1
HANDLEIDING
TWIZZIT - KOOR&STEM
2
Intro
Beste voorzitter en/of ledenadministrator,
In juni 2022 schakelt Koor&Stem over naar Twizzit als nieuw beheerdersplatform voor het ledenbeheer van al haar aangesloten koren.
In dit document bezorgen we je de nodige informatie om u wegwijs te helpen in dit nieuwe platform.
Het document bevat:
• Een verwijzing naar het webinar dat georganiseerd werd naar aanleiding van de implementatie van Twizzit.
• Een gedetailleerde handleiding van de basisfunctionaliteiten in Twizzit.
We wensen u alvast veel succes met de ingebruikname van het nieuwe platform.
Met vriendelijke groeten, Het Twizzit team
3
Inhoud
1. Inloggen op Twizzit ... 5
2. Koorleden beheren... 10
1. Contact(en) toevoegen ... 10
2. Meerdere contacten toevoegen ... 14
3. Leden aansluiten bij Koor&Stem ... 15
3. Koorgroepen beheren ... 20
4. Koor organisatie beheren ... 25
1. Contactgegevens verifiëren / aanpassen... 25
2. Admins toevoegen... 27
5. Ondersteuning ... 29
4
Webinar
Naar aanleiding van de implementatie van Twizzit als nieuw ledenbeheersysteem werd een webinar georganiseerd. Alvorens gebruik te maken vragen we u vriendelijk dit webinar (30 min) te bekijken.
U kan dit webinar te allen tijde raadplegen via onderstaande link:
https://youtu.be/lyrG87QAroY
Inhoud webinar:
• Inloggen op Twizzit: https://www.youtube.com/watch?v=lyrG87QAroY&t=2m50s
• Interface en terminologie: https://www.youtube.com/watch?v=lyrG87QAroY&t=5m53s
• Leden beheren: https://www.youtube.com/watch?v=lyrG87QAroY&t=9m38s
• Koorgroepen aanmaken: https://www.youtube.com/watch?v=lyrG87QAroY&t=15m23s
• Organisatie beheren: https://www.youtube.com/watch?v=lyrG87QAroY&t=19m34s
• Admins toevoegen: https://www.youtube.com/watch?v=lyrG87QAroY&t=21m25s
• Agenda & aanwezigheden: https://www.youtube.com/watch?v=lyrG87QAroY&t=22m28s
• Extra functionaliteiten: https://www.youtube.com/watch?v=lyrG87QAroY&t=28m08s
5
Handleiding
1. Inloggen op Twizzit
Wil je van start gaan met Twizzit? Dan is de eerste stap inloggen. Elke koorbeheerder heeft een mail ontvangen van Koor&Stem om aan de slag te gaan. Geen mail ontvangen? Lees dan hieronder hoe je verder aan de slag gaat. Heb je wel een mail ontvangen, klik dan door naar stap 7.
1. Surf naar http://app.twizzit.com . 2. Klik op ‘registreer hier’.
6 3. Geef in het kader de volledige naam van jouw koor in.
Tip: kan je je koor niet vinden, probeer dan met een deel van de naam of afkorting.
4. Vervolgens verschijnen er één of meerdere opties die met je zoekopdracht overeen komen.
Klik op de naam van jouw koor.
7 5. Geef je voornaam en naam en / of e-mailadres in.
6. Klik vervolgens op ‘zoeken.
7. In het kader rechts verschijnen er nu één of meerdere namen die overeenkomen met je zoekopdracht. Klik op jouw ‘login versturen’.
8. Er wordt nu een mail verzonden naar je e-mailadres.
8 9. Open de Twizzit e-mail (met titel ‘jouw Twizzit account’) in je mailbox en klik onderaan op
‘login op Twizzit’.
10. De link in de e-mail stuurt je door naar onderstaand scherm.
9 11. Kies een nieuwe gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord en vul het in in de daarvoor
voorziene velden.
Let op: Indien de gebruikersnaam reeds in gebruik is, dien je een andere gebruikersnaam te kiezen.
12. Klik tot slot op ‘opslaan & verder’.
13. Bij deze heb je het login-proces volbracht. Je kan nu telkens opnieuw inloggen op Twizzit (via http://app.twizzit.com) met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat je zonet hebt opgegeven.
10
2. Koorleden beheren
1. Contact(en) toevoegen
De volgende stap is leden beheren. Je dient alle leden van je koor in de CRM van je Twizzit-platform toe te voegen. Daarnaast kun je ook andere betrokkenen (zoals ex-leden, sympathisanten, …) in je CRM toevoegen. Zo zitten alle contacten gelinkt aan jouw organisatie samen op één plek. Om een contact toe te voegen, ga je als volgt te werk:
1. Open het Twizzit platform van jouw koor en klik in het linkermenu op ‘beheren’.
2. Klik vervolgens in het linkermenu op ‘CRM’.
11 3. De CRM-module opent en toont een overzicht van alle reeds gekende contacten
Tip: Is het overzicht nog leeg of ontbreken er nog enkele contacten? We leggen je via de volgende stappen uit hoe je contacten toevoegt aan je CRM-database in Twizzit.
12 4. Bestaat de persoon die je zoekt nog niet? Klik dan rechts onderaan op de groene ‘+’ knop.
5. Er verschijnen twee opties. Klik op de optie ‘contact’.
13 6. Vul zo veel mogelijk gegevens van het contact in en klik vervolgens op ‘maak een nieuw
contact’.
7. Er wordt nu een contactprofiel aangemaakt voor je contact in Twizzit.
14
2. Meerdere contacten toevoegen
Wens je meerdere contacten in één keer toe te voegen? Dat kan via de functionaliteit ‘meerdere contacten toevoegen’. Raadpleeg deze pagina voor meer informatie hierover.
15
3. Leden aansluiten bij Koor&Stem
Eens je al je contacten hebt toegevoegd aan je CRM in Twizzit, kun je leden aansluiten bij je koor en bij Koor&Stem a.d.h.v. lidmaatschappen.
Zo kunnen de contactgegevens van elk lid en de daarbij horende lidmaatschappen en verzekeringen eenvoudig worden doorgegeven aan Koor&Stem. Om een persoon aan te sluiten bij Koor&Stem, ga je als volgt te werk:
1. Open het Twizzit platform van jouw koor en klik in het linkermenu op ‘beheren’.
2. Klik vervolgens in het linkermenu op ‘CRM’.
16 3. Zoek het gewenste contact op met de zoekbalk bovenaan. Je kan ook de zoekbalk bovenaan
gebruiken (‘zoek op naam’) om een contact sneller terug te vinden.
4. In het contactprofiel ga je vervolgens onder het tab ‘lidmaatschappen’, op de knop ‘voeg toe’ klikken om een lidmaatschap toe te voegen.
17 5. Klik vervolgens op ‘Koor & Stem vzw’ om een lidmaatschap bij Koor&Stem toe te voegen
voor het contact in kwestie.
6. Onder het tab ‘lidmaatschap’ bepaal je nu welke type verzekering je wenst aan te sluiten.
Klik het keuzemenu open en kies voor de gewenste optie.
18 7. Klik tot slot op ‘lidmaatschap aanvragen’.
8. Er is nu een verzoek verstuurd naar Koor&Stem om het contact in kwestie aan te sluiten en te voorzien van de nodige verzekering. Dit duurt maximum 5 minuten. Vervolgens springt de status van ‘verzoek in behandeling’ naar ‘huidig - goedgekeurd’.
19 Opmerking: Koor&Stem heeft enkel toegang tot de contactgegevens van de contacten die je bij hen aansluit via een lidmaatschap. Verder staat het Twizzit platform van je koor volledig los van
Koor&Stem. Je bent dus zelf baas in je eigen Twizzit platform waarin je onbeperkt gegevens kan beheren.
Meer info over de CRM module en de mogelijkheden van deze module, vind je hier.
20
3. Koorgroepen beheren
Elke organisatie dient minstens één koorgroep aan te sluiten bij Koor&Stem.
Om een groep toe te voegen en aan te sluiten bij Koor&Stem, ga je als volgt te werk:
1. We starten vanuit de homepagina van je Twizzit-platform. Klik in de menubalk links op
‘beheren’.
2. Klik de module ‘beheer groepen’ open.
21 3. Klik rechts onderaan op de groene ‘+’ knop om een nieuwe groep toe te voegen.
4. Klik op de optie ‘voeg groep toe’.
5. Geef vervolgens de naam van de groep in, een afkorting en het type categorie (koor) in.
6. Gaat het om een koorgroep, vink dan ‘link aan Koor&Stem vzw’ aan om de groep aan te sluiten bij aan Koor&Stem. Gaat het om een andere groep, vink je deze optie niet aan.
22
23 7. Vul vervolgens de gevraagde velden in om extra info over deze groep door te geven aan
Koor&Stem. Vergeet niet helemaal naar onderen te scrollen om alle vragen te beantwoorden.
8. Klik tot slot op ‘opslaan’.
9. Om personen aan de groep toe te voegen klik je op ‘voeg toe’ naast de sectie “indeling”.
24 10. Selecteer de persoon die je wenst toe te voegen en bepaal met welke functie je de persoon
wil toevoegen aan de groep. (vb. dirigent, zanger, vrijwilliger, …). Herhaal deze methode voor alle personen die je aan de groep wenst toe te voegen.
Tip1: Vervult een persoon meerdere functies binnen een koor? Voeg de persoon dan meerdere keren toe aan de groep, telkens met een andere functie.
Tip2: Wil je meerdere personen in één keer toevoegen aan een groep? Dat kan! Lees dit artikel voor meer informatie.
25
4. Koor organisatie beheren
1. Contactgegevens verifiëren / aanpassen
Het is belangrijk dat Koor&Stem over de correcte contactgegevens van je organisatie beschikt. Om deze door te geven, ga je als volgt te werk:
1. We starten vanuit de homepagina van je Twizzit-platform. Klik in de menubalk links op
‘beheren’.
2. Klik de module ‘beheer organisatie’ open.
26 3. In deze module vind je een overzicht van alle contactgegevens van jouw koor waarover
Koor&Stem beschikt. Is er iets niet correct of ontbreekt er info, dan kan je dat via de knop
‘aanpassen’ rechtzetten.
4. Sla vervolgens je aanpassingen op door op ‘aanpassingen opslaan’ te klikken.
27
2. Admins toevoegen
Wens je één of meerdere admins toe te voegen, om de taken in je organisatie binnen Twizzit te verdelen, dan doe je dat als volgt:
1. We starten vanuit de homepagina van je Twizzit-platform. Klik in de menubalk links op
‘beheren’.
2. Klik de module ‘instellingen’ open.
28 3. Klik vervolgens op ‘admins’ in de menubalk.
4. Via de zoekbalk kun je personen zoeken die je wenst toe te voegen als admin voor het Twizzit platform van je organisatie.
5. Klik op de naam die je wenst toe te voegen.
6. Deze persoon is nu toegevoegd als admin.
29
5. Ondersteuning
Zo, je hebt de basis van Twizzit al onder de knie. Super!
Toch nog vragen? Stel ze dan zeker via ledenbeheer@koorenstem.be.
Wil je je verder verdiepen in de mogelijkheden van Twizzit? Dan kan je dat via ons helpcenter.
Tot slot willen we je veel succes wensen met de ingebruikname van Twizzit!
