1.3 BUITEN VERBAAL GEHOUDEN STUKKEN
Naast de series verbalen, relatieven en indices is er een hoeveelheid stukken die daarbuiten is gebleven. Deze stukken zijn in een afzonderlijke onderafdeling ondergebracht. Hiertoe zijn vooral te rekenen enige verzamelingen extract-resoluties, omvangrijke bijlagen tot het verbaal en comptabele registers, waartoe ook de stamboeken en pensioenregisters te rekenen zijn. Deze beide laatste vormen evenwel een aparte verzameling en zijn in een afzonderlijke inventaris beschreven door middel van een klapper op naam van de militair toegankelijk gemaakt.
Een aantal uittreksels uit de stamboeken, die naar het ministerie waren ingezonden, is uit de serie relatieven gelicht en eveneens bij de verzameling stamboeken geplaatst. Verwijzing van en naar het verbaal en van en naar deze verzameling zijn uiteraard aangebracht.
2 Geheim archief
2 GEHEIM ARCHIEF
In het geheim archief zijn het verbaal, de minuten van besluiten en uitgaande brieven, en de relatieven tot het verbaal, de ingekomen stukken, in één serie samengevoegd. De ingekomen stukken zijn niet op datum van ontvangst 'receptum' gelegd, doch op datum van afdoening 'factum', tezamen met de minuut. Over de periode november 1798 tot 20 april 1800 zijn de ingekomen stukken en minuten elk van een maandelijks doorlopend nummer voorzien. De index verwijst in deze periode naar de datum van het besluit en naar het folionummer van een agenda.
Deze agenda is niet meer aanwezig. Over de periode 21 april 1800 tot 8 december 1801 is alleen het verbaal gefouilleerd. De index verwijst naar het folionummer van het verbaal. Van 15 december 1801 tot ultimo 1810 is het verbaal per dag genummerd. De index die over 1807 slechts gedeeltelijk en over 1808, 1809 en 1810 in het geheel niet aanwezig is verwijst dan naar de datum en het nummer van het verbaal.
3 Archieven liquidateurs
3 ARCHIEVEN LIQUIDATEURS
In het archief van de secretaris-generaal als liquidateur van het ministerie (januari-augustus 1811) zijn het verbaal, de minuten van besluiten en uitgaande brieven, en de relatieven tot het verbaal, de ingekomen stukken, in één serie samengevoegd. De ingekomen stukken zijn niet op datum van ontvangst 'receptum' gelegd, maar op datum van afdoening 'factum', tezamen met de minuut. De ingekomen stukken, elk voorzien van een dagnummer zijn ingeschreven in een agenda, die tevens verwijst naar de datum en het nummer van het afdoeningsbesluit. Het verbaal is maandelijks genummerd, waarvan het nummer tevens het nummer is van de in dat besluit vermelde uitgaande brief. De uitgaande brieven zijn afgeschreven in registers, waarop klappers op de namen van de geadresseerden zijn vervaardigd. Ingekomen stukken die niet zijn afgedaan, bevinden zich, voorzover bewaard gebleven, in het archief van de liquidateur Kesman (inv.nr. 1468).
In het archief van de liquidateur Kesman (september 1811 - november 1813) zijn het verbaal, de minuten van besluiten en uitgaande brieven, en de relatieven tot het verbaal, de ingekomen stukken, in één serie samengevoegd. Het verbaal en de relatieven zijn elk afzonderlijk genummerd, hoewel de ingekomen stukken bij de minuten liggen, waarbij ze zijn afgedaan. Daar de nummering niet geheel overeenstemt met de chronologie der stukken, bestaat de indruk dat deze later is aangebracht. Een klapper of index als toegang op dit archief ontbreekt. Het archief van de Commission de la Liquidation (1812-1813) is gevormd door M. Piepers. Het bestaat uit het secretariaatsarchief en uit stukken van Piepers als lid van deze commissie.
Verantwoording van de bewerking
VERANTWOORDING VAN DE BEWERKING
In deze inventaris heb ik de archieven beschreven van organen van de centrale overheid, die belast geweest zijn met de defensie te lande. Al deze archieven waren reeds eerder beschreven, doch de beperkte bruikbaarheid van deze oude inventarissen maakte herinventarisatie noodzakelijk. Voor de archieven van het Comité te Lande, het Ministerie van Oorlog en de eerste commissaris der Franse troepen werd nog steeds gebruik gemaakt van de manuscript-inventaris van J.H. Hingman, vervaardigd kort na de overname van deze archieven door het Rijksarchief in 1855. In deze
inventaris van Hingman werden de archieven van het Ministerie van Oorlog en van het daaraan voorafgaande Comité te Lande als één geheel beschreven, als betrof het een archief van één orgaan onder verschillende namen. Daar de taak en de organisatie van het Comité te Lande
wezenlijk verschilden van die van het Ministerie van Oorlog, heb ik beide archieven nu afzonderlijk beschreven. Dit temeer omdat het Comité te Lande niet alleen de voorloper is van het Ministerie van Oorlog, maar ook van het Ministerie van Financiën en van de Hoge Militaire Vierschaar. Het
Comité te Lande is in 1798 als het ware in drieën uiteen gevallen. Met het archief is dit letterlijk gebeurd. In 1803 en 1808 zijn van de archieven van de Raad van State en van het Comité te Lande stukken afgesplitst en overgedragen aan het Ministerie van Financiën en aan de Hoge Militaire Vierschaar. Uitgangspunt bij deze inventarisatie is de organisatie van het Comité te Lande en van het Ministerie van Oorlog. De stukken zijn zoveel mogelijk geordend naar afdelingen en bureaus en daarbinnen van algemeen (verbaal, relatieven) naar bijzonder (stukken waarvan het onderwerp in de beschrijving is vermeld). De toepassing van dit ordeningsbeginsel leidde tot het terugvoeren van diverse stukken uit andere archieven naar de hier beschrevene.
De stukken van het Departement (Afdeling) van Financiën van het Comité te Lande zijn gedeeltelijk door het Ministerie van Financiën overgedragen en reeds door Hingman bij het archief van het Comité te Lande geplaatst en gedeeltelijk door mij van het archief van het Ministerie van Oorlog afgesplitst. De stukken van de advocaat-fiscaal en van de commissarissen tot de zaken der justitie zijn gedeeltelijk afkomstig uit het archief van de Hoge Militaire Vierschaar en gedeeltelijk uit het familiearchief Thomassen à Thuessink, berustend in het Rijksarchief in Overijssel. Ook uit
particulier bezit zijn de stukken gekomen van de commissarissen tot de Franse Zaken (Heldewier) en van de personele commissie der defensie (Loncq). De stukken van het Bureau van Liquidatie tenslotte zijn door mij afgesplitst van het ministeriearchief.
Ordening van het archief
ORDENING VAN HET ARCHIEF
De indeling van het archief van het Ministerie van Oorlog in deze inventaris verschilt op enkele punten belangrijk van die van de inventaris Hingman. Zo is in deze inventaris een afzonderlijke afdeling 'geheim archief' gevormd en zijn de toegangen (agenda's, indices en klappers) zo dicht mogelijk geplaatst bij de series waarnaar ze verwijzen. Hingman had de geheime stukken verspreid opgenomen tussen de gewone of 'ordinaris'-stukken en de agenda's, indices en klappers in één serie geheel achteraan geplaatst. Voorts heb ik de buiten verbaal gehouden stukken
gesystematiseerd en de archiefjes van de liquidateurs nauwkeuriger beschreven. Ter vergroting van de toegankelijkheid heb ik de rubriekenaanduidingen van de index in twee systematische lijsten in deze inventaris opgenomen. De systematiek van deze zogenaamde hoofdenlijsten wordt gevormd door de taken van het Comité te Lande en van het Ministerie van Oorlog.
Ook het archief van de eerste commissaris der Franse troepen had Hingman geïncorporeerd in het ministeriearchief. Ik heb het daarvan echter losgemaakt en als een afzonderlijk archief beschreven.
Verwant materiaal
Verwant materiaal
Beschikbaarheid van kopieën
BESCHIKBAARHEID VAN KOPIEËN
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Beschrijving van de series en archiefbestanddelen
B E S C H R I J V I N G V A N D E S E R I E S E N A R C H I E F B E S T A N D D E L E N
1 GEWOON ARCHIEF
1 GEWOON ARCHIEF