Het driecirkel-model

Het driecirkel-model biedt de mogelijkheid om inzicht te geven in de relaties die er zijn tussen

duurzaamheidsaspecten, betrokken partijen en zorg. Een voorbeeld van het gebruik van een driecirkel-model is die van people, planet en profit (MVO-prestatieladder, 2010). Daarbij gaat het om het vinden van een balans tussen belangen van mens, planeet en economie. Het driecirkel model wordt in dit rapport iets anders gebruikt, namelijk om de onderlinge relaties aan te duiden van de drie elementen voor duurzame bedrijfsvoering. Om hier handvatten aan te geven worden drie handelingen aangereikt. Die zijn gebaseerd op de onderzoeksresultaten.

6.1.1 De elementen

Uit het onderzoek blijkt dat duurzame bedrijfsvoering bestaat uit de onderlinge samenhang tussen drie basiselementen: duurzaamheidsaspecten, betrokken partijen en zorg (figuur 12).

1 Duurzaamheidsaspect

2 Betrokken partij

3 Zorg

(1) Duurzaamheidsaspecten

Duurzaamheidsaspecten worden ontleend aan duurzaamheidsthema’s. Ze hebben betrekking op producten, goederen en diensten van de onderwijsorganisatie. Ze zijn dan ook toe te schrijven aan hiervoor verantwoordelijke partijen en/of de processen die bij hun taken horen. Het spectrum waarbinnen aspecten kunnen worden gezocht komt voort uit de visie van het management. De visie kan bijvoorbeeld gericht zijn op de verbintenis aan wetgeving en convenanten of het hanteren van bepaalde methoden of keurmerken.

(2) Betrokken partijen

Binnen de organisatie zijn er globaal drie niveaus waarbinnen processen van duurzame bedrijfsvoering plaatsvinden. De eerste is het management. Zij is naast ‘visionair’ ook beleidsbepaler. Beleid wordt uitgevoerd door één of meerdere groepen, het tweede niveau. Soms is er een coördinator nodig die een uitvoerende groep aanstuurt en/of controleert. Ten slotte is er een derde laag: het individu, met eigen verantwoordelijkheden, binnen of buiten een bepaalde groep. Daarnaast kunnen externe partijen een rol spelen. Het gaat dan bijvoorbeeld om studenten of toeleveranciers.

(3) Zorg

Zorg omvat alle processen en activiteiten die binnen de reikwijdte van duurzame bedrijfsvoering vallen. Die hangt samen met de keuzes die gemaakt worden in beleid en uitvoering. Elke betrokken partij kent haar eigen processen en activiteiten waarvoor ze verantwoordelijk is. Wanneer zij uitvoering geeft aan processen of activiteiten, waaraan duurzaamheidsaspecten gelieerd zijn, is er sprake van zorg.

49

6.1.2 Onderlinge relaties

Uit het onderzoek blijkt dat er drie invalshoeken zijn om duurzame bedrijfsvoering te benaderen (figuur 13). Geen van de invalshoeken is op zichzelf afdoende om te spreken van duurzame bedrijfsvoering, daarom dienen ze altijd in samenhang beschouwd te worden.

A Aspect +Partij B Aspect + Zorg C Zorg + Partij

(A) De relatie tussen aspecten en partijen

De relatie tussen aspect en partij (1+2) houdt op zichzelf nog niets in. Elke partij is gerelateerd aan verschillende processen, waaraan potentieel duurzaamheidsaspecten zijn verbonden. Zo is het mogelijk dat een onderwijsinstelling wel energie gebruikt, maar dat het management geen middelen ter beschikking stelt om energieprestaties te

verbeteren.

(B) De relatie tussen partijen en zorg

Afhankelijk van het beleid van het management kan worden vastgesteld welke aspecten aandacht krijgen (1+3). De uitvoerende groep geeft hier verder handen en voeten aan. Zij is nu verantwoordelijk voor de

duurzaamheidsaspecten die aan het beleid te ontlenen zijn en de processen waarop zij toepassing hebben. Zij kan hiervoor een plan opstellen waarin zaken staan die uitvoering verlangen.

(C) De relatie tussen zorg en partij

De groep kan door beleid gefaciliteerd worden om daadwerkelijk aspecten te verzorgen (2+3). De groep moet wel zelf de processen in gang zetten die daarvoor nodig zijn. Zij houdt vervolgens het management op de hoogte van de resultaten van het beoogde doel, zodat het management, waar nodig, beleidsmatig kan bijsturen.

6.1.3 Handelingen van duurzame bedrijfsvoering

Er zijn veel mogelijkheden om meer relaties te leggen. Daarbij wordt benadrukt dat er ‘oneindig’ veel relaties kunnen zijn (figuur 14). Afhankelijk van de eisen van stakeholders en de complexiteit van de organisatie kan er een waslijst met aspecten ontstaan, waaraan acties of processen kunnen worden gekoppeld. De daadwerkelijke uitvoering kan ook weer op veel manieren vorm krijgen, blijkt uit het onderzoek. Daarin spelen de volgende zaken een belangrijke rol: inventarisatie, documentatie en communicatie.

Inventarisatie

Voor het management is het van belang om een visie te hebben, waarop zij beleid kan baseren. Om te evalueren wat de resultaten zijn van haar beleid moet ze over de juiste informatie kunnen beschikken. Voor een groep is het daarom van belang om overzicht te hebben van eisen van stakeholders, welke processen aan de uitvoering hiervan ten grondslag liggen en wat de resultaten hiervan zijn.

Documentatie

Beschikken over de juiste documentatie werkt van twee kanten. Aan de ene kant dient het management voorafgaand aan een evaluatiemoment voor ogen te hebben welke documentatie van belang is. Het gaat dan bijvoorbeeld om documentatie aangaande resultaten of processen. Deze worden door de groep aangeleverd. Hiertoe moet de groep de documentatie over de resultaten en processen ook weer op orde hebben. Afhankelijk van de gehanteerde methoden of eisen van stakeholders kan een organisatie vaststellen welke zaken zij documenteert. Maar ook andere overwegingen kunnen een rol spelen.

Communicatie

Afspraken maken over evaluatiemomenten of hiertoe vereiste documentatie is onderdeel van communicatie. Deze vindt intern plaats binnen of tussen de verschillende organisatieniveaus. Extern communiceren is soms ook vereist of gewenst. De overheid kan als stakeholder rapportages verlangen aangaande het naleven van wetten en regels, waar andere stakeholders misschien verwachten dat een onderwijsinstelling duurzaamheid deel uit laat maken van haar jaarverslag. Ook kan een organisatie zelf actief communiceren over haar processen en resultaten. Hiermee kan zij zich bijvoorbeeld als een duurzame organisatie profileren.

figuur 13. Mogelijke relaties tussen thema’s, partijen en zorg (door auteur).

50