3 takenpakket
3.1 doel van de functie 3
De opdrachten van de functionaris voor gegevensbescherming (hierna DPO) zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. (AVG , ook wel de GDPR genoemd) .
Binnen de organisatie vervult de DPO minstens de volgende taken:
a) het informeren en adviseren van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker en de werknemers die verwerken over hun verplichtingen uit hoofde van deze verordening en andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen;
b) het toezien op de naleving van deze verordening, van andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen en van het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van het bij de verwerking betrokken personeel en de betreffende audits;
c) het verlenen van desgevraagd advies met betrekking tot de gegevensbeschermingseffect-beoordeling en ziet toe op de uitvoering daarvan in overeenstemming met artikel 35 van de verordening
d) het samenwerken met de toezichthoudende autoriteit
e) het optreden als contactpunt voor de toezichthoudende autoriteit inzake met verwerking verband houdende aangelegenheden.
De functionaris voor gegevensbescherming houdt bij de uitvoering van zijn taken naar behoren rekening met het aan verwerkingen verbonden risico, en met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Behoefteanalyse
(Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.
GENERIEK
- De behoeften van de verschillende diensten en afdelingen (inzake Informatie , communicatie, juridisch ,…) kennen en / of in kaart kunnen brengen. Dit door middel van besprekingen met lijnmanagement en collega’s.
- Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen binnen het eigen vakgebied (vormingen, social media…).
- Analyseren en beantwoorden van ad hoc vragen en problemen.
- Anticiperen op knelpunten binnen de organiseren door deze te signaleren.
IT
- Alle nodige informatie van de verwerkers bekomen om aanpassingen te doen of problemen te
analyseren.
- Ontwikkelingen in de IT-omgeving en op basis van IT-kennis de toepasbaarheid beoordelen.
Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen.
GENERIEK
- Voorstellen doen en zorgen voor gedragenheid en besluitvorming, bijv. workshops organiseren.
- Actief zoeken naar mogelijkheden om zijn werk te verbeteren en werkt die uit tot concrete
voorstellen.
- Organiseren van infosessies en opleidingen.
- Instaan voor interne opleidingen.
- Werken met strikte SLA’s IT
- Deelprojecten voor de uitrol van nieuwe IT-systemen die betrekking hebben op het eigen werkgebied plannen en uitvoeren.
Werkinstrumenten
Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant en binnen een zeer strikt wettelijk kader met als doel door algemeen toepasbare of
maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren.
GENERIEK
- Uitwerken van processen, procedures en richtlijnen inzake het eigen werkgebied.
- Opmaken van handleidingen over applicaties, procedures, werkprocessen en kwaliteit.
- Het opmaken van een FAQ’s instrument.
IT
- Tools ter ondersteuning van systeembeheer en informatiebeheer en IT-projecten opzetten (bevragingen, sjablonen, inventaris, monitoringtools,…).
- Processen opmaken binnen de door de organisatie opgelegde methodiek.
Adviesverlening
Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel
GENERIEK
- Fungeren als aanspreekpunt voor thema’s m.b.t. het vakgebied.
- Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen.
deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen.
- Adviseren van management over thema’s m.b.t. het vakgebied.
- Inspelen op specifieke vragen van het management.
- Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen.
- Input parlementaire vragen en managementvragen.
IT
- Advies over het gebruik van de informatie en de privacy risico’s die hiermee zijn verbonden.
Kwaliteitsborging
Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en
dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.
GENERIEK
- Toezien op de naleving van regelgeving en afspraken.
- Verzamelen en verwerken van gegevens en opmaken van overzichten en verslagen.
- Leveren van input voor management rapportering.
- Voorstellen doen voor verbetering, vereenvoudiging en efficiëntiewinst.
- Afstemmen van processen met andere processen binnen de organisatie.
- Controleren van en kritisch zijn voor eigen resultaten.
- Iteratief werken i.f.v. een betere kwaliteit.
- Opzetten van of voeden van een kennisbeheersysteem.
IT
- Correcte registratie van de activiteiten in de voorziene systemen.
- Bewaken van de kwaliteit van de opgezette systemen.
Communicatie en contacten
Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te
stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.
GENERIEK
- Proactief kenbaar maken van de (eigen en centrale) dienstverlening aan de klant.
- Deelnemen aan en organiseren van vergaderingen, infosessies, netwerkevents en werkgroepen (o.a.
werkgroepen VO: werkplekdiensten, bestelportaal, inventaris, HR-specialistennetwerk,
welzijnswerkgroep…).
- Fungeren als aanspreekpunt, voor zowel de eigen entiteit als collega’s in andere entiteiten
(vakspecifiek).
- Vragen van feedback aan klanten.
- Participeren aan netwerkbijeenkomsten binnen de Vlaamse overheid.
- Delen van kennis en ervaring met collega’s (binnen het VLAIO en de Vlaamse overheid).
- Maken van handleidingen.
- Organiseren van infosessies.
- Pro-actief een doelgroep benaderen om de doelstellingen van de dienst te realiseren.
- Uitdragen van de visie van de organisatie/dienst.
- Spreken voor een groep, geven van voordrachten en presentaties.
Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren.
GENERIEK
- Lezen van vakliteratuur.
- Bijwonen van studiedagen en volgen van opleidingen.
- Informatie-uitwisseling met vakgenoten.
- Kennen en opvolgen van de reglementering en / of wetgeving binnen het vakgebied.
- Zelfstudie in het eigen vakgebied; bijhouden van vakliteratuur.
- Volgen en toepassen van nieuwe ontwikkelingen.
- Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten.
- Het zich eigen maken van de functie-specifieke softwaretoepassingen.
IT
- IT-kennis op het niveau van het implementeren van systemen (hardware en servers, mobiele toestellen, netwerk, security, fileserver, mailsysteem,...) en kennis van de IT-systemen van het agentschap en van de VO (toegangsbeheer, gebruikersbeheer) en het detecteren van privacy risico’s.
Projectdeelname
Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.
Context:
m.b.t. het eigen functionele domein.
GENERIEK
- Input leveren wat betreft het adviseren, controleren en bijsturen van projecten.
- Leveren van vakinhoudelijke input voor projecten en werkgroepen.
- Praktisch coördineren van (delen van) projecten onder de algemene leiding van een projectleider.
- Trekken van werkgroepen rond bepaalde topics.
IT
- Als systeembeheerder / projectcoördinator deelprojecten voor de uitrol van nieuwe /
vernieuwende IT-systemen binnen het werkdomein
plannen en uitvoeren onder leiding van de projectleider.
Uitvoeren
Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit.
GENERIEK
- Opstellen van teksten en presentaties (nota’s, handleidingen…).
- Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid.
- Gebruikt hulpmiddelen om zijn/haar werk te controleren.
- Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden .
- Is alert op mogelijkheden tot verbetering op detailniveau.
IT
- Aanpassingen doen aan IT-systemen en correcte werkaanvragen bij dienstverleners (installatie specifieke software, aanpassingen mail en kalender, rechten op fileserver, gebruikers- en
toegangsbeheer,...).
- IT-problemen analyseren en oplossingen implementeren in samenwerking met IT-dienstverleners.
- Bijhouden van inventarissen (hardware, software installaties, instellingen,...).
- Registratie vastleggingen, vorderingsstaten en facturen IT-aankopen.
- Financiële rapportering in kader van opvolging IT-jaarplan.
Superviseren van de werkzaamheden
De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen met als doel ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures.
GENERIEK
- Begeleiden van een DPO team
- Opstellen van prioriteiten en planning voor medewerker.
- Op regelmatige tijdstippen opvolgen van de werkzaamheden van de medewerker.
- Regelmatig terugkoppelen en laten doorstromen van informatie naar de medewerker.
- Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers.
- Organiseren van on-the-job training.
- Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren (functioneel leidinggeven).
- Begeleiden en coachen van medewerker.
- Taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker.
- Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden.