Verantwoordingsrapportage 2019
Beheer en Bestuur
Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Midden-Drenthe
Datum collegebesluit vaststelling: 08-06-2020
Inhoudsopgave
Verantwoordingsrapportage 2018 ...1
Beheer en Bestuur ...1
Basisregistratie Adressen en Gebouwen ...1
Bronhouder Midden-Drenthe ...1
1 Inleiding ...3
1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)...3
1.2 Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG ...3
1.3 Het belang van de BAG ...3
1.4 Leeswijzer ...3
2 Bestuurlijke verantwoording ...5
2.1 Overzichtsdiagram ...7
2.2 Verbetermaatregelen ...8
3. Zelfevaluatie ...9
3.1 Borging processen ...9
3.2 Tijdigheid ... 12
3.3 Volledigheid ... 14
3.4 Juistheid ... 16
1 Inleiding
1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)
De BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) is onderdeel van het stelsel van basisregistraties.
Gemeenten zijn wettelijk aangewezen bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers.
Hiermee ontstaat een landelijke registratie BAG die informatie bevat over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. Voorbeelden van kenmerken die hierbij worden bijgehouden zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel.
De het op gelijke wijze bijhouden van de registratie BAG is een wettelijke taak van alle gemeenten in Nederland bevat dus gegevens van heel Nederland.
1.2 Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. (“Burgemeester en wethouders dragen zorg voor een goede
beschikbaarheid, werking en beveiliging van de basisregistratie”, artikel 14)
Onderdeel is de kwaliteit van de gegevens in de BAG.
Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole.
Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.
1.3 Het belang van de BAG
De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.
1.4 Leeswijzer
De rapportage start met de bestuurlijke verantwoording (hoofdstuk 2), waarin op hoofdlijnen de staat van de BAG in deze gemeente is beschreven met aandacht voor de tekortkomingen en door te voeren verbetermaatregelen. Vervolgens wordt op hoofdlijnen (2.1) een overzicht gegevens van de gemeentelijke score op de voor de BAG belangrijke kwaliteitscriteria borging proces, tijdigheid, volledigheid en juistheid. Vervolgens worden (2.2) per kwaliteitscriterium de door te voeren
verbetermaatregelen beschreven. In hoofdstuk 3 is tot slot de zelfevaluatie opgenomen. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.
2 Bestuurlijke verantwoording
In dit hoofdstuk geven we een beschrijving op hoofdlijnen van huidige kwaliteit van de BAG, de waargenomen trend en verbetermaatregelen. Dit is de tweede keer dat er bestuurlijk verantwoord wordt over de kwaliteit van de BAG volgens de landelijke zelfevaluatie-systematiek ENSIA. Deze verantwoording vormt tevens de basis voor verticale verantwoording naar de landelijk toezichthouder.
Vanaf 2019 jaar wordt er jaarlijks gerapporteerd worden over kwaliteit van de BAG, de genomen maatregelen en de effecten daarvan. Op grond van het beeld dat zo ontstaat worden nieuwe verbetermaatregelen voorgesteld voor het jaar daarop en zo verder. Op deze manier kan de beheercyclus en de daarmee behaalde kwaliteit inzichtelijk gemaakt en verantwoord. Tevens wordt duidelijk welke middelen daarvoor ingezet worden en waar mogelijke knelpunten zitten..
De kwaliteitsaspecten waarover we u rapporteren zijn:
• Borging processen;
• Tijdigheid;
• Volledigheid;
• Juistheid.
Hoe de gemeente op deze aspecten scoort volgt uit landelijk vastgestelde vragenlijsten en metingen in de registratie zelf. Er zijn landelijk minima vastgesteld. In 2018 haalde de gemeente Midden- Drenthe 170 punten van de het maximum 205, in 2019 zijn dat 145 punten van het maximum van 205 punten. De lagere score heeft voornamelijk plaats gevonden op het onderdeel “borging proces” en
“volledigheid”.
Hiermee voldoet de gemeente Midden-Drenthe voor de verslagperiode 2019 met een totaalscore van 70,1 (2018: 83%) formeel niet aan het landelijk gesteld minimum van 75%. Overigens moet
opgemerkt worden dat in 2018 de vastgestelde scores op onderdelen een te positief beeld gaven:
voor de rapportage periode 2017 en 2018 is bijvoorbeeld voor het onderdeel “borging processen”
vooral in beeld gebracht of onze gemeente formeel processen heeft beschreven en ingericht en minder gekeken naar de feitelijke situatie binnen het dagelijks beheer. De daadwerkelijk te behalen kwaliteit hangt immers uiteindelijk af van het laatste. Vanaf deze verantwoording in 2019 zijn de landelijke vragenlijsten als zodanig geïnterpreteerd.
De borging van het proces heeft in 2019 te leiden gehad van een beperkte capaciteit bij vergunningverlening en langdurige ziekte in het team basisregistratie. Mede door krapte op de arbeidsmarkt voor BAG/WOZ, waardoor extern inhuur maar beperkt mogelijk was, is in 2019 de score voor borging proces gedaald van 70 naar 45 punten. In het tweede kwartaal van 2020 is een nieuwe medewerker basisregistratie aangetrokken die de borging van het proces zal gaan verbeteren door het verder actualiseren van het kwaliteitshandboek, initiëren van een PDCA cyclus en het opstarten van integrale overleggen met verwante processen aan de BGT, WOZ en toezicht &
handhaving.
De score op “volledigheid” is teruggevallen van 100% naar 75%. Dit heeft deels te maken met het feit dat er in 2019 geen luchtfoto is gevlogen. De partij aan wie dit uitbesteed was is de gemeente Midden-Drenthe vergeten te vliegen. In 2020 is aleen nieuwe foto gevlogen worden, dit zal dan ook bijdragen aan de juistheid en volledigheid van de gegevens. Daarnaast is voor een beperkt aantal gevallen de termijn voor terugmeldingen overschreden (dit betreft met name complexere objecten waarbij geometrie gemoeid is). De verwachting is dat de capaciteit in 2020 weer voldoende is om de afhandeling tijdig uit te voeren.
Ten slotte is er recentelijk een wetswijziging geweest: BAG 2.0. Voor de invoering hiervan bestaat een overgangsperiode. Een rol hierin speelt dat leveranciers de tijd krijgen om hun applicatie aan te passen. Midden-Drenthe heeft in het eerste kwartaal 2020 de aangepaste applicatie ter beschikking gekregen.
De verwachting is dat met al deze maatregelen de kwaliteit van de BAG Midden-Drenthe voor alle aspecten zal verbeteren.
2.1 Overzichtsdiagram
Onderdeel Waarde Midden-
Drenthe Maximale Score Gemiddelde score in % Deelscore Borging
Proces 45 80 56,25 %
Deelscore Tijdigheid 30 45 66,7 %
Deelscore Volledigheid 30 40 75,0 %
Deelscore Juistheid 40 40 100,0 %
Puntentotaal BAG lijst 145 205 70,1 %
2.2 Verbetermaatregelen
Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren:
Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?
Verbetermaatregelen
Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging
proces 1. Er dient meer aandacht te komen voor
bijstelling van de procesbeschrijving. Dit kan worden opgenomen bij de actie het
kwaliteitshandboek te actualiseren.
2. Er is een onderzoek uitgevoerd naar de minimale en gewenste capaciteit bij
vergunningverlening, toezicht en handhaving.
Uit dit onderzoek blijkt dat er
capaciteitsgebrek is op alle gebieden. Hier is enige capaciteit extra gekomen maar dit is nog altijd onder de benodigde norm.
3. Daarnaast gaan we werken aan onafhankelijk kwaliteitsbeheer en prioriteren vanuit een PDCA cyclus. Er komen meer integrale overleggen en afstemming over verantwoordelijkheden.
Verbetermaatregelen ten aanzien van Tijdigheid De oude panden zullen via de mutatiesignalering worden opgepakt voor wat betreft de definitieve geometrie. Voor de nieuwe gereedmeldingen wordt er elke drie maanden definitieve geometrie opgevraagd en verwerkt. Hiervoor wordt een nieuw contract afgesloten met een externe landmeter.
Verbetermaatregelen ten aan zien van
Volledigheid Niet van toepassing. Bij voldoende capaciteit (
verwacht in 2020) gaan wij alle terugmeldingen / correctieverzoeken tijdig afhandelen en wanneer nodig binnen twee werkdagen in onderzoek zetten.
Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid Er dient een periodieke controle te komen tussen BAG en BRP. Jaarlijkse mutatiesignalering i.s.m.
een nieuw software pakket.
3. Zelfevaluatie
3.1 Borging processen
Bovenstaand diagram toont hoe de BAG is geborgd in de organisatie.
Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten.
Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?
Antwoord 1. Is de voor het beheer van de BAG
toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?
Ja: De formatie-capaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.
Toelichting op gegeven antwoord: De formatie is onder normale omstandigheden voldoende voor het dagelijks beheer van de BAG.
In 2019 was er in de praktijk een lagere bezetting ivm langdurige ziekte. Dit is deels opgevangen door externe inhuur. Het oppakken van verbeteringen is ivm de lagere bezetting getemporiseerd.
2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de
registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd?
Nee: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG-gerelateerde werkzaamheden niet of niet tijdig overgenomen.
Toelichting op gegeven antwoord: Wat goed blijft lopen zijn de verwerking van mutaties uit het vergunning proces. Niet voor kwaliteits- en procesbeheer. Ook niet voor de projecten als mutatieverwerking en de complexere gevallen. In 2020 dient dit te verbeteren i.v.m.
een aangetrokken nieuwe medewerker.
3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?
Ja: De processen zijn op schrift gesteld Toelichting op gegeven antwoord: De huidige procesbeschrijving wordt
geactualiseerd dit is in 2019 gestart met de doelstelling dit in 2020 af te ronden
4. Worden de beschreven processen die invloed
hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd? Ja/Nee: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG worden deels nageleefd Toelichting op gegeven antwoord: Niet in detail bekend omdat kwaliteitsbeheer zich
nog verder moet ontwikkelen. Kijkend naar het kwaliteitsdasboard BAG ligt er nog onontgonnen terrein ivm kwaliteit. Een deel gaat natuurlijk ook erg goed. Alle betrokken functionarissen zijn goed op de hoogte maar ivm noodzakelijke
geprioriteerd worden niet alle kwaliteitsaspecten voldoende ingevuld. Wij nemen wel deel aan
6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?
Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.
Toelichting op gegeven antwoord: We hebben in 2019 een inhaalslag gemaakt zodat de definitieve geometrie verder op orde is
gebracht. In 2020 wordt dit weer verder opgepakt 7. Beschikt de gemeente over een actueel
mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?
Ja
Toelichting op gegeven antwoord: Er is een actueel delegatiebesluit (verordening naamgeving 2013) en een actueel mandaatbesluit (2017)
8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of
verblijfsobject in het terrein tijdig wordt
opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?
Nee: Er worden geen of onvoldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.
Toelichting op gegeven antwoord: Op onderdelen loopt dit niet goed. Met name door beperkte capaciteit bij Toezicht en Handhaving komen er veel te weinig meldingen door over start bouw, bouw gereed en sloop gereed.
3.2 Tijdigheid
67%
33%
67%
33%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Tijdig Niet tijdig
BAG 3.2: Tijdigheid lijst als % van de maximale score
2018 2019
In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van1 juli 2018 t/m 30 juni 2019 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum.
Worden mutaties in de BAG binnen de
daartoe verplichte termijn doorgevoerd? Antwoord 1. Neem de actualiteit voor het tijdvak 1 juli 2018
t/m 30 juni 2019 zoals deze in de BAG- kwaliteitsmonitor zijn opgenomen in
ogenschouw. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken.
Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden boven of op de 98%.
Toelichting op gegeven antwoord: Ons percentage is 100%
2. Neem de actualiteit voor het tijdvak 1 juli 2018 t/m 30 juni 2019 . Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten) ' veranderd in 'pand gereed ' door opname van de definitieve pandgeometrie?
Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden boven of op de 98%.
Toelichting op gegeven antwoord: D.m.v. mutatiesignalering zullen de achterstanden voor wat betreft de 'oude' definitieve geometrie worden weggewerkt in 2020.
3. Neem de actualiteit voor het tijdvak 1 juli 2018 t/m 30 juni 2019 . Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of
correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?
Het actualiteitspercentage ligt meer dan 2 maanden onder de 95%
Toelichting op gegeven antwoord: Alle nieuwe terugmeldingen worden wel opgelost maar er staan nog een paar oude terugmeldingen open. Deze worden niet opgepakt door
handhaving waardoor ze ook niet kunnen worden afgehandeld
3.3 Volledigheid
Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?
Antwoord
1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?
Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie
Toelichting op gegeven antwoord: Dit wordt geborgd middels zaakgericht werken 2. Worden alle terugmeldingen behandeld
conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)
Nee
Toelichting op gegeven antwoord: Het gros gaat goed maar in een beperkt aantal gevallen wordt de termijn overschreden (dit betreft met name complexere objecten waarbij geometrie gemoeid is)
3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan?
Ja
Toelichting op gegeven antwoord: Dit wordt altijd teruggekoppeld.
4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?
Ja
Toelichting op gegeven antwoord: We hebben dit jaar moeite gehad om te controleren op de aanwezigheid van nog niet vastgelegde objecten i.v.m. het ontbreken van luchtfoto's 2019.
Door een fout van onze leverancier. Via luchtfoto's van Street Smart hebben wij wel controles uit kunnen voeren.
3.4 Juistheid
Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie.
Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer
uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? Antwoord 1. Wordt de juistheid van de
objectkenmerken regelmatig gecontroleerd? Ja
Toelichting op gegeven antwoord: Dit is geborgd in onze processen (zaakgericht werken).
2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?
Ja: Maandelijks worden signaleren
doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.
Toelichting op gegeven antwoord: Hier wordt maandelijks naar gekeken.
3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en
afstemming met andere (basis)registraties? Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de
gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.
Toelichting op gegeven antwoord: Met de BGT en de WOZ zijn er periodieke controles aan de orde. De wisselwerking met de BRP is nog niet goed vormgegeven.
4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief?
Ja: Alle in de registratie vermelde
brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder.
Toelichting op gegeven antwoord: Dit geeft geen problemen alles zit in het zaaksysteem
