Aanbevelingen mbt fietsvriendelijkere schoolstraten zijn uitgetest, de
bevindingen en beleidsaanbevelingen zijn aan het district overgemaakt en met het district besproken
voorstel en planning van een slot/dialoogmoment zijn overgemaakt
de projecthouder bezorgt het district een ingevuld logboek, een ingevuld overzicht van de kastickets, facturen... en ondertekende ontvangstbewijzen van vrijwilligers- of artiestenvergoedingen voor deze periode
Mijlpaal 6: oplevering stukken (één maand na de laatste activiteit of ten laatste 15 december 2020)
het eindrapport met foto’s zijn aan de contactpersoon van district Antwerpen bezorgd
oplevering stukken zoals vermeld in Artikel 7 en 9 is gebeurd
de projecthouder bezorgt het district een ingevuld logboek, een ingevuld overzicht van de kastickets, facturen... en ondertekende ontvangstbewijzen van vrijwilligers- of artiestenvergoedingen voor laatste periode
Artikel 6 Bedrag en bestemming van het budget
Het district kent een toelage toe van 20.000 EUR aan de begunstigde voor het uitvoeren van dit project.
Door het ondertekenen van deze overeenkomst wordt aan begunstigde het recht niet ontzegd om aan het district ondersteuning voor andere projecten te vragen (logistiek, financieel,...). De in deze overeenkomst afgesproken acties of investeringen mogen
echter niet dubbel gefinancierd worden.
Cofinanciering door een derde voor de acties of investeringen in het kader van deze convenant is wel toegestaan zolang het totaalbedrag van de ontvangen toelage(n) de werkelijke kost van de activiteiten of investeringen niet overschrijdt.
Om de toelage te bekomen mag de begunstigde geen openstaande, niet-betwiste vervallen schulden hebben ten aanzien van het district.
De begunstigde gebruikt het budget als volgt:
Uitgavepost Min/max
Personeel Max 15.000 EUR
Freelance kosten 10% van de hoger vermelde loonkost moet niet verantwoord worden, maar kan dienen voor overheadkosten zoals bureaumateriaal, werkingskosten van de organisatie, etc…
variabele kosten: Min 25% van totaalbudget
Promomateriaal Kleine catering Klein materiaal
Bedragen zijn inclusief BTW.
Voor materiaal aangekocht binnen de uitvoering van deze overeenkomst gelden volgende afspraken:
elektronisch materiaal wordt drie jaar gebruikt; binnen die tijd kan geen
gelijkaardig materiaal worden aangevraagd, tenzij bij aanpassing van capaciteit;
meubilair wordt tien jaar gebruikt; binnen die tijd kan geen gelijkaardig materiaal worden aangevraagd, tenzij bij aanpassing van capaciteit;
bij defecten of diefstal wordt geen nieuw materiaal ter beschikking gesteld.
voor tweedehandsmateriaal gelden de garantieperiodes voorzien door de leverancier;
duurzame materialen moeten verzekerd worden tegen diefstal. De
veiligheidsmaatregelen die hiermee samengaan moeten nageleefd worden.
Als de convenant vroegtijdig wordt beëindigd vraagt het district een financiële terugvordering van een bedrag voor duurzame materialen/investeringen in verhouding tot de uitvoering van de convenant
Artikel 7 Financiering
Na ondertekening van deze overeenkomst door beide partijen stort het district het budget op het rekeningnummer BE 37 0018 2921 9128. als volgt:
30% van dit bedrag wordt gestort bij het behalen van mijlpaal 1,
30% bij het behalen van mijlpaal 2,
20% bij het behalen van mijlpaal 3,
10% bij het behalen van mijlpaal 4
10% (resterend budget) wordt uitgekeerd na een positieve evaluatie van het eindrapport zoals bedoeld in artikel 9, maar ten laatste drie maanden na het indienen van voornoemd verslag.
Het eerste deel van de toelage zal enkel uitbetaald worden na voorlegging door de begunstigde van:
een kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch Staatsblad
de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de
rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de convenant ondertekent
de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur
bankattest met het bankrekeningnummer van de rechtspersoon
het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag
de laatst goedgekeurde begroting
het BTW-statuut
Medewerkers met loon van de Burgerbegroting houden dagelijks een door het district aangeleverd Excel-sjabloon/logboek bij van de gepresteerde uren en vermelding waaraan de uren werden besteed. Per medewerker moet er een contract en taakomschrijving aangeleverd te worden. 10% van de hogervermelde loonkost moet niet verantwoord worden, maar kan dienen voor overheadkosten zoals bureaumateriaal, werkingskosten van de organisatie, etc.…
Projecthouders noteren maandelijks alle kastickets, facturen en andere verantwoordingsstukken van uitgaven in een door het district aangeleverd Excel-sjabloon. Bij elke mijlpaal wordt dit overzicht samen met de kastickets, facturen,…
aan het district bezorgd.
Het district bezorgt de projecthouder sjablonen om een overzicht van ontvangstbewijzen voor vrijwilligers- of artiestenvergoedingen in te vullen. Ter verantwoording van uitbetalingen van vrijwilligers- of artiestenvergoedingen aanvaardt het district uitsluitend deze ontvangstbewijzen die door de ontvanger van de vergoedingen ondertekend werden.
Verantwoordingsstukken worden aanvaard onder andere onder de vorm van:
facturen;
kastickets;
contracten vrijwilligersvergoedingen of loonbrieven;
overschrijvingen;
ingevulde sjablonen van logboeken, ondertekende artiesten- en vrijwilligersvergoedingen, overzichten van kastickets, facturen, e.d.
Artikel 8 Communicatie
De begunstigde en het district zijn partners in communicatie. Voor alle communicatie
betreffende het project gelden de volgende afspraken:
het label van de burgerbegroting wordt duidelijk leesbaar (min. 10% op de voorkant van de drager) op alle communicatiedragers geplaatst;
in tekst is er altijd een woordelijke vermelding van de burgerbegroting 2019-2020 van het district Antwerpen;
promotie over het project gebeurt minstens in het Nederlands;
de begunstigde verbindt er zich toe iedere externe communicatie (bekendmaking, persactie, aankondiging, promotie of publiciteit, …) omtrent dit project, en dit ongeacht de doelgroep, vooraf met het district te bespreken;
in de communicatie draagt de begunstigde er zorg voor dat de neutraliteit van het district bewaakt wordt;
bij communicatie op sociale media wordt de Burgerbegroting vermeld
(@Burgerbegroting op Facebook, #Burgerbegroting op Instagram of Twitter). Bij Facebook evenementen wordt de Burgerbegroting als medeorganisator
aangeduid. Indien de uitvoerder niet op sociale media zit, mailt hij evenementen en verslagen van evenementen door, zodat die op Facebook gedeeld kunnen worden;
de projectleider van het district wordt vooraf op de hoogte gebracht van evenementen zoals toonmomenten, slotfeesten, etc..
Artikel 9 Rapportering door de begunstigde
De begunstigde brengt een eindevaluatie binnen in de vorm van een schriftelijk verslag met daarin een inhoudelijk evaluatie van de investeringen, de activiteiten, fotoverslag, voorbeelden van promotiemateriaal, het financieel verslag met de nodige bewijsstukken en de cijfergegevens van het aantal bereikte personen.
Dit wordt bezorgd een maand na de laatste activiteit, en voor projecten met een duurtijd van een volledig jaar ten laatste op 15 december 2020.
Artikel 10 Evaluatie en controle
Het district zal een algemene evaluatie uitvoeren van de overeenkomst.
De begunstigde verbindt zich ertoe de hem toegekende middelen te beheren als een goede huisvader en uitsluitend aan te wenden voor het verwezenlijken van zijn doelstellingen zoals omschreven in deze overeenkomst.
Op eenvoudig verzoek van het district levert de begunstigde bijkomende informatie aan het district.
Het district heeft steeds het recht om (ter plaatse) na te gaan of:
de verleende toelage wordt aangewend voor het doel waarvoor ze wordt toegekend;
uitvoering wordt gegeven aan de overeenkomst;
de afgesproken doelstellingen worden nagestreefd en gerealiseerd.
De controle hierop gebeurt door personeelsleden van het district of door externen, daartoe aangeduid door het district.
Het district heeft het recht om door haar eigen diensten of door een externe
bedrijfsrevisor onaangekondigde controles van de boekhouding te laten uitvoeren.
Artikel 11 Sancties
De begunstigde is gehouden tot onmiddellijke geheel of gedeeltelijke terugbetaling van reeds ontvangen bedragen en/of het district is niet gehouden het resterende saldo van de toelage uit te keren wanneer:
de begunstigde de voorwaarden van deze overeenkomst niet naleeft;
de begunstigde de toelage niet (integraal) aanwendt voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend;
de begunstigde de beoogde resultaten niet behaalt en dit niet met objectieve argumenten kan verantwoorden,
de begunstigde meer middelen ontvangen heeft dan waar hij op basis van zijn afrekening recht op heeft,
de begunstigde de door het district Antwerpen of de hogere bestuurlijke overheden gewenste bewijsstukken niet voorlegt of de controle verhindert;
de begunstigde een onregelmatig beheer voert en het district dit vaststelt of ervan op de hoogte wordt gebracht;
het district kan ook om andere redenen gemotiveerd beslissen dat de
begunstigde (een deel van) de toelage moet terugbetalen of dat deze niet verder worden uitbetaald.
Indien de begunstigde de toelage geheel of gedeeltelijk moet terugbetalen, zal het district Antwerpen een factuur opmaken voor de betreffende som. De begunstigde zal dit bedrag binnen de 30 dagen na ontvangst van deze factuur betalen.
Artikel 12 Wijziging of verbreking overeenkomst
Deze overeenkomst kan aangepast worden op voorstel van beide partijen, bij onderling schriftelijk akkoord.
Deze overeenkomst kan door elk van de partijen worden opgezegd indien de andere partij zijn verplichtingen hieronder niet nakomt. Hiertoe stelt de ene partij de andere officieel in gebreke door middel van een aangetekend schrijven. Indien de in gebreke gestelde partij niet binnen één week na ontvangst van het aangetekend schrijven de situatie remedieert, kan de andere partij de overeenkomst opzeggen door middel van een aangetekend schrijven.
Artikel 13 Aansprakelijkheid van het district Antwerpen
Het district Antwerpen kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 14 Betwistingen
In geval van gerechtelijke betwisting is alleen de Rechtbank van Antwerpen, afdeling Antwerpen, bevoegd.
Artikel 15 Toepasselijke wetgeving
Deze overeenkomst is onderworpen aan de Belgische wetgeving, in het bijzonder aan de wet 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en het stedelijk algemeen reglement op de toelagen van 18 december 2006.
Artikel 16 Vrijwaringsclausule
Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven.
Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.
De subsidie of infrastructuur aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:
weigeren of terugvorderen van de subsidie
eenzijdig beëindigen van de samenwerking
verhuurverbod in alle stedelijke centra
weigering logistieke ondersteuning
Het district Antwerpen kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.
Namens de districtsraad Antwerpen:
De districtssecretaris De voorzitter van de districtsraad
Herald Claeys Marita Wuyts
Voor Commons Lab Antwerpen vzw:
Koen Wynants, voorzitter