3 Takenpakket
3.1 Doel van de functie 3
Als communicatieverantwoordelijke zorg je voor de ontwikkeling, aansturing, implementatie, opvolging en evaluatie van het communicatiebeleid van het departement Financiën en Begroting, om er voor te zorgen dat de organisatie, het management en de medewerkers zo optimaal mogelijk kunnen
functioneren en de doelstellingen van het departement FB kunnen bereikt worden. In die hoedanigheid neemt je ook de rol op van secretaris van het directiecomité van het departement.
3.2 VERANTWOORDELIJKHEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zul je onderstaande verantwoordelijkheden hebben:
Verantwoordelijkheid Voorbeelden van activiteiten
Behoefteanalyse
(Proactief) analyseren van de behoeften van de
organisatie, haar klanten en haar belanghebbenden om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten, noden en wensen op het gebied van communicatie.
- behoeften en opportuniteiten inzake
communicatie bespreken met het management - anticiperen op problemen en knelpunten binnen
de organisatie
- opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op het vlak van (digitale) communicatiestrategieën en -tools
- uitvoeren van analyses
- evalueren van de huidige dienstverlening - opvolgen van afspraken, regelgeving en normen
over communicatie in een (Vlaamse) overheidscontext (webtoegankelijkheid,
auteursrecht, openbaarheid van bestuur, GDPR, …) - …
Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren - voorstellen formuleren inzake het
communicatiebeleid en deze voorleggen aan het directiecomité
Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening inzake communicatie proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen om de klanten en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen.
- uitwerken van een strategische
communicatieplanning (zowel interne als externe communicatie)
- het management, de medewerkers en de communicatieantennes ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van communicatie-instrumenten, media, toepassingen,…
- verzorgen en coördineren van de crisiscommunicatie (in het kader van bedrijfscontinuïteitsmanagement) - …
Werkinstrumenten
Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met het management en de communicatieantennes om door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening inzake communicatie te kunnen uitvoeren.
- uitwerken van doelgroepgerichte
communicatiestrategieën en -instrumenten voor interne en externe media (bijv. Twitter, website, LinkedIn)
- opmaken van communicatieplannen voor grote projecten o.b.v. de input van de
communicatieantennes en inhoudelijke specialisten - werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen,
verbeteren en/of toegankelijk maken (bijv. huisstijl, sjablonen)
- innovatieve ideeën ontwikkelen
- uitwerken van procedures en richtlijnen inzake communicatie
- …
Adviesverlening
Zowel op vraag als proactief het management en de communicatieantennes adviseren vanuit het vakgebied om deskundige oplossingen aan te bieden voor
communicatievraagstukken of-problemen.
- antwoorden op vragen van management, medewerkers en communicatieantennes
- fungeren als aanspreekpunt inzake communicatie - adviseren over toepassing en gebruik van
communicatieinstrumenten, toepassingen, -plannen, …
- management, medewerkers en communicatieantennes adviseren over
interpretatie van richtlijnen en regelgeving (bijv.
webtoegankelijkheid, huisstijl, auteursrecht) - management adviseren over thema’s die te maken
hebben met het functionele domein - actief deelnemen aan werkgroepen en
vergaderingen
- proactief knelpunten inzake communicatie signaleren
- …
Kwaliteitsborging - stimuleren, coördineren en begeleiden van de diverse communicatie-initiatieven of -voornemens die vanuit de hoek van de inhoudelijke specialisten
Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van de dienstverlening om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.
komen en hen proactief betrekken bij de opmaak van heldere communicatieboodschappen
- zorgen voor afstemming met de richtlijnen en initiatieven inzake communicatie op het niveau van de Vlaamse overheid
- bewaken van de correcte toepassing van reglementaire bepalingen, procedures, normen,…
inzake communicatie
- verzamelen en verwerken van gegevens, (mee) opmaken van overzichten, verslagen, rapporten - input leveren voor management rapportering - voorstellen doen voor verbetering
- …
Communicatie en contacten
Communiceren over de dienstverlening om het
management en de medewerkers te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.
- de dienstverlening proactief kenbaar maken aan het management en de medewerkers
- deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies
- fungeren als aanspreekpunt communicatie voor het management, de medewerkers en de communicatieantennes van de afdelingen - medewerkers en management actief aanspreken,
stimuleren en opvolgen bij interne en externe communicatie-acties
- feedback vragen aan het management, de medewerkers en de communicatieantennes - als aanspreekpunt optreden voor pers en media
(persbeleid, media-aanspreekpunt, woordvoerderschap)
- overleggen en afstemmen met de
communicatieverantwoordelijke(n) van het kabinet - …
Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de
dienstverlening te optimaliseren.
- opbouwen en onderhouden van netwerken - doornemen van vakliteratuur
- deelnemen aan opleidingen, studiedagen, vakbeurzen
- opvolgen van (recente) trends inzake (digitale) communicatie en media
- opvolgen wat er op het niveau van de Vlaamse overheid reilt en zeilt inzake communicatie (overheidsbrede initiatieven, instructies, huisstijl, digitale media, persbeleid, …)
Impact op budgetten
Staat in voor de opmaak en verdediging van het communicatiebudgetvoorstel en voor het beheer en de
- het opmaken van een voorstel van
communicatiebudget en dit voorleggen aan het management
opvolging ervan, om het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening.
- instaan voor het beheer en de opvolging van het communicatiebudget
- tijdig signaleren wanneer er budgetproblemen zijn en een voorstel van oplossing formuleren
- …
Interpersoonlijke relaties
Beïnvloeden en/of het creëren van cultuur- en gedragsverandering door in te spelen op emoties, gedrag, context en weerstand om het beoogde resultaat te bekomen.
- stimuleren van een open communicatiecultuur - management en medewerkers bewust maken van
het belang van een goede en heldere communicatie
- voorstellen formuleren om een gedragsverandering tot stand te brengen
- … Organisatie- en samenwerkingsvorm
Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie om het kennisniveau op peil te houden.
- actief deelnemen aan werkgroepen, netwerken en vergaderingen inzake communicatie, zowel binnen het departement FB als op het niveau van de Vlaamse overheid
- zorgen voor kennisdeling en -borging inzake communicatie
- optreden als aanspreekpunt van het departement FB binnen het ruimere communicatienetwerk van de Vlaamse overheid
- …