Algemene ledenvergadering Tennisvereniging ‘De Balledonk’
17 februari 2020 Aanwezig:
Wim Dortmans Marga Goossens
Cyril Haeve Henk Flier
Heidi Juyn Peter van Mierlo
Margo van Dijk Tino van Gaal
Elke van Daal Marijke Langenhuijsen René Steenbakkers Willemien de Vreeze Susan van de Akker Jan Habraken Arold van Grinsven Ine van Pas
Henri Schouten Dinie Romme
Antoinette Vos Hans Vos
Jan Habraken Willy van Lanen
Marco Sep Hans van Grinsven
Dennis van der Meijden Ben van der Bruggen
Riky Habraken Mari van Berloo
John Mollema Tini van Hoof
Diverse leden hebben zich afgemeld.
Notulist: Margo van Dijk
1. Opening door de voorzitter
De voorzitter Wim Dortmans opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De voorzitter wenst iedereen een prettige vergadering toe.
Het financiële gedeelte van de vergadering heeft al plaats gevonden en wordt straks nog kort toegelicht door de penningmeester.
De voorzitter kijkt kort terug op enkele gebeurtenissen en activiteiten die het afgelopen jaar plaats gevonden hebben.
We hebben een jubileum jaar: op 12 september bestaat onze vereniging 50 jaar. Er komt een feestweek met allerlei activiteiten. Ook willen we de bestaande activiteiten koppelen aan het thema van ons jubileum.
Er speelt meer bij onze vereniging dan alleen het tennissen zelf. De sociale activiteiten zijn een belangrijk aspect. Met een beperkte groep vrijwilligers proberen we een grote groep leden in beweging te houden. We gaan een plan ontwikkelen om dit breder te laten dragen; o.a. een vacaturebank opstellen, zodat bekend is waar leden zich actief in kunnen zetten. Op deze manier willen we meer verbondenheid creëren.
2
.
Verslag van de algemene ledenvergadering van 27 februari 2019.De notulen van 2019 zijn op de website gepubliceerd. Er zijn geen opmerkingen. Het verslag wordt door de algemene ledenvergadering goedgekeurd. Met dank aan de notulist.
3. Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.
4. Bestuursbeleid 2020
Het algemene beleidsplan komt op de website. De voorzitter ligt e.e.a. toe:
- Vieren van het jubileum. Er is een commissie, die het feest organiseert. Het bestuur stelt een beperkt budget beschikbaar van €3500. Dit is een uitdaging, maar het maakt de commissie ook creatief.
- Financieel op orde komen. Vorig jaar hadden we een begrotingstekort. Zoals we straks zullen horen is dat tekort er nog steeds. We moeten hier met z’n allen iets aan gaan doen.
- Leden werven en behouden. Het aantal leden is substantieel omlaag gegaan. We moeten hier met de hele club iets aan gaan doen. Positieve impuls naar buiten toe. Delen dat er volop gezelligheid is.
- Betrokkenheid vergroten. De leden die niet in commissies zitten betrokken maken bij de club. Dit kan alleen door ze bekend te maken met de bestaande commissieleden. Commissie vaker laten rouleren, waardoor de last omlaag gaat. Door nieuwe mensen in te laten stromen kunnen er nieuwe ideeën komen.
5. Financieel verslag van de penningmeester
Het eerste gedeelte van de avond heeft er een overleg plaats gevonden met een aantal leden en de penningmeester plus de voorzitter.
Maarten Ketelaars Christ Jan Hoevenaars hebben de kascontrole gedaan en zij hebben een aantal aanbevelingen.
Het was op financieel gebied een pittig jaar. Het tekort is hoger geworden dan verwacht: €23.000.
Oorzaken zijn: forse terugval van het ledenaantal, een terugval van de opbrengsten van de bar, stijgende kosten, enkele incidentele kosten.
We hebben ingeteerd op onze reserves, maar we zijn financieel gezond. Er is meer dan voldoende geld op de rekening, maar we moeten dit niet jaarlijks laten gebeuren. De faciliteiten, de vaste kosten, zijn begroot op een groter ledenaantal. Dit jaar moeten we keuzes gaan maken: welke luxe gaan we afschaffen, zonder ambities vd club over boord te gooien of dat het ten koste gaat van de sfeer en de kwaliteit. Inkomsten moeten de kosten weer gaan dekken.
Een paar jaar geleden hebben we al eens gekeken naar welke kosten we terug kunnen brengen. Nu moeten we doorpakken op bepaalde posten en een plan van aanpak opstellen. Dit betekent een breuk met het beleid van de afgelopen jaren. Hoe ziet dat plan er uit? We hebben ideeën maar we moeten er nog goed over nadenken.
De input van het overleg van zojuist gaan we meenemen. Ideeën: groenvoorziening; kan dit minder?
Schoonmaak kantine: minder frequent. Kosten weggeef kritisch bekijken.
Aan de andere kant moeten we meer leden proberen te binden aan onze club.
We zijn in gesprek met de KNLTB; hoe zal de wereld er over 5 tot 10 jaar uit zien en wat betekent dit voor onze club? Een groepje leden denkt mee, samen met iemand van de KNLTB. De uitgave- en inkomsten stromen komen daar ook aan de orde.
Positief nieuws: de Stichting heeft een plan onderzocht om ledverlichting te introduceren op de club met subsidie vanuit de gemeente. Bijna zonder extra investering kunnen we de ledverlichting aanschaffen. De uitgaven aan energie gaan hierdoor fors omlaag. De besparing wordt geschat op €2700 bij ledverlichting op 100%. Bij verlichting op 70%een besparing van €3700. Dit gaan we dit jaar uitvoeren.
Begroting van komende jaar is opgesteld. We gaan uit van dezelfde uitgaven en zullen dus ook te kort komen.
Pas als we bezuinigingen toepassen gaan we in het nieuwe boekjaar uit de rode cijfers komen.
Contributieverhoging: zou kunnen, maar we vinden het beter om eerst een plan van aanpak op te stellen. Dan weten we of er nog tekorten zijn en er in 2021 een verhoging moet komen.
Dennis vd Meijden merkt op dat hij bang om straks een grotere stap te moeten maken, als je alsnog een verhoging door moet voeren. We kunnen met een verhoging de begroting niet dicht krijgen. Er zijn voldoende andere opties om de tekorten omlaag te krijgen. Henk Flier: misschien willen de leden liever een
contributieverhoging, dan dat we in moeten leveren op service. Maar dat kunnen we nu nog niet zeggen.
Susan vd Akker: de Rabobank heeft een motto om goede plannen te stimuleren. Gaan we hier dit jaar ook aan meedoen? De sponsorcommissie heeft €500 opgehaald via deze actie dit jaar. Er komt weer een actie voor Buro Lima om via de Rabobank inkomsten te genereren.
6. De kascontrole
De kascontrole is uitgevoerd door Maarten Ketelaars en Christ Jan Hoevenaars. Zij hebben diverse aanbevelingen gedaan. E.e.a. is vermeld in hun verslag.
De algemene ledenvergadering gaat akkoord en verleent decharge aan het bestuur.
De voorzitter bedankt de kascontrolecommissie.
7. Benoeming nieuwe kascontrole commissie
Maarten Ketelaars verlaat de kascontrolecommissie Christ-Jan zal deze taak volgend jaar weer op zich nemen.
We zoeken nog een tweede lid.
8. Bestuur van de club.
De voorzitter presenteert een overzicht van de diverse taken en personen en geeft een uiteenzetting van de diverse activiteiten van het bestuur.
Er hebben 8 vergaderingen plaats gevonden. Er komen veel klachten over de website en dit gaan we anders aanpakken. We zijn aan het onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om de website op te zetten via de KNLTB.
Het biedt veel mogelijkheden. Commissies kunnen zelf hun eigen gedeelte vullen en actualiseren, op hun eigen manier.
Het bestuur heeft diverse gesprekken gehad met de met commissies, er hebben evaluaties plaats gevonden en er zijn plannen gemaakt.. We zijn bezig met het ontwikkelen van visie ontwikkeling samen met de KNLTB.
Het Jubileumfeest wordt georganiseerd en hierbij is het bestuur zijdelings betrokken, in een adviserende rol.
Verder hebben we contact met Ben, onze clubtrainer en met de Stichting. We bezoeken congressen, trainingen en nemen deel aan een regio-overleg.
6. Ledenadministratie Ledenbestand:
junioren per 1 -12-2019: 50 (2018: 67, minus 17) senioren per 1-12-2019: 435 (2018: 500, minus 65) 485 leden in totaal: 82 leden minder
7. Barcommissie
Jan Habraken bedankt alle leden van de barcommissie bestaande uit 6 personen.
De bar wordt bemand door in totaal 20 personen. Willemien de Vreeze is gestopt. Susan vd Akker komt er bij.
Commissieleden zijn naar een bijeenkomst van de KNLTB geweest over het rendabel maken van de kantine, en hebben tips ontvangen voor het gezond maken van de vereniging. Plannen worden uitgewerkt en aan het bestuur gepresenteerd.
Inkoop is ongeveer 10% gestegen. Er wordt scherp gekeken naar de inkoop. Het kan zijn, dat enkele prijzen omhoog moeten. De winstmarge is omlaag gegaan en daar moeten we naar gaan kijken.
Communicatie met de andere commissies is belangrijk. Activiteiten moeten tijdig aangekondigd worden om zaken te kunnen regelen en vergunningen aan te vragen.
8. Open Toernooi
Er was niemand aanwezig van de commissie. Wim geeft een korte toelichting.
De commissie heeft te kampen met een te kort aan commissieleden. Er bleven maar 2 leden over van de oude samenstelling en ze zijn actief op zoek naar nieuwe vrijwilligers. Stef van Nuland en John Gibbels zijn nog over.
Het Open Toernooi moet door blijven gaan, daar gaan we voor. Het wordt uitgerold van 25 mei t/m 1 juni 2020. We zijn met de Toren in gesprek over sponsoring.
9. 35 plus toernooi
Er was niemand aanwezig van de commissie. Wim geeft een korte toelichting. Vooraf is de volgende input geleverd:
Aantal inschrijvingen gelijk gebleven (142) Veel externe inschrijvingen
Planning Clubkampioenschappen negatieve impact Problemen met de planning
Henny en Thea gestopt, Dorian aangesloten Zoekende naar oplossing voor hapjes
10. PR Commissie
Er is nog niet echt een PR commissie opgericht. We moeten publiciteit geven aan onze acties, maar dat doen we veel te weinig. Sinds de EES commissie uit elkaar viel is de groep uit elkaar gevallen. Noortje van Schijndel, Marco Sep en Renko vd Zandt hebben diverse acties uitgevoerd, maar er is geen samenhangend geheel.
Peter van Mierlo vraagt of het bestuur de taak van PR niet op zich kan nemen.
Dit is geen expertise die het bestuur in huis heeft. Bovendien kunnen wij als bestuur ook niet alles zelf in eigen hand nemen. Dennis vd Meijden vraagt hoe de communicatie moet verlopen, wie het aanspreekpunt is.
We willen een gemeenschappelijke uitstraling krijgen maar dat lukt ons nog niet. John Mollema: kun je een student geen opdracht geven op het gebied van communicatie? We hebben een aantal jaren geleden een poging gedaan om studenten mee te laten denken over de inrichting van het park. Dat bleek geen geschikte opdracht te zijn. We kunnen voor de communicatie op zoek gaan naar een HBO student.
Marga Goossens: we zouden meer sociale activiteiten moeten ontwikkelen zoals de avond vierdaagse en de middag voor buro Lima. Wim gaat naar een bijeenkomst van het Sportakkoord, waarbij verschillende
verenigingen en ook scholen elkaar kunnen ondersteunen bij bepaalde activiteiten. De gemeente wil plannen financieel ondersteunen. Ook zijn er contacten met de KBO over bij voorbeeld walking tennis.
11. Senioren Plus Commissie
Peter van Mierlo licht de activiteiten van de commissie toe. De commissie bestaat uit 6 leden. Henk van Driel is gestopt en Henk Flier toegetreden tot de commissie.
Er hebben diverse activiteiten plaats gevonden, die kort door Peter worden uiteengezet. Donderdagmiddag is er de hutselmiddag, die druk bezocht wordt. Regtuit competitie loopt nog steeds, we doen met 3 teams mee.
Jaarlijks rond de jaarwisseling vindt de nieuwjaarsbijeenkomst plaats, waarbij men kan kaarten en kezen. Vorig jaar met een delegatie van de senioren contact gehad met Laverhof en afspraken gemaakt over de
avondvierdaagse. Dat gaan ze dit jaar ook weer doen. Ze gaan een eendaags intern toernooi voor 50 plussers organiseren. Er wordt ook gekeken naar andere activiteiten maar dat staat nog in de kinderschoenen.
12. Sponsorcommissie
Dennis vd Meijden licht de activiteiten van de commissie toe. De commissie heeft nieuwe sponsoren aangetrokken. Twee voorbeelden: De Wit Reisbureau en Naast als sponsor van het 35 plus toernooi (niet Halte 5)
In november vond een activiteit met sponsoren plaats bij de abdij van Berne: er was een rondleiding en een proeverij.
De commissie is bezig met een mailing. Hoe willen we de Clubcultuur goed uitdragen. Wat zijn de
eigenschappen van onze vereniging. Hoe betrokken zijn onze leden en vrijwilligers en hoe sociaal we zijn ook tegenover andere dorpsbewoners.
Er was een tennis-clinick op 28 maart met Buro Lima.
De commissie overweegt een bedrijfstennistoernooi op te zetten.
13. Technische commissie
Er is niemand aanwezig van de TC. Ine van der Heijden leest een samenvatting van de bijdrage van Ronald Verhallen voor.
Externe competitie: het aantal competitieteams is in 2019 ongeveer gelijk gebleven aan 2018. De deelname aan de wintercompetitie is iets afgenomen, maar deze teams zijn naar de najaarscompetitie overgestapt.
Tevens zijn er meer teams die op vrijdagavond willen spelen i.p.v. op zaterdag.
Hieruit blijkt dat de invoering van de vrijdagavondcompetitie en de najaarscompetitie bij de Balledonk een goede keuze is geweest. Voor de voorjaarscompetitie in 2020 zijn er ook weer meer aanmeldingen voor de vrijdagavond: 7 teams.
Daarna vertelt Ine vd Heijden vertelt iets over de Jeugd TC:
- aantal jeugdleden 2019 > 72 (4 leden minder dan 2018) - 53 jeugdleden hadden een all-in pakket.
- Door opheffing van jeugdcommissie zijn er verschillende activiteiten dit jaar niet doorgegaan - Interne competitie voor basisschoolscholieren op maandagmiddag is vervangen door interne
wedstrijden op woensdag. 4x per jaar. Dit werd georganiseerd door 3 ouders.
- 20 jeugdleden namen deel aan de tenniskids (voorjaar en najaar) - 27 jeugdleden namen deel aan de externe competitie(voorjaar) - 24 jeugdleden namen deel aan de externe competitie (najaar)
Er wordt 6 keer per jaar iets georganiseerd. Dit is voldoende in combinatie met het spelen van competitie.
Speerpunt van het jeugdbeleid was het spelen van competitie. Voor 2020 is een jaarkalender gemaakt.
Structuur van de TC is veranderd: Elke en Ine behartigen de jeugdleden van de commissie. Zij sluiten aan bij de TC, aangezien zij met dezelfde activiteiten bezig zijn, alleen voor een andere doelgroep: activiteiten die te maken hebben met tennis. Andere activiteiten worden door Ria van Mierlo samen met de ouders georganiseerd.
Ronald en Anneke doen met name externe competitie voor de senioren.
Elke heeft als aandachtsgebied de jongere jeugd, Ine de junioren. Ben ondersteunt de TC hierin.
Hans Rolink is met name verantwoordelijk voor de trainingen.
14. Technische Dienst
Peter van Mierlo doet het woord. De commissie bestaat uit 14 mensen.
Activiteiten: wekelijks onderhoud van de banen, een keer in de 6 weken intensief vegen, om de ondergrond goed los te houden. Dit is bevorderlijk voor de drainage en de levensduur van de baan.
Peter licht kort toe welke werkzaamheden dit jaar zijn verricht. De commissie gaat volgend jaar op dezelfde manier verder.
In 2019 is er een nieuw magazijn gebouwd in opdracht van de Stichting. Door de bijdragen van veel vrijwilligers hebben we de kosten laag kunnen houden.
15. Versiercommissie
Marijke Langenhuijsen doet het woord.
De commissie draait goed en de activiteiten verlopen prima. Leden komen hier niet alleen om te tennissen en daarom moeten we er voor zorgen dat het gezellig is. Ze hebben overleg met allerlei commissies.
De commissie krijgt een budget waar ze heel zuinig mee om gaan.
Ze zijn blij met de mooie berging en hoeven nu niet meer naar de zolder voor hun materialen. Bij het organiseren van het feest kunnen ze extra handen gebruiken om de tent te versieren.
16. Wintercommissie
Tino geeft een toelichting. Er zijn nog steeds 7 commissieleden.
We gingen van 235 naar 210 deelnemers en er waren minder poules. Mensen deden eerst mee aan 2 onderdelen, nu vaak maar met 1 onderdeel. Ook zien we een terugloop bij de jeugd. De tijd van 21.30 uur is niet populair.
Voornemen om meer en eerder aandacht te besteden aan publiciteit.
Oliebollen toernooi: er was een bezetting voor 6 banen en het was heel gezellig.
De competitie sluit op 13 maart.
17. Zomercommissie
De commissie bestaat uit 6 personen. Mari van Berloo doet het woord. 114 deelnemers in 2019, iets minder dan het jaar daarvoor. Samenwerking met de externe competitie verloopt uitstekend. Heren dubbel en dames dubbel wordt toegevoegd aan het aanbod.
Het hutselen is overgenomen door Angelique van de Laar.
Joke Heerkens is gestopt, Suzanne van Asseldonk en Erna de Groot zijn toegetreden.
18. Jubileum Feest
Jan Habraken geeft een korte uiteenzetting. Er zitten verschillende vertegenwoordigers in de feestcommissie en Jan coördineert het geheel. Op 2 maart wordt het definitieve programma bekend gemaakt.
12 september jeugdactiviteit, 18 september een symposium, 19 september feest in een grote tent. Er komt een band. De leden mogen een introducé meenemen en er wordt een kleine bijdrage gevraagd.
19. Bestuursverkiezing Aftredend zijn:
- René Steenbakkers en Wim Dortmans Zij stellen zich herkiesbaar.
Mirjam van Grinsven, niet herkiesbaar,
Mirjam van Grinsven gaat stoppen met de ledenadministratie en deze taak wordt overgenomen door Susan van de Akker en Marloes Bijnen. De taak van de ledenadministratie wordt vereenvoudigd en kleiner gemaakt.
Het komende jaar zullen Mirjam en Margo het geleidelijk overdragen.
De voorzitter bedankt de vertrekkende bestuursleden..
20. Rondvraag
Dennis vd Meijden: hij geeft de tip om deel te nemen aan het Jaarcongres van de KNLTB. Er wordt veel informatie aangeboden. Website centercourt.nl bevat veel informatie.
Marga Goossens: tip aanleggen van een IJsbaan. Leerlingen basisschool gymlessen op de ijsbaan. Dit gebeurt al.
Mari van Berloo: jammer dat de samenwerking met de biljartclub niet door kan gaan. Tip: kom eens een keer met de voetbalclub met z’n allen tennissen. Of met de buurt, vriendendag, familiedag.
Riky Habraken: er moet flink bezuinigd worden. Competitieteams krijgen allemaal gratis koffie van de club. Dit is een behoorlijke kostenpost. Op andere verenigingen wordt dit ook niet aangeboden. Kunnen we dit aanbod schrappen? Deze tip wordt meegenomen in het overleg over de bezuinigingen.
De voorzitter sluit de vergadering en bedankt alle aanwezigen.
