Inleiding 33

Dit hoofdstuk bevat een korte introductie van de organisatie waar de casestudie heeft plaatsgevonden. Vervolgens wordt het orderverwerkingsproces van de organisatie beschreven. Dit wordt gevolgd door een beschrijving van het operationele netwerk en een beschrijving van de wijze waarop de leden van het operationele netwerk gebruik maken van het ERP-systeem.

Eurogrit BV is producent/leverancier van straalmiddelen voor oppervlaktebehandeling van metaal, steen/beton en hout. Het hoofdkantoor bevindt zich in Papendrecht. Het belangrijkste product van Eurogrit BV, is Eurogrit smeltslak grit, ook wel aluminium silicaat genoemd. Dit product wordt geproduceerd in de fabriek van Eurogrit in Dordrecht. De grondstoffen voor dit product zijn de bijproducten van een aantal Duitse kolengestookte energiecentrales. Bij de verbranding van (poeder)steenkool in deze centrales, smelt het niet brandbare (niet koolstofhoudende) deel van de steenkool. Dit gesmolten materiaal wordt afgekoeld met water en granuleert door de “thermische schok” in een hard, korrelvormig materiaal dat zeer geschikt is gebleken als straalmiddel. Eurogrit BV heeft een algemeen directeur met daaronder een management team van vijf personen te weten: twee area export/sales managers, de plant manager, de controller en het hoofd administratie. De missie van Eurogrit kan het best als volgt worden omschreven: het altijd en overal op tijd kunnen leveren van een breed assortiment hoogwaardige straalmiddelen - “timing is everything”. Eurogrit BV heeft een platte organisatiestructuur en een open, informele bedrijfscultuur. Het organisatieschema van Eurogrit BV ziet er als volgt uit:

Eurogrit BV werkt sinds 1999 met het ERP pakket MFG-Pro, waarvan per 1 januari 2007 een nieuwe release in gebruik is genomen. Eurogrit BV gebruikt MFG-Pro gedeeltelijk, voor het invoeren en administreren van in- en verkooporders, het bijhouden van voorraden en voor de financiële boekingen en verslaglegging. Er wordt geen gebruik gemaakt van de zogenoemde Materiaal Behoefte Planning (MBP), er wordt geen master plan ingevoerd en ook het verkoopbudget wordt niet in MFG-Pro ingevoerd.

4.2 Het order proces

Bij Eurogrit BV kunnen drie soorten orders worden onderscheiden:

1. export orders, deze zijn meestal klant gestuurd;

2. orders verkoop Benelux, deze zijn meestal voorraad gestuurd;

3. directe leveringen, waarbij de goederen direct van de leverancier naar de klant worden getransporteerd. In MFG-Pro wordt voor deze orders tegelijkertijd met het invoeren van de verkooporder automatisch een inkooporder gegenereerd voor de desbetreffende leverancier.

Elke type order heeft zijn eigen planningsdynamiek. De overeenkomst is, dat orders zo snel mogelijk na ontvangst in MFG-Pro moeten worden ingevoerd, met daarbij vermeld de juiste producten, aantallen, prijs, levertijd en eventuele bijzonderheden met betrekking tot het vervoer. Na invoeren van de order in MFG-Pro wordt er automatisch een interne opdrachtbon (IOB) geprint op de afdeling productieplanning/expeditie in Dordrecht. Hierop staan alle gegevens vermeld, die productie en expeditie nodig hebben en de IOB wordt tevens als laadbon gebruikt.

Vooral bij de afdeling export vindt er meestal eerst telefonisch overleg plaats over de door de klant gewenste levertijd. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van een exportorderoverzicht. Dit overzicht wordt uit MFG-Pro gegenereerd en hierop staan alle orders vermeld op volgorde van leverdatum. Dit overzicht wordt door export en productie gebruikt in het planningsoverleg. Bij verkoop Benelux wordt het grootste deel van de orders uit voorraad geleverd. Expeditie maakt gebruikt van een transportlijst, die ook uit MFG-Pro wordt gegenereerd. Dit overzicht is vergelijkbaar met het exportorderoverzicht. Bij directe leveringen dient er naast de afstemming met expeditie ook afstemming plaats te vinden met de betreffende leverancier over de beschikbaarheid van het benodigde product. In dit onderzoek worden de directe leveringen verder buiten beschouwing gelaten, aangezien een deel van de planning bij de leverancier plaatsvindt. De invloed van het operationele netwerk van Eurogrit BV op deze orders is relatief klein.

Verzenden

Order Order Printen Evt. overleg Evt. Regelen Laden goederen Printen Aflevering Factuur Evt. Versturen ontvangst ingave IOB levertijd Productie transport Goederen in MFG-Pro CMR bij klant Facturatie controle correcties Facturen

Verkoop Verkoop MFG-Pro Verkoop <--> Productie Expeditie Productie Expeditie Expeditie Expeditie Admin Verkoop Admin Admin

Expeditie

Tel Incl. krediet Auto Op basis Op basis Werkelijk Transporteur Op basis Op basis Op basis

Fax beoordeling iob en iob geladen CMR historie/ input

E-mail en voorraad ^{transportlijst} items afspraken verkoop

Post check MFG-Pro klant

Tabel 4.1: Orderproces verkoop Benelux.

Indekken Productie Douane Verzenden Maken Verzenden

Order Overleg Order Printen Regelen vreemde of uit Plannen electr. Laden goederen Printen export Factuur Evt. export ontvangst Levertijd ingave IOB transport valuta voorraad laden Aangifte goederen in MFG-Pro CMR docs. Facturatie controle correcties docs.

Export Export--> Export Auto Export Export--> Productie Export--> Export--> Productie Expeditie Exp- Export Admin Export Admin Export

Productie Admin Productie Expeditie editie

Fax Incl. krediet Op basis Op basis Indien Op basis Werkelijk Op basis Op basis

E-mail beoordeling iob export- nodig iob + exp. geladen exportorder input

order overzicht overzicht items overzicht export

Kleinere export orders binnen de EU waarvan materiaal op voorraad staat worden gelijk behandeld als orders van verkoop Benelux.

Tabel 4.2: Orderproces export.

Het operationele netwerk van Eurogrit BV verwerkt jaarlijks ongeveer 6500-7000 orders. 80-90% daarvan zijn orders voor verkoop Benelux. Eurogrit BV hanteert korte levertijden, voor veel orders geldt: vandaag besteld, morgen geleverd. Een order wordt pas als spoedorder beschouwd, als er dezelfde dag nog geleverd moet worden. Eurogrit BV werkt met twee vaste transporteurs, die het grootste deel van het wegtransport voor hun rekening nemen. Hierbij kan het volgende onderscheid worden gemaakt: de bodedienst, waarmee kleinere orders van één of enkele pallets de volgende dag kunnen worden afgeleverd en het normale vervoer voor grotere hoeveelheden vanaf ongeveer vijf ton, tot en met complete ladingen. De bodedienst komt elke dag de kleinere orders laden voor aflevering de dag erna. Verkoop heeft hierbij relatief weinig invloed op de aflevertijden. De transporteur consolideert namelijk de zendingen in zijn eigen magazijn en vervolgens rijdt de auto een “ronde” waarbij de efficiëntie voor de transporteur op de eerste plaats komt. Waar mogelijk probeert de transporteur wel tegemoet te komen aan de wensen van de klanten. De overige transporten worden overwegend met huisvervoerder de Bruyn uitgevoerd. Expeditie heeft hierin de belangrijke rol om transporten tijdig aan te melden bij de vervoerder en tevens te letten op combinatiemogelijkheden. Verkoop kan in MFG-Pro zien of producten op voorraad zijn, bij twijfel wordt telefonisch contact opgenomen met expeditie. MFG-Pro wordt ook gebruikt om te zien wat een klant eerder heeft besteld (order- en factuurhistorie) en welke rekeningen een klant nog heeft openstaan. Door middel van de transportlijst kan verkoop zien welke orders al zijn geladen. Bij de export afdeling moet een onderscheid gemaakt worden tussen de kleinere, standaard orders die binnen de EU geleverd worden en de grotere export orders die naar landen buiten de EU geëxporteerd worden. Bij de kleinere orders, normaal maximaal één of twee truckladingen, staat het product meestal op voorraad en worden de orders op dezelfde manier behandeld als bij verkoop Benelux.

In het kader van dit onderzoek zal alleen de andere categorie orders worden geanalyseerd. Waar bij verkoop Benelux een spoedorder meestal levering op dezelfde dag betekent, kan bij export een spoedorder de levering van één of meerdere containers binnen vijf dagen als spoedorder worden beschouwd.