Het gecombineerde design van het onderzoek geeft de mogelijkheid om de informatievoorziening met betrekking tot planning- en controlgerelateerde informatie vanuit twee kanten te bekijken. Het doel van het onderzoek was het ontwikkelen van een volwassenheidsmodel met betrekking tot de informatievoorziening van planning- en controlgerelateerde informatie. Dit onderdeel geeft aan hoe volwassen hun informatievoorziening is op automatiseringsgebied. Daarnaast is er een gekwantificeerd onderdeel van de vragen dat inzicht geeft in de mate waarop concerncontrollers de beschikking hebben over de benodigde informatie en het belang dat zij hieraan hechten. Na een casestudie bij zestien Nederlandse gemeenten blijkt er tussen deze twee kanten veel verschil. Kort gezegd scoort de informatievoorziening laag tot gemiddeld qua volwassenheid, maar ervaren gemeenten toch een beschikbaarheid van gemiddeld tot hoog. In dit onderzoek is er, mede door de verschillende meetschalen, geen verklaring voor deze verschillen gevonden.
6.1. Bevindingen
Medewerkers in de onderzochte functies zitten al vele jaren in dezelfde of soortgelijke functies binnen de publieke sector. Geen geïnterviewde was korter dan 10 jaar werkzaam binnen gemeenteland. Door deze berg aan ervaring is er heel veel kennis en kunde in de hoofden van mensen. Dit heeft direct een uitwerking op de werkwijze. Binnen veel gemeenten wordt er gewerkt via “het proces” of “het gesprek”. Men praat veel en verzameld op deze wijze de informatie die benodigd is. Veel gemeenten beschouwen het personeel en “het gesprek” dan ook belangrijker dan de informatievoorziening. Veel informatievoorzieningoplossingen klinken wel interessant, maar hebben geen prioriteit. Vaak komt er naar boven dat gemeenten zich moeten focussen op de
36 aankomende decentralisaties. Een aantal geïnterviewde gemeenten zijn enkele jaren geleden gefuseerd en zijn momenteel nog bezig met het op orde krijgen van de dienstverlening. Eén automatiseringssysteem voor planning en control klinkt dan aantrekkelijk, maar er is geen tijd, geld of kunde voor. Naast tijd is er ook een oorzaak te vinden in de cultuur. Veel respondenten gaven aan dat alle informatie wel beschikbaar is. De manier waarop is dan een andere vraag. Veel informatie is aanwezig, maar moet elke keer handmatig worden opgevraagd. De data die gebruikt wordt voor het maken van rapportages, dashboards en analyses komt in vierennegentig procent niet uit één en dezelfde bron en hebben vaak verschillende tijdstempels. Als rapportages, dashboards of analyses dan worden vergeleken kunnen deze gebaseerd zijn op totaal verschillende data. Toch wordt dit niet als erg ervaren. Gemeenten zijn zoals gezegd druk met hun dienstverlening en vanuit concerncontrol kan alle benodigde informatie worden vergaard.
Prestatie- en effectindicatoren zijn duidelijk een onderdeel waar gemeenten nog mee worstelen. Natuurlijk zijn er binnen elke gemeente op operationeel niveau goed gedefinieerde en actief gemeten indicatoren op bijvoorbeeld de wachttijd bij de balie. Op begrotingsniveau is dit alleen nog niet zo helder en worstelen gemeenten nog. In enkele gemeenten is er vanuit de raad geen interesse, maar bij de meeste heerst toch het gevoel dat indicatoren belangrijk zijn, alleen blijkt actief management nog lastig. Bijna geen enkele gemeente maakt ook gebruik van automatisering om indicatoren op te slaan. Hierdoor blijkt het meten vaak lastig en tijdrovend. Toch wordt dit niet als erg ervaren omdat dit vaak zaken betreft met een tijdsduur van één jaar. In bijna vijftig procent van de geïnterviewde gemeenten was men bezig of net gereed met het opnieuw definiëren van gekoppelde en meetbare doelen, effect en prestaties.
Risicomanagement krijgt bij alle gemeenten veel belang. Een enkele gemeente begon er net mee, maar overal stond het op de agenda. Op informatievoorzieninggebied was dit ook een goed onderlegd onderdeel. Ondanks dat het onderzoek zich hierop niet richt bleek vooral het proces van (pro)actief management in veel gemeente nog een aandachtspunt. Dit zou in toekomstig onderzoek verder uitgediept kunnen worden.
Op het onderdeel rolling forecast scoorde elke gemeente hetzelfde, nul. Geen enkele gemeente heeft een rolling forecast. Het vermoeden bestaat wel dat budgethouders dit zelf doen, maar er is geen software voor. Als forecast voor de financiële functie zijn er de tussentijdse rapportages. In de realiteit blijkt dit vaak geen tijdig instrument. Ondanks dat alle geïnterviewden zeker de meerwaarde inzien van rolling forecast is dit een onderdeel dat absoluut niet op de agenda staat. Het werkt immers ook met de huidige voorzieningen en software is kostbaar. Ook blijkt uit de antwoorden die gemeenten hebben gegeven dat er twijfels zijn aan de werking van zulke software en dat de resultaten dus niet aan de verwachting zullen voldoen.
Op het gebied van de informatievoorziening is er wel verschil te zien tussen de kleine en grote gemeenten. Grote gemeenten hebben vaak de
37 beschikking over een uitgebreidere informatievoorziening en kleine gemeenten zijn nog meer spreadsheet gericht. Dit gaat dan niet alleen op voor begroting en budgetten, maar ook voor bijvoorbeeld risicomanagement. Ondanks dat grote gemeenten hiervoor software gebruiken is de werkwijze tussen kleine en grote gemeenten vergelijkbaar. Beide gebruiken ook hier “het gesprek”. Lijnen zijn kort in zowel grote als kleine gemeenten. Het verschil zit hem in de hoeveelheid te managen informatie, deze is groter bij grotere gemeenten. Een opvallend punt van de informatievoorziening is tevens het gebruik van spreadsheets. Bij het gebrek aan een overkoepelend informatiesysteem voor planning en control wordt er voor veel zaken teruggegrepen naar spreadsheet programma’s. Drieënzestig procent van de ondervraagde geeft aan dat planning en control afhankelijk is van spreadsheet software, waarbij vijftig procent spreadsheet software nog gebruikt wordt in documenten met database koppelingen waar meerdere mensen in moeten samenwerken. De gevaren hiervan worden wel ingezien, maar er is geen alternatief. Toch zegt tachtig procent dat ze het gebruik van spreadsheet software willen terugdringen of dat dit al gedaan is.
6.2. Conclusie
Dit onderzoek heeft als doel de volwassenheid van de informatievoorziening met betrekking tot planning- en controlgerelateerde informatie, gezien vanuit concerncontrol, binnen Nederlandse gemeenten te analyseren. Planning en control is de term die wordt gebruikt voor het gehele proces van besturing en besluitvorming waar een gemeente jaarlijks doorheen gaat. Het staat voor alle processen en instrumenten die gebruikt worden voor besturing, controle, evaluatie van beleid en management en organisatie van de lokale overheid. De planning- en controlcyclus bestaat uit de stappen planning, begroting, rapportage en verantwoording. In verband met de scope van het onderzoek wordt er ingezoomd en enkel gekeken naar de informatieperceptie vanuit de financiële functie en het algemeen beeld van planning en control. Deze komen binnen gemeenten over het algemeen samen bij de concerncontroller of hoofdfinanciën. De onderzoeksvraag voor dit onderzoek is:
Om deze vraag te beantwoorden zijn vier deelvragen opgesteld. Deze worden hieronder behandeld.
OV: Op welke wijze kan de huidige staat van de informatievoorziening met betrekking tot de planning- en controlgerelateerde informatie, gezien vanuit de informatiebehoefte van concerncontrol, worden gemeten en beoordeeld?
38 Het antwoord op de eerste twee vragen is gevonden in de literatuur en diende als basis voor het uiteindelijk model. Een uitgebreid literatuuronderzoek is uitgevoerd en heeft een beeld gegeven van het ontstaan van planning en control binnen gemeenten. Hieruit zijn de aandachtsgebieden verzameld voor de dimensies uit het model. Er is gedefinieerd wat een volwassenheidsmodel is en hoe deze wordt toegepast. Uit de vele beschikbare volwassenheidsmodellen is er gezocht naar praktische modellen die goed toepasbaar zijn in de wereld van automatisering.
Deze vraag is beantwoord aan de hand van een stuk literatuuronderzoek, brainstorming en semigestructureerde interviews. Deze methodes zijn uitgebreid omschreven in hoofdstuk 3. Met behulp van literatuuronderzoek en
brainstorming is er gekomen tot een eerste opzet van een
beoordelingsinstrument. Deze vragen zijn gebruikt als inzet voor de semigestructureerde interviews met experts. Op basis van de antwoorden is het beoordelingsinstrument verder gedefinieerd en werden de uiteindelijke dimensies voor het model duidelijk. Deze dimensies zijn verschillende keren getoetst met experts op het gebied van planning en control. De invulling van de dimensies is gebeurd op basis van de geselecteerde volwassenheidsmodellen uit deelvraag twee
Deze vraag is beantwoord door het uitvoeren van een analyse bij zestien Nederlandse gemeenten. Het ontwikkelde volwassenheidsmodel is gebruikt om deze gemeenten te onderzoeken en te beoordelen. De resultaten zijn met de gemeenten gedeeld door middel van een analyserapport. Een voorbeeld hiervan is toegevoegd in bijlage D. Het rapport geeft uiteindelijk inzicht in twee perspectieven. Aan de ene kant de volwassenheid van de informatievoorziening met betrekking tot planning en control en aan de andere kant de beleving vanuit de gemeente in welke mate stuurinformatie beschikbaar is op het gebied van diezelfde planning en control. De (geanonimiseerde) scores van andere
DV1: Wat is planning en control binnen Nederlandse gemeenten en wat is dan de informatiebehoefte voor planning en control vanuit concerncontrol? DV2: Welke volwassenheidsmodellen zijn er beschikbaar die gerelateerd zijn aan het onderwerp en het doel van dit onderzoek, zodat ze als basis kunnen fungeren voor dit onderzoek?
DV3: Op welke wijze kan een bestaand volwassenheidsmodel worden gebruikt als basis voor het ontwerpen van een volwassenheidsmodel voor de informatievoorziening van planning- en controlgerelateerde informatie, gezien vanuit concerncontrol?
DV4: Op welke wijze kan het ontworpen model worden gebruikt als beoordelingsinstrument (assessment tool) om gemeenten te analyseren?
39 gemeenten zijn ook opgenomen in het rapport waardoor gemeenten instaat zijn zichzelf te vergelijken met andere.
De belangrijkste conclusie van dit onderzoek is dat het ontwikkelde volwassenheidsmodel gemeenten inzicht geeft in de huidige staat van hun informatievoorziening en deze kan vergelijken met die van andere gemeenten. Deze informatie kan gebruikt worden als beginpunt voor een meer diepgaande analyse.
6.3. Aanbevelingen
Voor aanvullend onderzoek hebben wij een aantal aanbevelingen. Een zeer interessant onderzoek zou zijn om de volwassenheid van planning en control zelf te meten. Dit was door de omvang niet mogelijk voor de onderzoekers. In een dusdanig onderzoek zal eerst in kaart moeten worden gebracht wat precies alle processen binnen een gemeente zijn. Uit dit onderzoek blijkt al dat de informatievoorziening niet altijd evenredig is met het aanbod van informatie. Hoe goed processen zijn ingericht is daarom heel interessant.
Op automatiseringsgebied is het interessant om zeer volwassen gemeenten te vergelijken met minder volwassen gemeenten. Hoeveel meerwaarde heeft het integrale software systeem voor besturing vergeleken met gemeente die planning en control behandelen zonder integraal systeem.
Een ander interessante onderzoek zou zijn om in navolging van dit onderzoek te meer te kijken naar de kwaliteit van de informatie. Is informatie bijvoorbeeld tijdiger, beter betrouwbaar en accuraat en beter toegankelijk als een gemeente meer volwassen is in de informatievoorziening.
40