Deze definitie is goed toepasbaar op het prototype en impliceert in het kader van dit onderzoek het volgende: in de hiervoor aangegeven definitie wordt onder “model” verstaan: een prototype van een methode om bij Union de stakeholders te identificeren. Onder het “verlangde gedrag” wordt verstaan dat het model in staat is de stakeholders te identificeren en dat de methode in de praktijk uitvoerbaar is en datgene moet opleveren waarvoor het ontworpen is. Het moet namelijk een beeld geven van de stakeholders bij Union. Om de methode toe te lichten wordt gebruik gemaakt van het concept van “black boxes”. Schematisch wordt een black box in de literatuur als volgt weergegeven, figuur 4.1, waarbij het transformatieproces plaatsvindt in de black box. Het transformatie-proces in de black box wordt als volgt gedefinieerd (in ’t Veld 1999):
“een serie transformaties tijdens de doorvoer (throughput), als gevolg waarvan het ingevoerde element verandert in plaats, stand, vorm, afmeting, eigenschap of enig ander kenmerk”. Tijdens het transformatieproces in de black box vind het ontwikkelen
van het prototype plaats.
Figuur 4.1: Black box waarbinnen transformaties plaatsvinden (in ’t Veld, 1999)
Bij een black-boxbenadering blijft overigens in principe het inwendige van het systeem, het transformatieproces, gesloten. Wil men het transformatieproces nader bestuderen, dan dient de black box onderworpen te worden aan modelreticulatie (het openen van de black box).Dit komt in paragraaf 4.3 uitvoering aan de orde. Alvorens over te gaan tot de modelreticulatie, wordt eerst middels de hiervoor besproken black-boxbenadering (het transformatieproces) de voor ogen staande methode in een model weergegeven (figuur 4.2). De input om te komen tot het prototype bestaat uit de ingrediënten zoals deze zijn omschreven in hoofdstuk 3 paragraaf 3.9, namelijk Mitroff, Mitchell et al en Vijlder en Westerhuis. In het transformatieproces vindt er een zodanige bewerking van deze ingrediënten plaats, dat dit uiteindelijk uitmondt in het prototype om bij Union de stakeholders te identificeren.
Figuur 4.2: Black box waarbinnenhet transformatieproces plaatsvindt (in ’t Veld 1999)
4.3 Het prototype
Zoals aangegeven, wordt voor het prototype om de stakeholders bij Union in kaart te brengen gebruik gemaakt van een aantal methodes, te weten: de methode van Mittrof; de methode van Mitchell et al. en de driedeling van De Vijlder en Westerhuis. Voor de identificatie van de stakeholders wordt gebruikt gemaakt van de methode van Mitroff. Vervolgens wordt om de stakeholders te categoriseren gebruik gemaakt van het model van Mitchell et al. Als laatste om de stakeholders te managen wordt gebruikt gemaakt van het model van De Vijlder en Westerhuis. De achterliggende gedachte hierbij is, dat naar verwachting, er op deze wijze een zo compleet mogelijk beeld ontstaat met welke stakeholders Union te maken heeft én aan welke organisatieonderdelen de stakeholders gerelateerd zijn. Deze drie methodes vormen het prototype. De fases welke achtereenvolgens worden doorlopen (zwarte pijl) worden weergegeven in figuur 4.3. De in dit figuur aangegeven gestippelde lijn impliceert dat er sprake kan zijn van een (tussentijdse) aanpassing of bijstelling van het prototype.
Methode om stakeholders te identificeren Transformatieproces Ingrediënten Mitroff, Mitchell et al. en Vijlder en Westerhuis (input) (output) Output Throughput (transformatieproces) Input
Figuur 4.3: De 3 fases van het prototype.
Ter toelichting op de hierboven beschreven fases worden hieronder de drie te zetten stappen (fases) besproken en toegelicht welke de ingrediënten vormen van het prototype: de ICM-methode.
4.3.1 Fase 1: Identificatie stakeholders
De eerste fase bij deze methode is om de stakeholders te identificeren. Deze stap geeft een antwoord op de vraag wie de stakeholders van Union zijn. De methode om dit te doen is het kiezen van een bepaald organisatieprobleem of organisatievraagstuk aan de hand waarvan de stakeholders kunnen worden geïdentificeerd. Mitroff benoemt hiervoor 7 manieren, welke in paragraaf 3.3.3 reeds nader zijn toegelicht. Het is van belang om dusdanige manieren te kiezen dat deze een evenwichtig beeld geven van de stakeholders. Op basis hiervan is er een keuze gemaakt voor een drietal manieren om de stakeholders voor Union te identificeren. De reden om voor drie manieren te opteren is gelegen in het feit dat er, naar wordt aangenomen, een zo breed mogelijk beeld wordt verkregen van de stakeholders van Union. De drie manieren zijn Imperatief, Positie en Reputatie.Deze worden hierna toegelicht.
1. Imperatief
Op basis van deze manier worden stakeholders geselecteerd die een zichtbaar belang hebben doordat ze dit zelf uiten. Dit kan aan de hand van een lijst van uitspraken, slogans, trefwoorden, bijeenkomsten (zoals manifestaties en symposia), en publicaties (zoals nieuwsbrieven en krantenartikelen) die betrekking hebben op een organisatieprobleem of –vraagstuk. De achterliggende gedachte om dit aspect te nemen is dat Union jaarlijks een symposium organiseert met de haar op dat moment bekende stakeholders. Uit de onderwerpen, discussie en verslagen kunnen stakeholders worden geïdentificeerd. Daarnaast worden bronnen geraadpleegd zoals krantenartikelen, verslagen van overleggen met organisaties, instellingen en bedrijven waarmee Union contacten heeft.
Fase 1
Identificatie stakeholders op basis van Mitroff
Fase 2 Categorisatie stakeholders op basis van Mitchell et al Fase 3 Relatie met organisatie- onderdeel op basis van Vijlder
en Westerhuis
2. Positie
Met deze manier worden stakeholders geselecteerd die een belang hebben doordat ze formele posities bezitten ten aanzien van Union. Het nalopen van het organogram, zie bijlage 3, en het wettelijk kader is hiervoor de te volgen methode.
3. Reputatie
De te hanteren manier hierbij is om sleutelfiguren in en rondom de organisatie te bevragen wie volgens hen de stakeholders zijn. Naar verwachting komen hier stakeholders naar voren welke mogelijkerwijs niet bij de twee hiervoor genoemde methoden aan het licht zijn gekomen.
4.3.2 Fase 2: Categoriseren stakeholders
Nadat in fase 1 de stakeholders zijn geïdentificeerd, dat wil zeggen wie de stakeholders van Union zijn, wordt in fase 2 op basis hiervan de status van de stakeholders nader gecategoriseerd op basis van Mitchell et al. In deze fase worden de stakeholders ingedeeld aan de hand van drie dimensies: macht, legitimiteit en urgentie. Centraal hierbij staat de mogelijke invloed van stakeholders en de aard van de aanspraak (eisen, verwachtingen, wensen) die een stakeholder op Union legt. Met deze indeling wordt bepaald welke stakeholders van belang zijn voor Union. Om tot categorisering te komen van de stakeholders wordt als volgt te werk gegaan:
Macht
Om te kunnen bepalen of een stakeholder over macht beschikt om Union haar wil op te leggen, is als uitgangspunt genomen de vraag of stakeholders over de instrumenten beschikken waarmee zij hun wil aan Union kunnen opleggen. Dit wordt vooral benaderd vanuit een wettelijk perspectief en vanuit een financieel perspectief. Bij de bepaling van macht wordt uitgegaan van stakeholders welke Union tegen haar zin in hun wil kunnen opleggen.
Legitimiteit
Legitimiteit refereert aan de vraag of aanspraken of het gedrag van de stakeholder jegens Union wel zijn gebaseerd op legitieme gronden. Onder legitimiteit wordt in het kader van dit onderzoek verstaan organisaties waarmee Union afspraken heeft op basis van convenanten, overeenkomsten, intentieverklaringen, contracten en dergelijke. Urgentie
Om de urgentie van de stakeholder te kunnen bepalen wordt op basis van gesprekken met de respondenten een inschatting gemaakt of een stakeholder urgent is. Urgent in de zin dat er op basis van signalen welke de stakeholder uitzendt kan worden bepaald of er sprake is van dit type stakeholders. Dit kan zijn op basis van verslagen, correspondentie met de stakeholder, vergaderingen waarbij de stakeholder aanwezig is. Of op basis van ontwikkelingen welke zich op korte termijn gaan voordoen.
Op basis van deze drie dimensies wordt de rol van de stakeholders getypeerd in termen van slapend, willekeurig, veeleisend, dominant, gevaarlijk, afhankelijk, ultiem of wellicht een non-stakeholder. Dit alles gezien vanuit het perspectief van dit moment.
Daarnaast wordt er een inschatting gemaakt van de potentiële status van de stakeholder en van een zogenaamd zwartst scenario van de stakeholder. De potentiële status houdt in, dat op basis van de verwachting welke de managers hebben, een inschatting wordt gemaakt waar de stakeholder uiteindelijk naar toe zal groeien. Met het aangeven van het zwartst scenario trachten de managers een inschatting te maken van een doemscenario van de stakeholder. De reden om dit te doen is een doorkijk te maken naar de toekomst, waarbij getracht wordt om deze prognose, hoe subjectief ook, vast te leggen.
Wat ook in relatie staat tot het bovenstaande is om onder woorden te brengen wat de evolutie is van de toekomstige ontwikkelingen met betrekking tot de stakeholders. Want ook stakeholders kunnen worden beïnvloed door externe factoren waardoor hun positie wellicht kan veranderen, bijvoorbeeld door verandering in de wet- en regelgeving. Een wijziging in de positie is overigens waar Mitchell et al op wijzen, namelijk dat de methode kan worden gezien als dynamische methode waarbij regelmatig de positie van de stakeholders bepaald dient te worden. Door het schetsen van een potentiële status van de stakeholder, een zwartst scenario van de stakeholder en het schetsen van de evolutie van de toekomstige ontwikkeling van de stakeholder wordt als het ware hier een voorschot op genomen.
4.3.3 Fase 3: Relatie met organisatieonderdeel
In de derde fase worden de stakeholders welke in de voorgaande stap zijn gecate-goriseerd en getypeerd gekoppeld aan een organisatieonderdeel (stakeholder-management). Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de driedeling van De Vijlder en Westerhuis.
Om te kunnen bepalen welke stakeholder aan welk organisatieonderdeel wordt gekoppeld wordt gebruik gemaakt van het jaarplan van de afdelingen waarin de activiteiten van de afdeling zijn opgenomen. De begroting geeft inzicht in welke afdeling financieel verantwoordelijk is voor de projecten waarbij stakeholders zijn betrokken. Daarnaast geven de taakomschrijvingen inzicht in wie er voor wat verantwoordelijk is. De stappen welke hiervoor aan de orde zijn geweest worden verwerkt in het inventarisatieformulier, figuur 4.4. Dit inventarisatieformulier wordt gebruikt voor de identificatie en de categorisatie van de stakeholders en voor de bepaling van de relatie van de stakeholders met een organisatieonderdeel. Dit formulier wordt middels een diepte-interview met de bestuurders en de leden van het managementteam ingevuld. Dit formulier wordt als input gebruikt bij de methode om de stakeholders inzichtelijk te krijgen op een stakeholderskaart, figuur 4.5.
Inventarisatieformulier
Figuur 4.4: Inventarisatieformulier
In bovenstaand inventarisatieformulier, figuur 4.4, zijn de fases opgenomen zoals deze in paragraaf 4.3 zijn beschreven en toegelicht. Dit formulier wordt gebruikt tijdens de gesprekken met de managers om de stakeholders te identificeren. Maar het formulier kan ook worden gebruikt om op cyclische basis de stakeholders te herpositioneren. Tijdens de gesprekken met de managers wordt dit formulier eerst met de hand ingevuld en vervolgens overgebracht in een database, in dit geval een Excel bestand. De verantwoording voor het gebruik van de ICM-methode ligt bij de Bestuursadviseur, vanwege het feit dat deze de ontwerper van de ICM-methode is en anderzijds vanwege de centrale plaats welke hij in de organisatie inneemt.
In het blauw gearceerde gedeelte is op basis van Mitroff een stakeholder geïdentificeerd. Dit betreft de vraag welke persoon, groep of instantie als stakeholder door een manager wordt gezien. Dit is fase 1 van het prototype.
Vervolgens wordt in het geel gearceerde gedeelte, fase 2 van het prototype, op basis van Mitchell et al aangegeven wat volgens de managers de huidige en de potentiële status is en wat het zwartste scenario van de stakeholder is, aangevuld met een omschrijving van de evolutie van de toekomstige ontwikkeling van de stakeholders. In het oker gearceerde gedeelte, fase drie van het prototype, vindt het stakeholder- management plaats middels een koppeling met het organisatieonderdeel waar bij de Datum intake Intake met Functie Betreft stakeholder Adres Postcode en Plaats Huidige status
Macht Legitimiteit Urgentie Type
stakeholder:
Potentiële status
Macht Legitimiteit Urgentie Type
stakeholder:
Zwartst scenario
Macht Legitimiteit Urgentie Type
stakeholder: Evolutie toekomstige ontwikkeling Relatie met organisatieonderdeel Verantwoordelijk manager: Management benadering Opmerkingen
stakeholder het meeste belang heeft en vindt er een beschrijving plaats van de management benadering.
Ten slotte is er ruimte tot het maken van aanvullende opmerkingen ten aanzien van de stakeholder. Vervolgens worden de gegevens overgebracht op een zogenaamde stakeholderskaart, figuur 4.5, waar op een overzichtelijke manier de informatie van het inventarisatieformulier wordt overgebracht.
Stakeholderskaart
Figuur 4.5: Stakeholderskaart
Een toelichting op de exacte wijze van het invullen van deze formulieren is opgenomen in bijlagen 1 en 2.
4.4 Tot slot
In dit hoofdstuk is stil gestaan bij de ontwikkeling van het prototype om bij Union de stakeholders te identificeren. Tevens is het prototype gepresenteerd en uitvoerig toegelicht. Deze methode is tot stand gekomen op basis van een literatuurstudie, en heeft naar verwachting alle kenmerken in zich welke voldoen, zie hoofdstuk 2, aan de eerder gestelde voorwaarden. Naast het feit dat wordt verondersteld dat met behulp van dit prototype stakeholders op een geordende manier worden geïdentificeerd, worden de stakeholders ook gecategoriseerd Tenslotte helpt, eveneens naar verwachting, de methode om stakeholders te managen door de stakeholders te koppelen aan een organisatieonderdeel. Of dit ook daadwerkelijk kan worden aangenomen dient het testen van het prototype uit te wijzen. Hieraan is hoofdstuk 5 gewijd.
Naam stakeholder Datum intake:
Macht Legitimiteit Urgentie Type stakeholder
Relatie met organisatie onderdeel Huidige status Logisch scenario Potentieel Zwartst scenario Evolutie toekomstige ontwikkeling Management benadering Opmerkingen Volgende intake
5.1 Inleiding
Dit hoofdstuk is gewijd aan de wijze waarop het prototype is getest. Of, en zo ja het prototype geschikt is om voor Union de stakeholders te identificeren zal het testen op de toepasbaarheid moeten uitwijzen. Tijdens de testfase op de toepasbaarheid van het prototype zijn een aantal sleutelfiguren bij Union geïnterviewd. Dit hoofdstuk is als volgt opgebouwd. In paragraaf 5.2 vindt een globale toelichting plaats over de wijze waarop het testproces is ingericht. Daarna geeft paragraaf 5.3 de bevindingen weer van de test van het prototype, waarna vervolgens in paragraaf 5.4 de voorlopig definitieve versie van het prototype wordt gepresenteerd.
5.2 Het testproces
Het testen van het prototype heeft plaatsgevonden volgens een vast stramien, dat wil zeggen dat bij elk gehouden interview dezelfde aanpak is gevolgd punt. Hier is niet van afgeweken met het oog op de consistentie van het onderzoek en ook omwille van de betrouwbaarheid van het onderzoek. De aanpak van de test is als volgt verlopen:
1. Korte introductie
2. Identificatie van de stakeholders 3. Categorisatie van de stakeholders
4. Koppelen van stakeholders aan een organisatieonderdeel
5. Gelegenheid tot het maken van opmerkingen/suggesties ten aanzien van het prototype
Voor de stakeholderidentificatie is ongeveer 2,5 uur per interview uitgetrokken. Tijdens de interviews zijn op basis van het prototype het inventarisatieformulier en de stakeholderskaart besproken en zijn deze formulieren ook ingevuld. Er zijn tijdens de interviews, met 4 respondenten, in totaal 13 stakeholders geïdentificeerd. In overzicht figuur 5.1 is opgenomen wie de eerder genoemde sleutelfiguren zijn. De keuze om specifiek deze personen te interviewen is gelegen in het feit dat zij naar verwachting het meest te maken hebben met stakeholders, dan wel vanuit hun functie, ervaring en relaties het meeste inzicht hebben in individuen, groepen of organisaties waarmee Union te maken heeft.
Functie Aantal geïdentificeerde stakeholders Directeur-bestuurder 4 Directeur projectontwikkeling 3 Controller 3 Beleidsadviseur 3
Figuur: 5.1 Overzicht geïnterviewden