3 Takenpakket
3.1 Doel van de functie 3
Als Celhoofd IT-ondersteuning stuur je de cel IT-ondersteuning aan. Je geeft leiding aan een geheel van ICT-gebonden activiteiten en medewerkers. Je geeft vanuit de cel IT-Ondersteuning input aan het management met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte ICT-dienstverlening te verzekeren aan alle interne en externe klanten en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de afdeling Algemene Technische Ondersteuning en het departement Mobiliteit en Openbare Werken.
Op het vlak van informaticatechnologie zal het celhoofd IT-ondersteuning samen met het team de interne klanten bijstaan via het ontwikkelen en uitbouwen van een IT-dienstverlening op meerdere domeinen, zoals:
- Applicatiebeheer - Contractbeheer
- Infrastructuur & plaformen beheer - Databeheer
- IT veiligheid - IT Projectwerking
- Innovatie & digitalisering - Enterprise architectuur
Als celhoofd IT-ondersteuning zal je het afdelingshoofd ondersteunen bij het ontwikkelen van een visie op IT, bij het ontwikkelen van het IT beleid en de IT strategie.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Opmaak van operationele doelstellingen
Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers met als doel een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst.
- Het beleid van de afdeling vertalen naar doelstellingen voor de eigen dienst
- Opstellen van een meerjarenplan van de dienst - Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de
individuele medewerkers - …
Planning en organisatie
Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en
- Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de dienst
- Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen
effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren.
- Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten
- Organiseren van werkoverleg
- Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk - …
Leiding geven aan medewerkers
Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling.
- Leiden en aansturen van een team van medewerkers om hen te ondersteunen bij de uitoefening van hun taken en hen naar de toekomst toe zelfstandiger te kunnen laten werken.
▪ Doorvertalen van de visie/missie/waarden van de afdeling
▪ Medewerkers betrekken bij het formuleren van doelstellingen van de dienst en in de loop van het jaar feedback verzorgen over de stand van zaken
▪ Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren
▪ Verlenen van delegaties tot het meest aangewezen niveau
▪ Aansturen op het behalen van doelstellingen - Ontwikkelen en motiveren van het team om het
engagement en de werksfeer te maximaliseren
▪ Begeleiden en coachen van medewerkers
▪ De goede werksfeer bewaken binnen de dienst
▪ Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers
▪ Medewerkers opleidingen laten volgen in het kader van de loopbaanplanning
▪ Functies laten aansluiten aan de capaciteiten van de medewerkers
▪ Verhogen van de flexibiliteit van de medewerkers via jobrotaties en jobverruiming
▪ Kennisdeling stimuleren om de aanwezige knowhow te stabiliseren
- …
Kwaliteitsborging
Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten.
- Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen
- Bewaken van eenvormige uitvoering - Verantwoordelijkheid voor het opzetten en
uitbouwen van controlesystemen
- Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures
- Contracten, prestaties en facturatie opvolgen naar juistheid, levertermijn en service
- Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen - Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van
verbeteracties
- Tijdig de correcte rapportering bezorgen aan de klanten, managementorganen,…
- Periodiek peilen naar klanttevredenheid - …
Bijdrage aan beleid
Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau met als doel bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten.
- Werkt actief mee aan de ontwikkeling van het bovenliggende lange termijn beleid en ontwikkelt het beleid van de aan te sturen dienst
- Bijdragen aan de planning op middellange termijn van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken - Het indienen van verbeteringsinitiatieven op
interbeleidsdomeinniveau
- Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent - Over alle kernprocessen cijfers verzamelen zowel
kwantitatief, kwalitatief en financieel en erover kunnen rapporteren
- Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen - …
Beheer van middelen
Efficiënt beheren van de middelen met als doel er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden.
Context:
Binnen de verkregen budgetten.
- Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de operationele
doelstellingen
- Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten,…
- Beheren van de beschikbare budgetten - Het traceren, uitvoeren en monitoren van
efficiëntieverhoging of besparingen om het
beschikbare budget zo optimaal mogelijk te benutten - Argumenteren van voorstellen
- …
Communicatie en contacten
Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten met als doel via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren.
- Heeft voortdurend contacten met een waaier van verschillende actoren en stakeholders,binnen en buiten het departement, waarbij overtuigd en onderhandeld moet worden om de doelstellingen van de dienst te kunnen realiseren
- Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst
- Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus
- Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden
- Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers
- Uitbouwen van een professioneel netwerk - Plannen, coördineren en opvolgen van de externe
communicatie
- Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten
- Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten
- Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies
- De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant
- Binnen de financiële krijtlijnen maximaal beantwoorden aan de noden van de klant - …
Inhoudelijke bijdragen
Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden met als doel inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht.
- Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers
- Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig)
- Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen - Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten - …