Informatie en communicatie

De laatste randvoorwaarden zijn de informatie en communicatie. In COSO wordt gesteld er sprake moet zijn van goede en betrouwbare informatie op alle organisatieniveaus. Er wordt echter geen minimaal niveau aangegeven waaraan de informatievoorziening moet voldoen. Er worden verschillende eigenschappen onderscheiden die de kwaliteit van informatie beïnvloeden, zo moet informatie de juiste mate van detail hebben, tijdig, recent, correct en toegankelijk zijn.

Binnen een organisatie zijn verschillende soorten informatie te onderscheiden. Financiële en niet-financiële informatie. Wat betreft de juistheid en volledigheid van de financiële informatie functioneert de organisatie

goed. De accountant beoordeelt jaarlijks het interne controle systeem en de financiële cijfers binnen de organisatie. Het feit dat de accountant jaarlijks een goedkeurende verklaring afgeeft geeft aan dat het informatiesysteem op het gebied van financiële informatie goed werkt.

Door het in gebruik nemen van een nieuw automatiseringssysteem zal het beter mogelijk zijn om op tijdige wijze te voorzien in de gewenste rapportages om daarmee beter te informeren over de realisatie van de doelstellingen van het ondernemingsplan en de jaarplannen.

COSO stelt verder dat er zowel gebruik moet worden gemaakt van historische als van actuele informatie. Dit gebeurd wel binnen WCD. Op basis van ervaringen en cijfers uit het verleden en actuele informatie wordt er besloten wat men in de toekomst gaat ondernemen.

Omdat WCD een kleine organisatie is, is het niet nodig dat de informatie en communicatie tot in de details op papier staat. De lijnen zijn kort en als iets niet op tijd ergens is of niet klopt, dan kan dat gemakkelijk worden nagevraagd. Mensen staan dicht bij elkaar en durven en weten elkaar ook te benaderen. Op dit moment is het echter zo dat er vrijwel niets op papier staat en wat er wel op papier staat is vaak verouderd. Hierdoor komt het voor dat informatie niet altijd tijdig beschikbaar is en niet de juiste inhoud heeft. Er gaat soms ook informatie verloren omdat niet bekend is waar de informatie heen moet, of omdat met zich niet bewust is van het belang van bepaalde informatie. Deze randvoorwaarden zijn dan ook niet voldoende aanwezig binnen WCD, terwijl ze ook voor WCD wel van belang zijn. Door een basisstructuur vast te leggen waarin de belangrijkste rapporten, inhoudsvereisten, en momenten van oplevering vastgelegd zijn, zouden de informatie en communicatiestromen binnen WCD veel efficiënter en effectiever kunnen worden.

5.5 Conclusie

In dit hoofdstuk draaide het om de vraag in hoeverre de randvoorwaarden van het COSO ERM systeem aanwezig zijn binnen WCD. In hoofdstuk drie zijn eerder elf randvoorwaarden gegeven waaraan moet worden voldaan voordat een ERM systeem kan worden ingevoerd. In COSO wordt aangegeven dat de randvoorwaarden binnen een organisatie aanwezig moeten zijn om het risicomanagement systeem goed te kunnen laten werken. De mate waarin dat het geval is, is echter verschillend per organisatie. Er worden in COSO meestal geen minimale niveaus of harde eisen aangegeven waaraan de organisatie moet voldoen. Het wel of niet voldoen aan de randvoorwaarden is daardoor niet volkomen objectief te beoordelen. Hieronder wordt per randvoorwaarde nogmaals kort uiteengezet of er binnen WCD aan de randvoorwaarde wordt voldaan.

Risicomanagement filosofie: Aan deze randvoorwaarde wordt voldaan. Dit blijkt uit het feit dat ‘het realiseren van een risicomanagement systeem’ een doelstelling is geworden voor WCD en aan de waarde die aan het realiseren van de doelstellingen wordt toegekend.

Risicoacceptatiegraad: Aan deze randvoorwaarde wordt voldaan. Er is een impliciete norm aanwezig in de organisatie. Door het implementeren van het ERM systeem wordt het voor de organisatie mogelijk een expliciete norm te formuleren.

Raad van Toezicht: Aan deze randvoorwaarde wordt voldaan. De meerderheid van de leden van de RvT is onafhankelijk. De leden voelen een binding met de organisatie en de lokale en regionale samenleving en specifiek de huisvesting in dat gebied, er wordt gedetailleerd advies gegeven en er zijn bepaalde kennisniveaus vastgesteld die in de RvT aanwezig moeten zijn. De afstand tussen de RvT en het MT is echter wel kleiner dan in grotere ondernemingen het geval is.

Integriteit en Ethische waarden: Aan deze randvoorwaarde wordt voldaan. Het niveau van integriteit en ethische waarden is voldoende binnen WCD. Het gedrag van het management is erg belangrijk om dit te realiseren. Het management probeert door middel van een goede uitleg en het betrekken van het personeel bij besluiten, het personeel te motiveren en te stimuleren voor veranderingen en het beleid. Verder toont het MT ook vertrouwen in het personeel door uit te gaan van het goede in de mens en niet onnodig veel regeltjes op te leggen en van te voren te gaan dreigen met eventuele straffen. Daarbij wordt er geen verleiding gecreëerd om te frauderen.

Personeelsstandaarden: Aan deze randvoorwaarde wordt voldaan. Hoewel er geen personeelsstandaarden zijn opgesteld, wordt er binnen WCD zorgvuldig met het personeel omgegaan. Dit komt onder andere naar voren in de manier waarom sollicitatieprocedures lopen, de ontwikkelingsmogelijkheden voor de werknemers en het betrekken van het personeel bij de besluiten die de onderneming neemt.

Commitment to competence: Aan deze randvoorwaarde wordt voldaan. Er is een stagiaire in dienst genomen om de eerste opzet van het systeem uit te werken. Met de kennis die er op dit moment aanwezig is, eventueel aangevuld met een cursus voor het MT, moet het mogelijk zijn het ontworpen ERM systeem te implementeren en te onderhouden.

Organisatiestructuur: Aan deze randvoorwaarde wordt voldaan. Er is een duidelijke, simpele organisatiestructuur aanwezig, die past binnen een kleine organisatie als WCD.

Toewijzing van autoriteit en verantwoordelijkheden: Aan deze randvoorwaarde wordt (nog) niet volledig voldaan. De vastlegging van de autoriteit en verantwoordelijkheden is niet meer up-to-date en er wordt nog niet altijd gehandeld naar de doorgevoerde veranderingen in verantwoordelijkheden. Daarbij zijn de doelstellingen nog niet overal in de organisatie bekend.

Doelstellingen: Aan deze randvoorwaarde wordt (nog) niet volledig voldaan. Er zijn wel doelstellingen in de organisatie aanwezig, maar deze zijn nog niet op alle onderscheiden niveaus expliciet vastgelegd. De

doelstellingen zijn ook nog niet voldoende specifiek en meetbaar en zijn nog niet overal bekend in de organisatie.

Informatie en communicatie: Aan deze randvoorwaarde wordt (nog) niet volledig voldaan. Op dit moment is het zo dat er met betrekking tot de informatie en communicatie weinig op papier staat en wat wel op papier staat is vaak verouderd. Ook aan de kwaliteitseisen met betrekking tot informatie, wordt niet altijd voldaan.

Op dit moment voldoet WCD nog niet aan alle randvoorwaarden die in het ERM systeem worden gesteld. Alvorens een ERM systeem in te voeren zullen de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden moeten worden vastgelegd en er zal naar moeten worden gehandeld. Ook zullen de doelstellingen moeten worden aangepast en zal de informatie en communicatie formeler moeten worden gemaakt.

Er is wel een duidelijke verklaring waarom niet aan de randvoorwaarden wordt voldaan. Op dit moment zit WCD midden in een veranderingsproces. In 2007 zijn er voor het eerst jaarplannen en afdelingsbudgetten ingevoerd binnen WCD. 2007 is door WCD zelf aangewezen als leerjaar en is nodig om de veranderingen te optimaliseren. De veranderingen hebben invloed op de randvoorwaarden met betrekking tot de informatie en communicatie en de toewijzing van autoriteit en verantwoordelijkheden. Pas als de veranderingen geoptimaliseerd zijn, alles weer goed en soepel verloopt en de rust in de organisatie is teruggekeerd kan er aan de randvoorwaarden worden gewerkt.

Pas als dit het geval is kunnen de belangrijkste informatie en communicatie stromen en de toewijzing van autoriteit en verantwoordelijkheden weer formeel worden vastgelegd. Op dit moment zou het niet efficiënt zijn dit te doen omdat er nog veel veranderingen plaatsvinden op dit gebied.

Voor deze randvoorwaarden moet er overigens ook rekening worden gehouden met het feit dat WCD een kleine organisatie is. De lijnen zijn kort binnen WCD en als iets niet klopt kan er vaak makkelijk navraag worden gedaan. De werknemers staan dicht bij elkaar en weten elkaar te benaderen. Toch is het ook voor een kleine organisatie essentieel de belangrijkste communicatiestromen en informatiestromen vast te leggen.

Het veranderingsproces binnen WCD heeft ook te maken met het niet voldoen aan de randvoorwaarde doelstellingen. De doelstellingen zijn nog maar net concreet ingevoerd binnen WCD. Doordat de organisatie nog maar zo kort met de doelstellingen werkt is het niet raar dat de doelstellingen nog niet optimaal geformuleerd zijn. Ook hier geldt het leerproces. COSO kan WCD hierbij hulp bieden. COSO geeft aandachtspunten waar de organisatie op moet letten bij het formuleren van de doelstellingen.

6 IN HOEVERRE SLUITEN DE PROCESSTAPPEN VAN COSO ERM AAN OP DE HUIDIGE