3. Takenpakket
3.1 Doel van de functie 3
Controleren van de naleving van reglementeringen, normen in functie van kwaliteit van zorg en patiëntveiligheid met als doel hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf de gepaste acties te ondernemen.
Context:
Controles en audits kunnen zowel ter plaatse als op afstand uitgevoerd worden
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Planning en voorbereiding
Plannen en voorbereiden van de controle/audit met als doel er voor te zorgen dat de controle/audit efficiënt kan verlopen.
• Binnen de toegewezen controles/ audits de eigen planning opmaken
• Desgevallend als hoofdinspecteur/coördinerend inspecteur de nodige initiatieven nemen, zowel naar collega-inspecteurs (bv. inhoudelijke prioriteiten, praktische aanpak) als naar de organisatie toe
• Lezen van relevante dossierstukken: zich informeren over de te controleren organisatie om het dossier in de juiste context te kunnen plaatsen op basis van onder meer verschillende databanken, papieren dossiers, website(s), ...
• Bevragen van desgevallend ontbrekende informatie bij de dossierbehandelaar
• Studie van documenten, instructies, leidraden, interne afspraken, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige controles/ audits, …
• Raadplegen van alle relevante documenten en applicaties in functie van het vlot uitvoeren van de taken (handleidingen, afspraken, IT-tips, ...)
• Raadplegen van coach of teamverantwoordelijke indien er vragen zijn over de wijze waarop de inspectie moet/kan uitgevoerd worden
• Vanuit een vermoeden van onregelmatigheden of eerste risicoanalyse, input geven over mogelijke toekomstige controles
• Uitvoering geven aan de gemaakte afspraken met betrekking tot plaats- en tijdsonafhankelijk werken bijv. agendacodes, beschikbaarheidsafspraken, ...
• Bereidheid tonen om opdrachten op te nemen bovenop de gemaakte planning als de omstandigheden dit vereisen
Uitvoering
(Ter plaatse) uitvoeren van controles/audits en analyses met als doel de naleving van de geldende (*) normen (reglementeringen, wetgeving, jaarrekeningen, kwaliteitsstandaarden, …) na te gaan
• Uitvoeren van inspectie (ter plaatse) waarbij de afgesproken items worden getoetst en beoordeeld aan de hand van afgesproken standaarden en desgevallend door het hanteren van meetapparatuur, ontleden en natrekken van plannen (handgemaakte, onnauwkeurige schetsen tot architecten-producten), ...
(*) opgelegde normen en procedures (vastgelegd door wet of door de controlerende entiteit)
• Controleren van de naleving van regelgevingen en normen en/of controleren van processen en organisaties
• Controleren van organisaties (ook eenmanszaken) of individuele beneficianten in context van zeer emotioneel beladen situaties, en/ of in zeer precaire omstandigheden
• Desgevallend spreken met gebruikers van de geïnspecteerde organisatie
• Inspecteren van organisaties met een wetenschappelijk gevalideerd inspectie-instrument
• Interpreteren van procedures, regelgeving of checklist is meestal nodig om een kwaliteitsvolle controle/audit te kunnen uitvoeren
• Desgevallend als hoofdinspecteur/coördinerend inspecteur het team van inspecteurs aansturen, fungeren als aanspreekpunt voor de collega's én de voorziening, en verantwoordelijkheid opnemen voor het inspectiebezoek
• Eindverantwoordelijkheid opnemen voor het eigen bezoek, het eigen gedeelte bij een bezoek geleid door de hoofdinspecteur/coördinerend inspecteur of voor
het gehele bezoek geleid als
hoofdinspecteur/coördinerend inspecteur en dit volgens de geldende kwaliteitsafspraken
Rapportering
Samenvatten en vastleggen van de bevindingen met als doel de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen
OF
zelf de gepaste maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft.
• Opmaken van verslagen van plaatsbezoeken of van processen-verbaal teneinde de bevoegde overheden te adviseren of te informeren en om hen in staat te stellen de gepaste maatregelen te nemen
• Maken van goede notities tijdens het inspectiebezoek
• Raadplegen, analyseren, synthetiseren en integreren van alle relevante data (bv. personeelslijsten, dagschema, overeenkomsten)
• Op een vlotte wijze schriftelijk weergeven van de inspectievaststellingen volgens de geldende kwaliteitsafspraken
• Bij bezoeken met collega's coördineren van de verschillende verslagdelen van de collega's
• Desgevallend nalezen van verslagen van collega's volgens de geldende afspraken binnen het team
• Nalezen van de reactie van de voorziening op het ontwerpverslag en desgevallend aanpassen van het verslag
• Eindverantwoordelijkheid opnemen voor het eigen verslag en dit volgens de geldende kwaliteitsafspraken
Opvolging • Nagaan of geformuleerde tekorten/aandachtspunten
werden opgenomen door de geïnspecteerde (organisatie)
Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag met als doel bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, …
• Nakijken of er gevolg werd gegeven aan proces-verbaal/administratieve
rechtshandeling/sanctie/opgelegde maatregel, …
• Bijkomende voorwaarden opnieuw inspecteren
• Eventueel bijkomende onderzoeken en controles uitvoeren, bv. in functie van ernstige risico's
• De noodzakelijke stappen zetten in de elektronische workflow met link naar prioritering in de eigen planning
• Duiden van de regelgeving en doorverwijzen naar ondersteunende diensten en organisaties met respect voor de autonomie van de geïnspecteerde
Communicatie en contacten
Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak, … met als doel er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven.
• Uitvoeren van de inspectie met aandacht voor een goede communicatie bij de start over het verloop van de inspectie
• Afronden van het inspectiebezoek met aandacht voor de terugkoppeling van de inspectiebevindingen naar de geïnspecteerde en met aandacht voor het verdere verloop van het inspectieproces en de rol van het functioneel agentschap
• Inspecteren bij voorzieningen en individuele
beneficianten in moeilijke
communicatieomstandigheden door taal, leeftijd, handicap of andere aandoening
• De interactie met anderen is gericht op het doen begrijpen, beïnvloeden en/of ondersteunen van anderen, in het algemeen vanuit een zakelijke en rationele argumentatie
• Voorlichtingsvergaderingen organiseren en algemene communicatie verzorgen over de materie aan verschillende doelgroepen
Overleg
Samenwerken en overleggen met diverse collega’s met als doel een uniforme aanpak van het controle-of auditproces te garanderen.
• Vergaderen en overleggen met afdelingshoofd/
teamverantwoordelijke/coaches/collega's teneinde een eenvormige werking te bekomen
• Voorstellen van agendapunten voor overlegmomenten met toelichting van de problematiek en mogelijke oplossingsvoorstellen
• Actief deelnemen aan overlegmomenten
• Loyaal uitvoeren van de afspraken en beslissingen van overlegmomenten
• Deelnemen aan werkgroepen om items voor te bereiden voor bespreking op overlegmomenten
• Desgevallend als hoofdinspecteur/coördinerend inspecteur een sturende, inhoudelijk trekkende rol opnemen binnen overlegsituaties om een efficiënte, effectieve en eenvormige werking te bekomen en knelpunten op te lossen
• Organiseren van overleg en introduceren van verbeteringen van het controle- of auditproces, teneinde ervoor te zorgen dat de aanpak steeds zo efficiënt en actueel mogelijk is
• Meewerken aan de uitwerking van nieuwe inspectie-instrumenten
• Desgevallend input geven bij het voortraject van een inspectie-instrument (bv. inspectietoets nieuwe regelgeving, opmaak eisenkaders)
• Opnemen van (sector overschrijdende) projectverantwoordelijkheid (het plannen, coördineren en opvolgen van projecten)
• Indien nodig deelnemen aan overleg met externen, dossiers toelichten op commissies
Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.
• Grondige kennis en begrip van de specifieke en aanverwante reglementeringen, normen, …
• Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken
• Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen
• Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden, rekening houdend met de deontologische regels en afspraken
• Permanent ontwikkelen van expertise m.b.t. kwaliteit van zorg en kwaliteitszorg en bijpassende inspectiemethodieken bv. door opvolgen van wetgeving, praktijkvoorbeelden, ...
• Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen
• Coördineren ad hoc een beperkte groep van collega’s in het kader van opdrachten/projecten
Beleidsadvies
Denkt mee over langetermijnbeleidsvoorstellen,
• Vanuit de praktijk, maar ook vanuit tendensen in de sector, suggesties geven voor verbeteringen van het
rekening houdend met trends, met als doel er voor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit.
beleid en anticiperen op mogelijk toekomstig beleid, aan de hand van een nota
• Meewerken aan of opstellen van beleidsrelevante rapporten op basis van het verzamelen, analyseren en synthetiseren van inspectiedata (ook bv. m.b.t.
themagerichte inspecties)
• Bespreken van de analyse en synthese van inspectiedata met het oog op het formuleren van beleidsvoorstellen t.a.v. het kabinet en de operationele agentschappen
• Deelnemen aan beleidswerkgroepen teneinde hierin een inbreng vanuit de inspectiedata te brengen
• Vanuit inspectie- en veldervaring input leveren rond de inspecteerbaarheid van nieuwe wetgeving