Sinds 2011 werkten we bij gemeente & ocmw Zoersel met een verplichte tweejaarlijkse evaluatiecyclus. In een periode van twee jaar werd er telkens een planningsgesprek, een functioneringsgesprek en een evaluatiegesprek met elke medewerker
georganiseerd.
Op 3 juni 2016 schrapte de Vlaamse regering echter de verplichting voor lokale besturen om periodieke evaluatiegesprekken te voeren. Daarom stappen wij vanaf 1 januari 2018 over naar een ander systeem: voortdurende feedback, gecombineerd met een jaarlijks groeigesprek.
Wil dit zeggen dat u nooit meer ‘formeel’ geëvalueerd zult worden? Neen, dat niet. Het decreet van 3 juni verplicht nog wel evaluaties in bepaalde omstandigheden, zoals in het kader van een vermoeden van een beroepsongeschiktheid. De formele evaluatie
verloopt dan zoals beschreven in de huidige rechtspositieregeling in artikel 49 tot en met artikel 72. Hierover leest u meer in punt 3.
waarom deze verandering?
Het bestaande systeem voor het voeren van alle onderdelen van de evaluatiecyclus, zorgde voor veel administratief werk voor onze leidinggevenden. Waardoor er minder tijd was om feedback te geven aan de medewerkers en hen te begeleiden bij het uitvoeren van hun taak.
In de volgende pagina’s geven we u graag wat meer uitleg over wat het nieuwe systeem precies inhoudt.
1. feedback
• wat is feedback?
• waarom feedback geven?
• wie en wanneer?
• hoe?
2. jaarlijks groeigesprek
• wat is een groeigesprek?
• waarom een groeigesprek?
• wie en wanneer?
• verslag en opvolging van het gesprek 3. formele evaluatie
• wat is een evaluatiegesprek?
• wie en wanneer?
• Cyclus
4. opvolging nieuwe medewerkers
145 1. feedback
wat is feedback?
Feedback:
• betekent informatie uitwisselen over het gedrag of de prestaties van een ander;
• is een terugkoppeling;
• kan negatief of positief zijn;
• is elkaar bijsturen door suggesties te geven;
• is o.a. een probleem signaleren of vragen of alles goed gaat;
• is geen kritiek.
waarom feedback geven?
Feedback:
• bevordert de werkresultaten, de werkrelaties en werksfeer;
• is motiverend;
• maakt het mogelijk om uit fouten te leren (zowel van anderen als van jezelf) en te vertalen naar acties;
• is een instrument om ons gedrag kritisch onder de loep te nemen en effectiever te maken.
wie en wanneer?
Feedback wordt gegeven tussen de medewerker en zijn direct leidinggevende. Ze kunnen mekaar voortdurend aanspreken. Het is een tweerichtingscommunicatie.
Feedback kan gegeven worden op initiatief van de medewerker of van de leidinggevende.
U kunt dus ook zelf om feedback vragen wanneer u onzeker bent of twijfelt over uw functioneren.
hoe?
• Feedback is informeel. Er wordt geen verslag van gemaakt, tenzij de medewerker of de leidinggevende dit wenst.
• Feedback kan tien seconden duren of kan een diepgaander gesprek zijn.
Bedoeling is dat we beschikbaar zijn voor elkaar en snel kunnen reageren.
• Positieve feedback wordt zoveel mogelijk terloops gegeven.
• Voor negatieve feedback wordt er iets meer tijd uitgetrokken. Dit kan in de vorm van een kort informeel gesprek, dat zo snel mogelijk volgt op de aanleiding. Er wordt nadien nog teruggekoppeld om na te gaan hoe die feedback onthaald werd bij de medewerker en of hij/zij er iets mee kan doen om zich verder te ontwikkelen.
• Er wordt een vorming ingericht voor alle leidinggevenden rond het thema feedback: het belang van feedback, hoe geef je feedback op een correcte en opbouwende manier en hoe kadert feedback in het coachend leidinggeven.
146 2. jaarlijks groeigesprek
wat is een groeigesprek?
Het groeigesprek is een diepgaand gesprek tussen de leidinggevende en de
werknemer. Tijdens het gesprek tracht de leidinggevende een evenwicht te bereiken tussen de verwachtingen van de werknemer en de te behalen doelstellingen van de organisatie. Ook de functiebeschrijving is hier van belang.
Er wordt stil gestaan bij een aantal thema’s:
• inhoud job (taken en opdrachten): klemtonen, (beleids-) doelstellingen en acties
• energie: hoe voelt u zich (in de job)? waar wilt u meer van, waar minder, wat geeft energie, wat vraagt energie, hoe kunt u hierop inspelen …
• arbeidsomstandigheden: arbeidsuren, planning, materiaal …
• samenwerking met leidinggevende, beleid, collega, team, andere diensten
• situaties
• competenties: ontwikkelbehoeften, vormingsvragen, hoe wilt u groeien als persoon
• loopbaanperspectief, ambities: wat wilt u doen over een jaar, drie jaar … waarom een groeigesprek?
• Het verbetert de communicatie tussen medewerker en leidinggevende.
• Het geeft de medewerker een duidelijk beeld van wat er van hem/haar verwacht wordt.
• Het biedt de mogelijkheid om bij te sturen waar nodig.
• Het stimuleert de ontwikkeling van de medewerker.
• De behoeftes van medewerker, dienst en bestuur worden op mekaar afgestemd.
wie en wanneer?
Het groeigesprek wordt gehouden tussen de medewerker en de leidinggevende, die de medewerker voor het gesprek uitnodigt.
Er wordt (minstens) één keer per jaar een groeigesprek georganiseerd.
verslag en opvolging
• Het gesprek is informeel. Er wordt geen verslag van gemaakt, tenzij de medewerker of de leidinggevende dit wenst.
• Een verslag is vereist indien er twijfel bestaat over het al dan niet opstarten van een procedure ‘formele evaluatie’.
(Als ondersteuning van het gesprek en voor de opmaak van het verslag is er een sjabloon voorzien met vermelding van de mogelijke onderwerpen.)
147 3. formele evaluatie
De formele evaluatie blijft bestaan (én is verplicht) in het kader van een vermoeden van een beroepsongeschiktheid. Deze evaluatie verloopt zoals beschreven in de huidige rechtspositieregeling in artikel 49 tot en met artikel 72.
wat is een formeel evaluatiegesprek?
Tijdens dit gesprek worden de tekortkomingen op het vlak van de resultaatsgebieden en competenties uit de functiebeschrijving duidelijk vermeld en gemotiveerd aan de hand van concrete feiten en voorbeelden van gesteld gedrag of het niet behalen van
resultaten. Het gaat hier dus vooral over de feedback van de leidinggevende over het functioneren van de medewerker.
De leidinggevende (1ste evaluator) licht het evaluatieresultaat aan de medewerker toe.
De medewerker kan tijdens het gesprek om verduidelijking vragen;
wie en wanneer?
• De 1ste evaluator (de rechtstreeks leidinggevende) stelt, na advies van de adviserende evaluator (een begeleidende collega), aan de 2de evaluator (leidinggevende van de rechtstreeks leidinggevende of de algemeen directeur) voor om een formele evaluatieprocedure op te starten.
• Indien de 2de evaluator hiermee akkoord gaat, wordt een formele
evaluatieprocedure opgestart en nodigt de rechtstreeks leidinggevende de medewerker uit voor het eerste evaluatiegesprek.
• Op vraag van de medewerker of de 1ste evaluator kan de 2de evaluator (en de adviserende evaluator) aanwezig zijn tijdens het gesprek.
• De 2de evaluator ondertekent het evaluatieverslag mee.
cyclus
• Nog slechts twee resultaten mogelijk: gunstig en ongunstig.
• Indien het resultaat van het eerste evaluatiegesprek ongunstig is, worden er conform artikel 51 passende maatregelen afgesproken.
• Deze worden na een jaar opnieuw geëvalueerd.
• Is het resultaat van deze tweede evaluatie opnieuw ongunstig, dan kan er overgegaan worden tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid.
• De procedurele bepalingen uit de huidige rechtspositieregeling, ook deze inzake beroep, blijven gelden.
4. opvolging nieuwe medewerkers
Voor elke medewerker is het noodzakelijk om te weten wat er van hem/haar verwacht wordt als hij/zij de job goed wil uitvoeren. Dit is zeker zo bij nieuwe medewerkers of bij het opnemen van een nieuwe functie. Een planning met duidelijke afspraken blijven de basis voor een goede samenwerking.
Bij de start organiseert de leidinggevende een opstartgesprek met de nieuwe
werknemer. Na drie/zes maanden volgt er een opvolggesprek. Tegen het einde van het contract maakt de leidinggevende een evaluatieverslag op voor het
schepencollege/de raad.