Niet minder belangrijk voor een politiezone is de administratieve ondersteuning. De kwaliteit van het
werk dat onze mensen op het terrein afleveren wordt ook beïnvloed door de logistieke ondersteuning en de investering inzake het welzijn van ons personeel. We werken met “individuen” en onze politiezone probeert onze medewerkers zoveel mogelijk degelijk en modern materiaal ter beschikking te stellen. Ook heeft de leiding veel aandacht voor het welzijn van iedere medewerker en worden hiervoor door de politiezone, vanuit het HRM-team, projecten en activiteiten opgestart. Voorbeelden hiervan zijn de jaarlijkse teambuilding, de nieuwjaarsreceptie en het personeelsfeest, afterworks, contactname en ondersteuning langdurige zieken,…. In 2015 werd een enquête “psychosociaal welzijn” uitgevoerd. Op basis van deze resultaten werd in eerste instantie een “Welzijnsteam” opgericht. Dit team, gevormd door medewerkers uit verschillende diensten, rangen en graden, heeft als doel voorstellen te formuleren ter verbetering van het welzijn van onze medewerkers. Zij baseren zich op de resultaten van de enquête en kiezen de prioriteiten.
Deze worden dan voorgelegd aan de leiding en het bestuur.
De dienst “administratieve steun” wordt geleid door een CaLog niv. A/juriste die eveneens adviseur is van de korpschef. De dienst bestaat uit drie teams:
- personeel/HRM;
- beleid en administratief secretariaat
- middelen (logistiek en onderhoud, ICT, financiën, DPO/communicatie).
Taakaccenten
Een kleinere politiezone kan voor elke taak geen personeel aanwerven of aanduiden die deze taak exclusief uitvoert. Dit betekent dat een aantal medewerkers extra opdrachten en taken ontvangen en zodoende een taakaccent krijgen. In sommige gevallen is de capaciteit die het personeelslid aan deze deeltaak kan spenderen zeer beperkt tot bijna nihil. Het weegt in veel gevallen zwaar op de uitvoering van de kerntaken door de medewerker. Sommige taken of opdrachten zijn wettelijk bepaald of staan in een bestuurlijke of gerechtelijke richtlijn. Hierna worden enkele van de belangrijkste opgesomd:
Geweldbeheersing
Het gaat om de uitvoering van de omzendbrief GPI 48. Deze omzendbrief heeft als doel de opleiding en training in de verschillende domeinen van de geweldbeheersing te organiseren voor al het personeel van het operationeel kader van de politiediensten en dit zoals algemeen voorzien in de statutaire teksten die toepasselijk zijn op dit kader en in het bijzonder volgens de algemene beginselen van het welzijn op het werk.
Ook de omzendbrief GPI 48bis inzake de organisatie van de AMOK-oefeningen is hierbij zeer belangrijk.
De omzendbrief GPI 48 legt een aantal strenge richtlijnen op inzake de vorming en training van de operationele medewerkers in het kader van gebruik van dwang met of zonder vuurwapen. Het is belangrijk dat elk personeelslid minimaal de voorziene trainingen volgen en dit is niet altijd even evident. Onze politiezone beschikt over 1 HINP/coördinator, 2 HINP’s-monitoren en 2 INP’s-monitoren.
De politiezone organiseert wekelijks trainingen met vuurwapen, gevechtstechnieken wapenstok en/of tactische oefeningen.
Inzake geweldbeheersing heeft de politieraad in juni 2019 de subovereenkomst in het kader van de politieassociatie NORA goedgekeurd (bijlage 5).
Wapenwetging – dossiers vergunningen
Deze dossiers worden behandeld door 2 HINP’s waarvan 1 HINP coördinator onthaal is en de andere HINP APO-officier
Intern Toezicht
Er is geen aparte dienst intern toezicht. De klachten en tuchtdossiers worden in eerste instantie behandeld door de korpschef die 1 commissaris aanduidt als onderzoeker. Inzake vooronderzoeken tucht en gerechtelijke dossiers lastens medewerkers wordt het onderzoek uitgevoerd door het diensthoofd van het gerechtelijk bureel. Klachten worden in principe aan de hiërarchische overste overgemaakt voor verdere behandeling. Er is zeker nood aan capaciteit om de omzendbrief CP3 inzake de organisatiebeheersing toe te passen. Intern toezicht is niet alleen negatief maar het is eveneens de bedoeling om rekening te houden met bedankingen en felicitaties. Deze worden, na kennisname door het personeelslid en ondertekening door de korpschef, in het persoonlijk dossier geklasseerd. Wat “intern toezicht” betreft, wordt eveneens werk gemaakt van een subovereenkomst in het kader van de politieassociatie NORA.
Beroepenvoorlichters
4 inspecteurs staan ter beschikking van de kandidaat politiemensen. We investeren veel in het aantrekken van nieuwe medewerkers. We organiseren jobinfodagen en infomomenten waarbij de HR-dienst nauw samenwerkt met de operationele medewerkers om de werking van onze politiezone toe te lichten.
Vertrouwenspersoon
De wetgever verplicht elke politiezone om een vertrouwensdienst op te richten (Titel III van het Ministerieel besluit van 28/12/2001 tot uitvoering van sommige bepalingen van het KB van 30/03/2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten). We beschikken vandaag over 1 vertrouwenspersoon doch zouden nog een 2 personen willen opleiden.
Interne preventieadviseur
De interne preventieadviseur is de persoon binnen het bedrijf die de werkgever ondersteunt om de maatregelen uit de welzijnswet toe te passen. Elke werkgever met meer dan 20 werknemers moet een interne preventieadviseur aanstellen. Hij bekleedt hierbij een onafhankelijke en neutrale positie. De verantwoordelijkheid voor het welzijn op het werk ligt bij de werkgever en de leidinggevenden. Bij de uitvoering van hun opdrachten worden zij geacht advies te vragen aan de preventieadviseur en hem zoveel mogelijk te betrekken bij veranderingen in de politiezone, de aankoop van nieuwe arbeidsmiddelen, de aankoop van beschermingsmiddelen, enz.
De preventieadviseur onderzoekt op quasi permanente wijze de risico's, de gebeurde incidenten en ongevallen en de geformuleerde klachten. De preventieadviseur werkt nauw samen met de arbeidsgeneesheer en andere deskundigen van in en buiten de politiezone. Vaak vervult hij hierbij een coördinerende rol.
Onze zone beschikt over 1 preventieadviseur die deel uitmaakt van interventie. Omdat hij niet altijd voldoende capaciteit heeft om zijn taak als preventieadviseur ten volle uit te voeren wenst de zone ook hier een 2de persoon op te leiden en aan te stellen als preventieadviseur.
Onze zone werkt nauw samen met de firma Liantis (arbeidsgeneeskundige dienst en externe preventieadviseur).
Diefstalpreventie
We beschikken over (slechts) 2 opgeleide diefstalpreventieadviseurs. Hoewel het aantal aanvragen voor advies beperkt is, is dit aantal onvoldoende. In het kader van de oprichting van buurtinformatienetwerken zal de vraag meer dan waarschijnlijk stijgen. Ook hier moeten we dus investeren in ofwel bijkomende intern opgeleide personen ofwel werken via een systeem van (externe) vrijwilligers. Ondertussen zouden 3 bijkomende inspecteurs worden opgeleid zodoende dat zij in 2020 kunnen ingezet worden.
MEGA (Mijn Eigen Goed Antwoord)
Het betreft een lessenreeks voor leerlingen van het laatste jaar basisonderwijs waarin ze sociale vaardigheden aangeleerd krijgen om assertief te antwoorden naar alle vormen van afhankelijkheid. Op het einde van het schooljaar organiseert de politiezone een “MEGA-fuif” en een toneelstuk. 6 personeelsleden van verschillende diensten worden hiervoor ingezet onder coördinatie van een hoofdinspecteur.
Hondengeleider
De zone beschikt over 1 HINP-hondengeleider. Het betreft een patrouillehond die ingezet wordt in het kader van federale opdrachten en lokale evenementen. De hoofdinspecteur heeft als hoofdtaak wijkteamcoördinator Kapelle-op-den-Bos
Information officier
De information officier vormt een belangrijke brug tussen de Local Task Force (LTF) op arrondissementeel niveau en het LIVC (Lokale Integrale Veiligheidscel) in het kader van de omzendbrief van 2015 met betrekking tot de aanpak van de Foreign Terrorist Fighters. Onze politiezone heeft twee officieren (commissarissen) aangesteld die beschikken over de nodige veiligheidsmachtigingen.
Motorrijders
Onze politiezone beschikt over drie gebrevetteerde motorijders waarvan twee inspecteurs deel uitmaken van het wijkteam en 1 inspecteur uit interventie.
Mentoren
Om kandidaat-inspecteurs te kunnen begeleiden tijdens hun “werkplekleren” beschikt de politiezone over 5 mentoren.
2.2 Beschrijving van de interne context in de politiezone 2.2.1 Welzijnsenquête 2015
Een eerste beeld van de interne context van onze politiezone krijgen we aan de hand van de risico-analyse welzijn op het werk uit 2015. Deze is misschien niet meer zo recent, maar ze betekende wel de aanzet voor de uitbreiding van onze administratieve steundienst en zo de start voor ons huidig personeelsbeleid dat de komende jaren nog verder gezet zal worden. De werkpunten van de enquête blijven ook belangrijke prioriteiten voor ons algemeen beleid. Daarom geven we hierbij een overzicht van de prioriteiten die op basis van de resultaten werden weerhouden in de meerjarenplanning ‘Welzijn op het werk’ die werd opgemaakt in 2016.
• Vertrouwen in de organisatie en beleid verbeteren
• Sfeer bevorderen: onderlinge communicatie, sport, teambuilding,…
• Communicatie verbeteren: intranet, meer overlegmomenten per dienst, coördinatieteam beter organiseren, punten MAT
• Beslissingen nemen: sneller, duidelijker, input vragen, rekening houden met consequenties voor anderen
• Leiding geven: ingrijpen bij problemen, feedbackcultuur (+ en --), evaluaties
• Organisatiestructuur: wie doet wat?, verwachtingen,…
• Personeelsbeheer: loopbaanbeheer, re-integratie, omgaan met oudere werknemers
• Werkdruk: instroom verbeteren
Er werd ook een welzijnsteam opgericht met vertegenwoordigers van alle diensten en graden/niveau’s. Dit team werkt samen met de HR-dienst aan concrete acties om het welzijn te bevorderen.
Na de welzijnsenquête werd de administratieve steundienst uitgebreid met een HR-consulente om mee te werken aan een HR-beleid dat kon helpen bij het wegwerken van de actiepunten. Er werd ook een
communicatieconsulent aangeworven, omdat op dit vlak toch ook wel wat werk aan de winkel was/is. Binnen de administratieve steundienst werden ook een aantal taken herschikt en vooral de personeelsdienst werd intern gereorganiseerd met voor iedereen meer duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden. Iedereen van deze dienst probeert zijn/haar steentje bij te dragen tot het verbeteren van het welzijn van alle
medewerkers.
2.2.2 Project normen en waarden
De vraag stelde zich waar we zouden beginnen met ons personeelsbeleid. Na wat denkwerk en overleg werd ons duidelijk dat onze normen en waarden de basis moesten vormen voor dit alles. Zij vormen immers de basis voor een goede sfeer, werking en kwaliteit omdat:
• ze duidelijk maken wat we verwachten van elkaar
• we onze medewerkers op deze basis in de juiste richting kunnen coachen
• we duidelijk leiding geven op basis van vastgelegde wederzijdse verwachtingen, die ondersteund zijn door iedereen
• we kunnen zorgen voor kwaliteit via inhoudelijk ondersteunde evaluaties
Nadat we begin 2017 onze waarden bekeken met de leidinggevenden en er concreet gedrag aan koppelden, besloten we om deze oefening met alle medewerkers te doen. Dit deden we dienst per dienst in de loop van 2018-2019. Zo kregen we een zicht op wat er leeft in alle diensten van onze organisatie en stelden we vast dat de grote lijnen voor alle medewerkers dezelfde zijn en we eigenlijk grotendeels dezelfde verwachtingen hebben en dezelfde dienstverlening willen geven.
Meer over de resultaten van deze oefening vindt u onder de rubriek Visie – Missie – Waarden. Het opgemaakte gedragskompas geeft een goed beeld van de interne context van onze zone omdat dit echt weergeeft wat alle medewerkers, van alle graden, niveaus en diensten belangrijk vinden. Ook was het voor de HR-dienst alweer een goede gelegenheid om in gesprek te gaan met de medewerkers om meer te weten te komen wat er dagdagelijks in de organisatie leeft en welke zaken medewerkers motiveren of frustreren.
2.2.3 Duurzame inzetbaarheidsscan (resultaten zie bijlage 6)
Nadat de basis voor onze organisatie en het HR-beleid was gelegd, wilden we van start gaan met een echt strategisch en duurzaam HR-beleid. Daarom gaven wij onze HR-consulente, Astrid Vandervorst, voor haar eindwerk in de opleiding Postgraduaat HRM de opdracht een voorstel uit te werken voor een strategisch en duurzaam HRM-beleid vertrekkend vanuit onze visie-missie-waarden. In dit kader werd in 2019 een duurzame