Control Environment onderneming X

- Juiste gegevensverwerking

- Aanwezigheid van een werkend en betrouwbaar informatiesysteem - Adequate functiescheiding binnen de onderneming

- Juiste werking van het geautomatiseerde systeem

4.4.3 Control Environment onderneming X

De control environment in een onderneming is, na het bepalen van de financiële verslaggeving doelstelling, de volgende stap in het risicomanagement model. De COSO ICFR principes, welke horen bij de control environment, worden in de komende paragraaf voor onderneming X ingevuld waar dat mogelijk is, indien nodig zijn er aanbevelingen gedaan voor onderneming X.

1. Integrity / ethical values: Binnen iedere onderneming gelden bepaalde waarden en normen. Niet alleen over de bedrijfsprocessen, maar ook hoe met andere werknemers en met klanten dient te worden omgegaan. Werknemers worden op de hoogte gesteld van de aanwezige normen en waarden bij de aanstelling. Verder zijn de heersende waarden en normen al snel merkbaar op de werkvloer. Ook binnen onderneming X bestaan deze waarden en normen, een voorbeeld hiervan is dat binnen de onderneming Engels de voertaal is. Dit omdat het een wereldwijde organisatie is en omdat enkele werknemers,

waaronder de general manager, Engelstalig zijn. Zo zal er tijdens vergaderingen in de meeste gevallen Engels gesproken worden en zijn vrijwel alle documenten in het Engels opgesteld.

Er moet gezegd worden dat het in een kleinere onderneming makkelijker is om gezamenlijke waarden en normen te waarborgen dan in een grote onderneming. In een kleinere onderneming zullen de heersende waarden en normen namelijk eerder merkbaar zijn. Ook zijn in een kleinere onderneming de lijnen met het management korter, werknemers zullen eerder contact opnemen met de manager. Tevens zullen werknemers elkaar in een kleinere onderneming eerder aanspreken op de geldende waarden en normen en de eventuele overtredingen die hierin kunnen plaatsvinden.

een aanbeveling voor het verbeteren van de erkenning van de waarden en normen binnen onderneming X zou zijn het opstellen en versturen van een (maandelijkse) nieuwsletter. Op deze manier zijn alle werknemers geïnformeerd van de zaken die er spelen in de organisatie en hebben ze hier eventueel ook enige inbreng in.

2. Board of Directors: Aangezien onderneming X kan worden gezien als een kleinere onderneming is er geen board of directors aanwezig, evenals een audit committee. De general manager heeft de eindverantwoordelijkheid voor onderneming X. Hij moet verantwoording afleggen aan het hoofdkantoor in de Verenigde Staten door middel van het opstellen van rapportages. Onder de general manager staan de afdelingsmanagers welke elk voor de eigen afdeling verantwoordelijk zijn. Het managementteam van onderneming X bestaat uit alle afdelingsmanagers. Wekelijks vergaderen zij over de stand van zaken. Hoewel dit nog een operationeel karakter heeft is er wel de mogelijkheid tot het bespreken van andere zaken.

een aanbeveling voor onderneming X zou zijn dat het management team niet alleen vergaderd over de operationele zaken maar ook (maandelijks) vergadert over de doelstellingen van de onderneming. Er kan dan gesproken worden over de financiële verslaggeving doelstellingen van de onderneming en de risico’s die de onderneming tegenkomt bij het behalen van de doelstellingen.

3. Management philosophy and operating style: Het management dient ervan overtuigd te zijn dat het belangrijk is alle risico’s met betrekking tot het behalen van de financiële verslaggeving doelstelling te minimaliseren. In onderneming X komt dit duidelijk naar voren door de autorisatie van de general manager op verscheidene taken. Zo worden onder andere de contracten met nieuwe klanten door de general manager geautoriseerd, evenals de inkooporders en de betalingen.

een aanbeveling voor de onderneming zou zijn het bewust maken van de werknemers over de risico’s die gelopen worden bij het behalen van de financiële verslaggeving

doelstellingen. Op deze manier kunnen de werknemers op een adequate manier met de bestaande financiële verslaggeving processen omgaan.

4. Organizational structure: De organisatiestructuur van onderneming X is eerder in paragraaf 4.3.2 besproken. Het is voor werknemers belangrijk te weten bij welke manager ze moeten zijn. In de organisatiestructuur van onderneming X is te zien dat de lijn van werknemer tot general manager kort is. Dit zorgt ervoor dat alle werknemers binnen de onderneming eenvoudig communiceren met de general manager en andere managers.

een aanbeveling voor onderneming X zou zijn het maken van een taakomschrijving voor de werknemers en managers. Zo weet iedereen wat de verwachtingen en verantwoordelijkheden zijn.

5. Financial reporting competencies: De onderneming dient werknemers in dienst te hebben welke kennis en ervaring hebben met betrekking tot de financiële verslaggeving. In onderneming X is er een financiële administratie, hier werken een hoofd afdeling en twee werknemers. Deze zijn ervaren in het werken met financiële gegevens, maar krijgen er geen extra trainingen voor. Het is belangrijk dat werknemers op de financiële administratie voldoende kennis in huis hebben over financiële verslaggeving. Aangezien het een kleinere onderneming betreft, is het niet mogelijk een derde partij in te huren voor de financiële administratie en verslaggeving.

aanbeveling voor onderneming X is voor werknemers op de financiële afdeling een training te verzorgen omtrent financiële administratie en verslaggeving. Ook is het een mogelijkheid een extra werknemer in dienst te nemen welke gespecialiseerd is in financiële verslaggeving, maar dit is een kostbare oplossing wat betreft moeite en financiële middelen.

6. Authority and responsibility: Management en werknemers dienen op verschillende niveaus verantwoordelijk te zijn voor het interne controle systeem binnen de onderneming, zodat hiermee met een redelijke mate van zekerheid de financiële verslaggeving doelstellingen behaald worden. Binnen onderneming X zijn de verantwoordelijkheden verdeeld over de managers van de verschillende afdelingen en de werknemers.

een aanbeveling zou zijn het beter toespitsen van de verantwoordelijkheden van het management en de werknemers op de doelstellingen omtrent de financiële verslaggeving aan de hand van de opgestelde taakomschrijvingen.

7. Human Resources: Human resource processen en maatregelen nemen een belangrijke plaats in de interne controle in omtrent het bereiken van de doelstellingen over financiële verslaggeving. Onder human resource processen vallen ook het aannemen en trainen van werknemers op het gebied van financiële verslaggeving. Onderneming X is hier op het moment niet voldoende mee bezig. Binnen onderneming X zijn ze momenteel vooral bezig met het vervangen van personeel op uitzendkrachtbasis, voor vaste werknemers. Dit neemt veel tijd in beslag, waardoor er geen tijd over is voor het aannemen van een financiële medewerker of het verzorgen van trainingen.

een aanbeveling voor onderneming X zou zijn de financiële verslaggeving doelstellingen bij de hand te houden tijdens het proces van het aannemen van personeel. Tevens kunnen er trainingen omtrent financiële verslaggeving worden verzorgd voor het huidige personeel.