7.01. B EVEILIGING
Configuratie – Beveiliging [1/7]
Beveiligingsklassen
Een beveiligingsklasse is een verzameling van groepen (of werknemers), eventueel van verschillende firma’s, waarvan de gegevens in dezelfde mate beveiligd zijn.
Tip:
Er kunnen maximaal 100 beveiligingsklassen gedefinieerd worden.
Gebruikers
Een gebruiker is een persoon die toegang heeft tot eBlox.
Hij beschikt over een digipass en een bijhorend wachtwoord.om toegang te krijgen tot eBlox.
Een gebruiker kan volledige of beperkte toegang hebben tot de gegevens van één of meerdere beveiligingsklassen.
Wat
Via de module Beveiliging wordt de toegang tot eBlox Payroll geregeld. Dit gebeurt aan de hand van beveiligingsklassen en gebruikers.
Eerst definieert u beveiligingsklassen waarin u de firma’s, groepen en individuele werknemers onderbrengt.
Vervolgens creëert u gebruikers die voor elke beveiligingsklasse een bepaalde mate van toegang hebben. Dit kan gaan van volledige toegang, over een beperkte toegang (vb. enkel raadplegen), tot geen toegang. Aan een toegang kunt u eventueel nog extra beperkingen koppelen (vb. toegang om te raadplegen, maar geen toegang tot kritische ‘loon’ rubrieken).
Opmerking:
Niet alle gebruikers hebben toegang tot de beveiligingsmodule. Bovendien is het openen van de module beveiligd met een wachtwoord.
Toegangscontrole
Enkel de systeembeheerder beschikt over het wachtwoord om de beveiligingsmodule te openen.
Wachtwoord vergeten
Neem contact op met uw Payroll consulent en spreek een (tijdelijk) nieuw wachtwoord af, dat u onmiddellijk daarna in een ander wachtwoord wijzigt via Gebruikers.
7.01. B EVEILIGING - B EVEILIGINGSKLASSEN
Configuratie – Beveiliging – Beveiligingsklassen [2/7]
Wat
Alle firma’s, groepen (of werknemers) moeten ondergebracht worden in een beveiligingsklasse.
Als u de gegevens van de kaderleden in eBlox beter wil beveiligen dan die van de gewone arbeiders en bedienden, hebt u 2 beveiligingsklassen nodig.
Voorbeeld
De arbeiders en bedienden worden ondergebracht in Beveiligingsklasse 00 (lagere beveiliging).
De Directie- en kaderleden worden ondergebracht in Beveiligingsklasse 01 (hogere beveiliging).
Overzicht klassen
Klik op het -knopje in de kolom ‘Klasse’ voor het overzicht van de bestaande beveiligingsklassen.
Info beveiligingsklasse
Overzicht van de firma’s, groepen en/of werknemers die in een klasse ondergebracht zijn.
Klik + om boomstructuur open te klappen.
Klik – om boomstructuur dicht te klappen.
Klasse ??
Bij een nieuwe toegevoegde firma of groep, staat er ??.
Deze moet u in een beveiligingsklasse onderbrengen.
Zolang dit niet gebeurd is, kunnen er voor deze firma of groep geen gegevens in eBlox ingevoerd worden.
Afdrukken
U kunt het overzicht van de beveiligingsklassen afdrukken onder de vorm van 2 rapporten.
Aangevinkt wordt de boomstructuur altijd volledig uitgeklapt getoond.
7.01. B EVEILIGING – N IEUWE BEVEILIGINGSKLASSE
Configuratie – Beveiliging – Beveiligingsklassen [3/7]
Nieuwe beveiligingsklasse Klik op het en vervolgens op
om een nieuwe beveiligingsklasse te maken.
Voorbeeld
We willen de directeur in een aparte beveiligingsklasse onderbrengen en maken hiervoor een nieuwe klasse.
Wijzigen of verwijderen beveiligingsklasse
Via de knop ‘Wijzigen’ kunt u achteraf de omschrijving van de beveiligingsklasse nog wijzigen.
Op het wijzigingsscherm is er ook een knop ‘Verwijderen’ om een beveiligingsklasse te verwijderen.
Alleen lege beveiligingsklassen kunt u verwijderen. Indien ze niet leeg is, toont eBlox u wie er nog deel uitmaakt van de beveiligingsklasse.
7.01. B EVEILIGING – G EBRUIKERS – I DENTIFICATIE
Configuratie – Beveiliging – Gebruikers [4/7]
Navigeren tussen gebruikers
Klik op de driehoekjes om te gaan naar de:
eerste gebruiker laatste gebruiker vorige gebruiker volgende gebruiker
Omschrijving profiel
Een korte omschrijving van de mate van toegang van een gebruiker.
Toegang
Toegang verlenen J(a) of N(een).
Tip:
Na de 5e mislukte opstartpoging (foutief
wachtwoord), wordt de toegang automatisch op N gezet.
Status
Geeft aan of de gebruiker al of niet actief is, enz.
Tips:
• Wanneer een gebruiker op een niet correcte manier uit eBlox is gegaan, blijft de status op A(ctief) staan. Deze gebruiker is dan geblokkeerd en kan eBlox niet meer opstarten totdat een andere gebruiker (met toegang tot de beveiligingsmodule) deze A- status verblankt.
• De eBlox-gebruikers zijn mono-users. U kunt geen 2 keer met dezelfde user opstarten.
Taal
N(ederlands) of F(rans).
Tip:
Een gebruiker kan ook zelf de taal wijzigen bovenaan in de menubalk via Contactpersoon.
Systeembeheer
U verleent een gebruiker toegang tot de beveiliging door deze rubriek aan te vinken.
Dit betekent dat deze gebruiker de toegang van alle gebruikers kan wijzigen.
Een nieuwe gebruiker moet altijd eerst aangemaakt worden bij SD Worx. Daarna kan de systeembeheerder de nieuwe gebruiker toegang tot eBlox verlenen.
Toelating tot ALLE functies
Als u dit aanvinkt, krijgt de betrokken gebruiker volledige toegang tot alle functies (= de maximale toegangswaarden worden klaargezet voor alle functies van alle beveiligingsklassen). Ook tot nieuwe
toekomstige functionaliteiten, is er automatisch volledige toegang.
Opmerking: wanneer er een nieuwe firma of groep toegevoegd wordt op eBlox, moet u deze eerst in een bestaande beveiligingsklasse onderbrengen, vooraleer u toegang krijgt.
Gebruiker toevoegen/Gebruiker verwijderen Moet er een nieuwe gebruiker bijkomen of een bestaande gebruiker verwijderd worden?
Neem dan contact op met uw Payroll Consulent.
Wat
Een gebruiker is een persoon die toegang heeft tot eBlox om gegevens te raadplegen, wijzigen en/of in te voeren.
Via het thema ‘Identificatie’ identificeert u de gebruiker en verleent u hem al of niet toegang.
Via het thema ‘Beveiliging’ kunt u de mate van toegang instellen voor één of meerdere beveiligingsklassen en/of specifieke functies.
7.01. B EVEILIGING – G EBRUIKERS – B EVEILIGING
Configuratie – Beveiliging – Gebruikers [5/7]
Bladeren tussen beveiligingsklassen
Instellingen
U verleent een gebruiker in één beweging voor een beveiligingsklasse een bepaalde mate van toegang. U kunt hierbij specifiëren op welke niveau’s (firma en groep en/of werknemer) u de toegang verleent.
Vb: instellingen voor Klasse 01 – Kaderleden Wat
Via het thema ‘Beveiliging’ specifieert u voor een gebruiker per beveiligingsklasse en per functie de mate van toegang. Dit kan zijn:
geen toegang, een beperkte toegang of volledige toegang.
Beveiliging kopiëren.
U kunt een bestaande gebruiker een nieuwe beveiligingsinstelling geven op basis van een kopie van de beveiliging van een andere bestaande gebruiker.
Opgelet, u wist dan de bestaande beveiligingsinstelling van de gebruiker en vervangt die door de gekopieerde.
Beveiligingsklassen Genummerd van 00 tot 99, of maximaal 100
beveiligingsklassen.
Via het -knopje kunt u de info van de beveiligingsklasse raadplegen, namelijk welke firma’s, groepen en/of werknemers erin ondergebracht zijn.
7.01. B EVEILIGING – G EBRUIKERS – B EVEILIGING KRITISCHE GEGEVENS
Configuratie – Beveiliging – Gebruikers [6/7]
Wat
U kunt de toegang tot de kritische gegevens per beveiligingsklasse apart specifiëren. Zo kan een gebruiker die volledige of beperkte toegang heeft tot een beveiligingsklasse toch geen toegang hebben tot de kritische gegevens van die beveiligingsklasse.
Tip:
Een gebruiker die geen toegang heeft tot de kritische gegevens krijgt de kritische gegevens nooit te zien. Bijvoorbeeld een rapport uitvoeren voor alle werknemers met brutoloon
> 2.500,00 EUR geeft geen resultaat.
Kritische gegevens
Standaard staan de kritische gegevens op ‘Geen toegang’.
Klik op ‘Toegang’, als de gebruiker de kritische gegevens mag zien.
Gevolgen voor massawijzigingen, enz.
De waarde (geen toegang/toegang) gekozen bij de kritische gegevens wordt automatisch overgenomen bij de onderliggende massawijzigingen, loonafsluiting, enz. tenzij u hiervan afwijkt.
Welke gegevens zijn kritische gegevens?
Dit zijn onderstaande rubrieken:
Werknemer / Contract
• Functie
• Functieniveau
• Sociaal passief
Werknemer / Aanvullend contract
• Loon startbaanovereenkomst
• Kengetal fooien
• Statutair
Werknemer / Tewerkstelling
• Bedrijfsplan Werknemer / Loon
• Reden loonsverhoging
• Looncategorie en sublooncategorie
• Brutoloon, Barema bruto, % toepassen bruto
• Uurloon, Barema uurloon, % toepassen uurloon
• Dagloon, Barema dagloon
• Voorschot bedrag
• Alternatief uurloon 1, 2, 3, 4
• Bedrag toeslag 1, 2, 3
• Ervaring-rubrieken
• ASR-rubrieken
• Percentage auteursrechten Werknemer / Barema
• Bedrag toeslag 1, 2
• Extra toeslag 3: percentage Werknemer / Barema IFIC
• Alle rubrieken Werknemer / Uit dienst
• Alle rubrieken, behalve de datum uit dienst Werknemer / Formules: Alle formules
Werknemer / Buitenlands kaderlid
• Netto belastbaar Belgisch jaarinkomen
• Netto belastbaar buitenlands jaarinkomen Werknemer / Bedrijfswagens: Alle rubrieken Werknemer / vakantie attest
• Berekeningsbasis vakantie attest
Werknemer / sociaal abonnement: Alle rubrieken Looninvoer / Aanvullende loongegevens
• Bedragen
• uurlonen
Looninvoer / Formules betaalperiode: Alle formules Overzichten / Resultaat loonberekening bedragen
• Alle gegevens
Overzichten / U-, B- en V-telwerken
• Bedragen
7.01. B EVEILIGING – G EBRUIKERS – T OEGANG TOT B RADFORD
Configuratie – Beveiliging – Gebruikers [7/7]
Wat
In het basispakket van eBlox zijn enkele extra modules beschikbaar, o.a. Performance dashboard.
Performance dashboard is een handige tool, die kwalitatief HR-cijfermateriaal biedt zoals de in- en uitstroom van uw personeel, de diversiteit (info over leeftijd, anciënniteit, verdeling voltijds/deeltijds, …), de loonkost en het ziekteverzuim. Dit laatste wordt via de Bradfordmodule in kaart gebracht.
In eBlox moet echter eerst een Bradfordrapport gestart worden om de basisgegevens op te halen waarmee in de Bradfordmodule de impact (storingsgraad) van afwezigheden kan berekend worden.
Dit betekent dat u in de beveiliging van eBlox een gebruiker al of niet toegang moet verlenen tot de Bradfordmodule. Daarna kan de toegang nog beperkt worden per beveiligingsklasse, op voorwaarde dat er geen afwijkende beveiligingsklassen op contractniveau zijn.
Opmerking:
In eBlox zijn er afwijkende beveiligingsklassen op contractniveau mogelijk (vb. een aparte beveiligingsklasse voor de CEO). In dit geval kan enkel gekozen worden voor ofwel een volledige toegang tot de Bradfordmodule met toegang tot alle beveiligingsklassen ofwel geen toegang tot de Bradfordmodule.
Indien u geen gebruik maakt van afwijkende beveiligingsklassen op contractniveau, kunt u de toegang in de Bradfordmodule wel beperken tot bepaalde klassen.
Bradfordrapport uitvoeren
Met ‘Alle acties’ verleent u de gebruiker toegang om het Bradfordrapport in eBlox uit te voeren.
Bradfordmodule starten
Per beveiligingsklasse kunt u al of niet toegang verlenen in de Bradfordmodule op voorwaarde dat er geen afwijkende beveiligingsklassen aanwezig zijn.
Voorbeeld
Gebruiker Marie heeft in de Bradfordmodule toegang tot de verzuimgegevens van alle werknemers van klasse 00, maar geen toegang tot de
verzuimgegevens van de kaderleden (klasse 01).
Opmerking:
In dit voorbeeld zijn er geen afwijkende
beveiligingsklassen op contractniveau en kan de toegang van Marie beperkt worden tot slechts één klasse, nl. klasse 00.
