Evaluatie fase 1

In het plan van aanpak ben ik initieel uitgegaan van een doorlooptijd van 17 dagen voor deze fase. Daarnaast is er op voorhand 1 eindproduct voor deze fase omschreven, het document “omschrijving functionaliteit wat hoofdzakelijk zou ingaan op de huidige situatie en

configuratie en daarnaast een hoofdstuk zou bevatten wat aandacht besteed aan het efficiënter inrichten van monitoren. De basis voor dit laatst genoemde hoofdstuk waren de methodieken ITILv3 en TMAP-Next. Ik ben gestart met het bepalen van de wijze waarop ik de huidige configuratie vast wilde leggen, uiteindelijk heb ik gekozen voor de TMAP-Next testcase en testscript templates. De diepgang die ik zou hanteren voor het vastleggen heb ik uiteindelijk beperkt tot het vastleggen van de configuratie per CI type. Mijn inschatting was dat het om te kunnen bepalen welke functionaliteit er in de huidige situatie in gebruik was en hoe deze functionaliteit ingezet werd genoeg was om dit per CI type vast te leggen. Dit bleek een juiste inschatting en heeft mij veel tijd bespaard. Daarna heb ik de huidige situatie, configuratie en inzet van producten omschreven. Om te zorgen dat ik een duidelijk beeld had van de huidige inzet heb ik voor producten waarvan zeer duidelijk was dat deze niet optimaal gebruikt werden ook aangegeven welke technische of organisatorische redenen hier aan ten grondslag lagen. Dit koste mij meer tijd dan verwacht maar ik had al wat tijd gewonnen door me bij het vastleggen van de configuratie te beperken tot configuratie per CI type. Om te zorgen dat het vullen van de CMDB met de configuratie per CI en andere zaken die ik gedurende het project tegen kwam maar wel een belangrijke bijdrage voor de organisatie konden leveren op het vlak van monitoren niet vergeten of later opgepakt zouden worden heb ik het volgende besloten. Door dit punt en andere organisatorische en technische zaken die voor mij buiten de scope van het project vielen wel te benoemen in de door mij op te leveren tussenproducten en eindverslag kon ik er zorg voor dragen dat deze in een later stadium in project vorm opgepakt zouden worden. Dit heb ik toen ook afgestemd met mijn manager, Leon schipper.

in zaken die ik op dat moment toch niet op kon lossen. Door deze keuze te maken heb ik laten zien goed de bijzaken van hoofdzaken te kunnen scheiden maar wel een goede inschatting te kunnen maken van het belang van deze zaken voor de organisatie. Door deze punten wel te borgen heb ik voor mijzelf een situatie weten te creëren waarin ik doelgericht met mijn opdracht bezig kon zijn zonder beïnvloed te worden door het gevoel dat ik zaken die buiten mijn scope vallen maar wel grote invloed hebben op het uiteindelijk rendement van de door geadviseerde oplossing niet adresseerde.

Nadat ik de huidige situatie omschreven had ben ik gestart met het doornemen van de methodieken TMAP-Next en ITILv3. Dit kostte mij meer tijd dan ik vooraf geschat had. Ik moest namelijk niet alleen het doel van de individuele methodieken doorgronden maar ook de relatie die de twee methodieken tot elkaar hebben in kaart brengen. In veel gevallen streven de methodieken namelijk doelen na die haaks op elkaar staan. Daarnaast bleek al snel dat de organisatie procesmatig slecht aansloot op de doelen die de methodieken nastreven. Ik heb gezien de grote afwijking tussen de door de methodieken omschreven processen en de

praktijk besloten meer tijd aan dit punt te besteden dan ik oorspronkelijk van plan was. Het in een hoofdstuk van het deelproduct opnemen van een advies deed geen recht aan de ernstige gevolgen die de huidige situatie zou hebben op het rendement wat mijn oplossing zou kunnen leveren. Ik heb bewust gekozen om hier een apart deel produkt aan te wijden en dit in een vroeg stadium, aan het eind van deze fase, aan de organisatie beschikbaar te stellen. Door in het document ieder verbeterpunt goed te onderbouwen en per punt een korte

opdrachtomschrijving te formuleren voor een parallel of vervolg project heb ik de organisatie middelen aangereikt om hier snel op te kunnen acteren. De extra tijd heb ik gevonden door wat over te werken en een zaterdag te investeren in het produceren van dit document. Als laatste stap heb ik een presentatie gemaakt die ik gegeven heb aan de afdeling TWD en Functioneel beheer. Hierin heb ik de huidige situatie uiteen gezet en mijn advies rapport op het vlak van ITIL en TMAP-Next gepresenteerd.

Daarna heb ik in deze meeting in overleg met de aanwezigen de waardering die toegekend werd aan de huidige functionaliteit punt voor punt bepaald met de aanwezigen.

Ik had op voorhand als bij de betrokkenen op informele wijze geïnformeerd welke functionaliteit zij belangrijk achtten en op basis hiervan de template voorzien van een voorstel. Dit voorwerk zorgde ervoor dat mijn voorstel zonder aanpassingen geaccepteerd werd.

Tegen het eind van de fase is mij door de heer Reinhoudt het Extended ISO model ISO/IEC 9126 aangereikt als hulpmiddel om zaken als MTTR (Mean Time To Repair) en andere kwaliteitsattributen die van toepassing zijn op het monitoren te beschouwen vanuit het oogpunt van deze standaard. Ik ben gekomen tot een selectie van kwaliteitsattributen uit deze standaard en heb in het deelproduct onderbouwd hoe deze set bij kan dragen aan efficiënter rapporteren.

Het plan van aanpak ging niet in op hoe om te gaan met zaken die buiten de scope vallen maar wel van belang zijn voor het slagen van het project. Ik heb hier tijdens deze fase een oplossing voor bedacht en ingevuld met het additionele document. Het schrijven van dit document stond echter niet in de planning. De reden dat de geplande doorlooptijd gehaald is, is dat ik binnen de doorlooptijd meer uren geïnvesteerd heb dan oorspronkelijk begroot. Ik had dit op

voorhand kunnen schatten door nog beter te kijken naar de organisatie waarin dit project uitgevoerd werd.

Door nog scherper te kijken naar de relatie tussen de huidige processen, de volwassenheid van de organisatie en de eisen die een geïmplementeerde methodiek stelt aan die processen had hier een betere inschatting van gemaakt kunnen worden. Aan de andere kant was de scope van

het project het concentreren van functionaliteit en op basis daarvan voorstellen van een nieuwe oplossing die de weg vrij maakt voor de implementatie van nieuwe processen. Het herzien van de huidige processen viel buiten scope. Dat is de reden dat ik me daar minder op gefocust heb.

Ik ben wel tevreden met de uitkomst en heb het gevoel dat ik de juiste keuze heb gemaakt door hier tijd in te investeren, ik merk ook dat het document door de organisatie als een goede basis voor het herzien van de processen wordt ervaren.