Bij een natuurlijke instroom zijn de volgende functionarissen belast met de afhandeling en plaatsing van de nieuwe leerlingen:
• De leerlingadministratie
• Zorgcoördinator
• Leerjaarcoördinator
• Boekenfondscoördinator
• Decaan
• Clusterformateur
• Directeur/ adjunct- directeur
• Mentor
De leerlingadministratie
De leerlingadministratie heeft de volgende taken/ verantwoordelijkheden:
1. Het bijhouden van het centraal overzicht van beschikbare plekken (MT geeft het aantal beschikbare plaatsen per leerjaar, leerweg en mogelijke clustergroep door aan de administratie.
2. Alle aspiranten komen op een wachtlijst te staan
3. Het communiceren van de wachtlijst aan de betreffende leerjaarcoördinator.
4. In ontvangst nemen van een KPI of KPII formulier bij de aanmelding.
5. Bij alle aanmeldingen zorgt te dragen dat aspiranten aanmeldformulieren invullen.
6. De leerjaarcoördinator bepaald in overleg met de adjunct of de aanmelding in behandeling wordt genomen
7. Het verwerken van de inschrijfgegevens in ‘magister’.
8. Het verwerken van de aanmelding in ‘ELKK’.
9. Het leggen van contact met de aanleverende school. Dit contact is nodig om het benodigde dossier van de leerling op te vragen zoals: schoolwisselaarsformulier (in geval van zij- instroom) en Apeldoornse vragenlijst, maar ook informatie over cijfers, aanwezigheid (verzuim, contact leerplicht), Oki doc (in geval van instroom),
beschikbare testgegevens (capaciteiten, leerachterstanden, eventueel sociaal emotioneel onderzoek) en overige belangrijke informatie die van belang kan zijn.
10. Het doorgeven van alle relevante informatie aan de betreffende ‘Zorgcoördinator’ en de betreffende ‘leerjaarcoördinator’.
11. Het op verzoek van de leerjaarcoördinator afhandelen van de communicatie met de ouders, verzorgers en/of voogd.
12. Het aanleggen van een dossier van een leerling of het bijwerken hiervan. Het
daarmee gevulde dossier van de leerling wordt tot minimaal vijf jaar na uitschrijving bewaard in het archief (aanmeldformulier, evt. RVC-verklaring, kopie paspoort ouders en leerling, basisschooladviesformulier ELKK, evt. uitschrijfformulier vorige school, inschrijfbewijs vervolgopleiding, evt. VAVO-verklaring).
De zorgcoördinator
Wanneer de leerlingadministratie de benodigde informatie heeft verzameld wordt deze doorgestuurd naar de zorg coördinatoren. College De Meer kent twee zorgcoördinatoren die zich ieder bezig houden met de instroom (de onderbouw of de bovenbouw).
Bij een aanmelding gaat de (betreffende) zorgcoördinator aan de slag met de
verzamelde informatie, of gaat op zoek naar aanvullende informatie die nodig is voor de plaatsing of afwijzing van een leerling. De zorgcoördinator verzorgt tevens het Intake- , kennismakings- of oriënterend gesprek met ouders en leerling i.s.m. de
leerjaarcoördinator (zij instroom). In bijzondere gevallen (complexe zorgdossiers) gebeurt dit ook bij de onder instroom.
De taken/ verantwoordelijkheden van deze zorgcoördinator bij de aanmelding zijn:
1. Het onderzoeken op plaatsbaarheid van een leerling op College De Meer (in de praktijk zal dit vooral gelden voor zij-instromers).
2. In het geval van instroom vindt op basis van de aangeleverde informatie formatie van de nieuwe klassen plaats.
3. In het geval van instroom worden alle leerlingen met de basisschool besproken. In het geval van zij-instroom is er altijd overleg met de aanleverende school.
4. Het verzorgen van de communicatie tussen College De Meer en de ouders/verzorgers van de aanmelding bij het afwijzen van een leerling (reden afwijzing beschrijven).
5. In het geval van instroom communiceert de zorgcoördinator met de
leerjaarcoördinator over te formeren nieuwe klassen. In de bovenbouw kan de zorgcoördinator worden geraadpleegd voor advies over de plaatsing en/of samenstelling van nieuwe klassen.
6. Overleg met de leerjaarcoördinator over wie de mentor wordt voor de nieuw te vormen klassen (leerjaar 1).
7. Het aanleggen van een informatie map, per klas, voor de nieuwe mentor over de nieuwe leerlingen (leerjaar 1).
8. Het organiseren, in overleg met de aanleverende basisscholen, van een warme overdracht tussen de aanleverende basisscholen en de nieuwe mentoren (leerjaar 1).
Zie ook punt 3.
9. Het organiseren, in overleg met de leerjaarcoördinators (onderbouw-bovenbouw), van een warme overdracht tussen de aanleverende en ontvangende mentoren (overgang leerjaar 2 naar leerjaar 3).
10. Indien nodig kan de zorgcoördinator de decaan inschakelen als adviserend orgaan aangaande keuze vakkenpakket (leerjaar 3).
De leerjaarcoördinator:
De zorgcoördinator en de leerlingadministratie zijn voornamelijk verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van een ‘aanmelding’ van een nieuwe leerling in leerjaar 1.
Hierdoor is de rol van een leerjaarcoördinator bij een aanmelding beperkt. De
leerjaarcoördinator is echter wel verantwoordelijk dat het proces goed verloopt en kan, indien nodig, ingrijpen. De leerjaarcoördinator moet er vooral voor zorgen dat de nieuwe leerlingen op tijd op de hoogte zijn van de ‘benodigde informatie’ om in het nieuwe schooljaar te kunnen starten. In de onderbouw wordt een kennismaking dag
georganiseerd voor de toekomstige leerjaar 1 leerlingen. De organisatie van de
kennismaking dag ligt bij de betreffende leerjaarcoördinator. Omdat de zij-instroom in leerjaar 3 beperkter is, maken de aspirantenleerlingen persoonlijk kennis met de betreffende leerjaarcoördinator.
De taken/ verantwoordelijkheden van de leerjaarcoördinator in geval van instroom is:
1. Het bepalen of er plaatsingscapaciteit is. De leerjaarcoördinator geeft aan de administratie door het aantal beschikbare plaatsen per sector, leerweg en/of clustergroep (en evt. beschikbare ruimte bij keuzevakken).
2. Communicatie met ouders i.v.m. aanname ja/nee (zij-instroom) 3. De afwijzings- / aanname brief wordt formeel ondertekend door de
leerjaarcoördinator (onder- en zij- instroom), waarna deze wordt teruggekoppeld naar de administratie.
4. Intake- , kennismakings- of oriënterend gesprek met ouders en leerling i.s.m. de zorgcoördinator (zij-instroom). In bijzondere gevallen (complexe zorgdossiers) gebeurt dit ook bij de reguliere instroom in leerjaar 1.
5. Bewaken dat de aanmeldingsprocedure goed verloopt en indien nodig adviseren of ingrijpen.
6. Zorgen dat de nieuwe leerlingen op tijd informatie toegestuurd krijgen.
7. Benodigde informatie doorsturen naar de boekenfondscoördinator.
8. Organiseren van een kennismakingsdag (onderbouw).
9. Het organiseren van een warme overdracht middag tussen basisschool leerkracht en de nieuwe mentoren (onderbouw) en tussen de onderbouw en bovenbouw mentoren (in overleg met de zorgcoördinator).
Boekenfondscoördinator
De Boekenfondscoördinator is alleen verantwoordelijk voor het af bestellen van de studieboeken. De boekenfondscoördinator kan alleen aan de slag gaan als de leerjaarcoördinator (of een daartoe door de leerjaarcoördinator gemachtigde functionaris) de juiste informatie doorstuurt naar de boekenfondscoördinator.
De decaan
De decaan heeft bij een instroom (vooral in de bovenbouw) alleen een adviserende rol.
De decaan moet ervoor zorgen dat alle bovengenoemde functionarissen een
toegangscode hebben voor de KPI en KPII systemen. De taken/ verantwoordelijkheden zijn:
1. Indien nodig een advies geven over keuze vakkenpakket (bovenbouw) in het kader van een mogelijke vervolgopleiding na het behalen van een diploma.
2. Als schoolbeheerder van de KPI en KPII moet de decaan ervoor zorgen dat alle directe of indirecte betrokkenen toegang hebben tot de ELKK-systemen.
3. De decaan levert de informatie voor de scholengids samen met de adjunct-directeur ten behoeve van DMO (KP en KPII).
Directeur/ adjunct-directeur
De directeur of adjunct-directeur kan een leerling op College De Meer laten instromen omdat er afspraken zijn gemaakt met een directeur/ adjunct-directeur van een andere school. Het betreft doorgaans scholen waarbij ook leerlingen van ons, in noodgeval, kunnen worden geplaatst omdat er sprake kan zijn van een situatie waarbij dat wenselijk is. De taken van de directie zijn:
1. Tijdig communiceren met de betreffende leerjaarcoördinator aangaande zij-instroom.
2. Afspraken maken voor de overdracht van de belangrijke informatie tussen de scholen.
3. Afspraken maken over de periode van de zij-instroom (indien sprake is van een tijdelijke plaatsing of een proefperiode)en de voorwaarden van plaatsing.
4. De condities van de aanmelding duidelijk communiceren met de betreffende leerjaarcoördinator, leerlingadministratie en de zorgcoördinator.
5. Indien er sprake is van een zorg leerling, tijdig de zorgcoördinator waarschuwen voor de verzameling van de informatie en de opstelling van een plan van aanpak voor de mentor en vakdocenten.
De mentor
De mentor dient de informatie te ontvangen van de betreffende leerjaarcoördinator en (indien van toepassing) van de zorgcoördinator aangaande de nieuwe leerling(en). De mentor is er verantwoordelijk voor dat de nieuwe leerling snel zijn/haar weg weet te vinden binnen de klas en de school. Indien nodig neemt de mentor contact op met de ouders/verzorgers om zich voor te stellen. De taken/ verantwoordelijkheden van een mentor zijn:
1. Het ter kennis nemen van alle relevante informatie die door de leerjaarcoördinator en/of de zorgcoördinator wordt verstrekt.
2. De mentor neemt contact op met de ouders/verzorgers van de nieuwe leerling en stelt zich voor (indien van toepassing).