Case beschrijving onderneming X

4.3.1 Historie en beschrijving onderneming X

In het jaar 2000 is onderneming X in de Verenigde Staten ontstaan uit een fusie tussen drie Amerikaanse ondernemingen. De ene onderneming, oorspronkelijk uit het oosten van de Verenigde Staten was opgericht in 1978 en onder andere gespecialiseerd in de opslag van goederen. De andere onderneming was in 1981 opgericht, deze onderneming had goede contacten met enkele software uitgeverijen. De derde onderneming was in 1994 opgericht en was gespecialiseerd in de E-commerce; het leveren van producten aan klanten die deze producten via het internet hebben besteld.

Niet lang na deze fusie, in 2001, werden vestigingen in Europa geopend. Zowel in Nederland als in Ierland is onderneming X gevestigd. In 2003 kwamen de vestigingen in Azië er door een overname bij en was de onderneming werkelijk wereldwijd te noemen.

Onderneming X is een Amerikaanse onderneming, welke onderdeel is van een wereldwijde onderneming. Het hoofdkantoor bevindt zich in de Verenigde Staten. Er zijn vestigingen in onder andere de Verenigde Staten, China, India, Maleisië, Singapore, Ierland en in Nederland.

Bij deze wereldwijde onderneming staat het begrip supply chain management centraal. Het oplossen van supply chain vraagstukken geldt alleen niet voor de vestiging van onderneming X in Nederland. Hier zijn ze met name bezig met het opslaan van goederen voor klanten en indien gewenst het assembleren van materialen tot een eindproduct. Ook leveren ze veel producten aan klanten die besteld zijn via een zogenaamde webstore.

De missie van de wereldwijde onderneming is het leveren van exceptionele productiviteit en effectiviteit door kennis en het bieden van passende oplossingen voor de wereldwijde supply chain vraagstukken van de klanten. Dit doen ze door kostverlagende en opbrengstverhogende oplossingen te bieden aan de klanten.

Door de wereldwijde focus kan de onderneming klanten een wereldwijd netwerk aanbieden, zodat de vestigingen met elkaar dienen samen te werken. De vestiging in Nederland werkt voornamelijk samen met het hoofdkantoor in de Verenigde Staten.

Het onderzoek naar risicomanagement is gedaan bij de Nederlandse vestiging van onderneming X. Hier zal de focus op liggen, de andere vestigingen worden hierbij uitdrukkelijk buiten de beschouwing gelaten.

4.3.2 Typologie en Structuur onderneming X

Voor het beoordelen van de typologie van onderneming X maak ik gebruik van het typologiemodel van Starreveld. Starreveld gebruikt bij de indeling naar typologieën twee soorten criteria:

- Indelingscriterium; de aard van de bedrijfsactiviteiten, gebaseerd op het waardenkringloop proces.

- Volgordecriterium; gebaseerd op het verband tussen de opgeofferde en de verkregen waarden binnen het waardenkringloop proces (volledigheid van opbrengsten) (Starreveld 1997).

Onderneming X behoort volgens bovenstaande criteria tot een huishouding die voor de markt produceert. Daarbij behoort onderneming X tot de bedrijven met een overwegende doorstroming van eigen goederen. Binnen de onderneming vindt geen technisch omzettingsproces plaats, derhalve kan er gesproken worden van een handelsonderneming. Onderneming X valt tevens onder de noemer van handelsondernemingen die voornamelijk leveren op rekening. Hierin zijn binnen onderneming X weer twee vormen te onderscheiden.

Allereerst zijn de activiteiten van onderneming X te typeren als een vorm van een handelsonderneming met opslag van goederen. Er komen goederen binnen, afdeling magazijn verwerkt deze goederen verder niet en de goederen worden opgeslagen in het magazijn. De klant van onderneming X kan in het systeem zien welke voorraad aanwezig is in het magazijn. Door middel van een order kan de klant aangeven welke goederen deze wenst te verzenden en met welke bestemming. Aangezien onderneming X hier

enkel de ontvangst, opslag en doorvoer bewerkingen uitvoert kan onderneming X getypeerd worden als een handelsonderneming.

Ten tweede kunnen de activiteiten van de onderneming getypeerd worden als een handelsonderneming waar sprake is van een assemblageproces (omzettingsproces). Er komen goederen van de klanten binnen in het magazijn. Wederom kan de klant van onderneming X via het systeem bijhouden welke voorraad aanwezig is in het magazijn. Door middel van een order kan de klant aangeven welke goederen geassembleerd dienen te worden door afdeling magazijn. Deze goederen worden geassembleerd en verzonden naar de bestemming gekozen door de klant.

De structuur van onderneming X kan het beste bekeken worden in het organogram. Een organogram wordt ook wel organisatiestructuur genoemd en geeft een schematisch overzicht van de bedrijfsstructuur. Een organogram is altijd gebaseerd op de hiërarchie binnen een onderneming en geeft dan ook de formele structuur binnen een onderneming aan (www.mkbservicedesk.nl).

In onderstaande organogram zijn de afdelingen binnen onderneming X te zien. Zoals duidelijk blijkt zijn de afdelingen financiële administratie, human resource, personeelsadministratie en IT de ondersteunende afdelingen. Van de operationele afdelingen is de afdeling voorraad de grootste afdeling, met de meeste onderafdelingen.

Figuur 7: Organogram Onderneming X (L. Holterman 2007)

4.3.3 Doelstellingen onderneming X

Het eerdere COSO risicomanagement model ERM deelt de doelstellingen van een onderneming in vier categorieën, welke voor onderneming X hieronder zijn ingevuld:

Strategic: de belangrijkste strategische doelstellingen voor onderneming X zijn continuïteit en winstmaximalisatie.

Operations: het efficiënt en effectief inrichten van het assemblage- en voorraadproces zijn doelstellingen voor onderneming X.

Compliance: voldoen aan de eisen van ISO 9001 is een belangrijke doelstelling voor onderneming X. Evenals het voldoen aan overige wet- en regelgeving , om boetes te voorkomen. Reparatie Kwaliteit Assemblage Financiële Administratie IT Salaris Administratie Human Resource Magazijn

Voorraad Verkoop Inkoop Cliënt

Service Account manager Cycle Count General Manager

Reporting: doelstelling van onderneming X is het opzetten van een betrouwbaar

informatiesysteem, dat tot gevolg heeft het verkrijgen en verstrekken van betrouwbare informatie. Deze betrouwbare informatie kan dan leiden tot het nemen van de juiste management beslissingen.

Voor het COSO ICFR risicomanagement model is er één enkele doelstelling welke als belangrijkste doelstelling wordt gezien. Dit is de doelstelling van betrouwbaarheid van informatie, hierboven genoemd de doelstelling reporting, oftewel financiële verslaggeving. Het betreft hier de betrouwbaarheid van informatie over de jaarrekening, de cijfers en overige informatie. Deze financiële verslaggeving doelstelling van onderneming X is de basis van het verdere onderzoek bij onderneming X en dus uiteindelijk de basis voor de beoordeling betreffende de mogelijkheden van implementatie van het COSO ICFR risicomanagement model bij kleinere Nederlandse ondernemingen in het algemeen.

4.3.4 Kritische succesfactoren onderneming X

Naar aanleiding van de doelstellingen van onderneming X, die bovenstaand genoemd zijn, worden de kritische succesfactoren opgesteld. Deze factoren zijn van cruciaal belang voor de onderneming in het behalen van de doelstellingen.

Voor een handelsonderneming als onderneming X, liggen de kritische succesfactoren vaak binnen de afdelingen inkoop, magazijn en verkoop.

Kritische succes factoren onderneming X: 1. Binnenhalen van voldoende nieuwe klanten 2. Kostprijsbepaling voor de orders van klanten 3. Juiste planning van het assemblageproces 4. Juiste indeling van het magazijn van de klanten 5. Leverbetrouwbaarheid van de goederen

6. Kwaliteit van de processen en goederen

7. Juiste werking van het geautomatiseerde systeem

4.3.5 Verrichte onderzoek

Hieronder is het daadwerkelijk verrichte onderzoek bij onderneming X toegelicht. De werkzaamheden worden kort genoemd. In de volgende paragraaf zullen de gegevens uitgebreid worden weergegeven.

Werkzaamheden verricht tijdens het onderzoek: - Interviews met alle managers van de onderneming

- Administratieve organisatie beschrijvingen en processchema’s opgesteld - Bepalen doelstellingen onderneming X en belangrijkste risico’s

- COSO ICFR model ingevuld voor onderneming X

- Analyse implementeren COSO ICFR model in onderneming X

Interviews Functie

1x General Manager

2x Financiële Administratie (hoofd en medewerker)

1x Hoofd Magazijn

1x Hoofd Verkoop

1x Hoofd Inkoop

1x Human Resource

2x Cliënt Service (hoofd en medewerker)

1x Kwaliteit

1x IT Beheer

Figuur 8: aantal interviews afgenomen bij onderneming X