2 Uitwerking van het onderzoek
2.5 Aanpak van het onderzoek en opbouw onderzoeksverslag
Het onderzoeksverslag bestaat uit vier delen. Nadat ik in dit eerste deel de vraagstelling heb geïntroduceerd, wordt deze in deel twee tot en met vier beantwoord. Elk van deze drie delen van het onderzoeksverslag is opgebouwd rond de drie deelvragen, die eerder in paragraaf 2.4 geïntroduceerd zijn.
Deel Twee: Theorie
Deelvraag 1
In hoofdstuk 3 en 4, wordt deelvraag 1 vanuit de theorie belicht. De concepten team en
ontwikkelingsprocessen van teams staan centraal in deze hoofdstukken. In hoofdstuk 3 kom
ik op basis van een literatuuronderzoek tot een theoretisch raamwerk waarmee ik de onderwijsteams van het Noorderpoortcollege beschrijf. Ik het vierde hoofdstuk licht ik het concept teamprocessen, uit het model van Kuiper, verder toe.
Deelvraag 2
Het resultaat van de bestudering van relevante literatuur met betrekking tot deelvraag 2 wordt weergegeven in hoofdstuk 5. In dit hoofdstuk wordt een instrument ontwikkeld, waarmee prestaties van onderwijsteams in beeld kunnen worden gebracht.
Deelvraag 3
Om inzicht te krijgen in de relatie tussen teamprestaties en teamontwikkeling heb in hoofdstuk zes beschreven wat de literatuur zegt over deze relatie.
Deel Drie: Methodiek en resultaten
In deel twee heb ik op basis van literatuuronderzoek de relatie tussen teamontwikkeling en teamprestaties beschreven. In deel drie ga ik deze relatie bij het NPC empirisch onderzoeken. In hoofdstuk zeven beschrijf ik de methodiek waarmee ik dit onderzoek heb uitgevoerd. In hoofdstuk acht presenteer ik de resultaten van het empirisch onderzoek.
Deel Vier Discussie, conclusies en aanbevelingen.
In het laatste hoofdstuk analyseer ik de resultaten en worden de belangrijkste conclusies uit het onderzoek samengevat. Ik presenteer het uiteindelijke model voor teamontwikkeling voor het NPC. De sterktes en zwaktes van het onderzoek worden beschreven en ik geef aanbevelingen voor vervolgonderzoek. Tot slot wordt de vierde deelvraag beantwoord; ik geef aanbevelingen voor de praktische toepassing van de bevindingen uit dit onderzoek binnen het Noorderpoortcollege.
Op weg naar goud! 30 augustus ‘07 Pagina 16 van 75
Deel II: Theorie:
Teams, teamontwikkeling, teamprestaties en de relatie tussen
ontwikkeling en prestaties.
Op weg naar goud! 30 augustus ‘07 Pagina 17 van 75
3 Werken in teams
Teams zijn er in soorten en maten. In de sport is een judoteam niet te vergelijken met een voetbalteam. Een judoteam is een verzameling individuen die hun eigen wedstrijden vechten. De spelers van een voetbalteam zijn van elkaar afhankelijk en moeten samenwerken om te kunnen winnen. Is een judoteam eigenlijk wel een team? In dit hoofdstuk sta ik stil bij de begrippen teams en teamwerk.
Ook in een organisatie kunnen teams in diverse types worden onderscheiden. Ik licht in dit hoofdstuk toe waarom ik me in dit onderzoek richt op de werkteams. Op basis van een analyse van het dienstverleningsproces van een onderwijsinstelling, onderscheid ik vervolgens twee soorten werkteams bij het NPC: ondersteunende teams en onderwijsteams. Omdat mijn onderzoeksvraag zich toespitst op onderwijsteams diep ik dit type team verder uit. De taken en verantwoordelijken van een onderwijsteam zijn de laatste jaren sterk veranderd. Er is een groot verschil tussen de traditionele teams, meestal vaksecties, en de moderne onderwijsteams. Voor deze laatste gebruikt het NPC het begrip resultaatverantwoordelijk teams. In het laatste deel van dit hoofdstuk sta ik stil bij resultaatverantwoordelijkheid. Op basis van bestudeerde literatuur kom ik tot een raamwerk waarmee taken en verantwoordelijkheden van een team beschreven kunnen worden. Uiteindelijk kom ik in dit hoofdstuk tot een beschrijving van het teamkader van een onderwijsteam van het NPC.
3.1 Teamwerk
Om tegemoet te komen aan de veranderingen in haar interne en externe omgeving heeft het Noorderpoortcollege haar organisatiestructuur aangepast en teams geïntroduceerd (Noorderpoortcollege, 2003).
Het NPC is hierin niet uniek, vele organisaties werken met het teamconcept. In managementliteratuur wordt het teamconcept vaak beschreven als noodzakelijk element van een organisatiestructuur waarmee deze de competitieve uitdagingen van deze tijd aan kan.
Teamwerk is een trend geworden en werken in een team een belangrijke vaardigheid van
een medewerker Je ziet in organisatie dan ook veel varianten van het werken met teams. Daardoor bestaan er een groot aantal, sterk uiteenlopende meningen, over wat onder een team en teamwerk moet worden verstaan.
3.1.1 Definitie van een team
Van der Graaf en Ten Horn (1989) definiëren een team als ‘Twee of meer individuen,
waarbij sprake is van interactie en onderlinge afhankelijkheid, die samenkomen om een bepaald doel te bereiken’.
Cohen en Baily (1997) geven een definitie voor een team in organisatorische setting:
Een team is een groep individuen die onderling afhankelijk zijn in hun taken en die verantwoordelijkheid delen voor het resultaat, die zich zelf zien en door anderen gezien worden als een afgebakende sociale entiteit, ingebed in een groter sociaal systeem en die hun relaties buiten de organisatiegrenzen zelf managen.
Uit bovenstaande definities blijkt wel dat het begrip team een breed begrip is. Binnen organisaties tref je allerlei soorten en type teams aan. Het is dan ook niet zinvol om te zoeken naar dé eenduidige definitie van het begrip team. Het is relevanter om te kijken naar een reeks van kenmerken waarmee een team beschreven kan worden . (in paragraaf 3.4.1 geef ik hiervoor een raamwerk).
Op weg naar goud! 30 augustus ‘07 Pagina 18 van 75
3.1.2 Soorten teams
Cohen en Bailey (1997) geven een bruikbare ordening voor de indeling in teams. Zij hanteren een indeling in vier type teams; werkteams, parallelle teams, projectteams en managementteams.
Werkteams definiëren zij als continue werkeenheden die verantwoordelijk zijn voor het
produceren van goederen of diensten. Kenmerkend voor deze teams is dat het lidmaatschap continu, meestal full time en duidelijk gedefinieerd is.Ze worden aangestuurd door een supervisor die bepaalt wat er gebeurt door wie het wordt uitgevoerd. De laatste jaren ontstaan allerlei vormen van zelfsturende en autonome teams, ook wel empowerde teams genoemd. De teamleden nemen besluiten die vroeger de supervisor nam. Het doel van de introductie van zelfsturende teams is meestal kostenreductie en productiviteit- en kwaliteitsverhoging .
Parallelle teams zijn teams samengesteld uit leden van verschillende units. Het doel van
deze teams is om een functie uit te oefenen die de reguliere organisatie niet (goed) kan vervullen. Ze hebben beperkte bevoegdheden en zijn vooral ingesteld om adviezen geven aan een persoon hoger in de hiërarchie en worden vaak gebruikt voor oplossen van problemen en het verbeteren van de kwaliteit. Een voorbeeld van een parallel team is een taskforce.
Projectteams zijn tijdgelimiteerde teams die een eenmalige output produceren. De leden
ervan zijn experts uit verschillende units of disciplines.
Managementteams coördineren en geven richting aan subunits die onder hun
verantwoordelijkheid vallen. Ze dragen zorg voor de intergratie van subunits rond belangrijke bedrijfsprocessen en zijn verantwoordelijk voor de prestaties van de businessunit. Managementteams bestaan meestal uit de managers van de subunits.
Het Noorderpoortcollege kent alle vier soorten teams. In de notitie Koersnota 2
(Noorderpoortcollege, 2003) wordt de aangepaste organisatiestructuur van het NPC
beschreven en toegelicht. De hier besproken teams vallen vooral onder de categorie management-en werkteams De aanbevelingen uit de notitie Ander management op koers?! (Noorderpoortcollege, 2006) hebben vooral betrekking op werkteams. Ik richt mij in mijn onderzoek dan ook op de werkteams.
Op weg naar goud! 30 augustus ‘07 Pagina 19 van 75
3.2 Werkteams in het Noorderpoortcollege
Het Noorderpoortcollege heeft bij de invoering van Ander Management de organisatie opgedeeld in meer dan honderd werkteams verdeeld over zes onderwijssectoren en zeven diensten. Samen zijn deze teams verantwoordelijk voor het produceren van de diensten te leveren door het Noorderpoortcollege.
Figuur 2 organogram Noorderpoortcollege (bron: Ander management, NPC )
3.2.1 Het dienstverleningsproces van een onderwijsorganisatie
De werkteams hebben verschillende taken in het dienstverleningsproces van de organisatie. Om inzicht te krijgen in deze taken en om te komen tot een ordening van de werkteams, volgt eerst een analyse van het dienstverleningsproces binnen het NPC.
Het dienstverleningsproces van een onderwijsorganisatie wordt door het Noorderpoort als volgt samengevat; het transformeren van een deelnemer met een kwalificatiewens tot een
gekwalificeerde.
Miller en Rice (1967, in Bedrijfskundig management, De Leeuw, 2002) verdelen de activiteiten in een organisatie in operationele activiteiten (de Leeuw spreekt over het primaire proces), onderhoudende activiteiten en regelende activiteiten.
Zij definiëren operationele activiteiten als ‘those activities that directly contribute to the
Op weg naar goud! 30 augustus ‘07 Pagina 20 van 75
and differentiate it from other enterprises or units.’ Het kwalificeren van deelnemers
beschouw ik als de operationele activiteit van een onderwijsorganisatie.
Een voorbeeld van onderhoudende activiteiten binnen het NPC zjjn; catering, conciërgediensten en ICT Beheer . Deze activiteiten worden door Miller en Rice omschreven als: ‘maintenance activities procure and replenish the resources that produce
the operating activities.’ De regelende activiteiten beschrijven ze als ‘regulatory activities relate operating activities toe each other, maintenance activities to operating activities and all internal activities of the enterprise (or unit) to its environment.’
3.2.2 Ondersteunende- en onderwijsteams
Een werkteam binnen het Noorderpoortcollege houdt zich of bezig met operationele activiteiten, dan wel met onderhoudende activiteiten. Op basis hiervan kom ik tot een tweedeling van de werkteams in onderwijsteams (operationele activiteiten) en ondersteunende teams (onderhoudende activiteiten) Daarnaast kent de organisatie managementteams waaronder de regelende activiteiten vallen.
Overzicht werkteams Noorderpoortcollege Aantal teams: Onderwijsteams:
Onderwijsteams Middelbaar beroepsonderwijs 61
Onderwijsteams Voortgezet Onderwijs 18
Onderwijsteams Educatie 14
Ondersteunende teams:
Teams Facilitair bedrijf 11
Team Financieel Economische Zaken 1
Team Marketing en Communicatie 1
Team Personeel en Organisatie 3
Team Cursistendienstverlening 1
Team Planning en Control 1
Teams ICT Beheer 3
Team Onderwijs en Innovatie 1
Team Huisvesting 1
Tabel 1 Overzicht werkteams Noorderpoortcollege
De conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport Ander management op koers?! (Noorderpoortcollege, 2006) hebben vooral betrekking op de onderwijsteams. In overleg met de directeur P&O beperk ik me in dit onderzoek dan ook tot de onderwijsteams.
3.3 De onderwijsteams
3.3.1 Traditionele onderwijsteams
Traditioneel bestond binnen het onderwijs een indeling van onderwijsteams in vaksecties; teams die gespecialiseerd waren in het verzorgen van een vak of vakgebied door de verschillende leerjaren heen (Bolk en Raaijenmakers 2006). Delhoofen ( 1998) spreekt van een functionele organisatie van een school. De activiteiten van een team waren vooral gericht op het verzorgen van de lessen. Deze traditionele teams hadden dan ook een smal takenpakket. Het management zorgde voor de samenhang binnen de opleiding.
3.3.2 Moderne onderwijsteams
In het huidige onderwijs is teamindeling met name gericht op bepaalde groepen leerlingen, met als doel deze zo lang mogelijk door één team te laten begeleiden (Bolk en
Op weg naar goud! 30 augustus ‘07 Pagina 21 van 75
Raaijenmakers 2006). Delhoofen (1998) noemt dit een gekantelde organisatie gebaseerd op het primaire proces.
In het beroepsonderwijs kan een team volledig verantwoordelijk zijn voor een bepaalde opleiding, of een niveau van een opleiding. Binnen het voortgezet onderwijs zijn teams vaak vakoverstijgend verantwoordelijk voor één of meer leerjaren (bijvoorbeeld een onderbouw- en een bovenbouwteam).
Een team is verantwoordelijk voor het begeleiden van een groep leerlingen bij het doorlopen van de school. Dit type team heeft een veel breder takenpakket dan de traditionele vaksecties. Dit stelt andere eisen aan teams. Naast vakspecifieke vaardigheden moeten de teamleden beschikken over competenties, zoals samenwerken, begeleiden/coachen, het ontwikkelen van projecten en het kunnen vervullen van rollen zoals coach of trajectbegeleider.
Met de invoering van de nieuwe organisatiestructuur in 2004, heeft het Noorderpoortcollege de functionele organisatie losgelaten en gekozen voor het vormen van moderne procesgeorienteerde onderwijsteams.
Het NPC definieert een onderwijsteam als volgt:
Een team, aangestuurd door een teammanager, dat resultaatverantwoordelijk is voor de onderwijskwaliteit, het onderwijsrendement, de tevredenheid van de deelnemer en de dagelijkse operationele uitvoering. (Noorderpoortcollege, 2003).
Deze nieuwe structuur brengt voor de onderwijsteams nieuwe taken met zich mee.
Het NPC vat de taken en verantwoordelijkheden van een team samen in vier aspecten: het
uitvoeren , het ontwikkelen , het plannen en organiseren van het onderwijs en het afleggen van verantwoording over het verzorgde onderwijs.
Hierin wordt de verdieping van het takenpakket zichtbaar. Een aantal regelende en onderhoudende taken zijn verplaatst naar het team.
Het primaire proces, het kwalificeren van deelnemers, omvat meer dan het verzorgen van lessen. Het NPC onderscheidt vier deelprocessen;
- het begeleiden van deelnemers
- de beroepspraktijkvorming/stage
- de lessen op school
- de toetsing en examinering
De huidige onderwijsteams zijn verantwoordelijk voor alle vier de deelprocessen en een docent heeft meestal een taak in meerdere deelprocessen. Dit in tegenstelling tot de traditionele structuur, waar een vaksectie slechts verantwoordelijk was voor één deelproces; het verzorgen van de lessen voor een vak of vakgebied. Er is dus tevens sprake van een taakverbreding van een onderwijsteam.
Hierbij komt dat de deelprocessen, als gevolg van de veranderingen in de context van een schoolorganisatie, veel complexer zijn geworden. Een voorbeeld hiervan is dat door allerlei maatschappelijke ontwikkelingen de persoonlijke problematiek bij deelnemers steeds ingewikkelder wordt. Dit stelt zwaardere eisen aan de begeleiding van deelnemers.
Het NPC heeft deze veranderende rol van een team in haar organisatie samengevat in de term resultaatverantwoordelijk team.
Op weg naar goud! 30 augustus ‘07 Pagina 22 van 75
3.4 Resultaatverantwoordelijke teams
Zoals reeds gezegd wordt in het onderzoeksrapport Ander Management op koers?! gesteld dat het begrip resultaatverantwoordelijk team onduidelijk gedefinieerd is.
Op basis van de bestudeerde literatuur over teamwerk kom ik tot de conclusie dat er weinig consensus is over de definitie van dit begrip. Naast resultaatverantwoordelijke teams, spreekt men in de literatuur ook over zelfsturende teams en empowerde teams.
Leliveld en Vink (2000, in Werkt teamwerk, Delarue e.a 2004) hanteren de navolgende definitie voor een zelfsturend team:
Een groep mensen die onder leiding van een teammanager gezamenlijk werkt aan een afgeronde taak en zelf het werk coördineert om te komen tot een meetbaar resultaat en zelfstandig beslist over het intern functioneren.
Dit is slechts één van de vele definities.
Belangrijker dan te komen tot dé definitie van resultaatverantwoordelijkheid, is echter het vinden van een structuur waarmee een organisatie de invulling van dit begrip kan bepalen en beschrijven.
3.4.1 Het teamkader
Kuiper (2005) gebruikt hiervoor in zijn model het begrip teamkader, een reeks van voorwaarden en structuren, die de bewegingsruimte van het team bepalen.
Smit en Pelkmans (1999) hebben, door een aantal kenmerken van een team te inventariseren, onderzocht welke varianten van zelfsturende teams binnen ROC’s kunnen worden aangetroffen. Zij spreken over de verschijningsvorm van een team. Cohen en Baily (1997) hebben een model ontwikkeld om de effectiviteit van teams te bestuderen. Zij spreken in hun model van ontwerpfactoren. Delarue et al. (2004) hebben een groot onderzoek gedaan naar teamwerk in Belgie. Zij spreken van structuurkenmerken van teams.
Ik hanteer in dit onderzoek het begrip teamkader.
Na bestudering van de hiervoor genoemde literatuur, ben ik tot een indeling gekomen van structuren en voorwaarden, waarmee ik invulling geef aan dit begrip. In tabel 2 wordt dit raamwerk weergegeven. In de tabel worden vijf items onderscheiden. Deze worden in de tweede kolom omschreven en de laatste kolom geeft de auteurs weer die het betreffende item hanteerden in hun indeling.
Op weg naar goud! 30 augustus ‘07 Pagina 23 van 75 .
Item Omschrijving Auteur
1. Teamoutput Teamdoelen; resultaten die de organisatie van
het team verwacht Dunphy & Briant (1996) Delarue et al. (2004) 2. Taken en
verantwoordelijkheden van het team
Hoe zien de taken en verantwoordelijkheden van het team er uit:
- mate van taakverrijking met regelende
en onderhoudende taken
- omvang van de verantwoordelijkheid
en beslissingsbevoegdheid van het team (mate van zelfsturing)
- afhankelijkheid van andere teams bij
uitvoering van taken
- breedte van het takenpakket van het
team:omvang en complexiteit van de operationele taken
Cohen & Baily (1997)
Delarue et al. (2004) Benders et al. (1999) Smit & Pelkman (1998)
Dunphy & Brian (1998)
Doorewaard et al (2002)
3. Taakverdeling in het
team Hoe worden de taken tussen de teamleden en tussen teamleden en teammanager verdeeld:
- breedte takenpakket individuele
medewerkers
- mate van onderlinge afhankelijkheid
tussen teamleden
- verdeling regelende en onderhoudende
taken tussen team en teammanager
Benders et al. (1999) Smit & Pelkman (1998)
Cohen & Baily (1997)
Doorewaard et al (2002)
Delarue et al.(2004) 4. Teamsamenstelling - de omvang van het team
- het profiel van de teammanager;
wel/niet meewerkend
- aard van de dienstverbanden
- leeftijdsopbouw
- diversiteit
Cohen & Baily (1997)
Benders et al. (1999) Smit & Pelkman (1998) 5. Condities en voorwaarden training en ondersteuning - beloningssystematiek - faciliteiten
Dunphy & Briant (1998)
Smit & Pelkman (1998)
Benders et al (1999) Tabel 2 Raamwerk teamteamkader
Op weg naar goud! 30 augustus ‘07 Pagina 24 van 75
3.4.2 Het teamkader van een NPC-onderwijsteam:
In deze paragraaf beschrijf ik hoe het teamkader van de huidige onderwijsteams in het Noorderpoortcollege er uit ziet. Ik doe dit aan de hand van het raamwerk uit tabel 2. Als input gebruik ik de notitie Ander management (Noorderpoort 2003) en gesprekken met teammanagers en teamleden.
Teamoutput:
De resultaten, die het NPC van de teams verwacht, hebben betrekking op de onderwijskwaliteit, het onderwijsrendement, de tevredenheid van de deelnemer en de dagelijkse operationele uitvoering, voor een opleiding of een niveau van een opleiding (MBO) of voor één of meer leerjaren van een opleiding(VO).
De afspraken over de output worden meetbaar gemaakt door ze uit te drukken in prestatie-indicatoren; een positieve beoordeling door de onderwijsinspectie, het te behalen aantal diploma’s en het resultaat van het deelnemers tevredenheids-onderzoek.
Taken en verantwoordelijkheden van het team:
Ten opzichte van het traditionele team (de vaksectie) is er sprake van taakverrijking en taakverbreding van het nieuwe onderwijsteam.
Het NPC belast een team met het ontwikkelen, het plannen en organiseren en het uitvoeren van het onderwijs en verwacht dat hiervoor verantwoording wordt afgelegd. .
Een onderwijsteam is voor een specifieke groep deelnemers verantwoordelijk voor het primaire proces; het kwalificeren van deelnemers.
De beslissingsbevoegdheid van het team is echter niet duidelijk geregeld. De teamleden kunnen zelfstandig over de verdeling van het werk beslissen. Voor vele andere zaken moet er afgestemd worden met het hogere management of moet men zich houden aan voorgeschreven beleid, zoals bijvoorbeeld bij beslissingen op het gebied van werkplanning, kwaliteit van het werk en het verbeteren van werkprocessen. Dit beperkt de mate van autonomie van het team.
Taakverdeling in het team:
De teammanager is onderdeel van het team en moet zelf werkzaam zijn in het primaire proces. Er bestaan geen vaste afspraken over de verdeling van de regelende en onderhoudende taken tussen de teammanager en het team. Hierdoor zijn er in de praktijk grote verschillen ontstaan. Naast teams waar de taken in de rol van een sterrolhouder grotendeels over de leden zijn verdeeld, treft men teams aan waar deze taken vooral bij de manager liggen.
Het takenpakket van de individuele medewerkers is een stuk breder en dieper dan bij de traditionele vaksecties. Een docent heeft vaak meerdere rollen; docent (doceertaak), leerlingbegeleider, stagebegeleider,en hij heeft een verantwoordelijkheid in de toetsing en examinering. Hij is niet meer alleen verantwoordelijk voor de uitvoering, maar heeft ook een rol in de ontwikkeling, organisatie en verantwoording van het onderwijs.
Als gevolg van de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het totale onderwijsproces is de onderlinge afhankelijkheid van teamleden sterk toegenomen.
Teamsamenstelling:
Teams verschillen erg in omvang. Er zijn teams met vijf teamleden, maar er zijn er ook met meer dan 20 teamleden. Teamleden werken soms in meerdere teams maar één daarvan vormt zijn ‘thuisbasis’.
In een team werken, naast de teammanager, docenten, instructeurs en onderwijsassistenten. Het merendeel heeft een vast dienstverband. Een team kiest niet zelf zijn teamleden of teammanager, vaak zijn de teamleden wel betrokken bij de selectie.