Externe toegang

De dienst Toezicht op de Sociale wetten kan de databanken raadplegen van de Kruispuntbank van ondernemingen, de sociale zekerheid, het rijksregister.

Autorisaties

De inspectiediensten hebben verschillende vragen ingediend bij de commissie voor de bescherming van het privéleven om informatie te kunnen raadplegen met een vertrouwelijk karakter. Deze vragen worden gemotiveerd en moeten, voor elke informatie die wordt gevraagd, beantwoorden aan criteria van wettelijkheid en proportionaliteit. De meerderheid van deze vragen wordt gesteld aan de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid die de toegang tot gegevens centraliseert en de stromen coördineert en beveiligt.

Er is ook een zeer gedetailleerde controle van het gebruik van gegevens door de verbindingslogs. De inspecteurs zijn verplicht om de reden te melden waarom er een raadpleging is. Over het algemeen is de reden verbonden met een onderzoeknummer. Daardoor kan de naleving van de autorisaties worden gecontroleerd. Op het niveau van de sociale zekerheid stelt een programma de logs ter beschikking van een veiligheidsadviseur en van een adviseur-inspecteur. Deze laatste is ook belast met het opstellen van een jaarverslag over het gebruik van de gegevens, de controles die zijn gebeurd en eventuele fraude die is vastgesteld. Dit verslag wordt doorgestuurd naar het sectoraal comité voor de veiligheid bij de Kruispuntbank. Dit comité, voorgezeten door een magistraat, is één van de afdelingen van het Comité voor de bescherming van het privéleven.

BCE/KBO

Hoewel ze nu geïntegreerd zijn in veel toepassingen, is de informatie van de Kruispuntbank van Ondernemingen ook direct toegankelijk voor de inspecteurs die de toestemming hebben om de gegevens die erin opgenomen zijn te consulteren.

Portaal sociale zekerheid

Het portaal sociale zekerheid is een online toegangspoort voor de sociaal inspecteurs, waarop allerlei informatie voor hen toegankelijk is (publiek adres van de portaal site - de inspecteurs hebben een ander toegangspunt).

https://www.socialsecurity.be/site_fr/inspection/Infos/index.htm https://www.socialsecurity.be/site_nl/inspection/Infos/index.htm

De gebruikershandleiding voor de toepassingen is beschikbaar op dit adres en kan worden geraadpleegd om meer uitleg te krijgen.

Genesis

Verdeling van de onderzoeken

De onderzoeken die worden geopend door de vier inspectiediensten worden aan het eind van elke dag doorgestuurd (net als elke wijziging, zoals bijvoorbeeld een resultaat). Rond 20.30 uur, na een bewerking, zijn ze beschikbaar onder gesynthetiseerde vorm (identificatie van de werkgever, aard van het onderzoek, oorsprong, materie waarover het gaat) en raadpleegbaar in het systeem door al de sociaal controleurs. Het resultaat van de onderzoeken is ook te vinden in Genesis.

Contacten

De lijst van de inspecteurs met hun mailadres, het adres van de dienst, de telefoon- en GSM-nummers wordt bijgehouden in Genesis en elke inspecteur kan zo zijn collega contacteren om na te gaan of er een gemeenschappelijk onderzoek moet gebeuren of om te kijken of er bijkomende inlichtingen nodig zijn om het dossier te kunnen afronden.

Nomenclatuur

De nomenclatuur die wordt gebruikt door Genesis wordt samengebracht in een rubriek, zodat de informatie die in de database wordt aangeboden kan worden gelezen.

Verrijking

Het tweede luik van Genesis is de verrijking van de onderzoeken. De inspecteur die zijn onderzoek voorbereidt moet niet langer een programma verlaten om naar een ander te gaan. Genesis werd ontworpen voor gebruik door inspecteurs. Dit betekent dat het programma nuttige informatie kan zoeken via opzoekingen in verschillende databases en dit aan de inspecteur kan aanbieden. Deze kan dit resultaat raadplegen op het scherm, een resultaat genereren via een PDF of een XL-tabel. Alles kan gebruikt worden onder de vorm van een elektronisch bestand of afgedrukt worden op papier.

De verschillende mogelijkheden om van de ene informatie over te gaan naar de andere (van één programma naar een ander) zijn zichtbaar in de vorm van menu’s, maar ook als hypertekst in de informatie.

Genesis geeft toegang tot : Register van werkgevers

Deze toepassing, die beheerd wordt door de RSZ, bevat de identificatiegegevens van al de werkgevers, de geschiedenis van de adressen en de eventuele wijzigingen van de juridische vorm en de identificatie van de sociaal secretariaten. Zij vermeldt ook het bestaan van eventueel bestaande of vroegere schulden bij de sociale zekerheid. Het register bevat ook de ondernemingen met een speciaal statuut ( b.v. failliet) KBO

De toegang tot de registers van de Kruispuntbank van Ondernemingen kan direct gebeuren met Genesis. Deze gegevens vullen de gegevens van het register van werkgevers op een nuttige manier aan.

Rijksregister

Het nationaal register bevat alle relevante informatie om een fysieke persoon te identificeren.

Het bisregister bevat informatie over buitenlandse personen (vb. de identificatie van werknemers die zijn gemeld in Limosa).

Dimona

Het systeem Dimona deelt alle aangiften van werknemers (indiensttreding, uitdiensttreding) op elektronische wijze mee aan de sociale zekerheid. Elke werknemer moet aangegeven worden in het systeem voordat hij tewerkgesteld wordt, wat ook zijn statuut is (voltijds, halftijds, extra in de Horeca, interim…).

DMFA

Het gaat hier om de aangifte van de lonen aan de sociale zekerheid. Deze aangifte gebeurt trimestrieel. Het systeem laat toe om een aantal details te zien, de aangiftes te groeperen per werkgever, trimester, jaar, of om slechts één werknemer te bekijken.

Limosa

Het systeem Limosa registreert de beweging van gedetacheerde werknemers. Genesis maakt het mogelijk opzoekingen te doen per werkgever, werknemer, gebruiker… Zodoende dat controles kunnen gebeuren en fraude op performante manier kan worden opgespoord.

De inspectiediensten werken samen met de administratieve diensten die belast zijn met het beheer van Limosa om de kwaliteit van de gegevens te verbeteren, bijvoorbeeld door het groeperen van buitenlandse ondernemingen die zich aanbieden onder andere namen. Dit is een complexe informaticataak, want de originele gegevens moeten voor altijd bewaard blijven en tegelijk moet men op elk moment toegang hebben tot deze gegevens, terwijl er verbeteringen aan het systeem worden aangegeven. De kennis en ervaring op het terrein zijn essentieel voor de processen.

Werven

De toepassing voor de aangifte van de werven werd herschreven en is enkel toegankelijk via een hyperlink in Genesis, wat het zoekwerk bemoeilijkt. De integratie van de nieuwe toepassing in de zoektechnologie van Genesis wordt ontwikkeld voor het programma Dolsis, dat de opvolger is van Genesis (zie verder).

Checkin@work

Deze nieuwe toepassing wordt onderzocht en wordt in 2014 geïntegreerd in Genesis. Ze geeft een lijst van alle personen die zich op een werf bevinden. Deze lijst heeft als oorsprong een reglementering op het gebied van de veiligheid en de gezondheid. Er is voor gekozen om hem te integreren in Dolsis.

Dolsis

De technologie van Genesis wordt nu ontwikkeld in een nieuw platform « Dolsis ». Dit wordt in 2014 geleidelijk aan geopend voor de inspecteurs.

Er werd besloten om niet langer de ontwikkelingen voor de nieuwe modules in Genesis te doen, maar wel in Dolsis. Dus werden de modules van Genesis overgezet naar Dolsis. Dolsis is ook toegankelijk voor andere diensten dan de vier inspecties van Genesis, maar de ontwikkelingen en strategische keuzes blijven in handen van de inspecties. De informatie die ter beschikking wordt gesteld van derden, wordt ook onderworpen aan dezelfde criteria als voor de inspectie (Comité voor het privéleven). Dolsis wordt zo opgedeeld, dat de personen die enkel recht hebben op bepaalde onderdelen (gegevens) enkel hiertoe toegang hebben.

De stopzetting van Genesis is geprogrammeerd voor 2015.

Mat het partnerschap in Dolsis zullen de inspecteurs ook toegang kunnen hebben tot nieuwe informatie in de loop van 2015.

Epv

De elektronische Pro Justitia werd gedurende verschillende jaren ontwikkeld. Deze toepassing heeft als doel het online opstellen van processen-verbaal van inbreuk door de inspecteurs. Eénmaal geschreven, wordt het PV elektronisch ondertekend. Het systeem is sterk beveiligd en is het eerste stuk van een geheel. Nieuwe inspectiediensten sluiten geleidelijk aan bij de toepassing. De dienst Administratieve Geldboetes raadpleegt nu de gestructureerde gegevens van de PV’s in de database Ginaa. De ambtenaren die belast zijn met het afhandelen van de boetes hebben eveneens toegang tot het E-pv langs elektronische weg. Dit systeem heeft dus een groot deel van de papierstroom doen verdwijnen.

Eind 2014 is men tot een akkoord gekomen met de FOD Justitie dat de arbeidsauditoraten eveneens toegang kunnen hebben tot de toepassing Epv. Dit is het begin van een volledig elektronisch beheer van een strafdossier op het gebied van arbeidswetgeving en sociale zekerheid.

Deze E-pv toepassing is ook een database die een zoekmodule bevat. Er werd een aanvraag gedaan voor een geavanceerde behandeling bij de Commissie voor de bescherming van het privéleven om aan de inspectiediensten een systeem te geven van uitwisseling en raadpleging van PV’s. Op dit moment is de toegang tot de pv’s beperkt tot de pv’s van de eigen dienst, omwille van de bescherming van het privéleven. Het zou ideaal zijn als men de pv’s van andere diensten zou kunnen consulteren.

Andere (zie Genesis)

In de praktijk zijn de meeste toepassingen die toegankelijk zijn via het platform Genesis ook rechtstreeks toegankelijk via de toepassing op de portaalsite van de sociale zekerheid. Deze werkwijze is echter minder gebruiksvriendelijk, aangezien Genesis gericht is op het werk van de inspecteur.

De inspecteurs hebben ook toegang tot een database “OASIS”, dat een systeem van fraudedetectie is (kruising van gegevens, fraudescenario’s), maar dat vooral is gericht op de sociale zekerheid.

4.2.5. Helpdesk

De eigen helpdesk van de inspectie is samengesteld uit vier sociaal inspecteurs. Beheer van het materiaal

In samenwerking met de informaticadienst beheren ambtenaren het informaticamateriaal (PC, losse onderdelen, printers, modems enz.).

Autorisaties en toegang

Een belangrijke functie van de helpdesk is het snelle beheer van de rechten die worden toegekend aan de inspecteurs en het administratief personeel van de inspectie. Zij moeten de toegangsprofielen tot beveiligde applicaties (openen en afsluiten) beheren.

De aanvragen om toegang te krijgen tot bepaalde gegevens (bijvoorbeeld de foto van de fysieke persoon bij het rijksregister) en de gegevens bij de FOD Mobiliteit (inschrijving en technische gegevens van de voertuigen) werden toegekend aan de sociaal inspecteurs. Voor het ogenblik is de invoering in onze programma’s nog niet gebeurd.

Hulp bij softwaretoepassingen

De helpdesk verzorgt de basisopleiding en opleidingen op vraag.

De opleidingen zijn gericht op het gebruik van het materiaal, vooral op de veiligheidsmaatregelen en de bijzonderheden die verbonden zijn met het gebruik van bepaalde programma’s. (Er bestaan bijvoorbeeld blokkeringen bij browsers als de veiligheidsmaatregelen niet worden nageleefd).

De helpdesk geeft ook opleidingen over toepassingen die worden gebruikt door de inspecteurs. 4.2.6. Administratief personeel

Omwille van de technische evolutie en het verdwijnen van manuele taken voor het beheer van de dossiers, wordt het administratief personeel meer en meer gebruikt voor werk ter ondersteuning van de inspecteurs. In dit kader hebben wij dossiers ingediend bij de commissie ter bescherming van het privéleven om het administratief personeel consultatierechten te geven voor bepaalde gegevens. Zo geven beperkte rechten de mogelijkheid om een deel van de gegevens, verbonden met het Epv, te consulteren om aan het systeem het bewijs van de verzending van het Epv per aangetekende brief aan de overtreders te kunnen zenden. Zo kan het administratief personeel ook het repertorium van werkgevers (beveiligde versie) consulteren, evenals DMFA, het rijksregister, Dimona, Limosa…

Deze raadplegingen gebeuren via het programma Dolsis. Het administratief personeel beschikt over een bijzonder profiel dat gekoppeld is aan autorisaties. Van de consultaties wordt een log-file gemaakt zodat erop kan worden toegezien dat het gebruik conform is met de autorisaties die zijn gegeven door het sectoraal comité (privéleven).

Het administratief personeel heeft in 2014 ook deelgenomen aan het op punt stellen van het programma Quaestor, dat Omnis en Tools vervangt.

Het jaar 2014 is een overgangsjaar geweest en een jaar van voorbereiding van de verandering van verschillende programma’s die zijn voorzien in de loop van 2015.