Het conceptrapport geeft aanleiding tot een reactie van feitelijke aard. We reageren daarbij enkel op de meest relevante bevindingen in het rapport die het College in afwachting van nadere beoordeling op dit moment niet kan onderschrijven.
Voor een nadere beoordeling is het nodig dat de Rekenkamer zijn gegevens en berekeningen per instelling voor intern gebruik beschikbaar stelt.
1 .Egalisatiereserve
Zoals aangegeven in de reactie op aanbeveling 9, is volgens het College de
egalisatiebepaling in de ASAwegens de Kunstenplanverordeningniet van toepassing op de instellingen in het Kunstenplan. Ten aanzien van de berekeningen die in het rapport zijn opgenomen geldt het volgende.
a) De Rekenkamer stelt in zijn Nota van Bevindingen dat een instelling over een eigen vermogen van 20 á 30 % van zijn balanstotaal moet beschikken, maar lijkt in zijn berekeningen van € 5,7 miljoen en € 350.000 geen rekening te houden met een dergelijke eis. Bovendien geeft het rapport geen onderbouwing waarom de reserves van instellingen voor afschrijvingslasten wel buiten de berekening van de € 350.000 zijn gehouden en andere reserves niet.
b) De Rekenkamer stelt dat de egalisatie-bepaling in de ASA van toepassing is op de kunstenplaninstellingen, maar lijkt vervolgens in zijn berekeningen van € 5,7 miljoen en € 350.000 geen rekening te houden met de wijze waarop een
egalisatiereserve volgens de ASA - indien van toepassing - wordt opgebouwd, te weten: het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend .
De berekeningen in het rapport geven daardoor geen goed beeld van de situatie die ontstaat indien zou worden besloten de Kunstenplanverordening in te trekken en de egalisatiebepaling van de ASA te gaan toepassen.
2. Beoordelingen van aanvragen en van verantwoordingen.
a) Volgens het rapport is de beoordeling van de subsidieaanvragen en
subsidieverantwoordingen niet zichtbaar. Echter, het concept-Kunstenplan 2005-2008 is aan de Wethouder K&C voorgelegd met een ambtelijk advies per aanvraag en de verantwoordingen 2006 zijn door de DMO-afdelingen FJZ én K&C geparafeerd op de interne vaststellingsformulieren in de dossiers. De tabellen 4.4 en 4.5 geven daarom een onjuiste voorstelling van zaken.
b) Volgens het rapport zijn geen subsidies geweigerd, teruggevorderd of stopgezet.
Echter, daarbij gaat het rapport er aan voorbij dat met het amendement van mw Riem Vis cs ( 16-12-2004, nr 968 ) de mogelijkheden om prestatieafspraken te maken en subsidie terug te vorderen beperkt zijn gebleven. Niettemin zijn maatregelen mogelijk en die zijn in voorkomende gevallen ook genomen; DMO heeft voorbeelden daarvan aan de Rekenkamer overgelegd. Het rapport geeft derhalve een onjuiste voorstelling van zaken.
c) Anders dan het rapport stelt, betekent het afwezig zijn van informatie over de prestaties in de beschikkingen niet dat de subsidies zouden zijn vastgesteld zonder informatie te gebruiken over de geleverde prestaties.
d) Zoals aangegeven in de reactie op de aanbevelingen zijn verbeteringen in het proces nodig. Wij zijn echter van mening dat het rapport geen feitelijke grond biedt voor de verwijtende bewoordingen waarmee in het rapport
subsidieverlening, toezicht en handhaving behandeld worden.
3. Financiële positie van instellingen.
a) Het rapport stelt dat de Kunstenplanverordening de risico’s voor de gemeente vergroot en ruimte creëert voor financiële tegenvallers en incidenten die door instellingen op de gemeente kunnen worden afgewenteld of verhaald, alsmede dat het amendement van mw Riem Vis cs ( nr 968 ) meer financiële vrijheid voor de instellingen en daarmee meer risico voor de gemeente betekent. Het rapport maakt dit niet waar. Het gaat voorbij aan de strekking van de
Kunstenplanverordening om door de verlening van budget-subsidies de verantwoordelijkheid voor het sluitend maken van de exploitatie nu juist bij de instellingen te laten ( toelichting op de verordening ).
b) Van alle 30 instellingen is de accountantsverklaring 2006 aanwezig; de score in tabel 4.7 moet dus 100 % zijn.
c) Anders dan het rapport stelt, vraagt DMO bij lage solvabiliteit of liquiditeit over het algemeen niet naar een voorstel ter betering, maar om de maatregelen te nemen die nodig zijn.
Nawoord rekenkamer Algemeen
In tegenstelling tot wat het college stelt heeft de rekenkamer in het ambtelijk
wederhoor in de zogeheten Nota van Bevindingen inzicht gegeven in de onderzochte instellingen en de wijze waarop de rekenkamer de egalisatiereserve heeft berekend. De ambtenaren hebben op deze Nota van Bevindingen op een zeer zorgvuldige en precieze wijze gereageerd. Uit hun reactie leidt de rekenkamer af dat de ambtenaren een zeer goed inzicht hebben in de berekeningen die aan de analyse van de rekenkamer ten grondslag liggen.
Daarnaast valt het de rekenkamer op dat het college in de bijlage bij de bestuurlijke reactie reageert op onderdelen van de Nota van Bevindingen die in conceptrapport dat voor bestuurlijk wederhoor is voorgelegd reeds zijn gewijzigd, juist op grond van eerder ambtelijk commentaar. Zo is de passage over ‘een eigenvermogen van 20% á 30% van het balanstotaal’, niet in het conceptrapport opgenomen.
Egalisatiereserve
Ten aanzien van de opmerkingen die het college maakt over de berekening van de egalisatiereserve constateert de rekenkamer het volgende:
• De rekenkamer heeft de reserves voor afschrijvingslasten buitenbeschouwing gelaten omdat deze reserves feitelijk geen reserves zijn. De besteding van deze reserves ligt immers vast. Dit geldt niet voor vrij besteedbare reserves. Hiermee wordt gedoeld op de algemene reserve, de egalisatiereserve en de
bestemmingsreserves waarvan de besteding nog niet vastligt.
• De norm dat de egalisatiereserve niet meer mag bedragen dan 15% van het subsidiebedrag is ontleend aan de ASA2004.
• Zoals we in de het nawoord in paragraaf 7.2 al hebben aangegeven is het voor culturele instellingen vaak onmogelijk om een koppeling te maken tussen
vastgestelde subsidie en werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend. Daarom heeft de rekenkamer bij de berekening van de egalisatiereserve de methode gebruikt, zoals die door het ministerie van OCW wordt gehanteerd.
De rekenkamer blijft van oordeel dat het rapport wel een goed beeld geeft van de situatie die ontstaat indien naar de geest van de egalisatiebepalingen uit de ASA 2004 wordt gehandeld. Dit omdat naar de letter van de ASA 2004 de bepaling van het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijk kosten van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend bij culturele instellingen vaak niet goed mogelijk is.
Beoordeling van aanvragen en verantwoordingen
Ten aanzien van de opmerkingen die het college maakt over de beoordeling van aanvragen en verantwoordingen constateert de rekenkamer het volgende:
• De rekenkamer heeft in de dossiers van DMO geen zichtbare beoordeling van de aanvraag voor het kunstenplan door DMO aangetroffen. Ook het in de reactie genoemde ambtelijk advies vormde geen onderdeel van het dossier.
• DMO heeft aan de rekenkamer voorbeelden overlegd van subsidies die zijn
geweigerd, ingetrokken, verlaagd of stopgezet. Deze hebben echter geen betrekking op de 30 door de rekenkamer onderzocht instellingen, waarbij er op basis van achterblijvende prestaties wel aanleiding was om passende maatregelen te nemen.
• De rekenkamer constateert dat informatie over niet of deels geleverde prestaties geen rol hebben gespeeld bij de vaststelling van de subsidies. Welke informatie over prestaties DMO wel heeft bij de vaststelling van de subsidie is voor de rekenkamer onduidelijk.
De rekenkamer is daarom ook van mening dat het rapport op bovenstaande punten geen onjuiste voorstelling geeft en blijft bij haar conclusies.
Financiële positie van instellingen.
• De gemeente is de afgelopen tijd geconfronteerd met financiële tegenvallers en incidenten bij culturele instellingen. De rekenkamer is van oordeel dat dit deels wordt veroorzaakt door de onduidelijke regelgeving en de wijze waarop het toezicht door de gemeente wordt uitgevoerd. Daarnaast heeft de rekenkamer onder de 30 onderzochte instellingen vastgesteld dat er bij tenminste één instelling extra subsidie is verstrekt voor de exploitatie.
• Uit tabel 4.7 kan niet worden afgeleid dat de accountantsverklaring 2006 bij één instelling ontbreekt. Wel laat tabel 4.7 zien dat er bij één instelling door DMO nog geen formulier voor subsidievaststelling in 2006 is ingevuld, waarop is aangeven of er een goedkeurende accountantsverklaring is afgegeven.
• De formulering ‘voorstel tot verbetering’ is afgeleid van de formulering op het formulier voor subsidievaststelling zoals DMO die intern hanteert.
Frederiksplein 1 1017 xk Amsterdam telefoon 020 552 2897 fax 020 552 2943
info@rekenkamer.amsterdam.nl www.rekenkamer.amsterdam.nl