8. APPENDIX
8.1. Appendix 1: Interview Protocol
Goedemorgen/ middag/ avond,
Allereerst wil ik u bedanken voor uw deelname aan dit onderzoek. Mijn naam is …, en op dit moment volg ik de masteropleiding Accountancy / Management Accounting & Control aan de Rijksuniversiteit in Groningen. Voor deze opleiding ben ik momenteel mijn scriptie aan het schrijven. Deze scriptie gaat over toezicht houden in tijden van transitie. Samen met twee andere studenten, … en …, breng ik de visie van leden van raden van toezicht in kaart ten aanzien van transitie en toezichthouden. Wij richten ons op de sociale, ecologische en economische transitie die relevant kan zijn voor organisaties. We gebruiken daarbij de sustainable development goals van de Verenigde Naties als uitgangspunt. Dit interview zal als transcript worden uitgewerkt om de resultaten hiervan zo goed mogelijk te kunnen verwerken, en daarom zal ik dit interview opnemen. Dit interview zal ongeveer 45 minuten in beslag nemen en zal starten met enkele algemene vragen, gevolgd door stellingen. Wij nodigen u van harte uit om daar waar u wilt een toelichting te geven bij uw antwoord. Deze stellingen zullen geanalyseerd worden aan de hand van een vijfpuntsschaal. Dit houdt in dat er gekozen kan worden uit vijf verschillende antwoorden: sterk mee oneens, oneens, neutraal, eens, sterk mee eens, waarbij 1 sterk mee oneens is en 5 sterk mee eens. Mocht een stelling niet op u van toepassing zijn, dan kunt u dit aangeven.
Introductie toezichthouder
Zou u uzelf kort willen introduceren? • Wat is uw leeftijd?
• Wat is uw hoogst genoten opleiding?
• Als we ons concentreren op één raad van toezicht waar u momenteel in zit, in de sector gezondheidszorg, onderwijs, huisvesting of cultuur:
o In welke sector opereert de organisatie waarnaar u in dit onderzoek refereert? o Hoe lang zit u al in deze RvT?
o Wat is uw functie binnen deze RvT? o Uit hoeveel mensen bestaat deze RvT?
o Wat is de man/vrouw verhouding binnen deze RvT? o Bevindt de organisatie zich in het noorden van het land? • Heeft u recentelijk een avond van Governance Noord bezocht?
45 In het volgende deel van het interview, zal ik u stellingen voorleggen over specifieke onderwerpen. Deze zullen zowel gaan over zowel uw persoonlijke opvattingen met betrekking tot de sociologische, ecologische en economische transitie en over de bijbehorende invulling van taken binnen uw RvT. Eerst zullen een aantal algemene vragen worden gesteld over uw rol als toezichthouder en vervolgens zullen we ingaan op de sociologische, ecologische en economische aspecten. Nogmaals, u mag ten alle tijden uw antwoorden op de stellingen toelichten.
Algemene vragen en stellingen
Uw taak als toezichthouder bestaat eigenlijk uit drie componenten: de rol van toezichthouder (monitoren van het beleid en de prestaties van het bestuur), de rol van adviseur van het bestuur en de rol van werkgever voor het bestuur.
Vraag: Als u de tijd die u besteedt aan uw organisatie op 100% stelt, hoeveel procent van uw tijd besteed u dan ongeveer aan deze drie rollen (het gaat om uw inschatting) en hoe zou u deze verdeling het liefste zien?
Werkelijk Gewenst
Toezichthouder % %
Adviseur % %
Werkgever % %
We zullen nu beginnen met de stellingen. Nogmaals, deze stellingen worden beantwoord aan de hand van een vijfpuntsschaal waarin 1 staat voor sterk oneens, 2 staat voor oneens, 3 staat voor neutraal, 4 staat voor eens en 5 staat voor sterk mee eens. Er is ook de optie om te kiezen voor niet van toepassing. Wij willen benadrukken dat het de bedoeling is om zoveel mogelijk te antwoorden naar de werkelijkheid, tenzij wij dit anders vragen. Daarnaast bent u ten alle tijden welkom om uw antwoord toe te lichten.
Nr Stelling 1 2 3 4 5 nvt
1 COVID-19 heeft invloed gehad op de manier van toezicht houden van onze raad van toezicht.
2 Mijn raad van toezicht heeft het bestuur proactief geadviseerd over de omgang met COVID-19.
46 3 Mijn visie op de eisen die aan toezichthouders moeten worden
gesteld is veranderd naar aanleiding van COVID-19.
4 Door COVID-19 hebben wij als raad van toezicht meer expliciet aandacht besteed aan de digitale infrastructuur van de organisatie en de visie van het bestuur daarop.
5 In onze adviesrol als raad van toezicht laten wij ons vooral leiden door onze eigen kennis en inzichten.
6 Ter ondersteuning van onze adviesrol nemen wij als raad van toezicht externe deskundigen in de arm.
7 De kennis die ik bezit als toezichthouder is onderscheidend en van toegevoegde waarde voor het bestuur.
8 Ik vind de grens tussen besturen en adviseren onduidelijk. 9 Ingegeven door de veranderlijke omgeving moet een bestuurder
vooral ook een transitiemanager zijn.
10 (Nieuwe) bestuurders moeten duidelijk een lange termijn visie hebben op de organisatie en de maatschappij.
11 Als er een nieuwe toezichthouder aangesteld moet worden, houden wij in onze profielschets rekening met kennis en kunde die wij nog niet in onze RvT hebben.
12 Wij zoeken in nieuwe toezichthouders iemand die een afwijkende visie heeft ten opzichte van de zittende toezichthouders.
13 Als lid van de raad van toezicht zie ik erop toe dat wij in onze toezichthoudende rol het belang van alle relevante externe belanghebbende partijen in het oog houden.
14 Als toezichthouder overleg ik niet alleen met het bestuur, maar ook met externe toezichthouders, zoals inspecties.
15 Als toezichthouder overleg ik niet alleen met het bestuur, maar ook met interne toezichthouders, zoals cliëntenraden.
16 Als toezichthouder overleg ik niet alleen met het bestuur, maar ook met cliënten van de organisatie. Denk hierbij onder andere aan scholieren/studenten, patiënten, huurders en klanten.
17 Als toezichthouder bewaak ik dat het zittend bestuur expliciet aandacht besteed aan de maatschappelijke doelstellingen van de organisatie.
47 18 Als toezichthouder hecht ik een groot belang aan de
maatschappelijke doelstellingen van de organisatie.
19 Als toezichthouder lees ik het verslag van de Raad van Bestuur volledig.
Sustainable Development Goals
Zoals in het begin al gezegd, gaat ons onderzoek over toezicht houden in tijden van transitie. Hiermee wordt de invloed van de veranderende wereld bedoeld. Belangrijk daarbij is, dat volgens onze waarneming de wereld in zijn geheel een grote transitiefase doormaakt. Het gaat om veranderingen op vele vlakken. Mijn medestudenten en ik hebben deze veranderingen gecomprimeerd in drie invalshoeken: sociaal, ecologisch en economisch. Daarbij maken wij gebruik van de door de Verenigde Naties ontwikkelde sustainable development goals; de SDG’s. Daarin worden doelstellingen beschreven die gericht zijn op de belangrijkste transities. In de volgende stellingen zijn deze sustainable development goals dan ook verwerkt.
Nr Stelling 1 2 3 4 5 Nvt
20 Ik ben goed bekend met de sustainable development goals.
21 Realisatie van de SDGs is van wezenlijk belang voor het voortbestaan van de wereld.
22 Ik vind dat ik persoonlijk een verantwoordelijkheid heb om bij te dragen aan het realiseren van de SDGs.
23 Ik vind dat ik als toezichthouder een verantwoordelijkheid heb om bij te dragen aan het realiseren van de SDGs.
24 Als de organisatie waarop ik toezicht houd haar beleid niet
verandert, dan is deze organisatie medeverantwoordelijk voor het mogelijk niet realiseren van de SDGs in 2030.
25 Als raad van toezicht betrekken wij de aandachtspunten uit de relevante SDGs in onze advisering aan het bestuur.
26 Als raad van toezicht gebruiken wij de SDGs mede als normenkader bij de uitvoering van onze toezichthoudende rol.
27 In de praktijk doen wij als raad van toezicht minder met het gedachtengoed uit de SDGs dan ik zou willen.
48 Wij leggen u nu nog een aantal stellingen voor over de sustainable development goals vanuit de drie eerder benoemde perspectieven: de sociologische, ecologische en economische aspecten van de transitiefase waarin de wereld zich bevindt. Deze stellingen zullen betrekking hebben op uw rol als toezichthouder.
Nr Stelling
1 2 3 4 5 Nvt
28 Als raad van toezicht zien wij er op toe, dat het bestuur een adequate analyse maakt van de impact van de organisatie op haar sociale omgeving.
29 Als toezichthouder vind ik het belangrijk om in gesprek te gaan met de werknemers van de organisatie.
30 Participatie van werknemers in de totstandkoming van het beleid van het bestuur is belangrijk.
31 Als toezichthouder vind ik het belangrijk om onderliggende oorzaken van ziekteverzuim te bespreken.
32 Als toezichthouder vind ik het belangrijk om de problemen waar werknemers tegen aanlopen te bespreken met de bestuurders. 33 Het is belangrijk dat de raad van toezicht er op toeziet dat de
‘well-being’ van het personeel is gewaarborgd.
34 Als raad van toezicht zien wij er op toe dat gelijke behandeling en inclusiviteit onder werknemers wordt gewaarborgd.
35 Als raad van toezicht adviseren wij de raad van bestuur actief op de realisatie van gelijke behandeling en inclusiviteit onder werknemers. 36 Als raad van toezicht adviseren wij de raad van bestuur actief op de
realisatie van gelijke behandeling en inclusiviteit onder cliënten. 37 Als raad van toezicht zien wij er op toe dat sprake is van adequate
opleidingsmogelijkheden en ontwikkelingskansen voor het personeel.
38 Ik ben intrinsiek gemotiveerd om duurzamer te leven. 39 Als raad van toezicht zien wij er op toe, dat het bestuur een
adequate omgevingsanalyse maakt waarbij de ecologische impact door en op de organisatie in kaart wordt gebracht.
49 40 Mijn raad van toezicht houdt er actief toezicht op dat de organisatie
in haar beleid nadrukkelijk rekening houdt met haar impact op de natuur.
41 Als toezichthouder zie ik er op toe dat het bestuur voldoende maatregelen neemt met betrekking tot verduurzaming in (de activiteiten van) de organisatie.
42 Als toezichthouder zie ik erop toe dat de organisatie gericht beleid formuleert en acties onderneemt om haar eigen CO2 footprint te verkleinen.
43 Als toezichthouder zie ik erop toe dat de organisatie gericht beleid formuleert en acties onderneemt om de CO2 footprint van derde partijen te verkleinen.
44 Als toezichthouder zie ik erop toe dat de organisatie gericht beleid formuleert en acties onderneemt om te investeren in niet-fossiele energiebronnen.
45 Als toezichthouder attendeer ik het bestuur op het bestaan van subsidies die verduurzaming van de organisatie stimuleren. 46 Als toezichthouder zie ik erop toe dat de organisatie gericht beleid
formuleert en acties onderneemt om de hoeveelheid afval te reduceren.
47 Als toezichthouder zie ik erop toe dat de organisatie - indien van toepassing - expliciet beleid heeft op het gebruik van water. 48 Als toezichthouder vind ik het mijn taak om
duurzaamheidsvraagstukken op de agenda te zetten tijdens vergaderingen met het bestuur.
49 Mijn raad van toezicht adviseert het bestuur ten aanzien van het verankeren van duurzaamheidsvraagstukken in beleid en uitvoering. 50 Als toezichthouder zie ik er op toe dat de organisatie haar
medewerkers stimuleert om expliciet aandacht te besteden aan duurzaamheid.
51 Als toezichthouder zie ik er op toe dat de organisatie haar cliënten stimuleert om expliciet aandacht te besteden aan duurzaamheid. 52 Als toezichthouder zie ik er op toe dat de organisatie in haar
50 53 Als toezichthouder zie ik er op toe, dat het bestuur een adequate
omgevingsanalyse maakt waarbij de economische impact door en op de onderneming in kaart wordt gebracht.
54 Als toezichthouder zie ik er op toe, dat de organisatie actief
participeert in sociale activiteiten in de omgeving van de organisatie. 55 Als toezichthouder zie ik er op toe, dat de organisatie beleid
formuleert ten aanzien van de inkoop van producten waarbij mogelijk sprake is van kinderarbeid of slechte
arbeidsomstandigheden en gedwongen arbeid.
56 Als toezichthouder zie ik er op toe dat de organisatie daar waar mogelijk de samenwerking zoekt met organisaties die de kwaliteit van de dienstverlening kunnen versterken.
57 Als toezichthouder zie ik er op toe dat de organisatie daar waar mogelijk de samenwerking zoekt met organisaties om de duurzaamheid van de dienstverlening te bevorderen.
58 Als raad van toezicht zien wij er op toe dat de organisatie in haar verdere ontwikkeling zo veel mogelijk de samenwerking zoekt met partijen in het werkveld.
59 Als toezichthouder zie ik er op toe dat de organisatie zodanig beleid formuleert dat de maatschappelijke lasten worden verminderd. 60 Als toezichthouder zie ik er op toe dat de organisatie een speerpunt
maakt van verdergaande digitalisering.
61 Als toezichthouder zie ik er op toe dat de organisatie beleid formuleert op het gebied van vervanging van dienstverlening door techniek.
Algemeen
Nr Stelling
1 2 3 4 5 Nvt
62 Als toezichthouder zie ik er op toe dat het bestuur een visie ontwikkelt op het gebied van de diverse relevante
duurzaamheidsvraagstukken.
63 Als toezichthouder stuur ik erop dat we over de SDGs gekwantificeerde rapportage ontvangen.
51 64 Als lid van de raad van toezicht ben ik te allen tijde gespitst op
ontwikkelingen die relevant kunnen zijn voor de organisatie waar ik lid ben van de raad van toezicht.
65 Als toezichthouder zie ik er op toe dat het bestuur periodiek een stakeholderanalyse uitvoert teneinde daaruit belangrijke input te krijgen voor de strategie van de organisatie.
Hiermee zijn we aan het einde gekomen van de stellingen. We sluiten af met twee open vragen met betrekking tot de inhoud, en vervolgens nog twee vragen over het interview in het algemeen.
Vraag: Als u de tijd die u besteedt aan uw organisatie op 100% stelt, hoeveel procent van uw tijd besteed u dan op dit moment ongeveer aan de drie aspecten (sociologisch, ecologisch, en economisch) en hoe zou u deze verdeling het liefste zien over 3 tot 5 jaar?
Werkelijk Gewenst in de toekomst
Sociologisch % %
Ecologisch % %
Economisch % %
Vraag Welke veranderingen in de omgeving hebben de meeste invloed op uw taak als toezichthouder?
Afsluiting
Ik heb nog twee algemene vragen:
• Is er iets dat ik u niet heb gevraagd over uw ervaringen dat u nog graag met mij zou willen delen?
• Heeft u naar aanleiding van dit interview nog vragen aan mij?
Het vervolg voor mij is dat ik dit interview nu ga transcriberen. Mocht u er behoefte aan hebben, dan kan ik de uitgewerkte versie naar u mailen, zodat u mij uw op- of aanmerkingen kunt laten weten. Deze zal ik dan uiteraard verwerken. Uw bijdrage zal verwerkt worden in de resultaten van het onderzoek. Dit zal na het afronden van de scriptie gepresenteerd worden via een presentatie bij Governance Noord. Dit zal plaatsvinden in het voorjaar van 2021. De vorm van de presentatie zal afhangen van de omstandigheden rondom COVID-19 tegen die tijd.
52