Regionaal:
1. Afstemmingsoverleg, regulier, ambtelijk, delen van ervaringen; op zowel beleids- als casusniveau en mbt zaken waarbij de Wvggz samenloopt of overlapt met de Wet Zorg en Dwang en de Jeugdwet (gesloten jeugdzorg)
2. Communicatie gericht op burgers en professionals afstemmen met meldpunt crisiszorg, deelnemen aan de werkgroep communicatie van het meldpunt crisiszorg
3. Uitvoering plan van aanpak monitoring en procesevaluatie, indien subsidie wordt verkregen; zo niet plan b. opstellen
4. Afstemmingsoverleg met meldpunt crisiszorg (Breda verzorgt subsidie aan meldpunt) 5. Afstemming over AVG-zaken die overal spelen; nagaan of een verwerkersovereenkomst met
Khonraad nodig is, per gemeente
6. Informeren bestuurlijke gremia over ontwikkelingen en knelpunten voor zover deze regio-breed voorkomen (zoals daar o.a. zijn wethoudersoverleggen, DDO Markiezaten en Baronie, stuurgroep Zorg en Veiligheidshuizen, stuurgroep voor Veilig Thuis)
Per subregio:
1. Stakeholdersbijeenkomsten organiseren (zijn in voorbereiding)
2. Oefensessie organiseren met partners, indien nodig (materiaal is beschikbaar) 3. Communicatie naar netwerkpartners die bovenlokaal werken
4. Afstemmingsoverleg met respectievelijk OGGZ-team en Bemoeizorgteam (Bergen op Zoom en Breda verzorgen subsidie aan resp. OGGZ-team en Bemoeizorgteam)
5. Afstemmingsoverleg met geneesheer-directeur / GGZ-organisatie ivm betrokkenheid gemeente bij zorgplannen en bij beëindiging zorgmachtiging of crisismaatregel
6. Deelnemen aan regio overleg en agendapunten ophalen (Bergen op Zoom en Breda nemen deel aan het regio-overleg)
Lokaal:
1. Zorgen voor minimaal een administratief account bij Khonraad; zaken moeten gevolgd kunnen worden, ambtelijk, zodat burgemeester of college geïnformeerd kunnen worden indien nodig 2. Instructie voor medewerkers gemeentelijke toegang in verband met meldingen in kader van de
wvggz die bij de gemeente binnenkomen (doorverwijzen naar meldpunt crisiszorg)
3. Aanwijzen van contactambtenaren (en vervangers) voor geneesheer-directeur ivm gemeentelijke betrokkenheid op casusniveau, voor zowel de zorgplannen als voor wanneer een crisismaatregel of verplichte zorg eindigt en een betrokkene komt terug naar huis uit een opname
4. Intern werkprocessen inregelen om bijdrage vanuit gemeente aan zorgplannen in goede banen te leiden (afstemming intern tussen diensten/afdelingen)
5. Knelpunten en ontwikkelingen signaleren en inden nodig opschalen naar hoger niveau, intern of als beleidsmatig iets aandacht vraagt naar het regio-overleg via aangewezen ambtenaar (van Breda of Bergen op Zoom
6. Indien nodig maatregelen treffen ivm AVG (denk aan veilig berichtenverkeer, verwerkersovereenkomst met Khonraad, ..)
BIJLAGE A Regio-overleg Wvggz
Inleiding
De Wet Verplichte GGZ stelt een regio-overleg verplicht per 1-1-2020. Dit overleg is er in onze regio (arrondissement OM) al omdat we pilotregio zijn. De wet geeft de volgende taken aan het overleg.
Periodiek overleg over:
aanbod van verplichte zorg in de regio,
de knelpunten bij de voorbereiding daarop
de tenuitvoerlegging en de uitvoering ervan, waaronder in ieder geval begrepen de noodzakelijke gegevensverstrekking,
alsmede het toezicht op de verplichte zorg.
In de wet staat dat het overleg minimaal 1x per drie maanden plaats moet vinden.
In de pilot voor het regio-overleg is geconstateerd dat het regio-overleg vooral als doel heeft om zaken te signaleren en vervolgens op de juiste plaats weg te leggen. De aanwezigen kunnen immers niet besluiten over inzet van capaciteit van bedden/ financiering, etc.
Omdat de regio groot is, kunnen niet alle gemeenten aan tafel zitten. Daarmee ontstaat een onwerkbare situatie. Op dit moment wordt elk politiedistrict/ elke centrumregio vertegenwoordigd door één ambtenaar.
Het voorstel is:
Voor het jaar 2020 blijft de situatie zo dat elk politie-district door één ambtenaar vertegenwoordigd wordt.
Op dit moment wordt het Regio-overleg Wvggz administratief ondersteund door een medewerker van gemeente Bergen op Zoom. Het advies is om dit zeker voor 2020 te continueren
Op basis van de ervaringen in 2020 wordt bekeken of dit structureel wordt voortgezet.
In elke centrumregio wordt één vertegenwoordiger aangewezen.
In elke centrumregio wordt een vaste vervanger aangewezen.
De Wet Verplichte GGZ (en dan specifiek het Regio-overleg) wordt aan de agenda toegevoegd van het maandelijkse ambtelijke overleg Beschermd Wonen/ Maatschappelijke Opvang. Tijdens dat overleg kunnen alle de gemeenten hun input aandragen richting de vertegenwoordiger.
Ter voorbereiding op het overleg BW/MO checkt de adviseur van elke gemeente bij zijn/ haar collega van Veiligheid (en eventuele andere collega’s) of daar nog input ligt om mee te nemen.
De vertegenwoordiger brengt de punten in tijdens het Regio-overleg (via de administratieve ondersteuning van het overleg).
In het eerstvolgende ambtelijk overleg BW/MO dat plaatsvindt na het Regio-overleg, koppelt de vertegenwoordiger terug uit het Regio-overleg.
De vertegenwoordiger houdt actief alle gemeenten op de hoogte van ontwikkelingen op het vlak van de Wvggz
Voor specifieke Cases/ spoedgevallen wordt lokaal een oplossing gezocht met de betrokken organisaties.
Financieel:
De administratieve ondersteuning nemen de centrumgemeenten van de vier districten om beurten voor hun rekening. Ofwel ze maken gebruik van de ondersteuning vanuit de gemeente Bergen op Zoom, die een factuur stuurt naar de betreffende centrumgemeente, dan wel de centrumgemeenten dragen zelf zorg voor de ondersteuning. Kosten hebben betrekking op ongeveer 8 uur ondersteuning per overleg (voorbereiden agenda, notuleren overleg + notulen uitwerken).
De kosten voor de beleidsadviseur die namens de gemeenten deelneemt aan het overleg bedragen grofweg € 4.000,- op jaarbasis per district (10 uur per overleg ad € 100,- maal vier). Deze kosten zijn meegenomen in de kostenberekening van het geheel aan taken voor de gemeenten in West-Brabant.
BJLAGE B
Procesevaluatie en monitor gemeentelijke taken Wvggz in West-Brabant
Contextbeschrijving
Op 1 januari 2020 gaat de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz) in werking. Deze wet volgt de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen op (Wet Bopz) voor zover het gaat om mensen met een psychische stoornis. In vergelijking met de Wet Bopz biedt de Wvggz zorgverleners meer
instrumenten voor het verlenen van zorg op maat. Verplichte zorg (zoals het toedienen van verplichte medicatie of het uitoefenen van toezicht op betrokkene) kan zowel poliklinisch als bij iemand thuis opgelegd worden, maar alleen als uiterste middel als er geen mogelijkheden voor vrijwillige zorg meer zijn. Doelstelling van de Wvggz is dan ook om verplichte zorg zo veel mogelijk te voorkomen of beperken. Dit vraagt van gemeenten en zorgaanbieders dat zij signalen van naasten en buurtbewoners serieus nemen en tijdig beginnen met passende zorg.
Gemeenten staan binnen de Wvggz voor de opgave om invulling te geven aan de volgende taken:
Meldfunctie: Iedere burger kan bij de gemeente een melding doen over iemand anders bij wie men vermoedt dat verplichte zorg nodig is. De meldfunctie wordt in de regio West-Brabant belegd bij het meldpunt Crisiszorg West-Brabant.
Verkennend onderzoek: Na een melding moet de gemeente binnen een redelijke termijn (uiterlijk 14 dagen) een verkennend onderzoek uitvoeren naar de noodzaak van verplichte zorg. In de subregio West-Brabant West wordt deze taak belegd bij het OGGZ-team2, in de subregio West-Brabant Oost bij het bemoeizorgteam3.
Crisismaatregel: Een crisismaatregel is een door de burgemeester opgelegde maatregel om verplichte zorg te verlenen in een situatie waarin snel ingegrepen moet worden vanwege onmiddellijk dreigend ernstig nadeel. Deze maatregel is maximaal drie dagen geldig en vergelijkbaar met de huidige
inbewaringstellingen (IBS-en) onder de Wet Bopz. Nieuw binnen de crisismaatregel is de hoorplicht van de burgemeester. Naast de psychiater moet nu ook de burgemeester zo mogelijk de betrokkene horen, een taak die hij/zij kan mandateren. In de regio West-Brabant wordt deze hoorplicht belegd bij het meldpunt Crisiszorg West-Brabant. De verwachting is dat 85% van de huidige IBS-aanvragen vanaf 2020 als
crisismaatregel vallen onder de Wvggz4. In de regio West-Brabant betrof het aantal IBS-aanvragen in 2017 3405.
Aansluitende keten zorg en sociaal domein: In overleg met de betrokkene die geconfronteerd wordt met verplichte zorg, stelt de GGZ-behandelaar een zorgplan op. Als blijkt dat belangrijke voorwaarden voor maatschappelijke participatie (werk, inkomen en huisvesting) ontbreken, moet de behandelaar hierover met de gemeente, die de wettelijke taak heeft ervoor te zorgen dat inwoners kunnen meedoen aan de samenleving, in een vroeg stadium kunnen overleggen.
Regionaal overleg: De Wvggz schrijft voor dat gemeenten, Openbaar Ministerie, ggz-instellingen en de politie minimaal vier keer per jaar overleg voeren om de voortgang en de uitvoering van de Wvggz te monitoren en waar nodig bij te stellen. In de regio West-Brabant is dit overleg reeds in gang gezet door deelname als proeftuin aan de landelijke pilots op dit gebied.
Het recent opgerichte meldpunt Crisiszorg West-Brabant, waar de meldfunctie en de hoorplicht worden belegd, is vanaf 2 september 2019 operationeel. Dit meldpunt moet leiden tot een eenduidige toegang tot de crisiszorg, die voor burgers en professionals laagdrempelig en 24/7 bereikbaar is. In het meldpunt Crisiszorg
2Bemenst door GGZ, verslavingszorg, maatschappelijke opvang, maatschappelijk werk, GGD én de politie.
3 Bemenst door GGZ, verslavingszorg, maatschappelijk werk en zorgverlening voor mensen met een beperking.
4 Bron: VNG presentatie Wvggz.
5Bron: Verschillende bronnen, één mozaïek - Eindverslag van het project Regionale pilots monitor personen met verward gedrag in Utrecht en West-Brabant (2019).
werken de 16 gemeenten van West-Brabant samen met 11 organisaties6. Momenteel werkt de regio aan een integratie van het meldpunt Zorg & Overlast van de GGD Brabant met het meldpunt Crisiszorg West-Brabant. Doel hiervan is ook een laagdrempelige en buiten kantoortijd bereikbare toegang te realiseren voor burgers en professionals met zorgen waarbij nog geen sprake is van een crisissituatie.
Doelstelling procesevaluatie en monitor
Deze projectaanvraag bevat twee onderdelen: een procesevaluatie en een opzet en eerste uitvoering van een kwantitatieve monitor. Het model in figuur 1 vormt de basis voor de uitvoering van het project. De evaluatie richt zich op het proces (2e kolom), de monitor op de output en outcome (3e kolom).
De procesevaluatie maakt duidelijk of de inspanningen van gemeenten en samenwerkingspartners in het kader van de gemeentelijke taken binnen de Wvggz, naar wens verlopen en bijdragen aan het bereiken van de gewenste resultaten (doelmatigheid). Omdat we ons hierbij richten op nieuwe taken, vraagt deze evaluatie om actiebegeleidend onderzoek. Dit wil zeggen dat we vanaf de start het proces meermaals evalueren met professionals en betrokkenen7, zodat waar nodig de werkprocessen tijdig kunnen worden aangescherpt.
De kwantitatieve monitor maakt inzichtelijk wat de resultaten op de korte en lange termijn zijn (output en outcome),waardoor men kan bepalen in welke mate de doelstellingen bereikt worden (doeltreffendheid).
Hoeveel meldingen zullen burgers bijvoorbeeld maken, hoeveel verkennende onderzoeken zijn daardoor nodig en hoe vaak resulteert dit in verplichte zorg? Vragen die met een monitor beantwoord kunnen worden. In dit project maken we een monitoringsplan en voeren we een eerste ronde van deze monitor uit met de
beschikbare en toegankelijke informatie in 2020.
6 Farent Sociaal Werk, GGD West-Brabant, GGz Breburg, GGZ Westelijk Noord-Brabant, IMW Breda,
Jeugdbescherming Brabant, MEE West-Brabant, Surplus Welzijn, Trema Welzijn, Veilig Thuis West-Brabant en WijZijn Traverse Groep.
7 Hiermee bedoelen we in dit project burgers die een melding doen i.h.k.v. de Wvggz en burgers die (mogelijk) verplichte zorg opgelegd krijgen.
Onderzoeksvragen
De hoofdvraag met bijbehorende subvragen van de procesevaluatie (A) en de opzet en eerste uitvoering van de kwantitatieve monitor (B) zijn als volgt:
A. In hoeverre dragen de inspanningen van gemeenten en samenwerkingspartners bij aan het bereiken van de gewenste resultaten in het kader van de Wvggz (doelmatigheid)?
Verlopen de procesonderdelen conform afspraak en wettelijke verplichting en naar tevredenheid van professionals en betrokkenen?
Draagt de wijze waarop de procesonderdelen worden uitgevoerd bij aan het streven om zorg met dwang zoveel mogelijk te beperken?
B. Welke gegevens moet men periodiek monitoren om inzichtelijk te krijgen in welke mate de gewenste resultaten in het kader van de Wvggz bereikt worden (doeltreffendheid)?
Welke indicatoren geven inzicht in de voortgang op de gewenste resultaten?
Zijn deze indicatoren beschikbaar in of toe te voegen aan bestaande registratiebronnen?
In welke frequentie en over welke tijdsperiode moeten de indicatoren verzameld worden?
Naar wie en op welke wijze moet er gerapporteerd worden over de gevonden resultaten?
Werkwijze
Voor de beantwoording van de hoofdvragen A en B met bijbehorende subvragen, voeren we de volgende activiteiten uit:
1) Documentenanalyse (eenmalig);
2) (Groeps-)gesprekken met professionals en burgers (op twee momenten in het jaar);
3) Groepsevaluatie regio overleg Wvggz (eenmalig);
4) Reflectiebijeenkomst (op twee momenten in het jaar);
5) Opzet monitoringplan (eenmalig);
6) Uitvoering eerste ronde monitor (eenmalig).
Omdat dit onderzoek zich richt op nieuwe wetgeving en nieuwe taken, kan de werkwijze indien nodig gedurende het project bijgesteld worden.
1) Documentenanalyse
Doel van de documentenanalyse is het in kaart brengen van de landelijke en regionale (werk)afspraken die zijn gemaakt in het kader van de Wvggz. Met deze analyse willen we de processen en onderliggende doelen helder krijgen zoals deze op papier zijn geformuleerd. De resultaten dienen als input voor de uitwerking van alle navolgende onderzoeksactiviteiten.
2) (Groeps)gesprekken met professionals en burgers
Om onderzoeksvraag A (procesevaluatie) te kunnen beantwoorden voeren we verschillende
(groeps)gesprekken uit met professionals en betrokkenen. In sommige gesprekken nemen we ook vragen mee gericht op de beantwoording van onderzoeksvraag B (opzet monitor). Als blijkt dat ambtenaren van
gemeenten nog extra bevraagd moeten worden naast hun input bij de hierna genoemde activiteiten, zullen we bij hen aanvullend telefonische interviews afnemen.
Verdiepende individuele interviews met sleutelfiguren
Met een selectie van maximaal 7 sleutelfiguren voeren we verdiepende individuele gesprekken uit met als onderwerp het proces en de bijdrage die dit proces levert aan de te realiseren opbrengsten (zie figuur 1) (onderzoeksvraag A). Dit doen we op twee momenten in het jaar om verbetering in de tijd te kunnen realiseren en waarnemen (actieonderzoek). Tijdens de eerste gespreksronde nemen we ook vragen mee gerelateerd aan de opzet van een monitor (onderzoeksvraag B). Als sleutelfiguren denken we aan: de coördinator van het meldpunt Crisiszorg West-Brabant, de coördinator van het OGGZ-team, de coördinator
van het bemoeizorgteam, twee geneesheer-directeuren en twee gemeente ambtenaren. De uitkomsten van de gesprekken met sleutelfiguren leveren voorinformatie voor de uitvoering van de spiegelgesprekken.
Spiegelgesprekken met professionals uit de uitvoering
We voeren op twee momenten in het jaar twee spiegelgesprekken uit met professionals betrokken bij de uitvoering van de Wvggz (8 tot 10 professionals per gesprek). Bij deze methode delen professionals werkzaam in de uitvoering hun ervaringen. Onderwerp van gesprek is het proces en de bijdrage die het proces levert aan de te realiseren opbrengsten (zie figuur 1) (onderzoeksvraag A). Enkele professionals vanuit beleid zijn als toehoorder aanwezig en kunnen op bepaalde momenten aanvullende vragen stellen. Aan het einde wordt aan hen gevraagd wat hen vooral is opgevallen (samenvatting). Het is de bedoeling dat de beleidsmedewerkers op deze manier een spiegel voorgehouden krijgen die hun inzicht oplevert over het proces en mogelijke
verbeterpunten.
Telefonische interviews met betrokkenen
We voeren verspreid over het jaar maximaal 20 telefonische interviews uit met betrokkenen7. Met deze gesprekken willen we hun ervaringen en behoeftes in beeld krijgen ten aanzien van het proces en de bijdrage die dit proces levert aan de te realiseren opbrengsten (onderzoeksvraag A). Bij het in contact komen met betrokkenen houden wij rekening met- en zijn wij gebonden aan de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG).
3) Groepsevaluatie regio overleg Wvggz
Door deelname aan de landelijke pilot is in de regio West-Brabant al ervaring opgedaan met het regio-overleg Wvggz. We voeren eenmalig een groepsevaluatie uit met de deelnemers van dit overleg dat als onderdeel van de Wvggz vier keer per jaar samenkomt. Met behulp van verschillende werkvormen evalueren we de
uitvoering en ervaren meerwaarde van het regio-overleg en komen de deelnemers samen tot eventuele verbeterpunten.
4) Reflectiebijeenkomsten
Op twee momenten in het jaar organiseren we een reflectiebijeenkomst voor alle betrokken professionals op beleidsmatig en uitvoerend niveau, waarin we een terugkoppeling geven van de gevonden resultaten. Met behulp van verschillende werkvormen gaan deelnemers vervolgens samen aan de slag om acties te verbinden aan de resultaten en scherpen zij waar nodig de werkprocessen aan. In de eerste reflectiebijeenkomst wordt ook aandacht besteed aan het gezamenlijk vaststellen van indicatoren voor monitoring op basis van de resultaten.
5) Opzet monitoringsplan
Op basis van de verzamelde informatie uit de documentenanalyse, de gesprekken met sleutelfiguren en input tijdens de reflectiebijeenkomst, stellen we een monitoringsplan op waarin de antwoorden onder
onderzoeksvraag B verwerkt zijn. Als onderdeel van dit plan wordt ook een aanzet voor een rapportagevorm (incl. vormgeving) van de monitor gemaakt.
6) Uitvoering eerste ronde monitor
Op basis van het monitoringsplan voeren we een eerste ronde uit van de monitor met de in 2020 beschikbare en toegankelijke gegevens. Als gegevensbronnen denken we daarbij op voorhand aan de registratie van het meldpunt Crisiszorg West-Brabant en het informatiesysteem van Khonraad. In overleg met de beheerders van de registratiebronnen ontsluiten we de gegevens, waarbij wij rekening houden met- en gebonden zijn aan de AVG. Na ontsluiting, analyseren wij de beschikbare gegevens en verwerken deze in de door de regio gewenste rapportagevorm.
Producten
De procesevaluatie en de opzet en eerste ronde van de monitor leveren de volgende producten op:
Een beknopte eindrapportage van de procesevaluatie;
Een monitoringsplan;
Een rapportage met de resultaten uit de eerste ronde van de monitor.
Projectorganisatie
De projectgroep is verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van het project en bestaat uit een projectleider en twee onderzoekers. Als klankbordgroep fungeert de regionale ambtelijke werkgroep die is ingesteld voor de implementatie van de Wvggz. De projectgroep betrekt de klankbordgroep bij het vaststellen van de sleutelfiguren en de gespreksleidraden en geeft regelmatig een terugkoppeling zodat de
klankbordgroep de voortgang kan monitoren. Op haar beurt draagt zij zorg voor het informeren van de bestuurlijke gremia over deze voortgang, dit zijn: de districtelijke driehoeksoverleggen in de regio
(Markiezaten en Baronie); de bestuurlijke regionale overleggen Beschermd Wonen/ Maatschappelijke Opvang;
en de regionale stuurgroep crisiszorg. Als projectadviseur is een bijzonder hoogleraar Openbare Gezondheidszorg van de Universiteit van Tilburg betrokken bij dit project.
Planning
Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December
Documentenanalyse x Gespreksleidraden
opstellen x x
Interviews sleutelfiguren x x x x
Spiegelgesprekken x x
Interviews betrokkenen x x x x x x
Evaluatie regio overleg x
Reflectiebijeenkomst x x
Eindrapportage
procesevaluatie x x
Opstellen monitoringplan x x
Uitvoering monitor x x x
Rapportage monitor x x
Begroting
Onderzoeker GGD, 524 uur à € 116,= € 60.784,=
Projectadviseur, advieskosten € 1.000,=
TOTAAL € 61.784,=
Eraf cofinanciering 20% € 12.357,=
-/-Aangevraagde subsidie € 49.427,=
Kosten voor bijeenkomsten en ureninzet van betrokken ambtenaren en ketenpartners worden opgevangen binnen reguliere budgetten en werkzaamheden.