Inrichting van de ambtelijke organisatie

In alle onderzochte gemeenten zijn projectorganisaties ingesteld voor de voorbereiding van de herindelingen. De structuur van de projectorganisaties is over het algemeen hetzelfde met een fusieraad, een stuurgroep, een projectgroep en diverse werkgroepen. De fusieraad bestaat uit de fractievoorzitters van alle politieke partijen. De fusieraad is door de vertegenwoordiging van alle fractievoorzitters een grote groep en die wordt wisselend ervaren. De gemeente Peel en Maas beoordeelt dit positief, omdat de vertegenwoordiging met alle fractievoorzitters een positieve bijdrage leverde aan de gelijkwaardigheid in het proces. De gemeente De Friese Meren beoordeelt de vertegenwoordiging van alle fractievoorzitters als negatief, omdat zij de fusieraad te groot vonden. De samenstelling van de stuurgroep is wisselend. In twee gemeenten bestond de stuurgroep naast de burgemeesters en gemeentesecretarissen uit één afgevaardigde wethouder uit iedere betrokken gemeente. In de stuurgroep van de gemeente Peel en Maas zaten alle wethouders van de betrokken gemeenten in de stuurgroep en in de stuurgroep van de gemeente De Friese Meren bestond de stuurgroep alleen uit burgemeesters en gemeentesecretarissen. Gemeente Schagen heeft een onafhankelijk voorzitter aangesteld in de stuurgroep en is hier achteraf zeer tevreden over. Gemeente De Friese Meren had geen onafhankelijk voorzitter in de stuurgroep, maar de respondenten waren achteraf van mening dat zij hier wel voor hadden moeten kiezen. Een onafhankelijk voorzitter zorgt er namelijk voor dat ieder lid van de stuurgroep zijn eigen rol kan innemen en dat er geen sprake van een dubbelrol door bijvoorbeeld en als voorzitter en als burgemeester van een van de gemeenten zitting te hebben in de stuurgroep. Daarnaast is de onafhankelijk voorzitter in staat de gelijkwaardigheid tussen gemeenten te waarborgen en de samenwerking te bevorderen, doordat hij een onafhankelijke rol heeft in het proces. De gemeente Schagen beaamt bovengenoemde voordelen van een onafhankelijk voorzitter en volgens de wethouder kan dit als een van hun succesfactoren gezien worden. In alle onderzochte gemeenten waren werknemers vrij om plaats te nemen in de beschikbare werkgroepen ter voorbereiding van herindeling. Dit heeft over het algemeen veel betrokkenheid gecreëerd bij de werknemers, omdat werknemers daardoor het gevoel kregen inbreng te kunnen leveren aan de herindeling.

De keuze voor de gewenste organisatiestructuur kent grote overeenkomsten in dit onderzoek. De organisatiestructuren van de nieuwe gemeenten zijn in alle gevallen zo veel mogelijk gelijk gebleven ten opzichte van de oude structuren, zodat de kracht hiervan benut kon worden en dit geen grote veranderingen op zou leveren voor werknemers. Wat betreft de herplaatsing van alle werknemers hebben zij in alle onderzochte gemeenten de mogelijkheid gekregen om functie- voorkeuren aan te geven. Dit heeft in de meeste gevallen geleid tot een vermindering van de onzekerheid bij werknemers, omdat zij aan konden geven welke functie zij in de nieuwe gemeente ambieerden. De onzekerheid van werknemers heeft in alle herindelingen een grote rol gespeeld. De gemeenten hebben elk haar eigen wijze gehad om deze onzekerheid te reduceren, maar communicatie speelt een belangrijke rol bij alle herindelingen. In alle gevallen hebben gemeenten getracht op een heldere wijze te communiceren met haar werknemers om de onzekerheid bij werknemers weg te nemen en is dit ook grotendeels gelukt. De grootste

84

onzekerheid van werknemers heerst over de nieuwe functie die zij gaan bekleden in de nieuwe gemeente. Vandaar dat de gemeenten Schagen en De Friese Meren ervoor gekozen hebben om het plaatsingsproces zo kort mogelijk te houden, zodat er snel duidelijkheid verschaft kon worden over de invulling van de functies en er weer naar de herindeling toegewerkt kon worden. In drie van de vier gevallen is de beoogd gemeentesecretaris van de nieuwe gemeente ongeveer één jaar voor de herindeling aangesteld. De gemeente Schagen heeft haar beoogd gemeentesecretaris een half jaar voor de herindeling aangesteld en dit werd door de gemeentesecretaris zelf als onprettig ervaren. Hij was liever eerder aangesteld, zodat hij de mogelijkheid gehad om meer invloed uit te kunnen oefenen op organisatorische aspecten van de nieuwe gemeente. De andere drie gemeenten zijn van mening dat de beoogd gemeentesecretaris daarom minimaal één jaar voor de herindeling aangesteld dient te worden. Drie van de vier gemeenten hebben er bewust voor gekozen om de beoogd gemeentesecretaris van buitenaf aan te stellen, zodat deze persoon nieuw in de organisatie was en niet werkzaam is geweest bij een van de oude gemeenten om zo de gelijkwaardigheid te waarborgen. Ook in de vierde gemeente is uiteindelijk gekozen voor een gemeentesecretaris van buitenaf. In alle gevallen hebben de gemeentesecretarissen zelf hen managers kunnen benoemen. In de gemeenten Schagen en Alphen aan den Rijn zijn er nieuwe managers van buitenaf aangesteld om enerzijds de totstandkoming van de nieuwe cultuur te bevorderen en om anderzijds de kwaliteit van de managers te verbeteren. Dit heeft volgens de respondenten zijn gewenste effect gehad op de nieuwe organisatiecultuur.

De gemeenten Alphen aan den Rijn en Schagen hebben relatief veel last gehad van cultuurproblemen. De grootste reden hiervoor was dat de oude gemeenten veel van elkaar verschilden. De gemeenten Peel en Maas heeft weinig cultuurproblemen ondervonden vanwege de verregaande vorm van samenwerking die de oude gemeenten met elkaar hadden. De oude gemeenten van de gemeente De Friese Meren voelden een bepaalde verbondenheid met elkaar vanwege de geografische ligging. Door drie van de vier gemeenten wordt aangegeven dat een cultuur van onderop tot stand moet komen en moet groeien. Alle onderzochte gemeenten hebben iedere medewerker van de nieuwe gemeente een nieuwe werkplek gegeven. Dit heeft de nieuwe cultuur bevorderd, omdat dit ervoor zorgde dat iedereen een nieuwe start maakte. Daarnaast hebben de gemeente Alphen aan den Rijn en Peel en Maas ‘het nieuwe werken’ na de herindeling geïntroduceerd en heeft de gemeente De Friese Meren ook een nieuwe werkwijze ingesteld. Drie van de vier gemeenten hebben ervoor gekozen om eerder in de nieuwe samenstelling te werken. Dit heeft een positieve bijdrage geleverd aan de kennismaking van medewerkers en heeft ervoor gezorgd dat de problemen van samenvoeging grotendeels waren opgelost op het moment van de feitelijke herindeling. Wat daarnaast vermeld dient te worden is dat twee van de vier gemeenten nadrukkelijk hebben ingezet op een intensieve samenwerking tussen de colleges en gemeenteraden van de oude gemeenten. Dit heeft ertoe geleid dat de gemeenten elkaar goed leerden kennen, in elkaars keuken konden kijken en een gezamenlijke visie konden ontwikkelen over de nieuwe gemeente.

85