3 Theoretisch raamwerk
4.5 Analyse en samenhang
Reggefiber kan op het gebied van de kwaliteit van managementinformatie op een aantal punten verbeteren. De resultaten zijn bediscussieerd met een aantal respondenten om verklaringen achter de resultaten te vinden. Deze worden hier in onderstaande tabel samengevat weergegeven.
Kwaliteit van informatie
De managementrapportages wordt niet altijd eenvoudig en consistent gepresenteerd.
Dit wordt door alle respondenten als één van de belangrijkste eigenschappen gezien van goede managementinformatie.
De oorzaak hiervoor kan worden gevonden in het feit dat er momenteel nog veel rapportages handmatig worden gemaakt. Uit de resultaten van het onderzoek is namelijk gebleken dat nog onvoldoende standaard rapportages in de BI omgeving zijn opgenomen. Het opnemen van meer
standaardrapporten kan meer consistentie aanbrengen in rapporten. Het eenvoudig presenteren van rapporteren is een probleem dat niet op gelost kan worden middels BI. Wanneer de controller wordt ontlast van het maken van rapporteren, kan hier meer tijd aan worden besteed.
Correct, betrouwbare en begrijpbare managementinformatie zijn voor de
respondenten de belangrijkste eigenschappen van goede managementinformatie. Uit het onderzoek blijkt niet dat deze eigenschappen op dit moment
E
veel respondenten als heel belangrijk gevonden, maar scoort nog onder gemiddeld. BI kan hierbij helpen door de informatie juist te structureren, op te slaan en weer beschikbaar te stellen. Ruimte voor verbetering is mogelijk, omdat de resultaten aantonen dat veel controllers op dit moment bezig zijn met het vastleggen en rapporteren van informatie. Wanneer meer van deze taken kunnen worden geautomatiseerd door de inzet van BI, heeft de controller meer tijd voor analyse, presentatie en begrijpbaar maken van de informatie.
Toegankelijkheid van informatie
De managementinformatie is niet gemakkelijk aan te passen naar andere
stuurdimensies. Met name de afdeling control vindt de aanpasbaarheid van rapporten momenteel onvoldoende.
Eén van de voordelen van een BI oplossing is dat informatie uit verschillende databases met elkaar kunnen worden gecombineerd. De volwassenheid op gebied van BI flexibiliteit en schaalbaarheid, architectuur komen als beste uit de resultaten. De basis om dit op te lossen middels BI lijkt daarmee aanwezig. De resultaten tonen aan dat de hoeveelheid data die is ontsloten nog
verbeterd kan worden. Doordat nog niet alle data in het datawarehouse is opgenomen, is de mogelijkheid om te downdrillen nog beperkt mogelijk. Wanneer BI dit wel ondersteunt, kan de controller gemakkelijk vanuit verschillende invalshoeken de informatie analyseren en presenteren.
De resultaten tonen aan dat de huidige managementinformatie goed scoort op
eigenschappen zoals ‘beïnvloedbaar prestatieprofiel’, tijdige informatie en hoge snelheid van verkrijgen eigenschappen zijn die relatief.
De keuze voor het juiste prestatieprofiel is moeilijk te verbeteren door de inzet van BI. Dit is vooral aan de business en controllers om de juiste set te
bepalen. Op gebied van tijdigheid van informatieverstrekking en snelheid tot het verkrijgen van informatie kan BI van toegevoegde waarde zijn doordat rapporten standaard verstuurd kunnen worden. Daarnaast is de organisatie niet afhankelijk van medewerkers die rapporten handmatig maken.
Toepasbaarheid van informatie
De resultaten tonen aan dat de huidige managementinformatie slecht scoort op
gebied van het tonen van boven- en ondergrenzen en relatie met processen.
BI kan een bijdrage leveren door informatie te koppelen aan normen, targets en bandbreedtes. Middels automatische ‘alerts’ kan BI bijdragen om snel informatie te verkrijgen wanneer bepaalde prestaties zich boven of onder een kritisch waarde begeven. Door de combinatie van het hebben de juiste KPI’s en de juiste boven- en ondergrenzen, heeft de controller goede informatie om de prestaties van de onderneming te bediscussiëren. De controller kan op die manier gemakkelijker invloed uitoefenen op het management.
E
Ontwikkeling van BI stimuleren
In algemene zin kan de BI organisatie worden verbeterd. Een betere BI organisatie
kan bijdragen om de ontwikkelingen te versnellen en daarmee haar toegevoegde waarde vergroten.
Uit de resultaten blijkt dat de visie, missie en strategie op gebied van BI in beperkte mate bekend zijn binnen de organisatie. Verder valt op dat de meningen over de inzet van BI tussen respondenten wisselend is. De directie heeft samen met de afdeling FIT een mogelijkheid om dit te gaan verbeteren, zodat BI in alle lagen van de organisatie beter kan worden ingezet.
Op gebied van gebruikerstevredenheid en vriendelijkheid zijn de
respondenten over het algemeen redelijk tevreden. De applicatie zelf scoort wel relatief laag. Focus op een verbetering van de applicatie kan de
tevredenheid en vriendelijkheid nog verder verhogen. Dit zal de bereidheid om BI te gaan gebruiken verhogen en de verdere implementatie van BI
versnellen.
Momenteel ligt veel technische kennis van BI bij externen. Om kennis te borgen en de continue beschikbaarheid van BI blijven garanderen moet meer kennis binnen worden gehaald. Daarnaast ligt er een mogelijkheid om door middel van training de kennis van medewerkers te vergroten.
Uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat specifiek voor de afdeling bouw de inzet van BI van cruciaal belang is. Daarnaast wordt deze afdeling veelal gestuurd op basis van aantallen en euro’s.
Uit de resultaten blijkt dat de volwassenheid van de BI architectuur laag is ten opzichte van andere afdeling. Dit kan een risico zijn voor een afdeling.
E
5 Conclusies en discussie
In paragraaf 5.1 worden de conclusies van het onderzoek beschreven aan de hand van de onderzoeksvragen.Elk onderzoek heeft zwakke en sterke punten. In paragraaf 5.2 wordt daarom de kwaliteit van het onderzoek bediscussieerd. Ten slotte wordt in paragraaf 5.3 de mogelijkheden voor vervolgonderzoek voorgesteld.
5.1 Conclusies
De resultaten tonen aan dat BI voor Reggefiber een belangrijk instrument is voor het halen van haar doelstellingen. De visie, missie en strategie en de hoeveelheid ontsloten data zijn belangrijke aspecten die de volwassenheid bepalen.
Reggefiber heeft over het algemeen een gemiddelde BI volwassenheid, maar kan op een aantal specifieke punten verbeteren. De BI architectuur, de flexibiliteit en
schaalbaarheid van de BI systemen scoren relatief hoog. Verbeterpunten zijn de BI trainingen die momenteel nog in beperkte mate worden georganiseerd.
De kwaliteit van managementinformatie is over het algemeen redelijk. De resultaten tonen aan dat de gemeten prestaties goed beïnvloedbaar zijn en de informatie op tijd beschikbaar is. De downdrillbaarheid en aanpasbaarheid van informatie is op dit moment zeer beperkt en is de informatie niet altijd correct en betrouwbaar. Dit laatste aspect is voor de respondenten zeer belangrijk.
Controllers spenderen momenteel de helft van hun tijd aan het vastleggen en
rapporteren van informatie. In de gewenste situatie is dit 20% tot 30%. Op dit moment worden controllers hierdoor beperkt om zich te ontwikkelen tot business partner. Reggefiber heeft de basis gelegd met een goede BI organisatie en BI technologie.
Het ontbreekt in algemene zin aan een lange termijn visie en strategie die breed door de directie wordt uitgedragen. Op die manier wordt het gebruik van BI niet
gestimuleerd en wordt BI op dit moment onvoldoende als belangrijk instrument ingezet.
Wanneer Reggefiber meer data ontsluit in haar datawarehouse, kan de kwaliteit van managementinformatie verbeteren. Door meer informatie te combineren en meer verschillende stuurdimensies beschikbaar te hebben, kan beter inzicht worden verkregen in oorzaak- gevolg relaties.
De controller kan ontlast worden van zijn rapportagetaken, wanneer meer standaard rapporten worden opgenomen in de BI-omgeving. Dit verminderd de kans op fouten en worden de rapportages consistenter. Daarnaast is Reggefiber minder afhankelijk van controllers voor het maken van rapportages.
Doordat BI de controller kan ontlasten op gebied van vastlegging en rapportage van informatie, heeft de controller meer tijd voor analyse en advies. Daarnaast kan de controller meer tijd besteden om informatie op de juiste manier te presenteren en de juiste boven- en ondergrenzen te bepalen. Op die manier kan de controller een betere bijdrage leveren om de doelstelling van het bedrijf te realiseren en daarmee
E
zich te ontwikkelen tot een business partner. De controller moet zich wel bemoeien met het vastleggen van informatie in het datawarehouse. De controller moet namelijk snappen op welke wijze en welke informatie wordt getoond in de BI-omgeving. De controller legt zelf de informatie niet meer vast, maar denkt na op welke wijze de informatie moet worden vastgelegd. Dit bevorderd de consistentie van
managementinformatie, verminderd de kans op fouten en maakt het mogelijk om eenvoudiger informatie te analyseren.
Hieronder worden de deelvragen beantwoord.
Deelvraag 1
Wat is business intelligence en aan de hand van welke factoren kan de volwassenheid van business intelligence worden gemeten?
Antwoord
BI kan omschreven worden als alle processen en bijbehorende software om data te verzamelen, analyseren en te dimensioneren om tot betere besluitvorming te komen De resultaten van dit onderzoek bevestigen dat de volwassenheid van BI op basis van meerdere dimensies wordt bepaald. Volgens dit onderzoek zijn dit in volgorde van belangrijkheid: Organisatie en besliscultuur, BI technologie, BI organisatie en het BI gebruik.
Deelvraag 2
Wat is kwalitatief goede managementinformatie en aan de hand van welke dimensies kan kwalitatief goede managementinformatie worden gemeten?
Antwoord
Goede managementinformatie kenmerkt zich door twee eigenschappen, namelijk ‘klaar voor gebruik’ en ‘voldoet aan het beoogde doel’. De kwaliteit van goede managementinformatie kan worden gemeten aan de hand van drie belangrijke dimensies, namelijk (1) kwaliteit van informatie an sich, (2) toegankelijkheid van informatie en de (3) toepasbaarheid van
informatie.
Deelvraag 3
Wat is de veranderende rol van de controller en aan de hand van welke factoren kan dit worden gemeten?
Antwoord
De rol van de controller wordt bepaald in welke mate de volgende taken worden uitgevoerd: (1) het vastleggen van informatie, (2) het rapporteren van informatie, (3) het analyseren van informatie en (4) het geven van advies. BI kan helpen de eerste twee stappen te
automatiseren waardoor meer tijd gecreëerd kan worden voor analyse en het creëren van inzichten. Op die manier kan de controller zijn toegevoegde waarde vergroten.
E
Deelvraag 4
Wat is de relatie tussen business intelligence en de kwaliteit van managementinformatie en wat betekent die relatie voor de rol en positie van de controller?
Antwoord
Door de inzet van BI wordt de kwaliteit van informatietoegang direct positief beïnvloed. Aspecten zoals traceerbaarheid, beheersbaarheid, interactiviteit, beveiliging, gemak worden positief beïnvloed. De kwaliteit van informatie wordt ook beïnvloed, echter is het verband minder direct doordat aspecten zoals beknoptheid en helderheid ook van invloed zijn. De toegevoegd waarde van informatie kan tevens worden verbeterd, doordat meer tijd aan analyse en presentatie van informatie kan worden besteed. De controller kan hierdoor op
een betere manier zijn toegevoegde waarde leveren op gebied van besluitvorming en advies.
Deelvraag 5
Hoe is business intelligence binnen Reggefiber georganiseerd?
Antwoord
Binnen Reggefiber zijn verschillende informatiebronnen gekoppeld aan één centraal
datawarehouse. Vanaf 2014 is de afdeling FIT ontstaan die zich primair bezig houdt met de ontsluiting van informatie, het ontwikkelen van rapportages en het beheer van BI. Zoveel mogelijk managementinformatie wordt door deze afdeling voorbereid.
Deelvraag 6
Wat is de volwassenheid van business intelligence?
Antwoord
De meeste dimensies liggen net boven of net onder niveau drie van volwassenheid wat overeenkomt met intermediate. De visie, missie en strategie, de hoeveelheid data en data management zijn de belangrijkste factoren voor de bepaling van de volwassenheid.
Reggefiber heeft de mogelijkheid om door te groeien naar een volwassenheid van niveau 5. De factoren flexibiliteit en schaalbaarheid, de BI architectuur en BI als strategisch instrument hebben een hoge volwassenheid en de factoren BI-personeel, skills en training hebben relatief een lage volwassenheid.
E
Deelvraag 7
Wat is de kwaliteit van managementinformatie?
Antwoord
De onderdelen correct en betrouwbaar, begrijpbaarheid en eenvoudig en consistent zijn de belangrijkste eisen waar managementinformatie aan moet voldoen. De factoren correct en betrouwbaar, tijdigheid, snelheid van verkrijgen, gemeten prestatie goed beïnvloedbaar, kennen relatief een hoge volwassenheid. De onderdelen traceerbaarheid, onder- en bovengrenzen en aanpasbaarheid hebben relatief een lage volwassenheid en zijn voor verbetering vatbaar.
Deelvraag 8
In hoeverre bepaald de mate van volwassenheid van business intelligence de kwaliteit van de managementinformatie?
Antwoord
BI is een middel om managers continue informatie te verschaffen over de status van hun business door middel van goede stuurinformatie. Deze studie bevestigt dat de
volwassenheid hierdoor de managementinformatie kan verbeteren. Samengevat betekent dit dat BI kan helpen bij het verhogen van de betrouwbaarheid van informatie doordat het bewaken van datakwaliteit in de bronsystemen momenteel nog onvoldoende gebeurd. Daarnaast kan hoeveelheid data die is ontsloten worden vergroot waardoor meer informatie makkelijk aangepast kan worden naar andere stuurdimensies. Daarnaast kan door verdere implementatie van BI de organisatie ontlasten bij het maken van veel rapportages, waardoor meer tijd kan worden besteed aan de presentatie van informatie en het nadenken en
aanbrengen van onder- en bovengrenzen.
Deelvraag 9
Wat is de veranderde rol van de controller in relatie tot de volwassenheid van business intelligence?
Antwoord
Controllers besteden momenteel ongeveer 45% van hun tijd aan analyseren van informatie en geven van advies. Zowel de business als ook de controllers zijn van mening dat dit meer dan 70 procent moet zijn. De resultaten van het onderzoek geven aan dat de inzet van BI het belangrijkste middel is om dit te bereiken. De controller moet hiervoor eerst zijn tijd
investeren in de juiste vastlegging van informatie in het datawarehouse. Nadat de registratie en rapportage van de basis stuurinformatie is geautomatiseerd, kan de controller meer tijd besteden aan de analyse en het creëren van inzichten.
E
5.2 Kwaliteit onderzoek
Het onderzoek is binnen Reggefiber onder alle belangrijke stakeholders op gebied
van managementinformatie afgenomen. Hierdoor is een compleet en volledig beeld ontstaan van de volwassenheid van BI en de kwaliteit van managementinformatie. Het onderzoekt heeft ook een hoog respons percentage (95%).
Dit onderzoek is vooral beschrijvend van aard. De relatie tussen het doorontwikkelen
van BI en kwaliteit van managementinformatie is weinig wetenschappelijk
onderzocht. Dit blijkt ook lastig te zijn vanwege andere factoren die de kwaliteit van managementinformatie kunnen bepalen. In dit onderzoek zijn de soft skills van de controller bijvoorbeeld niet meegenomen. Deze skills bepalen ook voor een deel de rol die de controller inneemt en eisen stelt aan managementinformatie.
Het onderzoek beperkt zich tot Reggefiber. De beschreven problematiek en
resultaten van het onderzoek kunnen zich ook voordoen bij andere organisaties. Door de specifieke setting binnen Reggefiber blijft het onduidelijk of dezelfde verbanden kunnen worden aangetoond bij andere organisaties. Factoren zoals grootte van het bedrijf, marktsegment, sector en cultuur kunnen bijvoorbeeld de relatie beïnvloeden. De resultaten van het onderzoek kunnen daarom beperkt worden geëxtrapoleerd naar andere bedrijven. In de literatuur is er weinig aandacht voor de impact van BI op de managementinformatie en de rol van de controller. Door deze gevonden
verbanden te toetsen in andere settings, kunnen de resultaten geëxtrapoleerd worden naar andere settings, wat kan leiden tot een verrijking van de bestaande theorie.
De onderzoeksmodellen zijn gebaseerd op literatuuronderzoek en vorig onderzoek.
Meer praktijkonderzoek is nodig om de daadwerkelijke modellen te kunnen toetsten op bruikbaarheid.
5.3 Vervolg onderzoek
Om daadwerkelijk de belangrijkste dimensies van BI en de kwaliteit van
managementinformatie te kunnen meten, is een longitudinaal studie wenselijk. Dit onderzoek is ‘slechts’ een momentopname. De toegevoegde waarde van BI wordt namelijk vaak pas op lange termijn zichtbaar. Om die reden is een onderzoek met meerdere tijdsmomenten wenselijk.
Statische vervolgonderzoek is nodig om significant aan te tonen welke factoren in welke mate de relatie tussen BI en kwaliteit van managementinformatie bepalen. Daarnaast is daarbij een grotere populatie benodigd, bij voorkeur meerdere organisaties in verschillende branches.
In de literatuur is veel aandacht voor de rol van de controller. Weinig onderzoek focust zich op de effecten van BI op de rol van de controller. In dit onderzoek is de impact op de rol van de controllers van Reggefiber in kaart gebracht. Onderzoek onder een grote groep controllers kan aantonen dat deze verandering zich vaker voordoet. De externe validiteit van dit onderzoek wordt daarmee verbeterd.
E
Dit onderzoek focust zich op de kwaliteit van managementinformatie dat bestemd is
voor het management van Reggefiber. Vervolgonderzoek kan uitwijzen op welke wijze ook leveranciers, klanten en andere belanghebbenden met behulp van BI kunnen worden voorzien van betere informatie. Op deze wijze kan BI van toegevoegde waarde zijn voor de hele keten.
E
6 Bibliografie
CIMA. (2008). Improving decision making in organisations. London: Chartered
institute of management accountants.
Cornel, M., Renes, R., & Vervuurt, J. (2013). Wil de echte controller nu opstaan? Een onderzoek naar de rol van de controler in de toekomst. Opgeroepen op november 14, 2014, van
http://www.resources.nl/content/nl/docs/DialogueMagazineLef/Dutch_indiv/Onderzoe k%20controller%20toekomst.pdf
Cosic, R., Shanks, G., & Maynard, S. (2012). Towards a business analytics capability maturity model. Australasian conference on information systems, (pp. 1-10). Geelong. Davenport, T., Harris, T., & Morrison, R. (2010). Analytics at work, smarter decisions,
better results.
de Bruin, T., Freeze, R., Kulkarni, U., & Rosemann, M. (2005). Understanding the main phases of developing a maturity assesment model. Proceedings of the 16th australasian conference on informatiion systems.
de Graaf, F., & van der Wal, H. (2012, April). Controller moet eigen rol en positie herdefiniëren. Finance & Control, 38-43.
Eppler, M. (2006). Managing information quality: increasing the value of information in knowledge-intensive products and processes. Springer.
Ernst & Young. (2008). The changing role of the financial controller.
Hilton, R. (2002). Managerial accounting: creating value in a dynamic business
environment. New York: McGraw-Hill.
Hoçevar, B., & Jakliç, J. (2010). Assessing benefits of business intelligence systems - a case study. Journal of contemporary management issues, 15(1), 87-119.
Jaklic, J., Coelho, P. S., & Popovic, A. (2009). Information quality improvement as a measure of business intelligence system benefits. Business and Economics.
Laan, P. (2009, 08). Information Logistics verbetert management-informatie.
Opgeroepen op 10 28, 2014, van Conquaestor:
http://www.conquaestor.nl/finc/information-logistics-verbetert-management-informatie- 0
Lahrmann, G., Marx, F., Winter, R., & Wortmann, F. (2011). Business intelligence maturity models: an overview. In Proceedings of the Hawaii International Conference on System.
Lasance, A. (2014). Controller: sparring of business partner? Controlling, 20-24. Lillrank, P. (2003). The quality of information. International journal of Quality &
E
Lonnqvist, A., & Pirttimaki, V. (2006). The measurement of business intelligence. Information systems management, 32 - 40.
Loon, v., & van Loon, P. (1995, september ). Financieel en economisch management.
Een proeve van beschrijving, advisering en ondezoek. Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie, pp. 496-508.
Marshall, L., & de la Harpe, R. (2009). Desicion making in the context of business intelligence and data quality. SA Journal of information management.
Merchant, K. (1998). Text and cases. Moder management control systems, 640.
Olszak, C. (2013). Assessment of business intelligence maturity in the selected organizations. Proceedings of the 2013 federated conference on computer science and information systems, (pp. 951-958). Katowice.
Paterson, R., & Vermaas, B. (2013, januari/februari). De business wil betere managementinformatie. Tijdschrift Controlling, pp. 22 - 26.
PwC. (2013, 4 8). Kwaliteit managementinformatie onder de maat. Opgeroepen op 10
28, 2014, van Consultancy.nl: http://www.consultancy.nl/nieuws/5974/pwc-kwaliteit- managementinformatie-onder-de-maat
Raber, D., Wortmann, F., & Winter, R. (2013). Towards the measurement of business intelligence maturity. 21st European conference on information systems, (pp. 1-12). Rajteric, I. (2010). Overview of business intelligence maturity models. International
journal of human science, 15(1), 47-67.
Rouwelaar, H. t. (2008). The roles of controllers: theoretical review and framework. Breukelen: Nyenrode Research Group.
Sangar, A., & Iahad, N. (2013). Critical factors that affect the success of business intelligence systems (BIS) implementation in an organization. International journal of scientific & technology research, 2(2), 176-180.
Sathe, V. (1983). The controller's role in management. Organizational Dynamics, 31-