In het ‘Coronajaar’ 2020 heeft Leergeld West-Friesland 746 kinderen kunnen ondersteunen. Ten opzichte van het jaar 2019 een afname van 225 en ingeschat wordt dat de Lock-down maatregelen zeker invloed hebben gehad op het aantal ontvangen aanvragen van gezinnen.
De vrijwilligers van onze stichting lieten zich niet weerhouden om, al dan niet op afstand, met restricties en in kleine groepen 1900 aanvragen te behandelen.
Verantwoording over wat is bereikt in 2020, is te lezen in de hierna beschreven activiteiten.
3.1 Bestuurlijke beleidsactiviteiten
De bestuursvergaderingen hebben in de maanden februari tot juni 2020 geen doorgang gehad.
Wanneer bestuurlijke afstemming noodzakelijk was, gebeurde dit via de mail of telefonisch. Daarna vonden de bijeenkomsten van het bestuur weer plaats op veilige afstand van elkaar en pas nadat de medewerkers het kantoor hadden verlaten.
Uitvoering Jaarplan bestuur 2020
Een interviewronde met alle vrijwilligers in 2019 leverde veel informatie op en de daaruit
geïnventariseerde aandachtspunten bepaalden de uitvoeringsagenda voor het bestuur in 2020, waaronder:
1. Projectbrief: Verkenning toekomst coördinatiefunctie in een vrijwilligersorganisatie 2. Documenteren werkprocessen
3. Personeelsbeleid vrijwilligers
Ad 1. Verkenning toekomst coördinatiefunctie
De toegenomen activiteiten om de doelen en resultaten te kunnen bereiken, vragen meer capaciteit en extra inzet op de coördinatie van de werkprocessen om het bestaan van onze vrijwilligersorganisatie te verzekeren. Het bestuur heeft zich eerder de vraag gesteld waar de grens ligt van de vele uren noodzakelijke inzet van de coördinatiefunctie en beseft dat deze functie in de nabije toekomst niet meer op vrijwillige basis kan worden gerealiseerd.
Leergeld Nederland stelt eveneens vast dat bij toenemende aantallen aanvragen en aantal vrijwilligers een vast aanspreekpunt dé enige waarborg is voor continuïteit en dan komt een betaalde functie in beeld. Veel lokale stichtingen werken al met een betaalde coördinatiefunctie. Een projectbrief met een opdracht is geschreven en een projectgroep is samengesteld. De Corona pandemie gooide roet in het eten en de projectgroep heeft de opdracht in 2020 nog niet kunnen oppakken.
Ad 2. Documenteren werkprocessen
Zorgen voor transparantie in de werkprocessen en inzicht in de werkorganisatie van Stichting Leergeld voor de nieuwe medewerkers, was ook een opdracht in het verslagjaar. Daarmee worden
werkprocessen overdraagbaar en wordt eenduidigheid in de uitvoering van taken bewerkstelligd bij het inwerken van nieuwe medewerkers.
Zo zijn onder andere de te volgen procedure voor de aanmeldingen bij Stichting Jarige Job en de werkwijze bij een huisbezoek gedocumenteerd.
Ad 3. Personeelsbeleid vrijwilligers
Ook zijn handleidingen gemaakt voor de coördinator om invulling te kunnen geven aan het personeelsbeleid voor de vrijwilligers:
➢ Kennismakingsgesprek (handleiding en werkdocument voor de coördinator).
➢ Procedure benoeming tot vrijwilliger in een vervolggesprek met een inwerkplan voor de kantoormedewerker en intermediair en een te ondertekenen vrijwilligers-overeenkomst.
➢ Afscheidsgesprek (handleiding en werkdocument voor de coördinator).
Vervolgens zijn verschillende informatiedocumenten gemaakt voor in een persoonlijk te overhandigen map bij de start van het vrijwilligerswerk bij Leergeld West-Friesland waaronder:
Dit is Leergeld; Formule van Stichting Leergeld; Werkorganisatie van Leergeld West-Friesland;
Stroomschema werkprocessen; Privacyreglement; Sociale kaart West-Friesland en het bestaande document ‘Leergeld regels voor ouders’.
Notitie Pleegkind (in een gezin of gezinshuis)
Vragen over de noodzaak om Leergeld voorzieningen te verstrekken aan kinderen die zijn opgenomen in een pleeggezin en welke wettelijke financiële regelingen voor pleegzorg er zijn, heeft geresulteerd in een toelichtende notitie en een besluit van het bestuur.
De notitie geeft inzicht in de financiële regelingen die er zijn voor pleegzorg en deze zijn toereikend.
Toch kunnen er nog situaties zijn die om maatwerk vragen en dit wordt dan voorgelegd aan de coördinator of de coördinator van het team intermediairs voor toekenning.
Alleenstaande Minderjarige Vluchtelingen (AMV)
Uitgezocht is hoe de huisvesting en begeleiding van AMV’s is georganiseerd en bij wie de voogdij ligt.
De landelijke stichting ‘Nidos’ heeft een financiële wegwijzer waarin alle voorzieningen voor AMV’s zijn opgenomen.
De informatie over de pleegkind voorzieningen en die voor de AMV, is voor de medewerkers te vinden in de ‘Inkomen notitie’ in de werkmap kantoor.
Leergeldbudget VO-scholen
Voor de gezamenlijke VO-scholen wordt het Leergeld jaarbudget van 2020 gehandhaafd voor het jaar 2021. De budgetverdeling per school voor het jaar 2020 was gebaseerd op het uniek aantal
ingeschreven leerlingen bij Stichting Leergeld in 2019.
Door de impact van de Corona pandemie zijn onder andere veel schoolreizen in 2020 niet doorgegaan waardoor het niet mogelijk was om de eerder gehanteerde systematiek ook voor 2020 te laten gelden.
Reden om het jaarbudget voor 2021 te handhaven en afhankelijk van ontwikkelingen kan dit door Stichting Leergeld worden bijgesteld. Ook heeft het bestuur het verzoek gehonoreerd om de budgettoekenning per afzonderlijke school om te zetten naar een gezamenlijk budget voor het schoolcollege.
Financiën
Het sponsorcontract met de regio Rabobank is opnieuw met drie jaar verlengd en loopt nu tot september 2023.
Overleg en correspondentie heeft plaatsgevonden over de aanvragen subsidiebeschikkingen bij de West-Friese gemeenten. Toekenningen zijn geëffectueerd.
Op verzoek van Leergeld Nederland is documentatie aangeleverd voor de steekproef SZW- controle 2019 voor verantwoording over de besteding van de SZW-subsidie “Alle kinderen doen mee”
kalenderjaar 2019.
Leergeld Nederland en Handreiking ‘Omgang met armoede op scholen’
De directeur van LG Nederland heeft door deelname in de adviesraad, meegewerkt aan de genoemde handreiking, geschreven in opdracht van de Ministeries van SZW en OCW.
Een werkboek om docenten op scholen te ondersteunen bij het signaleren en bespreekbaar maken van armoede bij kinderen, waaronder het verwijzen naar voorzieningen en fondsen als Stichting Leergeld.
De handreiking is bij alle scholen in West-Friesland onder de aandacht gebracht en ook ter informatie verstuurd naar de beleidsmedewerkers sociaal domein van de gemeenten in onze regio.
Leergeld Nederland en Rapport Áltijd op een richeltje lopen’
In 2019 zijn de Sam& partners en Leergeld Nederland een onderzoek gestart naar werkende armen.
Al langere tijd is bekend dat er werkenden zijn die moeilijk de eindjes aan elkaar kunnen knopen en dat ook zij niet altijd gebruik maken van de beschikbare voorzieningen voor hun kinderen. De bevindingen van het onderzoek zijn grotendeels gebaseerd op persoonlijke verhalen van werkende ouders, die ondersteund zijn door Leergeld stichtingen. Het bevat belangrijke en breed toepasbare informatie over het bereiken van de groep werkende ouders, die moeten leven met een krappe beurs.
Daarnaast biedt het rapport ook zicht op structurele belemmeringen waarmee deze groep ouders te maken heeft.
In september 2020 is de 2e fase van dit project van start gegaan. Doel is het ontwikkelen van aanpakken om de beschikbare ondersteuning van Leergeld en de Sam& organisaties (Kinderhulp, Jarige Job en Jeugdfonds Sport & Cultuur) beter vindbaar te maken voor werkende ouders met een krap budget.
Het rapport is verzonden naar de beleidsmedewerkers sociaal domein van de West-Friese gemeenten en naar de West-Friese Bedrijvengroep en Hoornse Ondernemers Compagnie met het verzoek
hiervoor aandacht te vragen bij hun leden.
Leergeld Nederland en nieuw LISY-registratiesysteem per 2021
In 2020 is door een projectgroep van Leergeld Nederland gebouwd aan een nieuw registratiesysteem i.v.m. de eindigheid aan ondersteuning van het huidige systeem.
Door middel van nieuwsbrieven zijn de lokale stichtingen op de hoogte gehouden van de bouw- en testfase en is een implementatieplan Lisy 2021 ontvangen. Door de coronabeperkingen kon Leergeld Nederland geen fysieke trainingen “train de trainer” organiseren. Instructie vond plaats via een 3-tal Webinars. Daarna zijn instructiefilmpjes en een handleiding Lisy 2021 beschikbaar gesteld voor de te organiseren lokale trainingen.
Leergeld Nederland en Sam& Vriendenloterij
Onder het motto “Een eerlijke kans voor alle kinderen in Nederland” heeft de Vriendenloterij in de periode medio september tot en met eind november via de Vriendenloterij Bingo, zich ingezet voor zoveel mogelijk aandacht voor het werk van Sam& partners met een zo groot mogelijke opbrengst.
Tenminste 40% van het prijzengeld komt ten goede aan Sam& partners: Leergeld, Kinderhulp, Jarige Job en Jeugdfonds Sport & Cultuur.
Onze ambassadeur Sontje Hansen heeft in een televisie-uitzending in november vertelt over de hulp door Stichting Leergeld West-Friesland.
Samenwerking met Stichting Jarige Job
In 2020 hebben 825 Leergeld kinderen in onze regio een verjaardag pakket gekregen. In 2019 was dit voor 704 kinderen geregeld.
Comité van Aanbeveling (CVA)
De stringente corona beperkingen op samenkomst in het voor- en najaar heeft het bestuur doen besluiten om de twee jaarlijkse bijeenkomst met de leden te annuleren.
Met een nieuwsbrief in het najaar zijn de leden geïnformeerd over wat is gepasseerd in de voorbije maanden in 2020 en over een aantal nieuwe ontwikkelingen binnen de stichting.
Meerjaren Beleidsplan Leergeld Nederland 2021-2024
Input op de ontwikkeling (door het toesturen van een contourennota) van het nieuwe
meerjarenbeleidsplan heeft schriftelijk plaatsgevonden en in de digitale ledenvergadering in november, vond de vaststelling plaats van het definitieve meerjarenbeleidsplan.
3.2 Werkorganisatie
Het kantoor is in de eerste Lock-down periode tijdelijk gesloten geweest en de gezinsbezoeken zijn stopgezet. In die periode checkte de coördinator steeds de binnengekomen aanvragen en
coördineerde op kantoor een snelle en adequate afhandeling van die aanvragen. Vooral zijn Leergeld kinderen geholpen met een laptop of computer om online-onderwijs thuis te kunnen volgen.
De vrijwilligers kregen wekelijks een update van de coördinator wat er was verwerkt aan
spoedaanvragen en via een mailbrief “Van de voorzitter” werd iedereen op de hoogte gehouden van de lopende ontwikkelingen.
Het huisbezoek werd vervangen door een telefonische intake en de inkomensgegevens werden door het gezin opgestuurd om de aanvraag te kunnen beoordelen en de afwikkeling naar het gezin te laten plaatsvinden.
Vanaf de zomermaanden zorgde de coördinator voor een kantoorrooster met een beperkte bezetting per weekdag waardoor afstand tussen de werkplekken kon worden gerealiseerd en veilig kon worden gewerkt aan het verwerken van weer toenemende aantallen gezinsaanvragen. In overleg met de intermediair en het gezin kon wanneer gewenst een gezinsbezoek plaatsvinden of anders een telefonische intake.
Implementatie LISY 2021
Het laatste kwartaal 2020 heeft in het teken gestaan van de implementatie van het nieuwe Lisy
registratiesysteem per januari 2021. De aangeboden conversielijsten werden verwerkt en de toedeling van de rollen binnen Lisy voor de medewerkers geregeld met functiescheiding als uitgangspunt. Een trainingsteam is samengesteld en instructies aan de vrijwilligers georganiseerd.
Bij de implementatievoorbereidingen is ‘de route van een aanvraag’ bij onze stichting, de afhandeling van binnengekomen post en mail in een handleiding beschreven als hulpmiddel in de
gewenningsperiode van het werken in een nieuw registratiesysteem en bij het inwerken van een nieuwe medewerker.
Interactieve workshop ‘Herkennen en Doorverwijzen Laaggeletterden’
In de maand januari zijn in samenwerking met Stichting Lezen en Schrijven twee interactieve workshops georganiseerd voor de medewerkers. Indrukwekkend was het verhaal van een
ervaringsdeskundige die als geen ander weet wat het betekent om moeite te hebben met lezen en schrijven. Wederom stelde de regio Rabobank voor deze workshops hun vergaderfaciliteiten beschikbaar.
Informatiebijeenkomst
In een fysieke bijeenkomst, nog voor de Lock-down, zijn medewerkers van de afdeling schuldhulpverlening van de gemeente Hoorn aanwezig geweest in een bijeenkomst voor de intermediairs. Informatie is uitgewisseld.
Nieuwsbrieven van Leergeld Nederland
Vanaf mei 2020 werd via een nieuwsbrief alle relevante en actuele informatie op een rij gezet voor de lokale stichtingen en de informatie daaruit is gedeeld binnen de stichting.
3.3 Public Relations en Sponsoring
SportverenigingenIn februari zijn de sportverenigingen aangeschreven met informatie over Stichting Leergeld met daarin een verzoek voor korting op de contributie of continuering van de eerder gemaakte afspraken.
Rapport ‘Werkende armen’ en info naar de West-Friese Bedrijvengroep en Hoornse Ondernemers Compagnie (HOC)
Genoemd rapport is met een begeleidende brief verstuurd. In de brief werd benadrukt dat onder mensen die betaald werk hebben, armoede voorkomt.
Hierop is een reactie ontvangen van de verenigingsmanager van de West-Friese Bedrijvengroep met een vraag over de specifieke situatie in West-Friesland. Daarop is door Leergeld gereageerd door het aanleveren van een concrete tekst voor de nieuwsbrief van de West-Friese Bedrijvengroep en met het aanbod voor een presentatie na beëindiging van de Lock-down Corona maatregelen.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
In dit kader is naar bedrijven in de regio een brief uitgegaan waarin Leergeld op zoek gaat naar een vaste sponsorrelatie met als doel om de bedrijven te verbinden met onze stichting en wat de stichting daarvoor terug kan doen.
Dag van het Kind op 1 juni
Deze dag was aanleiding om in het regio nieuwsblad een artikel te plaatsen wat Stichting Leergeld doet.
Promotie Schoolmusical van Stichting Leergeld Nederland
Een persbericht is uitgegaan naar de lokale weekbladen en het Noord Hollands Dagblad (NHD) met een verzoek om plaatsing. Voor het geplaatste artikel in het NHD is de voorzitter van de
PR-commissie geïnterviewd.
Naar aanleiding van de artikelen heeft de voorzitter in een live uitzending van de streekomroep vragen beantwoord over het werk van Stichting Leergeld en wat opgroeien in armoede kan betekenen.
Nieuwsbrief Voorjaar en Winter
In de voorjaarseditie is aandacht gegeven aan het rapport “Omgaan met armoede op school” en een oproep geplaatst voor het opnemen van een ambassadeurschap voor Stichting Leergeld. Stichting Leergeld kon twee nieuwe ambassadeurs werven. Door de Corona beperkingen is een nadere invulling nog niet gerealiseerd.
Nieuwe Power Point Presentatie Leergeld West-Friesland
Een nieuwe presentatie is gemaakt met veel beeld en weinig tekst. Er is keuze uit meerdere
startpagina’s met verschillende foto’s afhankelijk van de doelgroep voor wie de presentatie is bedoeld.
Wanneer de doelgroep er om vraagt dan wel belangstelling ervoor heeft, zijn cijfermatige dia’s beschikbaar.
De opmaak en kleurgebruik sluit aan op die van onze website wat de herkenbaarheid van Stichting Leergeld West-Friesland vergroot. Deze presentatie is voor het eerst gebruikt bij het aanvaarden van een gift van Rotary Radboud Medemblik. Er werd zeer positief op gereageerd.
Een Leergeld presentatie is gegeven voor één van de vrijwilligersteams van de “Formulierenbrigade”
in onze regio. Zij geven hulp bij het invullen van formulieren, uitleg over brieven van de gemeente, overheid en instanties. Ook helpen zij bij het doen van aanvragen voor toeslagen, kwijtscheldingen en correspondentie met officiële instanties.
“Even voorstellen: Stichting Leergeld West-Friesland”
De dorpen in onze regio kennen veel plaatselijke dorpsblaadjes dat vol staat met van belang zijnde adressen, verenigingsnieuws, kerkbijeenkomsten en andere activiteiten.
Gestart is met het plaatsen van een tekst onder bovengenoemde titel.
Het voornemen is om dit in 2021 bij andere lokale dorpsblaadjes aan te bieden.