Omgevingsdienst Noord-Veluwe
1. Interne communicatie
1.1 Analyse
Het is nog niet voor iedereen duidelijk wat een Omgevingsdienst is. Niet alle gemeenten kijken hetzelfde aan tegen de Omgevingsdienst. Het kennisniveau over de Omgevingsdienst verschilt per deelnemende gemeente, de ene gemeente besteedt er meer aandacht aan dan de andere gemeente. Voor direct betrokken medewerkers is nog niet duidelijk wat de nieuwe organisatie precies voor hen betekent.
Wanneer staat er wat te gebeuren, hoe wordt de nieuwe organisatie ingericht? En, wat hebben de buitenwereld en de direct betrokkenen er aan? Grofweg, er moet een antwoord komen op de vraag 'what's in it for me', voor de verschillende doelgroepen. Ook de definitieve naam ‘Omgevingsdienst Noord-Veluwe’ moet bekend en vertrouwd worden.
1.3 Aandachtspunten
De interne communicatie heeft verschillenden aandachtspunten / uitdagingen:
• Volledig en duidelijk beeld van de toekomstige organisatie
• Duidelijkheid over toekomstige situatie (what's in it for me)
• Tijdig correcte informatie geven
• Tijd en aandacht voor onzekerheden en ongenoegen (zoveel mogelijke wegnemen)
• Informatie uit eerste hand (ruis en geruchten voorkomen)
• Geleidelijke aanloop naar en wennen aan nieuwe werksituatie (wij-gevoel)
• Interne communicatie is externe communicatie (openbaar)
1.4 Interne doelgroepen
Diegenen wie het direct aangaat / betreft:
• Betrokken medewerkers
• Toekomstige medewerkers
• Leidinggevenden gemeenten en provincie
• Stuurgroepleden, OT-leden en werkgroepen
• Ondernemingsraden
• Bestuurders: Colleges B&W, gemeenteraden, Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten
1.5 Communicatiedoelen
Per november 2012:
Alle interne doelgroepen weten wat de Omgevingsdienst inhoudt en zijn bereid positief mee te denken en te werken aan het vormen van de Omgevingsdienst.
Per januari 2013:
Alle interne doelgroepen weten wat van hen wordt verwacht in de nieuwe werkorganisatie en passen waar nodig, om zo de ambitie van de Omgevingsdienst waar te maken, hun eigen gedrag aan.
Leidinggevenden, Stuurgroepleden, OT-leden en werkgroepen
• Voelen zich ambassadeurs voor de Omgevingsdienst
• Weten wat hun rol is naar medewerkers, projectteams en bestuur
• Voelen zich verantwoordelijk vanuit hun rol voor medewerkers
• Zijn op de hoogte van stand van zaken van de Omgevingsdienst
• Dragen bij aan draagvlak voor de Omgevingsdienst
Per 1 januari 2013 vervalt deze doelgroep en wordt er een management gevormd.
Toekomstige medewerkers & betrokken medewerkers
• Hebben positieve instelling over de Omgevingsdienst als dienst en als werkgever
• Weten wat de Omgevingsdienst inhoudt en voelen zich voldoende geïnformeerd
• Zijn en voelen zich betrokken bij de plannen voor de Omgevingsdienst
• Weten wanneer wat gaat spelen
• Hebben vertrouwen in de informatie en verschaffers van informatie
• Weten bij wie zij met vragen terecht kunnen
Een belangrijk deel van deze doelgroep gaat per 1 januari 2013 over naar de nieuwe organisatie.
Ondernemingsraden
• Voelen zich betrokken bij het proces totstandkoming Omgevingsdienst
• Zijn voldoende geïnformeerd om goed te kunnen meedenken en adviseren
• Weten de weg te vinden naar projectgroepen en leidinggevenden
Per 1 januari 2013 zal de nieuwe werkorganisatie een eigen ondernemingsraad krijgen.
Bestuurders
• Zijn goed en voldoende geïnformeerd over stand van zaken oprichting Omgevingsdienst (in belang besluitvorming en sturing)
• Staan positief tegenover en steunen de vorming van de Omgevingsdienst
• Werken mee aan de oprichting van de Omgevingsdienst
• Zijn duidelijk over welke keuzen ze maken
Na 1 januari 2013 zijn de bestuurders tevreden over het verloop van de opzet van de nieuwe organisatie en worden ze goed geïnformeerd over de voortgang.
1.6 Communicatieboodschappen
De boodschappen van de Omgevingsdienst zijn gekoppeld aan de opdracht die door het Rijk is opgelegd en hebben een positieve insteek: De Omgevingsdienst voert op professionele wijze, in opdracht van de gemeenten en de provincie, een deel van de taken vergunningverlening, toezicht en handhaving uit op het gebied van fysieke leefomgeving. De Omgevingsdienst biedt goede mogelijkheden voor ontwikkeling en specialisatie.
1.7 Communicatiemiddelen
Lijncommunicatie
Gezien de vele vragen die leven bij alle interne deelnemers heeft persoonlijk contact prioriteit. In een gesprek of vergadering kan een discussie op gang komen die de deelnemers helpt om helderheid te krijgen over de koers van de Omgevingsdienst en vooral over hun eigen rol daarbinnen.
Binnen de huidige organisatie (tot 1-1-2013).
• Afdelings- / werkoverleggen en persoonlijke gesprekken van de medewerker met zijn/haar huidige manager. De directeur van de Omgevingsdienst houdt het lijnmanagement geïnformeerd en betrokken.
• Regionale (thematische )personeelbijeenkomsten. Vooral op het gebied van P&O zal er veel informatiebehoefte zijn. Je kunt ook denken aan onderwerpen als de nieuwe werkwijze voor VTH.
Vanuit de Omgevingsdienst (vanaf 1-1-2013).
• Werkoverleggenen en organisatiebrede bijeenkomsten voor alle medewerkers. Naast informatie verstrekken ook gelegenheid tot het stellen van vragen en onderling contact.
• De directeur onderhoudt persoonlijke contacten met directies, bestuurders en ondernemingsraad.
• Er worden bezoeken georganiseerd bij andere omgevingsdiensten in Gelderland waarmee samen gewerkt wordt. Medewerkers worden geïnformeerd hoe het in de praktijk werkt en kunnen aan collega's die eenzelfde proces hebben doorlopen vragen stellen.
•
• Intranet: Op intranet is een centraal punt ingericht, waarop nieuwsberichten worden geplaatst.
Daarnaast worden alle verslagen van de projectgroep en documenten geplaatst.
• Alle gemeenten plaatsen tegelijk en op dezelfde wijze de door de werkgroep Communicatie aangeleverde informatie.
• Nieuws dat geen twee weken kan wachten wordt per email direct verstuurd aan alle betrokkenen.
• Er is een algemeen e-mailadres waar medewerkers vragen of opmerkingen naar toe kunnen sturen. Als de vraag een meer algemeen karakter heeft, wordt deze met het antwoord op de website gepubliceerd. Het e-mailadres komt terug in alle communicatie.
• Vanaf dag één van de Omgevingsdienst is er 'intranet' waarop het actuele nieuws te lezen is en basisinformatie voor alle medewerkers. Belangrijk element daarop is een ‘smoelenboek’ met daarbij de kennisgebieden van iedere medewerker.