Decentrale afnamekosten

Zoals in §1.3 is aangegeven zijn de gemiddelde decentrale afnamekosten per regio reeds in 2005 berekend. Nadere bestudering van die berekening wijst uit dat de resultaten niet bruikbaar zijn voor het onderhavige onderzoek. De focus lag destijds namelijk op interne verrekening, terwijl het in dit onderzoek gaat om de verschillen tussen de regio’s en de verklaring voor die verschillen. Daarbij komt dat in de eerdere berekening het HAL en de TD in de regio Leeuwarden gescheiden werden beschouwd en de regio Dokkum bij de regio Leeuwarden werd gerekend. Om de regio’s goed met elkaar te kunnen vergelijken is er voor gekozen de kosten per decentrale afname per regio opnieuw te berekenen.

Uitgangspunt op voorhand was dat geen “appels met peren” moesten worden vergeleken. Dit betekent dat de vier regio’s op dezelfde werkzaamheden en dezelfde, daarbij behorende kostencomponenten zijn gebenchmarkt. Als eerste is daarom de keuze gemaakt om het HAL in Leeuwarden en de TD als één organisatie te beschouwen. De andere regio’s voeren immers ook TromboTesten uit en doen dus in feite hetzelfde als de TD in de regio Leeuwarden. Daar komt bij dat het HAL en de TD in de regio Leeuwarden in zo’n hoge mate samenwerken, dat bijna niet meer gesproken kan worden van twee organisaties.

Dan de kosten. De opdrachtgevers wilden dat de focus vooral op de daadwerkelijke kosten van de decentrale bloedafnames lag. Daarom zijn alleen de personeelskosten van afnamepersoneel, de vervoerskosten voor het afleggen van de prikroutes en de huisvestingskosten van de prikcentra berekend.

Kortom, de benchmark richt zich op vier regio’s, waarbij het HAL en de TD in Leeuwarden als één worden beschouwd, en op de personeels-, vervoers- en huisvestingskosten met betrekking tot decentrale afnames. Hiermee zijn dus de fasen 1 en 2 van het benchmarkproces uitgevoerd (Fedor et al., 1996, zie §3.2).

4.2.1 Aantal decentrale afnames

Het eerste deel van fase 3 in het benchmarkproces – het verkrijgen van kwantitatieve en kwalitatieve gegevens – betekende voor dit onderzoek dat het aantal decentrale afnames in 2006 bepaald diende te worden. Onder decentrale afnames worden de huisbezoeken en de afnames in prikcentra in 2006 verstaan. Deze decentrale afnames behoeven een correctie vanwege de

Waddeneilanden. Deze eilanden wijken namelijk geografisch gezien dermate af van de overige regio’s dat besloten is de afnames op de eilanden niet mee te nemen in de berekening van het aantal decentrale afnames. Op de Waddeneilanden zijn vertrouwelijk afnames uitgevoerd. De totale aantallen decentrale afnames per regio na correctie zijn weergegeven in tabel 4.1. In bijlage I (p. 55) is het totale aantal afnames in 2006 weergegeven, inclusief de uitsplitsingen naar huisbezoek en prikcentrum. HAL TT's Totaal Leeuwarden Dokkum Heerenveen Sneek

Tabel 4.1: Aantal decentrale afnames 2006 (vertrouwelijk)

4.2.2 Berekening kosten decentrale afnames

Naast de gegevens over het aantal decentrale afnames moeten de kosten voor de decentrale afnames in de berekening worden meegenomen om de gemiddelde kosten per decentrale afname te bepalen. Deze kosten zijn niet rechtstreeks – via bijvoorbeeld een management informatiesysteem - te verkrijgen. Ook is een moeilijkheid dat er vanuit drie administraties (HAL, TD en KCL) gegevens moeten worden verkregen. Als basis voor de berekeningen zijn de totale salaris-, vervoers- en huisvestingskosten uit de door de accountant goedgekeurde jaarrekeningen van 2006 gebruikt. Vervolgens zijn deze grootboekrekeningen bestudeerd en waar nodig gecorrigeerd. In bijlage II (p. 56) zijn de achterliggende berekeningen bij deze correcties weergegeven, hieronder is in het kort beschreven wat en waarom er gecorrigeerd is.

Als eerste zijn de salariskosten en overige personeelskosten van medewerkers van de ziekenhuispoli’s als niet relevant beschouwd. Deze medewerkers voeren namelijk geen decentrale afnames uit en vallen dus buiten dit onderzoek. Ook de kosten die te maken hebben met administratieve werkzaamheden van afnamemedewerkers zijn niet meegenomen in de berekening. Ten eerste hebben ze niet direct betrekking op de decentrale afnames en ten tweede verschillen deze werkzaamheden per regio. In Sneek en Heerenveen worden namelijk de administratieve werkzaamheden voor de TD grotendeels binnen de ziekenhuizen in die regio’s uitgevoerd. In Leeuwarden voeren de afnamemedewerkers echter zelf veel administratieve werkzaamheden uit. Dit betekent dat in de salariskosten van de regio Leeuwarden een veel groter bedrag opgesloten zit voor administratieve werkzaamheden dan in de andere regio’s. Hiermee

samenhangend zijn ook de kosten voor het overwerk van medewerkers gecorrigeerd. In de regio Leeuwarden heeft namelijk 50% van het overwerk betrekking op administratieve werkzaamheden, terwijl in de andere regio’s het overwerk voornamelijk betrekking heeft op afnamewerkzaamheden.

Onderlinge verrekeningen tussen de TD en het HAL in Leeuwarden zijn ook niet meegenomen. De beide organisaties in regio Leeuwarden worden voor het onderhavige onderzoek als één beschouwd en onderlinge verrekeningen vallen dan onder “broekzak-vestzak”. Een andere correctie betreft de doseerartsen. Voor de trombosepatiënten heeft de TD namelijk een aantal artsen in dienst die doseringen voor medicatie bepalen. In andere regio’s worden de doseerwerkzaamheden door artsen in de ziekenhuizen uitgevoerd. De kosten voor doseerartsen van de TD zijn daarom uit de salariskosten gehaald. Ook draagt de regio Leeuwarden huur- en personeelskosten voor gebouwen en personeel op een tweetal Waddeneilanden. Zoals in §4.2.1 is aangegeven vallen de Waddeneilanden buiten de scope van dit onderzoek. De kosten op de Waddeneilanden zijn daarom ook niet meegenomen in de berekening.

De vervoerskosten van de regio’s Dokkum, Sneek en Heerenveen zijn niet gebaseerd op de jaarrekeningen. De reden hiervan is dat medewerkers de vergoeding voor de gedeclareerde kilometers een maand later uitgekeerd krijgen. In de boekhouding worden deze kosten dus niet aan de betreffende maand toegerekend. Dit betekent dat de vergoeding voor december 2005 in januari 2006 is uitgekeerd en dat de vergoeding van december 2006 in januari 2007 is uitgekeerd. In de jaarrekeningen van 2006 staat dus een bedrag dat niet geheel betrekking heeft op 2006. Om de berekeningen zuiver te houden zijn daarom de gedeclareerde kilometers van januari tot december 2006 maal de kilometervergoeding (€0,33) als uitgangspunt genomen.

Naast bovenstaande kostencomponenten zijn ook de personeels- en huisvestingskosten voor het geven van gebruikerstrainingen voor zelfmeetapparatuur - de zogenoemde Coaguchecks - buiten beschouwing gelaten. In Leeuwarden worden namelijk voor heel Friesland patiënten getraind in het gebruik van de zelfmeetapparatuur. De kosten worden door de TD gedragen en hebben geen betrekking op de decentrale afnames.

De correcties voor de regio Dokkum konden niet geheel en juist uit de administraties van het HAL en de TD worden verkregen. Zoals eerder aangegeven voeren medewerkers van het KCL in de regio Dokkum de decentrale bloedafnames in opdracht van het HAL en de TD uit en vindt een verrekening plaats met het HAL en de TD. Het bleek dat een deel van de salariskosten door

een interne verrekening niet juist in de administraties was opgenomen. Daarom is voor de regio Dokkum als volgt gehandeld: waar kosten van de regio Dokkum in de administraties van het HAL en de TD getraceerd konden worden zijn ze verwijderd. Zo bleven de kosten voor de overige regio’s geschoond van de regio Dokkum. Vervolgens is uit de administratie van het KCL bepaald welke werkgeverslasten het KCL voor de afnamemedewerkers in 2006 had. Deze zijn gecorrigeerd voor administratieve handelingen en Waddeneilanden. Vervolgens zijn ook de vervoers- en huisvestingskosten bepaald.

Na de correcties van de kosten en de afnames is een aantal overige personeels-, vervoers- en huisvestingskosten door middel van een verdeelsleutel toegekend aan de verschillende regio’s. Deze kosten hebben wel betrekking op de decentrale afnames, maar kunnen niet rechtstreeks aan een regio worden toegerekend. De gehanteerde verdeelsleutel is de procentuele verdeling van het aantal decentrale afnames per regio, exclusief regio Dokkum (zie tabel 4.2). De regio Dokkum krijgt geen overige kosten toegewezen, omdat het KCL de overige kosten al tegelijk met de directe kosten met het HAL en de TD verrekent.

Leeuwarden Heerenveen Sneek

Tabel 4.2: Doorbelasting overige kosten (vertrouwelijk)

Na de bovengenoemde correcties en de verdeling van de overige kosten konden de totale kosten voor de decentrale afnames per categorie per regio worden onderscheiden (zie tabel 4.3).

Leeuwarden Dokkum Heerenveen Sneek Totaal

Personeel Vervoer Huisvesting Totaal

Tabel 4.3: Totale decentrale kosten per categorie & per regio (vertrouwelijk)

Bij de post personeelskosten dient een kanttekening gemaakt te worden. Beschreven is dat de kosten voor administratieve werkzaamheden en Coaguchecks niet zijn meegenomen. Maar, er is geen aparte registratie voor deze uren. Zowel het aantal uren als de salariskosten is daarom bepaald op basis van schattingen, waarbij de bronnen het afdelingshoofd van het HAL en de TD, het hoofd van de administratie van het KCL en de werkroosters zijn. Deze methode is met instemming van de controller en het afdelingshoofd van het HAL en de TD gehanteerd, waarbij onderkend is dat de correcties mogelijk hoger of lager dienen te zijn.

In de volgende subparagraaf zijn de gegevens uit de subparagrafen 4.2.1 en 4.2.2 gebruikt om tot de gemiddelde kosten per decentrale afname te komen.

4.2.3 Gemiddelde kosten per decentrale afname

De gemiddelde decentrale afnamekosten per regio kunnen berekend worden door de gecorrigeerde kosten per regio te delen door het aantal decentrale afnames per regio. Deze kosten kunnen ook worden weergegeven per kostencomponent. De gemiddelde kosten en de uitsplitsing naar kostencomponenten (afgerond op twee decimalen) zijn weergegeven in tabel 4.4.

Leeuwarden Dokkum Heerenveen Sneek Totaal

Kosten Afnames Gem. kosten Personeel Vervoer Huisvesting Gem. kosten

Tabel 4.4: Gemiddelde decentrale afnamekosten en uitsplitsing (vertrouwelijk)

De gemiddelde decentrale afnamekosten verschillen per regio, zoals vooraf reeds werd gedacht. Hiermee zijn dus de performance gaps (het tweede deel van fase 3 van het benchmarkproces) geïdentificeerd.

Vooraf was bekend dat de werkwijze verschilt per regio en gedacht werd dat kostenverschillen aan de werkwijze te wijten zijn. Daarom wordt in de volgende paragraaf beschreven hoe in iedere regio het proces qua bloed afnemen verloopt. In deze paragraaf wordt nog geen analyse van de kostenverschillen gemaakt, het is een beschrijving van de situatie. In §4.4 wordt de informatie uit §4.3 gebruikt om te analyseren of de kostenverschillen aan de werkwijzen zijn te wijten of dat er andere verklaringen zijn (het derde en laatste deel van fase 3 van het benchmarkproces).