Belang

Deze paragraaf behandelt de mate van belang van de stakeholders in de selectie en implementatie van het ERP-systeem, zowel vóór als ná invoering van het nieuwe ERP-systeem. De vierde en vijfde deelvraag uit paragraaf 2.3 wordt hiermee beantwoord. De mate van belang is, net zoals de mate van macht, bepaald met behulp van de informatie uit de vragenlijsten en is

uitgedrukt in scores binnen de 5-punt Likert-schaal. De analyse vindt plaats vanuit het hierarchische en het functionele perspectief. Eerst wordt de mate van belang vóór invoering van het nieuwe ERP-systeem behandeld, daarna de mate van belang ná invoering. Aan het einde van deze paragraaf is een samenvattend overzicht opgenomen van de kenmerken van belang in het nieuwe ERP-systeem.

Mate van belang vóór invoering nieuwe ERP-systeem

In dit deel van de analyse gaat het om inzicht te krijgen in hoeverre het nieuwe ERP-systeem door de verschillende stakeholders gewenst was of dat er sprake was van het verplicht meedoen met een nieuw systeem. Indien er sprake is van een gezamenlijk belang, dan is de kans op weerstand bij een implementatie lager dan indien er sprake is van een “opgelegd” systeem. In tabel 5.5 is het relatieve belang van de verschillende stakeholders in het nieuwe ERP-systeem weergegeven. In de tabel is de gemiddelde score voor de verschillende groepen van stakeholders vetgedrukt weergegeven. Vervolgens is de standaarddeviatie vermeld, alsook de gemiddelde scores die door de verschillende stakeholders aan de groepen van stakeholders zijn gegeven.

Hiërarchische indeling Gemiddeld Standaard deviatie Directie MT Overig - Directie - Managementteam - Overig 3,6 3,9 2,4 1,03 0,47 0,47 4,0 3,3 2,3 3,0 4,2 1,9 3,9 3,9 2,6 Functionele indeling Gemiddeld Standaard

deviatie

Verkoop Productie Directie Rest - Verkoop - Productie - Directie - Rest 1,9 2,5 3,6 4,3 0,60 0,40 1,03 0,60 2,0 2,9 3,8 4,4 2,0 2,6 3,7 4,0 2,0 2,0 4,0 4,0 1,7 2,2 3,3 4,1

Tabel 5.5 Relatieve belang operationeel netwerk in nieuw ERP-systeem vóór ERP-implementatie

De hiërarchische indeling geeft duidelijk aan dat het grootste belang voor het nieuwe ERP-systeem bij het managementteam (3,9) en directie (3,6) lag. Hoewel de groep overig haar belang (2,6) hoger inschatte dan directie (2,3) en managementteam (1,9) voor deze groep doen, is duidelijk dat het belang bij deze groep laag ligt.

De hoge standaarddeviatie bij de directie wordt veroorzaakt doordat diverse geënquêteerden uit verschillende groepen van stakeholders aangeven dat de directie geen enkel belang heeft in het nieuwe ERP-systeem. Tegenover deze lage scores staan echter de relatief hoge scores die aan de directie worden gegeven door de andere geënquêteerden. Vanuit functioneel perspectief ligt het grootste belang voor een nieuw ERP-systeem bij de restgroep (4,3) en directie (3,6).

Hoewel het belang van productie (2,5) iets hoger is dan de verkoopfunctie (1,9), is het duidelijk dat deze groepen stakeholders beide geen grote interesse hebben in het nieuwe ERP-systeem. Het lage belang van de productiefunctie wordt verklaard doordat de primaire

___________________________________________________________________________ operationele activiteiten van de productiefunctie reeds ondersteund werden door het oude ERP-systeem. Er wordt dan ook weinig nut/voordeel in een nieuw ERP-systeem gezien. Ook ontleende deze groep stakeholders veel macht uit de kennis van het oude ERP-systeem, welke zou kunnen afnemen bij implementatie van een nieuw ERP-systeem. Het lage belang van de verkoopafdeling is opvallend, aangezien één van de primaire doelen bij de keuze voor het nieuwe ERP-systeem het integreren van het verkoopproces in het ERP-systeem was. Het grote belang vanuit de restgroep is te verklaren vanuit het gegeven dat de business unit manager van de uitgeverij, die in deze restgroep is opgenomen, de initiator was van het vervangingstraject van het ERP-systeem. Voorts had de controller een groot belang dit initiatief te ondersteunen ter vermindering van het aantal fragmentarische IT-oplossingen in de organisatie.

In figuur 5.5.a en 5.5.b zijn de attributen van belang in het nieuwe ERP-systeem voor de verschillende groepen van stakeholders vanuit respectievelijk het hiërarchische en het functionele perspectief weergegeven.

Figuur 5.5.a: Attributen van belang vóór invoering ERP Figuur 5.5.b.: Attributen van belang vóór invoering ERP volgens hiërarchische indeling volgens functionele indeling

Gelet op de lage scores voor het element “aanzien” die de verschillende groepen van stakeholders scoren, is te concluderen dat de keuze voor het nieuwe ERP-systeem niet vanuit prestigieuze doeleinden tot stand is gekomen. Het belang is voornamelijk gebaseerd op de elementen nut/voordeel, individueel/groepsbelang, veranderingsbereidheid en commitment. Dit duidt op een situatie waarbij het rationele besluitvormingsmodel van toepassing is (Daft, 2001, pp 426). In zo’n situatie is sprake van kennis van de oplossing en overeenstemming in de te bereiken doelen.

Met uitzondering van de directie is er bij alle groepen stakeholders eveneens belang vanuit de ontwikkelingsmogelijkheden die het nieuwe systeem kan brengen. Dit duidt op een behoefte aan opleiding en taakverbreding bij deze stakeholders.

Voor zowel de verkoopfunctie als de productie is opvallend dat de veranderingsbereidheid en commitment hoger zijn dan het nut/voordeel. Dit bevestigt de in paragraaf 4.1 opgenomen constatering dat er sprake is van grote loyaliteit en inzet van de medewerkers (Altenburg & Knotters, 2005). Echter ligt de veranderingsbereidheid en commitment van de verkoopfunctie substantieel lager dan die van de andere groepen van stakeholders.

Opgemerkt wordt dat gedurende het implementatietraject het belang in het nieuwe systeem kan wijzigen. Dit wordt in de volgende paragraaf in beschouwing genomen.

Mate van belang ná invoering nieuwe ERP-systeem

Het gaat hier om de beoordeling of het belang in het nieuwe informatiesysteem wijzigde ná de ingebruikname. Hieraan kunnen persoonlijke of technische oorzaken of verandering in de onderlinge interactie ten grondslag liggen. Deze nieuwe mate van belang is beoordeeld met dezelfde attributen als de vorige deelvraag.

___________________________________________________________________________ Hiërarchische indeling Gemiddeld Standaard

deviatie ^{Directie MT Overig} - Directie - Managementteam - Overig 3,5 4,6 3,0 1,04 0,53 0,48 5,0 5,0 2,9 2,7 4,8 3,0 3,7 4,5 3,1 Functionele indeling Gemiddeld Standaard

deviatie ^{Verkoop Productie Directie Rest} - Verkoop - Productie - Directie - Rest 2,4 4,0 3,5 4,5 0,57 0,60 1,04 0,65 2,1 4,1 4,0 4,6 3,0 4,4 3,0 4,4 2,3 3,7 5,0 5,0 2,4 3,7 3,0 4,1

Tabel 5.6 Relatieve belang operationeel netwerk in nieuw ERP-systeem ná ERP-implementatie

Het belang van de directie wijzigde nauwelijks (3,6→3,5), hoewel dit wederom zeer verschillend door de diverse stakeholders werd beoordeeld. De hoge standaarddeviatie (1,04) geeft dit aan. Zo geeft de directie aan dat haar belang in het nieuwe ERP-systeem gestegen is van groot (4,0) naar maximaal (5,0), maar wordt dit door de andere stakeholders, voornamelijk het managementteam (2,7) niet zo ervaren. Het belang van het managementteam in het nieuwe ERP-systeem is sterk gestegen (3,9→4,6). Voor al deze betrokkenen geldt dat er geen alternatief bestaat dan het nieuwe ERP-systeem waardoor een groot belang bestaat bij een goede werking daarvan.

Ook steeg het belang van de groep overig (2,4→2,9). Vanuit de functionele indeling blijkt dat deze stijging van belang in het nieuwe ERP-systeem voornamelijk voor productie geldt (2,5→4,0). Voor de productiefunctie speelde vooral het hiervoor genoemde aspect dat er geen alternatief bestaat. Zij zijn sterk afhankelijk geworden van het nieuwe ERP-systeem. Het belang van de verkoopfunctie stijgt eveneens (2,0→2,4); indien echter het belang in het nieuwe ERP-systeem wat toebedeeld wordt aan de junior offertecalculator wordt geëlimineerd, dan daalt dit gemiddelde belang (2,0→1,9). Opmerkelijk is ook dat de verkoopfunctie haar belang in het nieuwe ERP-systeem het laagst inschat (2,1), terwijl productiefunctie vindt dat aan de verkoopfunctie een veel groter belang is toe te kennen (3,0). Uit de interviews blijkt dat dit belang van de verkoopfunctie laag is omdat nog steeds met de “oude” systemen wordt gewerkt, de stand-alone CRM-applicatie en de calculatie-spreadsheets.

Het hoge belang wat door de productiefunctie wordt toegekend, wordt verklaard door de grote afhankelijkheid van de productiefunctie van het gebruik van de nieuwe productconfigurator door de verkoopfunctie.

Figuur 5.6.a: Attributen van belang ná invoering ERP Figuur 5.6.b.: Attributen van belang ná invoering ERP volgens hiërarchische indeling volgens functionele indeling

In figuur 5.6.a en 5.6.b zijn de elementen van belang weergegeven ná implementatie van het nieuwe ERP-systeem. Opvallend is de daling in het individuele/groepsbelang wat aan de directie wordt toebedeeld. Dit komt door een lage betrokkenheid van de directie bij het

___________________________________________________________________________ implementatieproces (zie fig 5.9.a hierna). Het belang van het managementteam steeg op alle elementen, het hoogst op het element nut/voordeel. Hetzelfde geldt voor de groep overig. Zoals eerder genoemd geldt dat, behalve bij de verkoopfunctie, geen alternatief bestaat dan het nieuwe ERP systeem, waardoor een groot

belang bestaat bij een goede werking daarvan. Vanuit functioneel perspectief (figuur 5.6.b) geldt dit in het bijzonder voor de productie-functie; daar verdubbelde het belang op het element nut/voordeel en steeg het belang sterk op het element individueel/groepsbelang. Bij de verkoopfunctie steeg het belang in het nieuwe ERP-systeem eveneens op alle elementen, zoals eerder genoemd vrijwel geheel door de kwalificaties die zijn toebedeeld aan de junior offertecalculator.

Figuur 5.6.c: Attributen van belang ná invoering ERP volgens functionele indeling exclusief junior offerte calculator

In figuur 5.6.c zijn de attributen van belang weergegeven zónder de scores van de junior offertecalculator. Opvallend zijn dan de lage scores van belang in het nieuwe ERP-systeem van de verkoopfunctie op alle attributen.

De belangrijkste kenmerken ten aanzien van het belang in het nieuwe ERP-systeem zijn samengevat in tabel 5.7. Deze kenmerken zijn gerubriceerd naar kenmerken van belang vóór invoering en ná invoering van het nieuwe ERP-systeem.

Kenmerken van belang operationeel netwerk grafisch bedrijf in nieuw ERP-systeem

Vóór invoering nieuw ERP-systeem

- grootste belang bij managementteam en directie - laag belang op laagste echelon

- hoog belang uit nut/voordeel en individueel/groepsbelang, rationele besluitvorming

- hoog belang vanuit ontwikkelingsmogelijkheden (m.u.v. directie), duidt op opleidingsbehoefte en behoefte aan taakverbreding

- laag belang bij verkoop- en productiefunctie, hoog belang directie en restgroep - laag belang uit hoofde van aanzien, ERP-project is geen prestige project - grote verschillen in belangperceptie door stakeholders voor directie

- bij verkoopfunctie relatief lage veranderingsbereidheid en commitment, bij overige stakeholders grote loyaliteit en inzet

Ná invoering

- daling individueel/groepsbelang van directie door lage betrokkenheid directie bij implementatieproces - sterke toename belang bij managementteam en productie

- toename belang verkoopfunctie komt geheel op conto junior offertecalculator

- laag belang verkoopfunctie wegens blijvend gebruik van stand-alone CRM-applicatie en calculatiespreadsheets

Tabel 5.7 Kenmerken van belang operationeel netwerk grafisch bedrijf in nieuw ERP-systeem

In voorgaande paragrafen is gedetailleerd inzicht gekregen in de mate van macht én belang van de diverse stakeholders vóór en ná implementatie van het nieuwe ERP-systeem. In de volgende paragraaf zal de wijze van gebruik van het nieuwe ERP-systeem worden geanalyseerd vanuit de verandering in de macht- en belangpositie van de verschillende stakeholders.

___________________________________________________________________________