Gerealiseerd: Ja.
De diensten van het beleidsdomein vrije tijd hebben in 2017 voldoende middelen gekregen om de werking te ondersteunen en de gebouwen te onderhouden.
De stad Herentals zorgt voor de noodzakelijke ondersteunende middelen op het vlak van personeel.
Gerealiseerd: Ja.
De dienst personeel & organisatie zorgde in 2017 voor de berekening en uitbetaling van de wedden (en bijhorende patronale bijdragen en pensioenbijdragen), het vakantiegeld en de eindejaarstoelage voor de medewerkers van de sector vrije tijd. Het verschil tussen het eindbudget en de jaarrekening heeft grotendeels te maken met ziekte van medewerkers,
loopbaanonderbrekingen et cetera. Ook zorgde de dienst personeel & organisatie voor de toekenning van de sociale voordelen (maaltijdcheques en hospitalisatieverzekering), de uitbetaling van wettelijk verplichte zaken (de vakbondspremies) en het beheer en eventuele uitbetaling van onregelmatige prestaties.
Jaarrekening Eindbudget Initieel budget
Uitgaven Ontvangsten Uitgaven Ontvangsten Uitgaven Ontvangsten
E
3.753.764,47 € 18.838,09 € 3.973.362,05 € 20.954,00 € 3.953.495,00 € 20.954,00 €• De stad Herentals betaalt de wedden, toeslagen en vakantiegelden van haar medewerkers.
Gerealiseerd: Ja.
De wedden, toeslagen en vakantiegelden voor de werknemers van het archief en toerisme werden ook in 2017 correct uitbetaald.
• De stad Herentals betaalt de wedden, toeslagen en vakantiegelden van haar medewerkers van de jeugddienst.
Gerealiseerd: Ja.
De wedden, toeslagen en vakantiegelden voor de werknemers van jeugd werden ook in 2017 correct uitbetaald.
• De stad Herentals betaalt de wedden, toeslagen en vakantiegelden van haar medewerkers van de dienst cultuur.
Gerealiseerd: Ja.
De wedden, toeslagen en vakantiegelden voor de werknemers van cultuur werden ook in 2017 correct uitbetaald.
• De stad Herentals betaalt de wedden, toeslagen en vakantiegelden van haar medewerkers van de dienst cultuurbeleid.
Gerealiseerd: Ja.
De wedden, toeslagen en vakantiegelden voor de werknemers van cultuurbeleid werden ook in 2017 correct uitbetaald.
• De stad Herentals betaalt de wedden, toeslagen en vakantiegelden van haar medewerkers van de bibliotheek.
Gerealiseerd: Ja.
De wedden, toeslagen en vakantiegelden voor de werknemers van de bibliotheek werden ook in 2017 correct uitbetaald.
• De stad Herentals betaalt de wedden, toeslagen en vakantiegelden van haar medewerkers van de sportdienst.
Gerealiseerd: Ja.
De wedden, toeslagen en vakantiegelden voor de werknemers van sport werden ook in 2017 correct uitbetaald.
• De stad Herentals betaalt de opleidingskosten van haar medewerkers.
Gerealiseerd: Ja.
De procedure om een vorming, training of opleiding (VTO) aan te vragen, was verouderd en ingewikkeld waardoor ze niet altijd correct gevolgd werd. Daarnaast zorgde de decentralisatie van de kredieten voor opvolgingsproblemen. Hierdoor bleef het aanbieden van VTO op een laag pitje blijft staan én ontbrak een globaal overzicht. Om dit overzicht te bekomen en om zo een eerste opstap te maken naar een coherent VTO-beleid wijzigde de dienst personeel & organisatie, in samenspraak met de dienst financiën en het managementteam, de VTO-procedure. Als organisatie blijven we er immers van overtuigd dat een goed VTO-beleid de
medewerkers de ontwikkelingsmogelijkheden geeft om ze zo loopbaanperspectieven te bieden. Het verstandig investeren in mensen is een heel goed middel om het potentieel van het aanwezige personeel te verhogen om zo performant te blijven en kwaliteit van de dienstverlening hoog te houden. Allereerst werd het budget om VTO-activiteiten te organiseren opnieuw gecentraliseerd bij de dienst personeel & organisatie. Dit maakt de opvolging van de VTO-kredieten niet enkel administratief eenvoudiger, maar zorgt er eveneens voor dat er een centraal overzicht wordt gecreëerd. Dit centrale overzicht is dan weer belangrijk in het kader van een (toekomstig) beleid. Ook stelt het ons in staat om de procedure van de stad af te stemmen op die van het OCMW, waar de VTO-kredieten al langer centraal worden beheerd.
De procedure werd daarnaast vereenvoudigd. Elke aanvraag volgt dezelfde weg. De medewerker bezorgt zijn aanvraag aan de direct leidinggevende, die in eerste instantie de opportuniteit van een VTO-aanvraag beoordeelt. De rol van de leidinggevende is hierbij belangrijk. Door de leidinggevenden impact te geven op VTO stimuleren we hen om VTO te integreren in de dagelijkse samenwerking met de medewerkers. Wanneer de direct leidinggevende de aangevraagde VTO-activiteit niet opportuun acht, dan kan de medewerker beroep aantekenen bij de volgende hiërarchische overste, zoals dit voorzien is in de rechtspositieregeling.
Nieuw is dat de aanvraag daarna niet naar de secretaris wordt doorgestuurd, maar naar de dienst personeel & organisatie die, door een delegatie van de secretaris, de aanvraag verder zal behandelen. Enkel langdurige opleidingen (van meer dan 4 dagen) vergen nog een officieel secretarisbesluit waarin de modaliteiten worden vastgelegd (tussenkomst in onkosten, dienstvrijstellingen, studieverlof,…).
Vanaf eind april 2017, na de invoering van de vernieuwde procedure, behandelde de dienst personeel & organisatie 55 individuele VTO-aanvragen. Ook namen leidinggevenden, experts en leden van het bestuur deel aan de trefdag van VVSG op 12 oktober 2017.
De medewerkers van de afdeling vrije tijd volgden tal van opleidingen: communicatie, informatie aan zee, akoestiek, presenteren,…
• De stad Herentals betaalt de opleidingskosten van haar medewerkers van de jeugddienst.
Gerealiseerd: Ja.
De procedure om een vorming, training of opleiding (VTO) aan te vragen, was verouderd en ingewikkeld waardoor ze niet altijd correct gevolgd werd. Daarnaast zorgde de decentralisatie van de kredieten voor opvolgingsproblemen. Hierdoor bleef het aanbieden van VTO op een laag pitje blijft staan én ontbrak een globaal overzicht. Om dit overzicht te bekomen en om zo een eerste opstap te maken naar een coherent VTO-beleid wijzigde de dienst personeel & organisatie, in samenspraak met de dienst financiën en het managementteam, de VTO-procedure. Als organisatie blijven we er immers van overtuigd dat een goed VTO-beleid de medewerkers de ontwikkelingsmogelijkheden geeft om ze zo loopbaanperspectieven te bieden. Het verstandig investeren in mensen is een heel goed middel om het potentieel van het aanwezige personeel te verhogen om zo performant te blijven en kwaliteit van de dienstverlening hoog te houden. Allereerst werd het budget om VTO-activiteiten te organiseren opnieuw gecentraliseerd bij de dienst personeel & organisatie. Dit maakt de opvolging van de VTO-kredieten niet enkel administratief eenvoudiger, maar zorgt er eveneens voor dat er een centraal overzicht wordt gecreëerd. Dit centrale overzicht is dan weer belangrijk in het kader van een (toekomstig) beleid. Ook stelt het ons in staat om de procedure van de stad af te stemmen op die van het OCMW, waar de VTO-kredieten al langer centraal worden beheerd.
De procedure werd daarnaast vereenvoudigd. Elke aanvraag volgt dezelfde weg. De medewerker bezorgt zijn aanvraag aan de direct leidinggevende, die in eerste instantie de opportuniteit van een VTO-aanvraag beoordeelt. De rol van de leidinggevende is hierbij belangrijk. Door de leidinggevenden impact te geven op VTO stimuleren we hen om VTO te integreren in de dagelijkse samenwerking met de medewerkers. Wanneer de direct leidinggevende de aangevraagde VTO-activiteit niet opportuun acht, dan kan de medewerker beroep aantekenen bij de volgende hiërarchische overste, zoals dit voorzien is in de rechtspositieregeling.
Nieuw is dat de aanvraag daarna niet naar de secretaris wordt doorgestuurd, maar naar de dienst personeel & organisatie die, door een delegatie van de secretaris, de aanvraag verder zal behandelen. Enkel langdurige opleidingen (van meer dan 4 dagen) vergen nog een officieel secretarisbesluit waarin de modaliteiten worden vastgelegd (tussenkomst in onkosten, dienstvrijstellingen, studieverlof,…).
Vanaf eind april 2017, na de invoering van de vernieuwde procedure, behandelde de dienst personeel & organisatie 55 individuele VTO-aanvragen. Ook namen leidinggevenden, experts en leden van het bestuur deel aan de trefdag van VVSG op 12 oktober 2017.
De medewerkers van de dienst sport, jeugd & internationale samenwerking volgden tal van opleidingen: omgaan met publiek voor toezichthouders, trefdag zwembaden, waterwennen, communicatie,…
• De stad Herentals betaalt de opleidingskosten van haar medewerkers van de cultuurdienst.
Gerealiseerd: Ja.
Ook in 2017 namen verschillende medewerkers van het cultuurcentrum deel aan opleidingen, studiedagen, bijeenkomsten, infosessies of prospecties teneinde het werkgebied beter te leren kennen en de culturele of technische bagage blijvend te actualiseren.
• De stad Herentals betaalt de opleidingskosten van haar medewerkers van de bibliotheek.
Gerealiseerd: Ja.
Verschillende bibliotheekmedewerkers volgden in 2017 vervolmakingscursussen of schreven zich in voor vakgerelateerde opleidingen.
• De stad Herentals betaalt de reis- en verblijfskosten van haar medewerkers.
Gerealiseerd: Ja.
De academie voor beeldende kunst betaalde de reis- en verblijfskosten voor studiedagen, opleidingen,...
• De stad Herentals betaalt de reis- en verblijfskosten van haar medewerkers van de jeugddienst.
Gerealiseerd: Ja.
Elke werknemer die voor dienstreizen gebruik maakt van zijn eigen wagen heeft recht op een vergoeding van 0,3490 euro per kilometer (bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd). Bij carpooling wordt de vergoeding voor de bestuurder verhoogd met 0,1746 euro per kilometer. Voor dienstreizen met de fiets bedraagt de vergoeding 0,1781 euro per kilometer. Verder moedigen we medewerkers aan om gebruik te maken van het openbaar vervoer. De kosten en de administratieve opvolging proberen we zoveel mogelijk te drukken door het aankopen van railpassen, tienrittenkaarten en buskaarten (dienst financiën).
• De stad Herentals betaalt de reis- en verblijfskosten van haar medewerkers van de cultuurdienst.
Gerealiseerd: Ja.
De noodzakelijke kosten voor dienstreizen werden ook in 2017 vergoed.
• De stad Herentals betaalt de reis- en verblijfskosten van haar medewerkers van de bibliotheek.
Gerealiseerd: Ja.
De reiskosten van de medewerkers die deelnamen aan de verschillende opleidingen werden terugbetaald.
• De stad Herentals betaalt alle kosten voor ter beschikking gestelde medewerkers.
Gerealiseerd: Ja.
Jaarlijks neemt het stadsbestuur jobstudenten aan om enkele diensten te ondersteunen tijdens hun zomerwerking en om zo de werknemers de kans te geven om tijdens de zomermaanden jaarlijkse vakantie op te nemen. De tewerkstelling van jobstudenten werd in 2017 uitbesteed aan een interim-kantoor. Voor de diensten toerisme en jeugd werden, gedurende de maanden juli en augustus, jobstudenten aangeworven om de administratie te ondersteunen.
• De stad Herentals betaalt alle kosten voor ter beschikking gestelde medewerkers voor sport.
Gerealiseerd: Ja.
De stad maakt niet langer gebruik van externe medewerkers. Binnen het team van sport, jeugd & internationale samenwerking werken er twee experts sport, die de taken op zich nemen.
De stad Herentals biedt moderne werkingsmiddelen aan en ondersteunt deze zodat diensten hun werking optimaal kunnen organiseren.
Gerealiseerd: Ja.
De stadsadministratie evolueert verder naar een efficiënte en professionele organisatie, waarbij de klantwerking centraal staat.
Hiervoor worden jaarlijks de nodige middelen ingeschreven voor personeel, ICT en verdere automatisering en andere ondersteunende hulpmiddelen.
Jaarrekening Eindbudget Initieel budget
Uitgaven Ontvangsten Uitgaven Ontvangsten Uitgaven Ontvangsten
E
108.775,02 € 5.000,00 € 168.337,00 € 5.000,00 € 168.748,00 € 5.000,00 €I
15.064,91 € 4.286,69 € 45.895,67 € 4.286,00 € 25.000,00 € 4.286,00 €• De stad Herentals houdt haar ICT-infrastructuur operationeel en actueel, en zet het bestaande en nieuwe materiaal het meest efficiënt in op de verschillende locaties waar de stad Herentals actief is.
Gerealiseerd: Ja.
Voor het beleidsdomein vrije tijd werd de ICT-infrastructuur onderhouden. MS Office 365 werd uitgerold. De overstap naar de CiPort cloud werd succesvol uitgevoerd. Online inschrijvingen voor activiteiten van sport- en jeugddienst werd gerealiseerd.
• De stad Herentals beheert haar verzekeringsportefeuille.
Gerealiseerd: Ja.
In 2017 waren er 26 medewerkers die een arbeidsongeval hadden, dit zijn evenveel arbeidsongevallen dan in 2016. Van deze 26 mensen waren er 14 effectief afwezig omwille van hun arbeidsongeval. De dienst personeel & organisatie behandelde, naast de arbeidsongevallendossiers, ook de andere verzekeringsdossiers (burgerlijke aansprakelijkheid, auto-ongevallen, schade aan gebouwen en lichamelijke schade) tot de zomer van 2017. Met de komst van de geïntegreerde dienst patrimonium verschoof de behandeling van deze dossiers naar die dienst patrimonium.
• De stad Herentals koopt materiaal aan via de centrale aankoop.
Gerealiseerd: Ja.
Door de decentrale werking in het boekhoudpakket, kunnen de diensten veel beter hun budgetten opvolgen. Daarnaast wordt er meermaals op gedrukt dat iedereen moet blijven zoeken naar bijkomende besparingen. De aankoopdienst geeft de nodige ondersteuning bij alle aankopen.