Beplanning

Beplanning is die mees basiese bestuursfunksie en as dit goed gedoen word, dui dit die rigting aan vir die organiserings-, leidings- en kontrolerings- of beheerfunksie. (Hellriegel, Jackson, Slocum, Staude en ander, 2001:76; Cronje, Du Toit en Motlalta, 2000:119).

Beplanning beteken dat die organisasie se visie, missie, doelwitte en stategieë identifiseer word, sowel as die toepaslike organisasiebronne wat nodig is om daardie doelwitte te bereik en die strategieë te implementeer. Dit behels ook die bepaling van toekomstige posisies van die besigheid en riglyne of planne ten einde sodanige posisies te bereik. Bestuurders doen dus beplanning om drie redes, naamlik: 1) om ’n oorhoofse rigting vir die organisasie se toekoms te bepaal; 2) om die organisasie se bronne te identifiseer en aan te wend ten einde die doelwitte van die organisasie te bereik; 3) om te besluit watter take gedoen moet word om hierdie doelwitte te bereik. (Dyck en Neubert, 2009:8; Hellriegel, Jackson, Slocum, Staude en ander, 2001:10; Cronje, Du Toit en Motlatla, 2000:101).

Beplanning is uiters belangrik, aangesien ʼn organisasie binne ʼn onbeheerbare omgewing funksioneer. Deur beplanning kan organisasies oorleef en dit stel hulle in staat om proaktief te wees ten opsigte van hul interaksie met die omgewing. Effektiewe beplanning behels die ontwikkeling van doelwitte en laasgenoemde moet sorgvuldig gedoen word. ʼn Belangrike tegniek wat aangewend kan word vir die formulering van doelwitte regdeur die organisasie, is bestuur deur doelwitte (“Management by objectives”) (General Management. University of South Africa.2001:62).

3.4.1.1. Soorte beplanning

ʼn Doel is ʼn toekomstige staat of toestand wat ʼn organisasie begeer om te bereik terwyl ʼn plan die bloudruk of konsep is vir die bereiking van doelwitte. Bestuurders moet verskillende tipe planne formuleer wat uit die organisasie se doelwitte voortvloei. Hierdie planne sluit die volgende in:

a)Strategiese beplanning

Strategiese beplanning gee langtermynrigting aan die organisasie met die missie as die uiteindelike doel om te bereik (Cronje, Du Toit en Motlatla:2000:127) en:

 Word deur die top bestuur uitgevoer.

 Fokus op die totale organisasie.

 Het ʼn tydsraamwerk van drie tot tien jaar en soms meer.

 Sluit konstante aanpassing by die omgewing in.

 Is nie gemoeid met detail nie, maar is in die vorm van breë algemene riglyne wat die organisasie op koers hou.

 Die bestuur gebruik dit deurlopend in die aanwending van die bronne en vaardighede van die besigheid tussen die geleenthede en risiko’s in die besigheidsomgewing en stuur die rigting so winsgewend moontlik tot die bereiking van die missie.

Dit is belangrik dat die bestuurder van ʼn geloofsgebaseerde organisasie ʼn strategiese proses inisieer indien daar nog nie sodanige proses by ʼn organisasie gevolg word nie. Dit is belangrik dat ’n organisasie ’n visie, missie, waardes en langtermyn- en korttermynplanne het wat op die langtermyndoelwit van die organisasie gebaseer is. Andersins moet daar na elke drie of vyf jaar weer ʼn strategiese proses aan die gang gesit word ten einde proaktief te wees en langtermynbeplanning te doen vir ʼn volgende drie of vyf jaar. Indien daar egter drastiese veranderinge plaasvind soos die inperking van befondsing en dit die beëindiging van programme en moontlike ontslag van personeel tot gevolg kan hê, moet daar daar ook ʼn strategiese proses gevolg word ten einde die situasie te hanteer. Tydens ʼn jaarlikse vergadering met die Lid van die Uitvoerende Raad (MEC) van die Departement van Maatskaplike Ontwikkeling wanneer die fokusareas vir befondsing van die departement bekend gemaak word, kan ʼn strategiese proses ook van groot waarde wees veral as daar nuwe fokusareas is wat aansluit by die oorhoofste doel van die organisasie en die organisasie oor die kapasiteit beskik om nuwe programme te implementeer.

b) Taktiese planne

Taktiese planne behels die proses om breedvoerige besluite te neem ten opsigte van wat om te doen, wie dit moet doen en hoe om dit te doen met ʼn normale tydshorison van ʼn jaar of minder. (Hellriegel, Jackson, Slocum, Staude en ander, 2001:78) Middelvlak- en eerstelyn bestuurders is gewoonlik hoogs betrokke by taktiese beplanning. Die proses sluit die volgende in aldus die skrywers:

 Die kies van spesifieke doelwitte vir die organisasie en die middel om die organisasie se strategiese plan te implementeer;

 Die ontwikkeling van begrotings vir elke departement, afdeling en projek.

Binne geloofsgebaseerde organisasies word daar jaarliks besigheidsplanne ingedien vir elke program van die organisasie. Die doelwitte en aktiwiteite om dit te bereik word duidelik uiteengesit en ʼn toepaslike begroting word aangeheg. Sodra die ooreenkoms ontvang word van die staat of ander donateurs, word dit geteken en terugbesorg aan die donateur en word dit geïmplementeer soos uiteengesit in die besigheidsplan vir elke program. Die personeellede wat aangestel is vir elke program, voer die aktiwiteite uit soos beplan tot voordeel van die ontvangers van die diens.

c) Operasionele planne

Operasionele planne word ontwikkel deur middelvlak- en laervlakbestuurders en fokus op die uitvoering van die taktiese planne ten einde die organisasie se doelwitte te bereik (Hellriegel, Jackson, Slocum, Staude en ander, 2001). Operasionele beplanning sluit twee basiese vorms in, naamlik enkelgebruiksplanne (word gebruik vir eenmalige aktiwiteite) en staande planne (wat basies dieselfde bly vir lang tydperke).

ʼn Bestuurder van ʼn geloofsgebaseerde organisasie as ʼn nie-winsgewende organisasie moet oor voldoende kennis beskik ten opsigte van die beplanningsproses ten einde dit effektief te fasiliteer of toe te sien dat die strategiese beplanning van tyd tot tyd deur die beheerraad uitgevoer word. Bestuurders moet toesien dat operasionele planne jaarliks gedoen word en in die geval waar geloofsgebaseerde organisasies van die staat afhanklik is vir befondsing, moet die bestuurder verseker dat hierdie planne in besigheidsplanne omgeskakel word ten einde fondse te verseker. Geloofsgebaseerde organisasies moet ten minste drie jaarliks strategiese beplanning sodat hulle geleenthede kan aangryp ten opsigte van byvoorbeeld tenders vir nuwe projekte waarvoor die staat adverteer en wat inpas by die visie en missie van die organisasie. Bestuurders van geloofsgebaseerde organisasies verseker dat die beplanning op ʼn daaglikse basis uitgevoer word om so die doelwitte van die organisasie te bereik.