In dit referaat ben ik op zoek gegaan naar een antwoord op de volgende vraag:
“Hoe kan process mining de accountant ondersteunen bij de jaarrekening controle”.
Hiertoe is in hoofdstuk twee ingegaan op de betekenis van process mining alsmede de kennis die kan worden verkregen door het toepassen van process mining. Process mining gaat over het analyseren van event-data in de context van processen. Hierbij is het van belang dat binnen process mining een onderscheid wordt gemaakt naar de volgende analysetechnieken; process discovery, conformance checking en extension.
De genoemde technieken zijn er op gericht om vanuit de beschikbare eventlogs te komen tot een beschrijving en/of visuele vastlegging van de processen zoals die in werkelijkheid plaatsvinden.
Voor de toepassing van process mining bij de jaarrekening controle is het primair van belang voor de accountant dat hij de beschikking heeft over een bruikbare event log. De event log moet daarbij een totaal beeld geven van het te onderzoeken proces in de gewenste tijdsperiode. In de eventlog moeten daarnaast de benodigde gegevens zijn vastgelegd om te kunnen “minen”.
Uit de geraadpleegde artikelen waarin over process mining wordt geschreven blijkt dat niet alle schrijvers het eens zijn over de mogelijkheden van het toepassen van process mining in het kader van de jaarrekeningcontrole. De meningen variëren van “de toepassing van process mining in het kader van de jaarrekening controle beïnvloedt het werk van de IT auditor wezenlijk” tot “er moet wel sprake zijn van primaire functiescheidingen om zo een bepaald niveau van zekerheid te realiseren”.
In hoofdstuk drie is vervolgens ingegaan op de beschikbaarheid van data die benodigd is om process mining te kunnen toepassen in de accountantspraktijk. De data verkrijgen is niet het belangrijkste probleem. Waar men in de praktijk vooral tegen aanloopt is het feit dat er een bruikbare event log moet worden gegenereerd. Hiervoor is van belang dat er een bruikbare database beschikbaar is van waaruit de event log wordt gegenereerd. De ervaring leert dat dit de nodige kosten met zich meebrengt. Daarnaast is expertise op het gebied van bestandsanalyse vereist om de event log te prepareren. Inzet van een data analist is in dit verband essentieel.
Op dit moment is er al reeds speciale software beschikbaar waarmee process mining wordt toegepast in de accountantspraktijk. Door het “minen” van werkprocessen beoordeelt de accountant of de werkprocessen afwijkingen vertonen van de gewenste procedures die met de werkprocessen samenhangen.
Aan de hand van de bovenstaande problematiek zijn in hoofdstuk vier een viertal vragen met sub vragen geformuleerd die in de vorm van een interview zijn besproken met de geselecteerde ervaringsdeskundigen op het gebied van process mining.
De algemene conclusie van de ervaringsdeskundigen is dat je process mining prima kunt inzetten bij de controle van de jaarrekening. Er zijn wel een aantal randvoorwaarden voor je gebruik kunt maken van process mining. Dit zijn de volgende randvoorwaarden.
In de eerste plaats moet een event log beschikbaar zijn waarin een aantal basale gegevens beschikbaar zijn. Belangrijke gegevens zijn: een doorlopende (sequentiële) nummering, unieke gebruiker/Case ID, datum en de tijd.
Voorts moeten de volgende functionarissen met elkaar samenwerken bij process mining. De procesverantwoordelijke, de controller, de data analist en de accountant.
En last but not least is het belangrijk dat de cliënt het nut inziet van het gebruik van process mining bij de jaarrekening controle.
Op basis van hetgeen in dit referaat is geschreven over process mining kan de conclusie worden getrokken dat process mining de accountant kan ondersteunen bij de jaarrekening controle. De uitkomsten van het “process minen” geven de accountant namelijk extra inzicht in de werkprocessen. Daarnaast gebruikt de accountant de uitkomsten van het “process minen” bij zijn risico analyse en bij het maken van de juiste keuzes in zijn controleaanpak. Om van de toepassing van process mining in de praktijk een succes te maken kunnen de volgende aanbevelingen in overweging worden genomen.
Allereerst kan worden overwogen om in het curriculum van de externe accountant en het curriculum van de IT-auditor aandacht te besteden aan het onderwerp process mining. Dit kan dan plaatsvinden in de vorm van theoriecolleges over het onderwerp aangevuld met gastcolleges over het onderwerp door ervaringsdeskundigen uit de praktijk. Om de behoefte op dit gebied te inventariseren is nader onderzoek op dit gebied binnen de beroepsgroep van zowel accountants als IT-auditors aan te bevelen.
Voorts is het van belang dat door de NBA (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) en de NOREA (de beroepsorganisatie van IT-auditors) cursussen worden ontwikkeld op het gebied van process mining. Om zo de kennis op dit gebied te vergroten. Door Coney BV (reeds eerder genoemd in dit referaat) worden reeds in samenwerking met de NBA cursussen op het gebied van process mining gegeven.
Tevens moet het gebruik van process mining worden ingebed in een systematiek van kwaliteitsbeheersing, zoals vastgelegd in de standaarden en richtlijnen van de NBA en de NOREA. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan vastlegging van aanpak, werkwijze en tussenresultaten, testen van de process mining toepassing en afstemming van tussenresultaten en bevindingen [HAAS2009-1].
Tenslotte zijn er mogelijkheden voor de Universiteit om onderzoek op het gebied van process mining te promoten. Zoals reeds eerder aangegeven in paragraaf 2.6 wordt er vanuit de Technische Universiteit Eindhoven al veel over het onderwerp gepubliceerd. Veel van deze publicaties echter gaan in op het mathematische aspect van process mining. Het praktische aspect van process mining is minder terug te vinden in de onderzochte publicaties. In dit referaat is het praktische aspect van process mining aan de orde gekomen. Het blijkt dat de toepassing van process mining als tool bij de jaarrekening controle reeds wordt ingezet. Interessant om te weten is of process mining daadwerkelijk een bijdrage levert aan het daadwerkelijke ontdekken van onbevoegde handelingen van functionarissen. Een vervolgonderzoek kan hier een interessante bijdrage aan leveren.
Literatuurlijst
Geraadpleegde literatuur[AALST2010-1] Aalst W.M.P. van der, Hee, M. van, Werf, J.M.E.M. van der, Verdonk, M.C. (2010). Auditing 2.0: Using process mining to support tomorrow’s auditor. Computer, 43(3),
P. 90-93.
[AALST2011-2] Aalst W.M.P. van der, (2011). Process mining Discovery, Conformance and Enhancement of Business Processes. Springer-Verlag Berlin Heidelberg (ISBN 978-3-642- 19345-3).
[AALST2012-3] Aalst W.M.P. van der, (2012). Process mining. Communications of the ACM. P. 76-83.
[AALST2015-4] Aalst W.M.P. van der, Koopman A. (2015). Process mining: data analytics voor de accountant die wil weten hoe het nu echt zit. MAB. P. 359-367.
[AALST-5] Aalst W.M.P. van der., http://wwwis.win.tue.nl/~wvdaalst/publications/p635.pdf. [ALLES2011] Alles M., Jans M., Vasarhelyi M., (2011). Process mining: a new research methodology for AIS. CAAA Annual Conference 2011.
[DONGEN2005] Dongen B.F. van, Van der Aalst W.M.P. (2005). A meta model for process mining data. In J. Castro and E. Teniente, editors. Proceedings of the CAiSE’05 Workshops (EMOI-INTEROP Workshop), Vol. 2. P. 309-320.
[GEHRKE2010] Gehrke N., Müller-Wickop N. (2010). Basic principles of financial process mining A journey through financial data in accounting information systems. Americas conference on information systems 2010 Proceedings. Paper 289.
[HAAS2009-1] Haasnoot-Bezerhaya M., Caron E. en Goeyenbier P. (2009). Naar een
softwarematige analyse van bedrijfsprocessen voor auditing. Process mining als gereedschap voor (IT-)auditors. De EDP-auditor (2-2009). P. 28-34.
[HAAS2012-2] Haasnoot-Bezerhaya M. (2012). Lessons learned bij toepassing van process mining. De IT-auditor (3-2012). P. 33-37.
[HAAS2013-3] Haasnoot-Bezerhaya M. (2013). Controleerbaarheid en kwaliteit van event logs. Verbetering controleerbaarheid van geautomatiseerde processen. De IT-auditor (2- 2013). P. 18-22.
[HAKV2008] Hakvoort R., Sluiter A. (2008). Process mining: conformance analysis from a financial audit perspective. Int. J. Business Process Integration and Management. P. 1-26. [JANS2010-1] Jans M., Alles M., Vasarhelyi M. (2010). Process mining of event logs in
auditing: opportunities and challenges. Available at SSRN: http://ssrn.com/abstract=1578912 or http://dx.doi.org/10.2139/ssrn.1578912.
[JANS2011-2] Jans M., Alles M., Vasarhelyi M. (2011). Process mining of event logs in internal auditing: a case study. In: 2nd International symposium on accounting information systems, Rome 2011.
[JANS2012-3] Jans M., Alles M., Vasarhelyi M. (2012). The case for process mining in
auditing: Sources of value added and areas of application. International Journal of Accounting Information Systems. P. 1-20.
[KLOOS2013] Kloosterman H., Snoeker R. (2013). Informatietechnologie en interne beheersing (deel 1). De IT-auditor (2-2013). P. 11-17.
[KOOP2014] Koopman A.J.M., Kok P. de. (2014). Process mining: leuk voor de liefhebber of noodzaak?. Informatie 6/7-2014. P. 43-48.
[PERC2014] Lexmark International (2014). Perceptive Process Mining. Getting Started Guide. Process Mining Version 2.5. P. 1-65.
[REIS1998] W. Reisig, G. Rozenberg (eds). (1998). Lectures on Petri Nets I: Basic Models, Lecture Notes in Computer Science. vol. 1491, Springer-Verlag, Berlin, 1998.
[VERSCH2007] Verschuren P., Doorewaard H. (2007). Het ontwerpen van een onderzoek.
Vierde druk, Boom Lemma Den Haag, (ISBN 978-90-5931-492-2).
[WERN2012] Werner M., Gehrke N., Nüttgens M. (2012). Business Process Mining and reconstruction for financial audits. 45th Hawaii International Conference on system sciences.
Bijlagen
1 Inkoopproces van het productiebedrijf Cool Products B.V. 2 Nadere toelichting op het inkoopproces van Cool Products B.V. 3 Inkoopproces van het productiebedrijf CoolProducts B.V. (Ist-positie) 4 Aantal facturen zonder Three-way match
5 “Rollen” bij de Three-way match
6 Betaling inkoopfacturen zonder autorisatie door de bevoegde functionaris 7 “Rollen” bij de autorisatie inkoopfactuur procedure
8 Achtergrond expert interviews en data interviews 9 Vragenlijst referaat process mining
Bijlage 2 Nadere toelichting op het inkoopproces van Cool Products B.V. Deze beschrijving is vastgelegd met toestemming van Coney B.V.
Cool Products B.V.
Cool Products B.V. (hierna Cool) is een productiebedrijf en heeft zich gespecialiseerd in het bouwen van koelelementen. Cool produceert voor 99% op order. Zonder order geen productie en dus geen verkoop.
Algemeen
De activiteiten van Cool zijn onder te verdelen in vier hoofdprocessen: 1. Inkoop
2. Productie (blijft verder buiten beschouwing in deze scriptie) 3. Logistiek (idem)
4. Verkoop (idem)
Cool heeft met succes een ERP-pakket onder de naam COOL+ geïmplementeerd. 1. Inkoop
Het inkoopproces start op het moment dat een offerte door een klant is goedgekeurd. Met een orderaanvraag geeft de klant aan welk type koeling en aantallen gewenst zijn.
Deze offerte wordt opgesteld in COOL+ door een medewerker Calculatie. De offerte omvat materialen en man- en machine-uren.
De prijscomponent voor materialen in de offerte is een zogenaamde automatische variabele. Calculatieprijzen zijn gekoppeld aan inkoopprijzen. De inkoopprijzen zijn vastgelegd in tabellen in COOL+. Met verschillende leveranciers bestaan raamcontracten.
Voor de benodigde man- en machine uren bevat COOL+ een vaste tarieventabel, die éénmaal per jaar wordt aangepast.
Na goedkeuring van de offerte door de klant maakt klant COOL+ automatisch een productieopdracht aan. Op basis van deze productieopdracht wordt een inkooporder gegenereerd. Het systeem COOL+ bepaalt automatisch wat ingekocht dient te worden en bij welke leverancier.
Het is mogelijk dat inkooporders handmatig moeten worden aangepast omdat de leverancier andere prijzen “terug” bevestigt dan is opgenomen in het raamcontract en dus in COOL+. Afwijkingen zijn toegestaan omdat marktprijzen van materialen fors kunnen fluctueren op de wereldmarkt.
COOL+ geeft een signaal ingeval de werkelijke inkoopprijzen sterk afwijken van de inkoopprijs volgens de offerte en dus de productieopdracht. Hoofd inkoop moet de afwijkingen groter dan 10% autoriseren.
Een definitieve inkooporder wordt automatisch via email/pdf naar de leverancier gestuurd. Cool+ heeft afspraken met leveranciers voor wat betreft volumekortingen, kick-backs et cetera.
Zodra de goederen ontvangen worden vindt, na controle van de pakbon met de werkelijk geleverde materialen, een goederen-ontvangstmelding plaats in COOL+. Afwijkingen in aantallen geleverde goederen worden door COOL+ automatisch in backorder geplaatst.
Deze ontvangstmelding is het signaal voor de boeking van de goederenontvangst in het magazijn (Voorraad/@Nog te ontvangen facturen).
De inkoopfactuur wordt automatisch gekoppeld aan de goederen ontvangst bon en de inkooporder en bij akkoord geboekt in de crediteurenadministratie (Nog te ontvangen facturen/@crediteuren).
Bijlage 6 Betaling inkoopfacturen zonder autorisatie door de bevoegde functionaris
Bijlage 8 Achtergrond expert interviews en data interviews
Jack van Crooij Msc. EMITA is master in IT-auditing (Tias Nimbas Business School) en Leanspecialist, hij heeft ruim 20 jaar ervaring op het gebied van automatiseringsvraagstukken in de accountancy. Jack publiceert regelmatig artikelen in vakbladen en verzorgt leergangen van controleteams op zijn vakgebied. (interview 1 d.d. 28 augustus 2015)
drs. Tom Koning RA is oprichter en eigenaar van Cygnus Atratus. Tom houdt zich bezig met het vertalen van complexe onderwerpen naar een concrete en praktische oplossing. Daarnaast geeft Tom cursussen op het gebied van controle, IT-controle en aanverwante accountancy- en automatiseringswerkzaamheden. (interview 2 d.d. 2 september 2015) drs. Angelique Koopmans RE RA was ten tijde van het interview Partner bij Coney Accountants in Halfweg. Met ingang van 1 juli 2016 is zij werkzaam als partner audit innovation bij Baker Tilly Berk. Angelique heeft uitgebreide ervaring met het toepassen van process mining en data-analyse bij MKB kantoren. Op dit moment is zij bezig met promotie onderzoek op het gebied van process mining. Daarnaast geeft Angelique cursussen op het gebied van process mining en data-analyse. (interview 3 d.d. 9 september 2015)
Johan Hermans is oprichter en eigenaar van Intelly. Intelly is een online ERP software ontwikkelaar. Johan houdt zich bezig met het analyseren van business processen om deze vervolgens te vertalen in ERP software implementaties. (interview 4 d.d. 10 september 2015)
drs. Johan Wildenbeest RA is samen met Michiel Wijma oprichter en eigenaar van Make- Life-Easier. MLE houdt zich bezig met het leveren van automatiseringsoplossingen voor de zowel de controle praktijk als de samenstelpraktijk van accountants. Johan houdt zich met name bezig met de pakketontwikkeling van MLE. (interview 5 d.d. 16 september 2015) Michiel Wijma is samen met Johan Wildenbeest oprichter en eigenaar van Make-Life-Easier. Michiel houdt zich met name bezig met de commerciële activiteiten rond MLE en voorts geeft hij cursussen op het gebied van de toepassingsmogelijkheden van MLE. (interview 5 d.d. 16 september 2015)
Danial Khalesi RE is eigenaar van DK Audit assurance & advies. Danial houdt zich bezig met het uitvoeren van financiële, IT en operationele audits. Voorst verzorgt hij regelmatig cursussen op het gebied van IT-audit. (interview d.d. 28 september 2015)
Bijlage 9 Vragenlijst referaat process mining
Korte introductie van het onderzoek (wordt mondeling toegelicht tijdens het interview) Uit mijn literatuur onderzoek is gebleken dat er voor process mining verschillende definities worden gehanteerd.
1. Hoe definieert u process mining?
Ik definieer process mining als volgt (mijn definitie volgt):
Nadat de expert zijn definitie heeft gegeven zal deze naast mijn definitie worden gelegd en zal aan de expert een reactie worden gevraagd over de eventuele verschillen.
Vast onderdeel van de definitie van process mining is een event log. Een event log kan worden gedefinieerd als een record van events in een informatiesysteem. Deze record kan op een later tijdstip worden beoordeeld door de IT auditor met als doel gebruikers handelingen te identificeren die in het systeem hebben plaatsgevonden.
2. Uitgangspunt voor deze vraag is dat er geen event log van het inkoopproces beschikbaar is. Process mining is hierdoor niet mogelijk. Het inkoopproces waar hier aan wordt gerefereerd is onderdeel van de geldgoederenbeweging.
a) Welke alternatieven heeft de IT auditor naar uw mening om gebruikershandelingen in relatie tot het in koopproces alsnog te auditen op onbevoegde handelingen?
3. Uitgangspunt voor deze vraag is dat een event log van het inkoopproces wel beschikbaar is. Ook hier is het inkoopproces onderdeel van de geldgoederenbeweging.
a) Welke informatie wilt u terug zien in deze event log ( de zogenaamde requirements event log) in het kader van de jaarrekening controle?
b) Indien de gewenste informatie niet beschikbaar is wat is er dan naar uw mening nodig om deze gegevens voor toekomstige gevallen wel beschikbaar te hebben? Uit mijn literatuuronderzoek blijkt dat diverse schrijvers ingaan op het nut van het toepassen van process mining in het kader van de jaarrekening controle.
4. Samengevat luidt vraag drie als volgt: In welke mate is de vereiste data die benodigd is voor process mining beschikbaar. In aansluiting hierop luidt de vierde en tevens laatste deelvraag:
a) Welke functionarissen binnen en buiten de organisatie dienen met elkaar samen te werken om te komen tot een zo goed mogelijke toepassing van process mining in het kader van de jaarrekening controle van het inkoopproces en welke rol vervullen de betreffende functionarissen (en dan in het bijzonder de controlerend account) in dat samenwerkingsproces?
b) In welke mate zijn de mogelijkheden van process mining te gebruiken bij de algemene jaarrekeningcontrole? Voor welke onderdelen in het audit programma is process mining het best toepasbaar? En voor welke onderdelen in het auditprogramma is process mining slecht of niet van toepassing?