3 Takenpakket
3.1 Doel van de functie 2
pagina 2 van 13 www.werkenvoorvlaanderen.be
1 DE VACATURE IN HET KORT
Ben je op zoek naar een expertfunctie waar je veel kan bijleren en heb je inzicht in boekhoudkundige processen? Communiceer je op een vlotte manier, zowel mondeling als schriftelijk? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou!
Het Agentschap Overheidspersoneel legt een werfreserve aan voor de functie van financieel dossierbeheerder. Als financieel dossierbehandelaar ben je verantwoordelijk voor de financiële verwerking en controle van de gegevens in OraFin. Je bent medeverantwoordelijk voor de financiële rapporteringen. Je gaat op zoek naar correcte oplossingen om klanten verder te helpen bij problemen.
Je adviseert je klanten en bent de contactpersoon van het boekhoudkantoor. Je komt terecht in een klein team en rapporteert aan de financieel adviseur.
Spreekt deze vacature jou aan? Grijp dan nu jouw kans voor een plekje in deze werfreserve! Het Agentschap Overheidspersoneel zal op korte termijn beroep doen op deze werfreserve.
Lees hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
2 FUNCTIECONTEXT
Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Ze bouwt een
HR-beleid uit voor de ganse Vlaamse overheid, volgt dit op en evalueert.
Ze zorgt voor de verdere ontwikkeling van HR-professionals en sterk leiderschap binnen de Vlaamse overheid.
AgO biedt een gemeenschappelijke HR-dienstverlening aan met betrekking tot:
• personeelsadministratie
• rekrutering en selectie
• sociale dienst
• personeelsregelgeving
• opleidingen
• welzijn
• diversiteit
• technologie en data
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Beheren en behandelen van dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. Zorgen voor rapporteringen wat betreft de stand van zake voor budgetten van de diensten van de Gouverneurs alsook ondersteuning bieden bij financiële rapportering van budgetten van Ago (zowel ontvangsten als uitgaven). Deze rapportering houdt ook de financiële opvolging in van de inkooporders en facturen (afgewerkt, bewaking betaaltermijnen, …). Opvolging van ontvangsten heeft dan vooral betrekking op het opvolgen of uitgestuurde facturen (onder de vorm van vorderingen
/ interne verrichtingen) ook effectief betaald worden alsook op opvolging van nog niet toegewezen ontvangsten. Daarnaast optreden als expert binnen de organisatie van het boekhoudsysteem (Orafin) en zorgen voor eerstelijns hulpverlening. Op termijn mogelijkheid om een virtueel team van financiële administratieve profielen aan te sturen.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Gegevensverzameling
Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
- De eigen opdrachten inhoudelijk voorbereiden - Studie- en opzoekwerk verrichten
- Informatie inwinnen ter verduidelijking van de opdracht
- Ontbrekende gegevens opzoeken
- Financiële gegevens verwerken in OraFin - Ontvangst van facturen laten bevestigen en
facturen ingeven
- Samenstellen van een dossier
- Opmaken van overzichten en rapporten
- Inventariseren, verzamelen en bijhouden van gegevens teneinde altijd te kunnen beschikken over actuele, degelijke en bruikbare informatie (bv. financieel overzicht van de raamcontracten, verantwoordingsstukken bijhouden of toevoegen)
- Financiële aanvragen verwerken - Uitvoeren van een behoefteanalyse
Controle van gegevens
Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
- Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren
- Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie
- Controleren of aanvragen in lijn zijn met procedures en interne afspraken, afstemmen met
juridisch expert of
overheidsopdrachtenwetgeving correct toegepast is
- De beschikbaarheid van het budget controleren - Nazien of het budgettair grensbedrag bij de
raamcontracten niet bereikt is
Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers
Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als
- Aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, …
- Uitzoeken hoe procedures het best kunnen toegepast worden
- Vorderingen en interne verrichtingen opmaken en verwerken in OraFin
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 4 van 13 www.werkenvoorvlaanderen.be
doel via een tijdige en correcte behandeling
een goede dienstverlening te verzekeren. - Verwerken van niet-toegewezen ontvangsten en terugstorten van foutieve betalingen of teveel ontvangen gelden
- De ontvangsten voor de DAB Overheidspersoneel regelmatig opvolgen en erover rapporteren - Vorderingen en interne verrichtingen opvolgen
en initiatief nemen wanneer niet tijdig betaald wordt
- Transacties met kredietkaart uitvoeren en verwerken in OraFin
- Opmaken van trimestriële budgetrapporten voor het directieteam (in overleg met de financieel adviseur), analyseren en interpreteren van de budgetinformatie
- Rapporteren over de effectieve vastleggingen in de budgetplanner
- Back-up zijn voor inkooporders in OraFin en indien nodig bij jaarafsluit bijspringen (o.a.
betalingen bedrijfsvoorheffing, RSZ, m.b.t. het begrotingsartikel pensioenbijdragen)
- Inkooporders opvolgen en voorstellen formuleren om vastgelegde budgetten weer vrij te maken
- Openstaande inkooporders uit het verleden opvolgen en recente informatie bezorgen aan de dossierbehandelaars
- Back-up voor het aanmaken en beheren van betalingen en alles wat daarmee verband houdt in Isabel, ter financiële ondersteuning van het Vlaams Pensioenfonds
- Betaling van subsidies en toelagen
- Voor AgO bestemde betalingsdossiers uit OraFin ophalen, filteren en distribueren naar betrokken afdelingen, diensten of teams
- Verwerken van facturen
- Opvolgen van tijdige betaling van facturen en indien nodig actie ondernemen om KPI te verbeteren
Informatie-uitwisseling
Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren.
- Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren
- Fungeren als contactpersoon voor klanten en het boekhoudkantoor en hun vragen beantwoorden - Assistentie verlenen bij het gebruik van OraFin - Eerstelijnsondersteuning bieden aan
OraFin-ingevers
- Organiseren en verrichten van kennisoverdracht m.b.t. financiële en OraFin-processen
- Informatie verstrekken aan leveranciers en interne klanten
- Interne klanten op de hoogte houden van het gevolg dat aan hun vragen wordt gegeven - Uitleg verschaffen i.v.m. regelgeving en financiële
verrichtingen en op die vlakken meewerken aan de interne communicatie
- Rapporteren over de stand van zaken van dossiers
- Bespreken van dossiers met collega’s
- Tijdig en proactief melden wanneer het budgettair grensbedrag bij raamcontracten wordt bereikt, contracten verlopen of bestellingen op raamcontracten niet meer kunnen plaatsvinden
- Instaan voor de concrete organisatie van het periodiek OraFin-ingeversoverleg en de algemene coördinatie ervan; ervoor zorgen dat het overleg op geregelde tijdstippen plaatsvindt
- Financiële opvolging van projecten (projectleiders financieel ondersteunen) en rapporten
- Financiële rapporteringen voor de diensten van de gouverneurs: maandelijks globaal overzicht;
op kwartaalbasis gedetailleerde rapportering (beantwoorden van vragen gerelateerd aan de rapporteringen)
- Financiële rapportering voor GDBP Werkrelaties
Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
- Optreden als orafin expert binnen de organisatie - Ingeversoverleg
- De eigen opdrachten plannen onder meer op basis van belangrijkheid en prioriteiten en deze praktisch en efficiënt organiseren
- Contacten met betrokken instanties onderhouden
- Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen
voor de verschillende onderdelen van het dossier - Relevante informatie delen met collega’s
- Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten - Samenwerken aan verbeterprojecten
- Uitleg verschaffen over procedures, werkwijzen,
… zodat anderen ermee aan de slag kunnen - Afspraken maken met de collega’s om de
continuïteit van de dienstverlening te waarborgen (als back-up fungeren)
- De beschikbare middelen bewaken, problemen signaleren en voorstellen formuleren
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 6 van 13 www.werkenvoorvlaanderen.be
- Werkrelaties uitbouwen met vakgenoten en vakspecialisten
Optimalisatie van de werking/beleid
Naar aanleiding van nieuwe wetgeving en knelpunten, aanpassingen voorstellen van procedures, processen of werkwijzen met als doel de efficiëntie te verhogen.
- Problemen vanuit de praktijk signaleren én verbeteringen voorstellen aan het team, de leidinggevende,… op het vlak van financiële processen en interne werking
- Opstellen en uitvoeren van verbeterprojecten - Samenwerken aan verbeterprojecten en daarin
eigen taken opnemen
- Opvolgen van klanttevredenheid en op basis daarvan voorstellen formuleren voor verbetering van diensten
- Feedback geven en voorstellen aftoetsen bij collega’s
- Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein
- Opvolgen, inzicht verwerven en zich eigen maken van organisatiestructuur, technische ontwikkelingen, informatie en reglementering binnen het vakgebied
- Inzicht verwerven in de organisatiebehoeften op het vlak van financiële processen en rapportering en vanuit de praktijkervaring voorstellen doen om die processen en rapportering te verbeteren en te beheersen