DEEL 2. TECHNISCHE BEPALINGEN
1. Definities en toepassingsgebied
3.2. Differentiatie naargelang de grootte van de deelopdracht
Om differentiatie in de prijszetting naargelang de grootte van de deelbestelling mogelijk te maken, wordt het systeem van schijven ingevoerd, bepaald door de grootte van de deelbestelling:
Volgende schijven worden gedefinieerd:
Schijf 1 Normale deelbestellingen tot 5.000 € Schijf 2 Grote deelbestellingen groter dan 5.000 €
Voor schijf 2 kan er dan een kortingspercentage worden opgegeven waarmee de eenheidsprijzen opgegeven in de basismeetstaat (= prijzen van schijf 1) vermenigvuldigd worden.
Om dit kortingspercentage mee te laten spelen bij de gunning zullen de 2 schijven verdeeld worden volgens een verhouding afgeleid uit de bestellingen van de voorgaande jaren. Met andere woorden:
het subtotaal zal verdeeld worden volgens de historische verhoudingen (het totaalbedrag van de bestellingen binnen de verschillende schijven wordt telkens gedeeld door het totaalbedrag over alle bestellingen). Op dat moment is het totaalbedrag per schijf gekend en kan de inschrijver hierop zijn kortingspercentage geven (enkel voor schijf 2). Het aldus bekomen bedrag wordt van dit subtotaal, afgetrokken. In de basismeetstaat wordt hiervoor volgende post voorzien.
o Post 903: opgave van een kortingspercentage van toepassing op schijf 2. Bij wijze van voorbeeld: stel kortingspercentage is 10% dan moet voor deze post het volgende ingevuld worden: stel subtotaal is 150.000 euro x 22% (verhouding voor schijf 2) x -10%
(kortingspercentage op te geven door aannemer) = -3.300 euro (negatieve waarde).
voor buitenzonwering.
Uit historische gegevens blijkt dat voor perceel 15Z2, over een periode van 5 jaar, 44 % van het totale bestelbedrag handelt over een bestelling groter dan 5.000,00 €.
3.3. Projectaanpak
3.3.1 Leden van het projectteam
De KU Leuven onderscheidt binnen een project (i.e. deelopdracht) verschillende rollen die opgenomen worden door medewerkers uit eigen rangen. De contactgegevens van deze personen worden telkens vermeld op de besteldocumenten van de desbetreffende deelopdracht (voor de overige deelnemende instellingen kunnen soortgelijke rollen onderscheiden worden)
o Projecteigenaar: Persoon die binnen een project (multidisciplinair of monodisciplinair) de eindverantwoordelijkheid draagt voor de invulling , de uitwerking, de uitvoering, het beheer en de voortgang van het project met in het bijzonder ruime aandacht voor de planning, de budgetbewaking, en de kwalitatieve zowel als de kwantitatieve opvolging.
o Projecttechnicus: Persoon die aangesteld wordt om het project binnen het vakgebied van de raamovereenkomst op te volgen en de autonome bevoegdheid heeft om de benodigde technische richtlijnen door te geven en evaluaties te maken.
o Coördinator uitvoering: Persoon die in de praktijk de werf leidt, toezicht uitoefent op de uitvoering der werken en zorgt voor de nodige instructies en bijsturing tijdens de realisatie.
Voornoemde rollen kunnen per deelopdracht worden opgenomen door 3 verschillende personen, maar kunnen evengoed berusten bij éénzelfde persoon. In principe is het de projecttechnicus die verantwoordelijk is voor het opstellen en opvolgen van de deelopdracht.
De namen van de verantwoordelijke personen, die vanwege de bouwheer belast zijn met toezicht en coördinatie van de werken per deelopdracht binnen de raamovereenkomst, worden tezamen met de bestelbon aan de aannemer overgemaakt.
De werknemers van de aannemer mogen enkel wijzigingen of aanpassingen uitvoeren, waartoe door de projecteigenaar/projecttechnicus aan hun werfleider opdracht is gegeven, op voorwaarde van goedgekeurd wijzigingsbevel, of via het werfverslag voor kleine dringende opdrachten.
3.3.2 Opmaak meetstaat
Op basis van de informatie aangeleverd door de opdrachtgever en door metingen ter plaatse (door de leverancier) zal de leverancier een meetstaat opmaken. De leverancier licht de gedetailleerde
meetstaat toe aan de verantwoordelijke projecttechnicus. Na goedkeuring van de voorgelegde meetstaat kan deze gebruikt worden voor bestelling van de deelopdracht.
Voor het opmaken van de gedetailleerde meetstaat kunnen er geen extra kosten worden aangerekend door de inschrijver. De kosten voor het opmaken van de meetstaat zijn inbegrepen in de
eenheidsprijzen.
Voor de vlotte werking op de werf zal de meetstaat steeds opgemaakt worden per lokaal, verdieping, of enig andere logische entiteit binnen een gebouw. Deze gedetailleerde meetstaat kan daarna nog vertaald worden naar een samenvattende meetstaat voor het vergemakkelijken van bestellingen, maar de gedetailleerde meetstaat moet steeds opgemaakt worden om bij de bestelling te voegen.
Na de opmaak van de meetstaat wordt nagegaan of het totaalbedrag hoger of gelijk is aan 5.000 €, excl. BTW. Zo ja, dan wordt het opgegeven kortingspercentage toegepast op het totaalbedrag.
3.3.4 Bestelling van de deelopdrachten
Volgende bepalingen zijn van toepassing op deelopdrachten besteld door de KU Leuven. Soortgelijke afspraken zijn te maken met de deelnemende instellingen.
Voor elke opdracht binnen de raamovereenkomst zal een aparte SAP-bestelbon met
referentienummer 45xxxxxxxx worden opgemaakt waarbij de leverancier zich verbindt de prestaties uit te voeren tegen de in deze raamovereenkomst opgegeven forfaitaire eenheidsprijzen aangevuld met de van kracht zijnde korting. Deze bestelbon wordt vergezeld van een deelopdrachtomschrijving (desgevallend met bijlagen: plan, schets, materiaalbeschrijving, …), een specificatie en een meetstaat.
De leverancier zal geen werken aanvatten zonder in het bezit te zijn gesteld van een officiële bestelbon of tenminste in kennis te zijn gesteld van het bestelbonreferentienummer via email.
De leverancier zal er zich niet kunnen op beroepen dat sommige onderdelen of prestaties niet
uitdrukkelijk zijn vermeld in onderhavig bestek. Zo deze onderdelen of prestaties noodzakelijk zijn voor de goede werking of het beoogde doel, worden ze verondersteld inbegrepen te zijn in de opgegeven eenheidsprijzen.
De herzieningscoëfficiënt die van toepassing is op het moment van bestelling, zal ongewijzigd blijven ook indien de werken zullen aanvangen in een periode waarbij een nieuwe herzieningscoëfficiënt werd vastgelegd.
3.3.5 Uitvoering van deelopdrachten
De technische ploeg die een werk aanvangt verzorgt de volledige uitvoering van de deelopdracht.
Tevens zullen alle instructie- en montagevoorschriften van de leveranciers en/of constructeurs strikt nageleefd moeten worden en op voorhand kenbaar gemaakt aan de opdrachtgever.
Alle aanpassingen t.g.v. het niet naleven van deze voorschriften vallen ten laste van de leverancier.
3.3.6 Wijzigingsbevelen
Vanzelfsprekend vallen wijzigingsbevelen steeds binnen de sfeer van de oorspronkelijke bestelling en binnen de doelstellingen van het project.
De aannemer zal geen werken aanvatten zonder in het bezit te zijn gesteld van de officiële
documenten m.b.t. het meerwerk of tenminste in kennis te zijn gesteld van het bonreferentienummer via e-mail.
Het kortingspercentage dat van toepassing is op deze meerwerken, is hetzelfde als de korting van de basisbestelling. Het kortingspercentage kan niet gewijzigd worden ook niet als het bedrag van de basisbestelling en de meerwerken samen in een hogere schijf zou uitkomen.
(hetzelfde principe geldt voor de herzieningscoëfficiënt).
Zolang de eindvorderingsstaat niet werd ontvangen en goedgekeurd, behoudt de opdrachtgever zich het recht om op dit zelfde project bijkomende wijzigingsbevelen uit te schrijven.
raamovereenkomst en die nodig zijn voor de realisatie van bepaalde deelopdrachten zullen bijkomende eenheidsprijzen worden gevraagd. Voor elke bijkomende eenheidsprijs zal een gedetailleerde berekening/toelichting worden toegevoegd met opgave van de aankoopprijs met winstmarge (zie hieronder) van de te gebruiken materialen en de werkuren, gepresteerd op de werf.
Voor de aankoopprijs van de materialen moet de aannemer te allen tijde en op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever de nodige bewijsstukken (o.m. aankoopfactuur) kunnen voorleggen om deze materiaalkost te staven.
In de basismeetstaat (bij elk perceel) worden hiervoor 2 posten voorzien (enkel deze 2 posten kunnen gebruikt worden voor het opmaken van bijkomende eenheidsprijzen):
Post 901: Opgave van een winstpercentage op de aankoopprijs in het geval van nieuwe posten:
het in de basismeetstaat vermelde bedrag moet met (100% + de winstmarge) vermenigvuldigd worden.
Bij wijze van voorbeeld: stel winstmarge is 10% dan moet voor post 901 (100%+10%) ingevuld worden:
Voorbeeld: 10.000 euro (geraamde kostprijs van de materialen waarvoor geen post was voorzien in de basismeetstaat bij aanbesteding) x (100%+10%) (percentage op te geven door de aannemer) = 11.000 euro ingevuld worden.
Post 902: opgave van een uurprijs voor de uren gepresteerd op de werf, die zal gebruikt worden voor de berekening van de eenheidsprijs in het geval van nieuwe posten:
het in de basismeetstaat vermelde aantal uren moet met de uurprijs vermenigvuldigd worden.
Voorbeeld: stel uurprijs is 40 euro/uur dan moet voor post 902 het volgende ingevuld worden: 200 (het geschatte aantal uren dat er over alle bijkomende posten heen extra zal moeten gepresteerd worden) x 40 (uurprijs opgegeven door de aannemer) = 8.000 euro ingevuld worden.
Met de opgegeven winstmarge en met de opgegeven uren en uurprijs moet de aannemer in staat zijn om alle overheadkosten te dekken. De aldus bekomen eenheidsprijzen zijn dus steeds geleverd en geplaatst en worden per stuk opgegeven. Het is de bedoeling om deze bijkomende eenheidsprijzen mee op te nemen in de basismeetstaat en deze op dezelfde manier te gebruiken.
De aannemer dient voor elke bijkomende post de technische fiches in pdf formaat in. De prijsopgave wordt in elektronische vorm aangeleverd volgens het sjabloon ter beschikking gesteld door de inschrijver (Excel) zodat deze op een eenduidige manier verder verwerkt kan worden.
De bijkomende eenheidsprijzen worden ingediend op basis van de geldende tarieven op het moment van de aanvraag. De prijzen worden herrekend naar de dag van aanbesteding zodat men op het totaal van de meetstaat de eventuele herzieningscoëfficiënt kan toepassen.
De prijzen van deze bijkomende posten blijven in elk geval geldig voor de resterende duur van het contract.
Essentieel bij het opmaken van de prijzen voor nieuwe posten, is het opgeven van consequente prijzen. Hiermee bedoelen we dat een nieuw product zal vergeleken worden met gelijkaardige producten binnen dezelfde familie. Het spreekt voor zich dat prijzen voor gelijkaardige materialen in elkaars buurt moeten liggen. Bij wijze van fictief voorbeeld: indien bij de initiële prijsopgave reeds prijs werd gegeven voor een bepaald type van tapijt, dan kan een nieuw type tapijt dat als bijkomende post wordt opgevraagd en met gelijkaardige specificaties niet merkelijk duurder zijn dan het oorspronkelijke tapijt. Prijzen die niet voldoen aan deze logica zullen door de opdrachtgever niet aanvaard worden. De opdrachtgever zal de bijkomende prijsopgaves op deze wijze beoordelen.
eenheidsprijzen.
Bij het vaststellen van misbreuken, gepaste maatregelen te nemen.
Steeds de mogelijkheid om alle relevante boekhoudkundige stukken op te vragen.
In het kader van een duurzame samenwerking en het vertrouwen tussen de verschillende partners, moet de aannemer steeds streven de meest interessante prijzen aan te bieden voor nieuwe posten.
Een prijsopgave voor een nieuwe post kan door zowel KU Leuven als haar associatieleden aangevraagd worden. Enkel indien een formele goedkeuring door de respectievelijke
contractbeheerder gebeurt, kan deze bijkomende prijs aanleiding geven tot een contractuele wijziging van de overeenkomst.
Dit betekent dat binnen het kader van een deelopdracht door de respectievelijke associatieleden en aanbestedende overheden steeds bijkomende prijzen mogen opgevraagd worden, maar dat deze pas gebruikt kunnen worden binnen andere deelopdrachten van zodra deze gecontroleerd werden door de respectievelijke contractbeheerder en opgenomen werden in de lijsten die door deze
contractbeheerder aan de deelnemende instellingen wordt ter beschikking gesteld.
Voor het opmaken van prijsopgaves voor bijkomende posten kunnen er geen kosten worden aangerekend, ook in het geval deze post uiteindelijk niet besteld zal worden.
3.3.8 Communicatie tussen de opdrachtgever en aannemer
Voor het overlopen van de projecten, zal er binnen de technische diensten van de KU Leuven iemand aangeduid worden om de geplande projecten te bespreken met de verantwoordelijke voor de
operationele leiding. Tijdens dit overleg wordt de planning van de diverse deelopdrachten vastgelegd.
Officiële documenten zullen steeds per post naar een op voorhand bepaald adres verstuurd worden (bijvoorbeeld: bestellingen, aanvaarding schuldvordering, PV’s van ingebrekestelling,
vorderingsstaten, …). Tegelijkertijd kan een ingescande versie van deze documenten per mail verzonden worden naar een centraal emailadres dat door de raamcontractant ter beschikking wordt gesteld (met de bedoeling één en ander sneller te laten verlopen). Ook in omgekeerde richting dienen officiële documenten op een zelfde wijze behandeld te worden.
De bepalingen van dit artikel gelden voor de KU Leuven. Aangezien het grootste aantal
deelopdrachten aangestuurd worden vanuit de Technische Diensten van de KU Leuven beperken wij ons tot de KU Leuven. In voorkomend geval zijn gelijkaardige afspraken te maken met de overige deelnemende instellingen.
4.1. Algemeen
Alle werken gebeuren steeds volgens de regels der techniek en goed vakmanschap en op een veilige manier.
De werken zullen steeds uitgevoerd worden volgens plan, omschrijving of volgens de aanduidingen en bevelen welke gedurende de uitvoering van de werken door de leidende ambtenaar en/of zijn
afgevaardigde gegeven worden.
Ook wordt er de aandacht op gevestigd dat er geregeld werken dienen te gebeuren in historische en/of als monument geklasseerde gebouwen. Aan het algemeen karakter, de afwerkingsgraad, de netheid, enz. van deze gebouwen mag niet worden geraakt; in elk geval moeten deze na de werken tenminste in een identieke toestand worden gebracht als voorheen.
Tevens zullen heel wat werkzaamheden uitgevoerd worden in laboratoria, datalokalen, auditoria, etc.
waar hooggevoelige apparatuur staat opgesteld of waar lessen en examens doorgaan. Heel vaak zullen werken uitgevoerd moeten worden in (bureel)lokalen die in gebruik blijven. Bovendien zal in een aantal gevallen bijkomende maatregelen getroffen moeten worden m.b.t. afscherming van materialen, geluidsoverlast, timing van de werkzaamheden, eigen aan bijvoorbeeld de proeven, lessen, examens, …. De projectverantwoordelijke zal in voorkomend geval deze maatregelen opleggen. Van de leverancier verwacht de opdrachtgever dat hij hier oog voor heeft en dat hij de richtlijnen strikt en nauwgezet opvolgt. Ook voor wat betreft stofhinder zullen steeds alle maatregelen genomen worden om schade aan toestellen en installaties te voorkomen. Dit is essentieel voor de opdrachtgever gezien de aard en het gebruik van de gebouwen.
Dienaangaande behoudt de opdrachtgever zich het recht voor om personeel van de leverancier de toegang tot de gebouwen en domeinen te ontzeggen en hun verdere inzet op de werven die kaderen binnen de raamovereenkomst te weigeren in geval zij zich herhaaldelijk schuldig maken aan
inbreuken op voornoemde veiligheids- en kwaliteitsregels.
De opdrachtgever voert systematisch controles uit op de geleverde kwaliteit. Deze laatste betreft de zorgzaamheid tijdens de uitvoering (o.a. veiligheid, orde en netheid), de afwerkingsgraad van het geleverde werk, de mate waarin de planning en gemaakte afspraken worden nagekomen, de conformiteit met toepasselijke regelgeving of richtlijnen, de (technische) prestaties van de gerealiseerde installatie, de mate waarin de gebruikte materialen overeenstemmen met de
goedgekeurde materiaallijst, enz. Desgevallend zal een controle op voorhand aangekondigd worden zodat de projectleider van de leverancier deze mee kan bijwonen. De resultaten van de controle zullen eventueel schriftelijk aan de leverancier worden meegedeeld, doch worden in ieder geval besproken tijdens de periodieke vergaderingen.
Indien tijdens de controle door de opdrachtgever – eventueel in aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de leverancier – geconstateerd wordt dat de kwaliteit onvoldoende of ondermaats is, dan dient de leverancier deze in overleg met de opdrachtgever binnen een
afgesproken termijn te verbeteren, doch uiterlijk binnen de 5 werkdagen. Deze verbeteringen moeten worden uitgevoerd buiten de reguliere werkzaamheden, m.a.w. zonder enige vertraging te
veroorzaken in de uitvoeringsplanning van andere deelopdrachten.
Klachten met hoogdringend karakter moeten door de leverancier zo snel mogelijk en alleszins binnen een periode van 8 uur worden opgelost.
over het nodige materiaal en materieel (bijv. verschillende soorten pluggen aanwezig in bestelwagen).
Op die manier worden onnodige verplaatsingen vermeden.