Analyse van de interview resultaten

De analyse van de interview resultaten geeft aanleiding tot de volgende constateringen waarbij zoveel mogelijk de relatie wordt gelegd met hetgeen hierover in de literatuur is gepubliceerd.

1.

De definities zoals die worden gehanteerd door de experts komen in grote lijnen overeen met de definitie zoals die wordt gehanteerd in paragraaf 2.2 Eventlog van deze scriptie en dan het cursief gedrukte deel “The basis idea of process mining…a vivid research area”.

Alle experts zijn het er over eens dat het gaat om het zoeken naar de digitale sporen die bedrijfsprocessen achterlaten in het informatiesysteem. Om vervolgens op basis van de data uit het informatiesysteem een procesmodel te visualiseren. Nadat het proces model is gevisualiseerd kan het worden getoetst aan vooraf gedefinieerde normen. Een van de experts geeft aan dat de eerste zin uit de gehanteerde definitie van process mining in paragraaf 2.2 enige nuance behoeft (AK). De betreffende zin luidt: “The basic idea of process mining is to extract knowledge from event logs recorded by an information system”. Deze zin suggereert dat je een eventlog zonder problemen zo uit het system kunt destilleren. De praktijk is echter weerbarstiger. Volgens haar heeft SAP hier wel een functionaliteit voor. De toepassingen op dit gebied voor de MKB praktijk zijn echter nog niet zover. Voor je dan kunt gaan extracten dient er eerst nog een bewerkingsslag plaats te vinden. Eerst moet met data analyse tooling een eventlog worden gemaakt. Die eventlog is vervolgens de basis om in te lezen in een process mining tool.

2.

De genoemde alternatieven om gebruikershandelingen in relatie tot het inkoopproces alsnog te auditen op onbevoegde handelingen waarbij er sprake is van het ontbreken van een eventlog van het inkoopproces komt samengevat op twee alternatieven neer.

Aan de ene kant wordt het opgelost door gebruik te maken van data analyse. Voorwaarde hierbij is een adequate logische toegangsbeveiliging en aan de andere kant wordt de optie onderkent dat de eventlog wordt herbouwd. Het zijn de pakketontwikkelaars die voor de laatst genoemde optie opteren.

Met name de oplossing tot het herbouwen van de eventlog zoals die genoemd wordt door de pakketontwikkelaars wijkt af van de theorie. In de artikelen die in paragraaf 2.6 aan de orde zijn gekomen zie je deze optie niet terug. Het lijkt er dus op dat de pakketontwikkelaars die in het expert panel zitten “via een omweg” alsnog aan de benodigde gegevens denken te kunnen komen.

3a.

Over de gewenste informatie die men wil terug zien in de beschikbare eventlog in het kader van de jaarrekening controle bestaan vrijwel geen verschillen.

Belangrijke elementen zijn: doorlopende (sequentiële) nummering, unieke gebruiker/Case ID, datum en de tijd.

Dit zijn ook de elementen die terugkomen in de theoretische verhandeling over de eventlog in paragraaf 2.3. De betreffende elementen kunnen worden geschaard onder het begrip “meta- data” dat in deze paragraaf wordt genoemd.

3b.

Indien de onder 3a gewenste informatie niet aanwezig is terwijl er wel sprake is van een beschikbare eventlog dan worden de volgende opties genoemd om in toekomstige gevallen toch te kunnen beschikken over de gewenste informatie.

Diverse malen wordt de mogelijkheid van parametrisering genoemd. Je moet het systeem dan zodanig programmeren dat vanuit de database de eventlog wordt gevuld.

Voorts wordt het gebruik van een SQL database met logging genoemd. Voorwaarde is wel dat de logging aan staat.

4a.

De experts zijn het er nagenoeg unaniem over eens dat de volgende functionarissen samen dienen te werken om tot een zo goed mogelijke toepassing van process mining in het kader van de jaarrekening controle te komen.

De key personen zijn: de procesverantwoordelijke (hoofd inkoop in dit geval), de controller (is meestal de binnen het bedrijf financieel verantwoordelijke), de data analist (ingezet vanuit de accountantsorganisatie), de accountant. Voorts wordt ook de leverancier een aantal malen genoemd vanwege de kennis van de database waar het bedrijf gebruik van maakt.

In [KOOP2014] en [HAAS2009-1] worden de hierboven genoemde key-personen eveneens aangehaald als de key-personen die moeten samen werken bij het gebruik van process mining in de auditpraktijk. Praktijk en theorie zitten hier dus op één lijn.

4b.

De mogelijkheden om process mining te gebruiken bij de jaarrekening controle worden door alle experts onderkend. Het is echter niet zo dat het een kwestie is van we gaan vanaf heden process mining toepassen bij de jaarrekening controle. Het moet meer gezien worden als een groeiproces. Belangrijkste voorwaarde is dat cliënt het nut inziet van het gebruik van process mining bij de jaarrekening controle De experts geven aan dat het toepassen van process mining bij de jaarrekening controle ook verkocht dient te worden als een tool om te komen tot proces optimalisatie. Als het de cliënt duidelijk is dat de inzet van process mining ook een bijdrage kan leveren aan de optimalisatie van zijn processen dan zal de cliënt eerder bereid zijn om hier voor te betalen en de cliënt zal ook eerder bereid zijn om mee te werken aan de implementatie van het gebruik van process mining bij de jaarrekening controle.

Ook Van der Aalst [AALST2010-1], [HAAS2009-1], [JANS2010-1], [GEHRKE2010] en

[WERN2012] zijn vanuit hun theoretische beschouwingen van mening dat process mining kan worden ingezet bij de jaarrekening controle.

4.6. Samenvatting en conclusies

Om te kunnen komen tot een beantwoording van de primaire onderzoeksvraag “Hoe kan process mining de accountant ondersteunen bij de jaarrekening controle” zijn in de inleiding een aantal deelvragen afgeleid. Voor de beantwoording van de eerste twee deelvragen wordt verwezen naar Paragraaf 2.7 Samenvatting en conclusies. De beantwoording van de resterende twee deelvragen wordt beantwoord in dit hoofdstuk. Hiervoor is in hoofdstuk 3 in paragraaf 3.5 een case studie uitgewerkt. In hoofdstuk 4 zijn de bevindingen van het interview met deskundigen vastgelegd.

De derde deelvraag luidt: “In welke mate is de vereiste data die benodigd is voor process mining beschikbaar?”

Bij de uitvoering van de case studie die was gericht op het inkoopproces van het productiebedrijf Cool Products BV is gebruik gemaakt van een database van Coney. De gegevens met betrekking tot het inkoopproces van Cool Products BV waren in deze database opgeslagen en dus beschikbaar.

In eerste instantie was het de bedoeling om voor het toepassen van de case studie gebruik te maken van de aangeleverde database van een zakelijke relatie van de schrijver van dit referaat. Het was echter niet mogelijk om een bruikbare event log te destilleren uit het systeem tegen acceptabele kosten.

Het voorgaande wil niet zeggen dat de vereiste data niet beschikbaar was om de casestudy uit te voeren. Het probleem zat ‘m vooral in het prepareren van een bruikbare eventlog tegen acceptabele kosten.

Uit de interviews met de deskundigen is naar voren gekomen dat het ontbreken van een eventlog geen probleem behoeft te zijn om alsnog process mining toe te passen. Met name zij die expertise hebben in het bouwen van administratieve pakketten geven aan dat je een eventlog ook kunt reconstrueren. Van belang is dan wel dat er een chronologie zit in de inkooporderstroom. Je wilt namelijk vast stellen dat het proces gelopen is zoals het zou moeten lopen.

De vierde en tevens laatste deelvraag luidt: “In welke mate zijn de mogelijkheden van process mining toepasbaar in de accountantspraktijk?”

Zoals hiervoor reeds vermeld is bij de case studie ingezoomd op het inkoopproces van het productiebedrijf Cool Products BV. Met betrekking tot dit inkoopproces is vervolgens verder ingezoomd op de volgende twee werkprocessen. Het eerste werkproces betreft het proces waarbij de ontvangen inkoopfacturen onderworpen dienen te worden aan een Three-way match en het tweede werkproces betreft de goedkeuring van de inkoopfactuur.

Wanneer process mining wordt gebruikt om deze werkprocessen te “minen” dan blijkt dat er voor beide werkprocessen afwijkingen worden geconstateerd ten opzichte van de gewenste procedure die met het werkproces samenhangt. Voor de controlerend accountant zijn dit de afwijkingen waar hij zich in eerste instantie op richt. Hij is vooral geïnteresseerd in de verklaring die wordt gegeven voor deze afwijking.

Het panel van experts is het er over eens dat process mining prima kan worden ingezet bij de jaarrekening controle. Process mining is toepasbaar bij de controle van meerdere

bedrijfsprocessen zoals het inkoopproces, het verkoopproces en het productie proces. Ook toepassing bij access controls behoort tot de mogelijkheden. Wel is men van mening dat je de cliënt meekrijgt. Dat wil zeggen dat de klant het nut moet inzien van het toepassen van process mining bij de uitvoering van de accountantscontrole. De accountant kan dit volgens

de experts realiseren door de cliënt bewust te maken van het feit dat process mining kan bijdragen tot process optimalisatie. Zodra de cliënt hier in mee gaat ontstaat er een win-win situatie voor zowel de accountant als de cliënt.