B. O Geschiedenis van de archiefvormer
G.0 Inleiding 7
G Inventaris van het archief van de Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers (BNO), 1996-2004
adequate wijze wordt ingeschakeld.'11 G.0.2 Beleidsperiode 2002-2005
In juli 2001 stelt de Algemene Ledenvergadering nieuwe statuten vast om de organisatiestructuur te vereenvoudigen.12 Het doel van de BNO blijft nagenoeg
ongewijzigd13, maar het beleid wordt verlegd van het integreren van ontwerpdisciplines naar het uitoefenen van expressieve, functionele en vertegenwoordigende taken.
1) Expressieve taken: vakinhoudelijke, sociale en informatieve activiteiten en bijeenkomsten;
2) Functionele taken: belangenbehartiging, juridische en bedrijfsmatige ondersteuning, promotie van het vakgebied;
3) Vertegenwoordigende taken: collectieve belangenbehartiging van de ontwerpwereld, naar overheid, bedrijfsleven en onderwijs, alsmede het onderhouden van contacten met zusterorganisaties en internationale partners (ICSID, BEDA, ICOGRADA).
De hierboven genoemde taken staan vermeld in het beleidsplan Ramen open. Beleidsplan BNO 2002-2005 (2002).14 In dit stuk geeft het bestuur aan dat de periode tot en met 2001 beleidsmatig gericht was op het 'integreren van ontwerpdisciplines' die nog geen deel uitmaakten van de BNO. Vanaf 2002 is het beleid meer gericht op het uitvoeren van 'expressieve taken'. In dit beleidsplan is ook de missie van de BNO vanaf 2002 opgenomen:
'Het werk van de Nederlandse ontwerpers en ontwerpbureaus is van groot belang voor de samenleving als geheel. Hun expertise biedt toegevoegde waarde aan bedrijven, instellingen en organisaties in de vorm van effectieve en creatieve oplossingen voor vraagstukken rond communicatie-, product- en ruimtelijk design. Door het zorgvuldig integreren van
hoogwaardige ontwerp-oplossingen worden zij succesvoller dan hun concurrenten en verkrijgen zij een betere reputatie bij hun ‘stakeholders’. De BNO draagt de toegevoegde waarde van design nationaal en internationaal met kracht uit.'
G.0.3 Organisatiestructuur
G.0.3.1 Structuur bij de oprichting van de BNO (1996) De BNO kent:
1) Organen (Raad van Afgevaardigden, Algemeen Bestuur, Sectiebesturen, Afdelingsbesturen, Raad van Toezicht, Raad van Beroep)
2) Afdelingen (Individuele leden; Ontwerpbureau’s)
3) Secties (Ruimtelijk/Interieur ontwerpen; Industrieel ontwerpen; Grafisch ontwerpen)
11 Statuten BNO (1996), inv.nr. 1425, Archief BNO
12 In januari 2011 nam de Algemene Ledenvergadering nieuwe statuten aan. Zie
http://www.bno.nl/upload/downloads/statuten-bno/41415/Statuten%20BNO_2011.pdf . In december 2011 nam de de Algemene Ledenvergadering ook een nieuw Huishoudelijk Reglement aan. Zie
http://www.bno.nl/upload/downloads/huishoudelijk-reglement-bno/41413/HH_reglement_BNO_2011_2.pdf . Een belangrijke toevoeging is het Directiestatuut, en het Dagelijks Bestuur dat als ondersteunend orgaan van de directeur functioneert.
13 De enige wijziging betreft in artikel 2, waaraan in de statuten van 2001 aan lid d is toegevoegd ‘[…] en te handhaven’.
14 Ramen open. Beleidsplan BNO 2002-2005, Amsterdam 2002. Zie ook
http://web.archive.org/web/20050406115634/http://www.bno.nl/nl/bno/BNO_Beleidsplan.pdf
4) Werk- en projectgroepen, commissies en kringen 5) Leden
Het beleid wordt uitgevoerd door het BNO-Bureau, en staat onder supervisie van de directeur van de BNO; deze maakt formeel geen deel uit van het Algemeen Bestuur, maar in de praktijk stelt hij de agenda voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur op, en vormt hij samen met de voorzitter van de BNO een Dagelijks Bestuur. Bij de invulling van de functie van directeur, heeft de BNO ook kennisgenomen van de invulling van de
directeur van de Bond Nederlandse Architecten (BNA). In inv.nr. 1416 bevindt zich immers een kopie van een directiestatuut van de BNA.
G.0.3.2 Structuur na de statutenverandering: ‘Van verkokering naar bevlogenheid’ (2001)
In 2001 neemt de BNO onder het bestuursmotto 'Van verkokering naar bevlogenheid' een nieuwe structuur aan om beter aan te kunnen sluiten bij ontwikkelingen in het vak en de markt. Zo wordt een adviesorgaan ingesteld (de 'Creatieve Raad'), die ontwikkelingen signaleert en stimuleert, en een overlegplatform dat zorg draagt voor afstemming en kennisuitwisseling tussen de verschillende belangengroepen die in 'platforms' worden ondergebracht.
Aangezien de platforms interactiedesign, industriële ontwerpbureaus en
verpakkingsbureaus niet in afdelingen en secties ondergebracht kunnen worden, wordt besloten de secties en afdelingen op te heffen.
Een andere reden voor de opheffing is dat deze organisatiestructuur leidde tot een
uitgebreid vergadercircuit. In een presentatie ten behoeve van de ledenvergadering in 2000, wordt dit door vermoedelijk de BNO-directeur, als volgt omschreven: 'Daarnaast bleek er in de praktijk vaak dubbel vergaderd te worden. Zo werden veel plannen in alle besturen van de secties en afdelingen besproken, zodat er over een bepaald idee zo'n dertig
verschillende personen hun inbreng hadden. Dat lijkt zorgvuldig en evenwichtig, maar leidt, dat moet u van me aannemen, tot een onvoorstelbare vergadercultuur, waar uiteindelijk niemand meer precies aan kan geven wie, wanneer en waarover aan het praten is'.15 Tenslotte wordt de naam 'Raad van Afgevaardigden' vervangen door 'Algemene Ledenvergadering': deze benoemt het bestuur en stelt het beleidsplan vast.'
In een notitie uit het jaar 2000 lijkt nog sprake te zijn dat de nieuwe structuur in twee fasen wordt ingevoerd, om de continuïteit in de platforms te kunnen garanderen. Niet duidelijk is of dit ook aldus is uitgevoerd.
De BNO kent in 2001 de volgende structuur:
1) Organen (Algemene Ledenvergadering; Algemeen Bestuur; Platforms; Raad van Toezicht;
Raad van Beroep)
2) Niet-organen (Leden, kringen, Creatieve Raad; BNO-Bureau) G.0.3.3 Structuur BNO in 2004
Zowel in het onderwijs als in de praktijk van de beroepsuitoefening vervagen de grenzen
15 Notitie van de BNO/Directeur[?], inv.nr. 1425, Archief BNO, RKD. Zie ook Bijlage 8: Organogram 2001
tussen de verschillende ontwerpdisciplines, en tegelijkertijd ontwikkelen
beroepsbeoefenaren zich in nieuwe richtingen. Enerzijds wil de BNO deze convergentie van de disciplines bevorderen, anderzijds vragen verschillende werkgebieden nog steeds een specifieke aanpak.
In 2004 sluit de bVV zich aan bij de BNO; de taken worden voortgezet in het Platform Vrije Vormgeving. Het platform vertegenwoordigt binnen de BNO het vakgebied tussen de beeldende kunsten en het (in opdracht) ontwerpen.
De BNO heeft in 2004 nog steeds de structuur van 2001, maar de hoeveelheid aan kringen, werkgroepen en commissies lijkt enorm gegroeid.
1) Organen (Ledenvergadering; Algemeen Bestuur; Creatieve Raad; Raad van Toezicht;
Raad van Beroep; Platforms)
2) Niet-organen (Leden; kringen; werkgroepen en commissies).
G.0.4 Functies/taken, en drie soorten processen
De doelen die de BNO in 1996 formuleerde heb ik opgevat als functies ('waarom iemand of een organisatie iets doet'). Bij de statutenwijziging in 2001 bleven de functies van de BNO overigens geheel ongewijzigd.
Functies en taken vallen in de organisatiestructuur van de BNO samen, zeker voor wat betreft de zogenaamde primaire taken. In de archiefliteratuur (Thomassen, T.H.P.M., ‘Korte introductie in de archivistiek’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen, Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, Den Haag 1999, 12) wordt daarom gesproken van een primaire taak als deze ‘direct gericht is op het bereiken van de doelstelling van de organisatie.'
Voor de BNO betreft dit de volgende primaire taken:
- Handhaving beroepsethiek;
- Belangenbehartiging en ondersteunen van de leden bij de beroepsuitoefening;
- Bevordering van de ontwikkeling van het vakgebied;
- Kwaliteitsbevordering van het vakonderwijs;
- Promotie van het ontwerp-vak;
- PR, voorlichting en publiciteit;
- Deelnemen aan beurzen;
- Organiseren van tentoonstellingen, symposia, manifestaties en prijsvragen;
- Samenwerken met aanverwante organisaties;
Deze taken komen in de inventaris van het archief van de BNO terug onder de rubriek
‘Taakuitvoering’.
Daarnaast zijn er op basis van de statuten ook zogenaamde secundaire taken te
onderscheiden. Deze taken zijn ondersteunend aan de primaire taken en worden bij de BNO veelal uitgevoerd door het Bureau van BNO. In de archiefliteratuur worden deze secundaire taken als ‘bedrijfsprocessen’ aangemerkt: personeelsbeheer, financieel beheer, informatiebeheer en logistiek secundaire processen.
Deze secundaire taken komen ook terug in de statuten van de BNO:
- zorg voor personeelsbeleid;
- opmaken van staat en balans van baten en lasten;
- leiden en besturen van de vereniging;
- beheer van geldmiddelen en andere eigendommen;
- administreren van leden.
De ‘neerslag’ in de vorm van documenten van deze secundaire taken ontbreekt echter geheel in de archiefinventaris van de BNO: personeelsdossiers en financiële stukken berusten bij de financieel administratrice, en zijn dus buiten de overdracht aan het RKD gehouden. Op termijn vernietigbare financiële stukken – omdat de wettelijk te bewaren termijn van zeven jaar dan is verstreken – zijn achtergebleven bij de BNO en maken dus ook geen onderdeel uit van de overdracht van het RKD.
Het administreren van leden beschouw ik voorlopig ook als een secundaire taak, want ondersteunend aan de primaire taak waarin nieuwe leden voor beoordeling in aanmerking komen. Deze taak is op te splitsen in werkprocessen:
- administreren van door de Raad van Toezicht toegelaten leden - administreren of ze hun contributie voldaan hebben
- aanschrijven van de leden die contributie niet voldaan hebben
- leden voor royement voordragen die niet binnen de gestelde termijn hebben betaald of niet willen betalen. Niet alle documenten die in deze processen zijn gevormd, zijn de moeite waard om gearchiveerd te worden, maar helaas is dit wel gebeurd. Over waardering en selectie meer bij het hoofdstuk over het opslaan en beheren van documenten en archiefmateriaal. In de statuten van 2001 zijn overigens expliciete
bepalingen opgenomen over het voeren van een goede administratie en het bewaren van bescheiden, boeken en andere gegevensdragers.
De tertiaire processen tenslotte zijn de verantwoordingsprocessen zoals het opstellen van het jaarverslag en het opstellen van de jaarrekening. Hieronder kan bijvoorbeeld begrepen worden een administratief proces zoals het opsturen door het Algemeen Bestuur aan de Raad van Afgevaardigden van een door een registeraccountant uitgebracht rapport over een uitgevoerd onderzoek naar de juistheid van de in de jaarlijkse rekening en
verantwoording van het algemeen bestuur vervatte cijfers van het voorgaande jaar.
De ‘neerslag’ van deze processen komt overigens niet terug in het overgedragen archief van de BNO, en als het wel voorkomt, dan is het grotendeels vernietigbaar. Het betreft immers veelal documenten die zich in een ontwikkelstadium bevinden zoals concepten. De verzamelde en goedgekeurde gegevens, door bijvoorbeeld de ledenraadvergadering of de accountant, worden uiteindelijk in het BNO-orgaan Vormberichten gepubliceerd.
G.0.5 Bevoegdheden van actoren
In de statuten worden daarnaast ook nog bevoegdheden vermeld die aan actoren van de BNO zijn toebedeeld ten aanzien van genoemde functies of taken:
– goedkeuringsbevoegdheid;
– beslissingsbevoegdheid;
– vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Deze laatste bevoegdheid betreft bijvoorbeeld een delegering door het Algemeen Bestuur aan de directeur van de BNO om de vereniging te mogen vertegenwoordigen.
Tijdens de voorbereidingen voor de organisatorische wijzigingen in 2001 is een overzicht
gemaakt van de taken en de verantwoordelijkheden van de verschillende actoren van de BNO (zowel organen als niet-organen).16
16 ‘Taken/verantwoordelijkheden organen van BNO’, inv.nr. 1425, Archief BNO, RKD.