inzage en correctie van hun persoonsgegevens en hebben het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen.•
Exportverbod: persoonsgegevens worden alleen verwerkt in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of landen die door de Europese Commissie als ‘veilig’ zijn aangemerkt.Onze rechtsgronden voor de verwerking
Burgers’ Zoo verwerkt en verstrekt persoonsgegevens van medewerkers voor de volgende gerechtvaardigde doeleinden:
•
met toestemming van de betreffende medewerker (artikel 6, eerste lid, onder a AVG); en/of•
voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de medewerker partij is of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de medewerker voor het sluiten van een overeenkomst (artikel 6, eerste lid, onder b AVG); en/of•
om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Burgers’ Zoo onderworpen is, zoals de geldende re-integratieverplichtingen in geval van arbeidsongeschiktheid (artikel 6, eerste lid, onder c AVG); en/of•
voor de behartiging van een vitaal belang van de medewerker, Burgers’ Zoo en/of van een derde partij (artikel 6, eerste lid, onder d AVG); en/of•
voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door Burgers’ Zoo dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt (artikel 6, eerste lid, onder e AVG); en/of•
voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Burgers’Zoo of van een derde partij, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de medewerker, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, voorgaat (artikel 6, eerste lid, onder f AVG).
Als medewerker heeft u het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerkingen. Meer informatie over dit recht vindt u verderop in dit privacy statement.
Noodzakelijke en wettelijk verplichte bewaartermijnen
Persoonsgegevens van medewerkers worden door ons nooit langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht bewaard. Bij wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen, bijvoorbeeld in het geval van gezondheidsgegevens van medewerkers, houden we ons uiteraard aan deze termijnen.
Optimale beveiliging van uw persoonsgegevens
Burgers’ Zoo heeft vanzelfsprekend alle noodzakelijke en wettelijk verplichte maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Op zowel organisatorisch als technische gebied worden alle data vertrouwelijk behandeld.
Wat zijn uw rechten qua persoonsgegevens?
•
Inzagerecht: u kunt de door Burgers’ Zoo verwerkte persoonsgegevens inzien.•
Correctie- en verwijderingsrecht: u kunt gegevens laten wijzigenof verwijderen als ze niet juist zijn of als de verwerking niet gerechtvaardigd is.
•
Recht van bezwaar: u kunt altijd bezwaar maken tegen verwerkingen die NIET zijn gebaseerd op uw toestemming, het nemen van precontractuele maatregelen, het uitvoeren van een met uw gesloten overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen. Wanneer u bezwaar maakt, dan is het aan ons om aan te tonen dat we toch een gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens te verwerken. Als dit in uw voordeel uitvalt, staken we de verwerking.•
Recht op beperking: als u vindt dat wij niet de juiste persoons-gegevens hebben, heeft u het recht om uw persoons-gegevens tijdelijk te laten ‘bevriezen’. U kunt dit recht inroepen in vier situaties:1. in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
2. als uw persoonsgegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst;
3. als Burgers’ Zoo de persoonsgegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor een rechtszaak;
4. in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
•
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt uw gegevens door ons in een gangbaar machinaal formaat laten overdragen aan een andere verantwoordelijk persoon. Dit recht geldt alleen voor de digitale persoonsgegevens die Burgers’ Zoo van u verwerkt. U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij. Als er een koppeling bestaat tussen de systemen van Burgers’ Zoo en de systemen van de derde partij waaraan u de persoonsgegevens wil doorgeven, dan kunnen we die doorgift direct namens u verzorgen.•
Intrekking van toestemming: u heeft altijd het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij verwerking van de betreffende persoonsgegevens nodig is vanwege een andere rechtsgrond dan toestemming. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.Kosteloze uitoefening van uw rechten
Het uitoefenen van al deze rechten is voor u als medewerker kosteloos, onder voorbehoud van misbruik. U kunt gebruikmaken
van uw wettelijke rechten door contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens.
Termijnen beantwoording verzoeken
Zo mogelijk zal Burgers’ Zoo verzoeken van medewerkers binnen een maand beantwoorden. Als het beantwoorden onverhoopt meer tijd kost, dan zullen we u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit en/of het aantal verzoeken beantwoordingstermijn oploopt tot drie maanden.
Bewijs van identificatie bij uw verzoek
Burgers’ Zoo kan bij alle verzoeken vragen om bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde partij worden verstrekt of dat ten onrechte wijzigingen worden aangebracht. Om de afhandeling van het verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, vragen we u dan ook om op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen.
Individuele afweging bij ieder verzoek
De hierboven beschreven rechten zijn niet absoluut. Daarom zullen we ieder verzoek individueel beoordelen. Als we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven, dan zullen we dit uiteraard met een motivatie aan u laten weten. In dat geval kunt u daarna eventueel naar de rechter stappen.
Het recht van bezwaar tegen gebruik van uw gegevens voor direct marketing is wel absoluut. Afmeldingen voor commerciële uitingen door Burgers’ Zoo worden dus hoe dan ook gehonoreerd.
Wijzigingen krijgt u per brief of e-mail
Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden bekendgemaakt op dezelfde wijze waarop dit oorspronkelijke statement aan u is gecommuniceerd, dus bijvoorbeeld per brief of e-mail.
Klachten? www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Het staat u altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder.
De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de toezichthouder via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Nog vragen? Neem contact op met onze HR adviseur
Heeft u nog vragen over dit Privacy Statement of ons privacybeleid voor medewerkers? Of wilt u een beroep doen op één van uw wettelijke rechten? Neem dan contact op met de HR adviseur van Burgers’ Zoo. We reageren dan binnen de verplichte termijn van een maand op uw verzoek.